加強財務檔案管理信息化建設的思考

摘要：新時代下，企事業單位在開展財務檔案管理工作過程中要做到與時俱進，就要提升財務檔案管理信息化建設的能力，但由于缺乏正確的方法指導、信息化管理意識較低等問題，會導致財務檔案管理信息化建設效果較差。因此，本文主要分析財務檔案信息化建設的意義，探究財務檔案信息化建設的主要內容，結合財務檔案信息管理信息化建設存在的問題提出相應的解決措施，以期為提高企事業單位財務檔案管理信息化建設效率提供參考。

關鍵詞：財務；檔案管理；信息化

DOI：10.12433/zgkjtz.20233114

在傳統財務檔案管理工作中，主要按照統一的財務檔案管理模式將各種憑證、會計賬簿以及會計報表等進行歸檔和保存，以此作為記錄和反映單位經濟活動的證據，能有效保障單位工作的正常運行。當前，傳統的財務檔案管理工作已無法滿足新時代對企事業單位財務檔案管理的相關需求，為進一步提升財務管理工作效率，在開展相關管理時可以引入現代化信息技術，利用計算機強大的數據處理能力和存儲能力可以使財務檔案管理更加科學和有效。因此，加強財務檔案管理信息化建設具有重要意義。

一、加強財務檔案信息化建設的意義

隨著時代發展，企事業單位在開展財務管理工作中引入現代化信息技術，能使傳統紙質檔案管理向數字化電子檔案管理發展。主要把財務檔案資料以電子文件的形式存儲于光盤、磁盤等存儲數據工具中。與傳統紙質財務檔案信息管理相比，在現代化信息技術支持下開展財務檔案管理，具有明顯的優勢：第一，有效改變傳統財務檔案管理模式，控制檔案管理成本，減少對紙質資源的浪費，有效提高單位的管理質量；第二，促進電子政務和電子商務的發展，提升財務檔案管理和借閱的便捷度；第三，綜合統計、分析和利用財務信息，使財務檔案管理向著數字化、科學化和規范化方向發展。

二、財務檔案信息化建設的主要內容

（一）基礎設施建設

在企事業單位中，建設財務檔案信息化時要開展基礎設施建設工作。其中，基礎設施設備主要包括硬件、軟件系統、網絡以及應用系統建設。硬件設備主要包括計算機顯示器、主機、計算機終端、監控器、打印機等設備，軟件系統主要包括基本操作系統、財務數據庫系統等；網絡主要包括建設高速運行的網絡環境、設置內網和外網兩種模式、搭建網絡防火墻等；應用系統主要包括相關財務檔案信息管理系統等。

（二）財務檔案信息資源歸檔和數據庫建設

在建設財務檔案管理信息化系統過程中，內容包括財務檔案信息資源歸檔和數據庫建設。其中，開展財務檔案信息資源歸檔和數據庫建設是進行財務信息資源開發以及利用的關鍵。財務檔案信息資源歸檔主要是收集、整理信息化財務數據，通過完善財務數據，能為建設財務檔案管理數據庫提供可靠的數據支撐。在整理財務數據信息時，要采用專業的軟件錄入相關數據，同時確保信息的完整性。將紙質檔案轉化為電子檔案時要注意格式和完整性，避免出現遺漏。通過整理的財務數據信息應存儲于財務信息資源數據庫中，并對數據庫及時更新和維護，以此提升管理工作效率。

（三）財務檔案信息資源優化和共享

在搭建財務檔案關系信息化系統過程中，通過優化財務檔案信息資源，應用大數據和云計算等技術手段實現財務檔案信息資源共享。在建設財務檔案信息資源過程中，整合同一單位分布在不同部門或者地區的財務信息，優化財務檔案信息資源，使財務信息管理實現流程化管理目標，起到節約管理成本的效果，提高財務核算效率，實現財務檔案信息資源共享。在共享財務檔案信息資源過程中，要搭建財務檔案信息云服務功能，將優化和整理后的財務信息存儲于云服務模塊中，傳輸到財務共享平臺，實現資源共享。

（四）財務檔案信息管理制度建設

為進一步實現財務檔案管理信息化建設，要完善財務檔案信息管理制度建設，只有在開展信息化檔案管理工作時制定一套系統的、與相關管理相匹配的科學管理制度，才能從規范財務信息檔案的建設，使財務電子數據在收集、整合以及開發利用時得到系統管理，實現有章可循的目的，避免出現各種風險事件。其中，要制定專業的、系統的財務電子檔案制度，明確電子文件的格式和相關標準，完善數據備份制度，搭建網絡數據安全體系，并制定財務信息管理的監督機制。

（五）完善檔案信息化管理人才隊伍建設

為進一步開展財務檔案管理信息化建設工作，在建設過程中要引入專業人才，完善管理人才隊伍建設。財務檔案管理工作人員不僅要擁有專業的財務、會計、審計知識，還要掌握良好的信息技術，保持與時俱進的思想，應用現代化管理理念開展財務檔案信息化建設工作。為有效完善檔案信息化管理人才隊伍建設，首先，定期對工作人員進行有關財務方面和信息化技術方面的培訓，提高工作人員的實操技能，增強責任心。其次，結合其他單位建設經驗，通過派遣工作人員開展業務學習和交流，提高單位財務檔案信息化建設的效率。最后，制定崗位責任制度，通過開展績效考核等方式，激發工作積極性。

三、加強財務檔案信息化建設的措施

（一）加強財務檔案信息化建設重要性的意識

在開展財務檔案信息管理信息化建設過程中，由于工作量較大、內容較繁雜等原因，管理人員沒有意識到財務檔案信息化建設的重要性，繼續沿用傳統的管理模式無法有效加強財務檔案信息化建設工作，因此，要結合存在的問題采取針對性的方法和措施。

為避免管理人員沿用傳統的財務檔案管理方法，要增強財務檔案信息化建設重要性的意識。第一，通過開展思想培訓等方式，說明財務檔案管理向信息化建設轉型的意義和目的，列舉成功的轉型案例，強調工作人員對財務檔案信息化管理的認可度。第二，在轉型過程中結合單位實際情況，分階段進行信息化建設，增強工作人員財務檔案信息化管理的意識，不斷總結每階段的建設經驗，為下一個建設階段提供有效的借鑒和整改經驗。第三，提高彼此之間的配合能力和協同合作效率，實現傳統管理向信息化管理無縫銜接的目的。

（二）優化電子財務數據存儲工作

在加強財務檔案管理信息化建設工作過程中，要優化電子財務數據存儲工作，在存儲財務數據信息時，采用高質量的存儲介質，確保財務信息數據檔案得到有效保存。工作人員要結合不同財務數據存儲介質的優缺點，根據不同的管理和存儲需求在整理財務電子化數據時選擇合適的存儲介質。例如，硬盤雖然容量大、傳輸速度快，但是具有耗較大、會發出噪音等缺點；光盤雖然體積小、質量輕便，但容易出現磨損導致數據無法讀寫；U 盤雖然較為輕便，但容易出現物理損壞等現象，導致數據丟失。為確保財務數據得到有效存儲，要建立專門的存儲介質保存室，做好相關的防熱、防潮、避光和防磁等工作。同時，不斷引入新的存儲方法，利用云盤等方式存儲，提高存儲數據的高效性。

（三）提升對電子財務數據的備份效率

在開展財務信息管理過程中沒有將電子財務信息數據分門別類地進行數據備份，忽略了電子財務數據的備份的意義。為有效避免出現計算機硬件損壞、軟件應用系統被電腦病毒侵害等現象，工作人員要做好對電子財務數據的備份工作，通過在多設備上對電子財務數據進行雙備份，并做好歸檔工作，定期檢查備份的電子財務數據，有效降低意外事件的發生。另外，工作人員要提高電子財務數據的備份效率，同時做好標注工作，在備份的文件上注明備份人、備份時間以及備份內容等，并保存在財務檔案管理軟件系統中。

（四）做好財務檔案網絡安全防護措施

由于財務電子數據和檔案涉及單位很多核心內容，屬于機密文件和資料，如果財務管理系統受到不法分子的攻擊，會導致信息泄露風險，造成不同程度的損失。為有效避免發生各種網絡安全問題，要做好財務檔案網絡安全防護措施工作，為財務檔案管理信息化建設營造良好、安全的網絡環境，防止財務數據被盜、損毀、篡改等風險發生。例如，在開展財務檔案網絡安全防護措施建設過程中，要定期對電腦系統、軟件進行病毒的檢測和查殺，要采用正版軟件系統，禁止使用盜版或來歷不明的軟件，并安裝防火墻和病毒查殺軟件，將各種防范軟件進行最新版本的升級。同時，制定密碼管理制度，設置不同密碼，設置多級控制權限，對管理人員進行嚴格的身份認證，提高電子財務信息數據的安全性。

（五）完善財務檔案管理信息化建設相關制度

由于存儲電子財務數據時存在工作不完善現象，導致在開展財務檔案管理信息化建設時存在一定困難，主要原因是沒有制定專門的信息管理制度，導致對數據存儲和管理存在隨意性。為了加強財務檔案管理信息化建設，要完善相關制度，制定具有針對性的制度，保障財務檔案管理工作和流程的完整性，確保信息化建設順利開展。在建設和完善制度過程中，首先，優化財務檔案管理制度，結合傳統財務檔案管理制度聯系信息化建設的相關內容進行改進，滿足信息化建設的需求。其次，將完善后的財務檔案管理信息化建設制度形成規范性文件，并組織工作人員進行學習，了解新的管理制度，避免日常工作中沿用傳統的財務檔案管理制度。最后，建立健全監察制度，監督財務檔案管理工作，使工作公開透明。

四、結語

綜上所述，在加強財務檔案管理信息化建設過程中主要開展基礎設施建設、信息資源歸檔和數據庫建設、信息資源優化和共享、信息管理制度建設以及完善檔案信息化管理人才隊伍建設等工作。通過增強財務檔案信息化建設重要性的意識，優化電子財務數據存儲工作，提升對電子財務數據的備份效率，做好財務檔案網絡安全防護以及完善財務檔案管理信息化建設相關制度等措施，能不斷優化財務檔案管理信息化建設，提升財務檔案管理信息化建設效率。

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作者簡介：沈蘇靜（1971），女，江蘇省鹽城市人，館員，中級職稱，本科，從事財務檔案管理、行政后勤管理工作。