新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新途徑

夏萬鎖

[摘 要]醫院檔案管理能夠為醫院的日常醫療服務和內部管理提供相應的信息和數據，促進醫院可持續發展。新時代，醫院的檔案管理信息化建設是創新醫院發展的重要方式，也標志著我國醫療系統進入新的領域，信息技術在醫院檔案管理中發揮著至關重要的作用。文章闡述了檔案管理信息化建設的必要性，討論目前建設過程中遇到的困境和問題，并提出相應的解決策略，提高醫院檔案管理信息化建設效果，發揮檔案信息的價值。

[關鍵詞]新形勢；醫院；檔案管理；信息化；創新

中圖分類號：G271；R197 文獻標識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）05-0078-03

如今，我國信息化建設速度日益加快，信息技術和相關信息平臺的應用深入各行各業，醫院同樣如此。醫院在應用信息技術方面走在了時代前列，為人們的身體健康提供了必要的幫助。

醫院和其他行業的企業或單位有所不同，其中的醫療檔案數量繁多且內容繁雜，因此在管理方面會面臨很多挑戰和困難。檔案管理信息化建設除了能夠有效提高檔案管理效率外，還應順應當前社會發展的趨勢，符合醫院發展核心利益的需要。

一、新形勢下醫院檔案管理信息化建設的必要性

（一）減輕人工操作壓力

傳統檔案管理流程中，檔案管理人員需要承擔較大的工作壓力，勞動強度也很高。由于醫院的特殊性，檔案管理人員需要人工分類和歸檔，整合和分類大量信息資料，查找和使用時也需要管理人員協助，這增加了管理人員的工作量。檔案管理信息化能夠將檔案檢索、查找、立卷、歸檔等工作交由先進技術解決，可有效減輕管理人員的壓力，減少人工操作造成的失誤，提升檔案管理質量。

（二）方便資料查詢，提高效率

以往的檔案管理工作需要處理大量的紙質信息數據，因此非常耗費時間和精力，需要投入較多的資源。在使用檔案數據的過程中，由于檔案的管理處于較低的水平，加上相關規章制度的規定，因此資料查詢需要經歷多個環節。檔案管理信息化建設能夠從以往的經驗式管理模式中脫離出來，實現“案卷即管理”到“文件即管理”的轉變。

除此之外，采用信息技術還能夠實現檔案自動化管理，使管理人員將時間和精力放在一些重復性、基礎性的管理工作上，方便工作人員查閱資料信息[1]。

（三）加強檔案信息的查漏補缺

傳統的檔案管理工作多采用人工的方式，因此在立卷時很容易出現漏交信息資料、信息資料收集不齊全等問題。如果出現問題，則需要將檔案拆開，重新排列其中的內容，并編輯目錄。這不但耗時耗力，還會耗費大量的時間和資源，工作效率也不高。

醫院檔案管理信息化建設能夠以某一分類為單位管理文件，在減輕工作人員壓力的同時，降低檔案管理錯誤出現的概率。除此之外，也可以為管理人員留出足夠的時間與空間自主學習，提高綜合素質及業務水平。

二、新形勢下醫院檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）檔案管理工作重視程度有待提高

隨著醫院醫療技術的不斷提高，很多醫院忽視了檔案管理工作，而將更多的精力和時間放在醫療體系的管理中，資金投入明顯不足；對管理人員的人員投入也存在較大的問題，導致檔案管理信息化建設速度減緩，使醫院管理成本增加，并產生了一系列負面影響。

傳統的檔案管理工作需要醫院檔案管理人員綜合處理各種數據和信息，這必然會增加醫療人員的工作壓力，耗費醫療人員大量的時間，導致醫院很難提供高質量的醫療服務，并增加醫患矛盾發生的概率，影響了醫院的可持續發展[2]。

（二）檔案數量眾多，存在重復性建設問題

隨著我國醫療體系日趨完善、醫院規模不斷擴大，醫院檔案信息數據的數量越來越多，內容越來越豐富。如果沒有形成有效的管理體系，則會增加管理人員的工作壓力，使管理流程越來越繁雜。很多醫院還沒有完全實現檔案管理信息化建設，還保留著很多重要資料，這些資料以紙質形態保存，要想實現數字化并整理保存到相應的數據庫中較為困難。

由于醫院的特殊性，檔案類型很多，部分檔案管理人員在立檔時可能出現重復性建檔問題。這一問題會對管理體系造成不利影響，增加管理人員的工作負擔。重復建檔的問題會增加醫院的資源負擔，對醫院的發展造成巨大的阻礙，不利于醫院的可持續發展。

（三）檔案管理人才隊伍素質有待提升

檔案管理人員需要在新形勢下加強自主學習，具備良好的信息素養，學會運用多種信息技術。然而，部分管理人員并沒有自主學習的意識，或者缺少足夠的時間及恰當的機會。很多管理人員依然采用傳統管理體系，在工作中不可避免地會出現錯誤，造成了一些負面影響。由于檔案管理人才素質不高，檔案管理信息化建設很難在短時間內完成，不利于管理效果的提高[3]。

如今的醫院檔案管理類別主要分為兩類，一類是醫護人員檔案，另一類是病患檔案。由于管理人員受到技術水平的限制，再加上傳統管理模式效率并不高，因此大量病患檔案在應用時無法形成有效的關聯診治記錄，大多以碎片化形式存在。

在具體治療時，需要主治醫師查詢每一個檔案，這樣不但無法充分發揮檔案的價值，而且會加重醫患之間的矛盾。

（四）檔案管理工作制度不夠完善

完善的管理工作制度可以為檔案管理工作的開展打下堅實的基礎。然而很多醫院沒有針對管理制度中的漏洞實施有效管理，例如黃牛泛濫、檔案數據丟失或者失真等，這些都不利于檔案管理信息化建設和提高檔案管理質量。

除此之外，在完善檔案管理工作制度時，還應投入更多資源，提高醫療管理水平，使管理制度具有一定的指向性和特殊性。很多醫院在制定檔案管理工作制度時，沒有充分結合管理現狀與存在的問題[4]，這加大了檔案管理信息化建設的難度，不僅影響了醫院正常開展醫療活動，也加大了醫患之間的矛盾。

此外，一些心懷不軌之人可能會利用這些管理漏洞，引發一系列的爭端和問題，比如最常見的騙保。這不僅不利于社會的和諧穩定，而且會產生更多的危機和問題，影響醫院的可持續發展。

三、新形勢下醫院檔案管理信息化建設創新途徑

（一）提高對檔案管理信息化建設的重視程度

首先，醫院的領導層應提高對檔案管理信息化建設的重視程度，從多角度、多層面加大對檔案管理的支持力度，包括投入更多資金、加強隊伍建設等，需要有改革的信心和勇氣。

檔案管理信息化建設的重要前提是發揮信息技術的應用價值，因此需要醫院提高對應用信息技術的重視程度，了解信息技術在檔案管理的應用路徑。同時醫院領導層和管理人員還應該加強對管理工作的管控，根據現存問題，加強檔案管理的現代化、信息化、規范化建設，提升管理質量。

在制定決策時，需要以前瞻性的眼光制定相應的方針與政策，提高檔案管理信息化建設的速度[5]。

其次，管理層要了解信息技術的具體應用，明確信息化建設的積極意義。結合當前檔案管理信息化建設存在的問題，制定相應的解決策略。

例如，針對檔案管理人才匱乏及設備設施建設不完善等問題，可以通過調整管理策略、優化人才資源配置及提高資源投入等方式，實現檔案管理工作的創新和升級。醫院的管理層和領導層需要分析檔案管理信息化建設的現狀，了解當前的管理問題和困境。以管理工作未來發展為核心，以加大管理工作的管控強度和檢查力度為切入點開展檔案管理信息化建設。

（二）基于云計算技術，優化檔案管理信息化建設標準

醫院在檔案管理信息化建設中要充分利用各種先進技術，提高管理效率，滿足信息化建設需求。一方面，需要結合醫院的特殊性，科學、規范地開展檔案管理工作。比如優化管理流程，促進檔案編制工作的開展等。另一方面，需要管理人員積極開展原有歷史檔案資料的篩查、整合、辨識、數字化和分類保存等工作。采用云計算技術、大數據技術等優化檔案管理信息化建設標準，實現對檔案數據的錄入與分析[6]。

雖然在開展檔案管理信息化建設過程中會給醫院管理體系增加很多負擔，但隨著信息化建設的完善，它會對醫院未來的發展起到重要的促進作用。管理人員應基于未來醫院發展的角度綜合分析，逐步減輕醫院管理體系的壓力。

在應用云計算技術時，需要結合實際情況，使用不同的技術，比如云加密和云盤等技術，提升檔案信息數據的安全性，從多角度、多層次幫助醫院開展檔案管理信息化建設。管理人員可以借助相應的管理軟件和管理系統，通過先進的管理策略提高管理水平[7]。

（三）加強檔案管理人員信息技術培訓

加強檔案管理人員信息技術培訓，有助于提升他們的專業素養，促進檔案管理信息化建設。在應用信息技術、開展信息化建設的過程中，醫院檔案管理工作涉及大量的先進技術和設備設施。如果管理人員缺乏相應的技術技能及良好的信息素養，將無法勝任醫院的檔案管理工作，阻礙檔案信息化建設進程，不利于提升醫院的綜合實力。

首先，醫院應積極挖掘體系內的檔案管理人才，保證人才在擁有扎實的管理知識和多樣化的管理技能的同時，還具備良好的信息素養及信息技術水平，提高檔案管理效果，促進醫院內部人才體系的優化。

其次，醫院需要積極培訓現有管理人才。定期組織教育課程及知識講座等，引導醫務人員積極主動地參與到這些課程學習中，提升他們的綜合素質，實現信息技術的深度應用。同時，醫院要制定完善的考核培訓制度，引導檔案管理人員自主學習。針對表現優異且不斷成長的管理人員，應該給予一定的獎勵；針對那些不思進取、不重視檔案管理信息化建設的管理人員，則給予相應的懲罰[8]。

除此之外，醫院還應適當提高人才的招聘門檻。借助社會招聘、高校專業對口招聘等方式快速組建專業的檔案管理工作隊伍，為檔案管理信息化建設提供有力的人才支持。

（四）完善醫院檔案信息化管理制度

醫院檔案信息化管理制度是重要的基礎和保障，要完善和豐富制度內容。結合醫院實際情況，針對性地完善和調整管理制度的內容，滿足信息化建設的實際需求。比如針對當前可能給予部分違法人員可乘之機、損害醫院核心利益、損害醫患關系及容易泄露醫院病患個人資料的制度漏洞等，需要醫院給予高度重視。

在具體完善制度的過程中，需要與時俱進地實施改革和創新，提高制度的規范性和科學性。同時，積極融合先進的信息技術，提高檔案管理信息化水平。在完善制度的過程中，需要重點考慮檔案信息的安全性，針對信息泄露的行為加大懲罰力度，避免被不法之人獲取醫院的核心資料。

四、結語

新形勢下，醫院在面臨挑戰的同時迎來了新的發展機遇。隨著醫院規模的不斷擴大，醫院需要提高對檔案管理信息化建設的重視程度，提升管理質量，實現檔案管理的現代化和規范化，為各科室的管理提供有力的支持與幫助。

參考文獻：

[1]劉輝.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].現代企業文化，2022（13）：46-48.

[2]劉琳.新形勢下醫院檔案管理信息化的創新策略分析[J].蘭臺內外，2022（10）：31-33.

[3]任星.新形勢下醫院檔案管理信息化建設研究[J].蘭臺內外，2022（01）：1-3.

[4]王海鋒.新形勢下醫院病案檔案管理信息化建設的探究[J].文化產業，2021（13）：105-106.

[5]張衛.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路——評《現代人事檔案管理》[J].中國油脂，2021（04）：171.

[6]趙敏.新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].黑龍江檔案，2021（02）：170-171.

[7]趙梅玲.新形勢下醫院人事檔案管理信息化建設研究[J].辦公室業務，2020（13）：60-61.

[8]欒淑凌.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].蘭臺內外，2020（14）：10-12.