新形勢下物流企業完善內部控制的若干思考

文/高志萍 （天津海晶物流有限公司）

目前，我國物流行業發展整體向好。有關數據顯示，2021年我國全國社會物流總額為335.2億元，按照可比價格計算，同比增長9.2%，社會物流總費用為16.7萬億元，同比增長12.5%（源自《新浪財經》2022年2月10日）。但是，行業專業化、組織化、信息化程度普遍較低，缺乏健全的標準體系與信用體系，造成行業運行效率低，物流成本居高不下。對于物流企業而言，應當充分利用內部控制手段加強內部管理，提高自身專業化、組織化與信息化水平，并緊抓網絡貨運經營的發展機遇，加快自身服務拓展與升級，推動自身高質量發展。

一、物流企業完善內部控制的原則

物流企業完善內部控制，應當遵循如下原則：一是全面性原則。物流企業對于內部控制體系的優化設計應當充分考慮物流行業特點與自身業務特點，將內部控制理念貫穿于各個流程的各個環節當中，同時促進全員參與，實施事前、事中、事后的全流程控制，以免出現管控缺口；二是重要性原則。物流企業資源有限，難以兼顧內部管理的方方面面，完善已有內部控制體系，需要關注重點領域，定位關鍵風險控制點，防止無效的資源投入；三是制衡性原則。內部控制的關鍵在于權責的制衡，物流企業應當對現行組織架構進行優化調整，使各管理層級與各部門之間形成相互牽制、相互監督、共同協作的關系，避免權力集中于少部分人手中。

二、新形勢下物流企業內部控制中的風險點

（一）合同責任風險

合同簽訂過程中，經濟實力雄厚的大客戶往往處于有利地位，提出一些特殊要求及條件，而第三方物流企業則迫于壓力不得不接受一些相對苛刻甚至是“無理”的條款。一旦發生合同糾紛，第三方物流企業就容易遭遇合同責任風險。在物流鏈中，第三方物流企業承擔組織者的角色，多數情況下將物流鏈中的部分環節委托給分包商實施。雙方一般通過合同對彼此的權利及義務進行約定，但往往由于一次性合作導致合同簽訂并不完整，極易引發糾紛。如果客戶出現損失，第三方物流企業需要先承擔相應的賠償責任。雖然賠付后第三方物流企業可對分包商進行追償，但合同簽訂不完整造成物流企業常常得不到全部賠償，從而遭遇合同責任風險。

（二）投資與金融風險

現代物流倉儲體系的自動化程度較高，第三方物流企業往往要投入巨額資金進行該體系的建設。在投資的不同環節，企業均面臨著投資風險。比如，購置信息化軟硬件配套設置以及儲運各類物品所需的設備、運輸工具等，如果客戶因特殊原因提前終止合同或因經營不善而倒閉，而其所建場所一時無法被使用，勢必會給企業帶來巨大的投資風險。

金融風險一般產生于第三方物流企業所提供的金融服務過程中。為有效應對客戶資金短缺問題，不少第三方物流企業均會提供相應的金融服務，比如，允許托運人以應收賬款沖抵物流倉儲費用，或是允許托運人進行倉單質押。在客戶資金較低的情況下，一旦企業金融管理操作不當，就容易遭遇客戶拖欠物流費用的情況，從而發生金融風險。

（三）運作風險

運作風險具體有倉儲不當風險、貨物移交風險、人員操作風險等，與第三方物流企業經營管理息息相關。貨物保管分為在庫管理和在途管理，通常在庫時間較長。然而，倉庫管理中存在諸多風險因素，如潮濕、火災、作業破損等，一旦倉儲不當，就有較大可能出現經濟損失。第三方物流企業與分包商或者貨主進行貨物移交時，雙方要按照送貨清單核對貨物名稱、數量、規格，并檢查貨物的完好程度。如果數量、規格不符，或是貨物已發生損毀，導致移交失敗，企業就要賠償相關損失。物流管理中各個環節的操作離不開相應的管理人員，若管理人員責任意識、風險意識欠缺，專業素質并不能滿足管理需要，各項管理工作就容易受人為因素影響，進而發生人員操作風險。

三、新形勢下物流企業內部控制中的問題

（一）控制環境建設不足，難以形成全員參與局面

從思想、組織、制度等方面來看，不少物流企業控制環境建設有所不足，難以形成全員參與的控制管理局面。部分企業組織架構較為簡單，由于控制權、所有權較為集中，領導層所發布的工作目標可以快速傳遞至員工，在此情況下，企業領導者認為內部控制建設可有可無[1]。而且，由于重大事項均由領導把控，違背了內部控制的制衡性原則，容易出現決策失誤的情況。比如，YT企業是一家大型民營家族式企業，企業決策權把握在董事長及其家族成員的手中，外聘職業經理人難以真正融入企業管理當中，與此同時，監事會的職能弱化，未能正常行使其監督職能。此外，企業其他人員普遍缺乏內部控制意識，未能積極主動運用內部控制思想處理工作問題，僅僅是被動接受領導安排。

（二）風險管理意識薄弱，風險評估有所欠缺

不少物流企業風險管理意識淡薄，其風險評估與分析并不全面，未能充分考慮多種內外因素對企業日常經營與長遠發展的影響，從而導致企業應對風險不及時，往往在風險發生后才對其進行處理，進一步引發重大經濟損失[2]。人民法院貫徹實施民法典典型案例顯示，2020年，某物流公司與吳某簽訂《貨物運輸合同》，合同約定吳某承接該公司的鄭州運輸業務，并結算調運車輛、雇用運輸司機的費用，這筆費用支出與該公司無關。合同履行過程中，雙方結清大部分運費，但吳某并未及時向承運司機結清運費，導致承運司機扣留貨物。為確保貨物運輸的時效性，該公司向承運司機墊付了吳某所欠的46萬元。最終，吳某僅向該公司支付了6萬元，該公司追償無果后提起訴訟。從這一案件中可以看出，該公司對于合同責任風險的評估與管理并不到位，沒有認識到承運人信用對合同履約的影響，從而使企業遭受40萬元的經濟損失（源自《某物流有限公司訴吳某運輸合同糾紛案》2022年7月4日）。

（三）控制活動成效不佳，存在諸多缺陷有待解決

目前來看，多數物流企業控制活動成效不佳，存在諸多缺陷有待解決。例如，某物流企業是河北省一家中型運輸企業，以普通貨運為主營業務，已建成23條貨運班線，多次入選地方服務業百強企業。績效考核方面，該企業并無明確的考核標準，對于所有人員考核實行“一刀切”，也沒有將績效考核與員工激勵獎懲掛鉤，由于無法得到激勵，員工難免出現抵觸情緒，不利于內部控制的深入推進。賬目管理方面，該企業設計信息化系統中的應收賬款模塊時，并未考慮實際賬齡分析、賬款動態追蹤等方面的功能需求，導致應收賬目金額與客戶實付金額不一致，不但加大了相關管理人員的工作量，也降低了財務核算效率。預算管理方面，該企業雖然結合子分公司與各網點經營業務實際制定了年度預算計劃，但由于預算預警機制欠缺，多數情況下費用報銷直接通過，從而出現超預算費用仍然被報銷的情況，未能充分發揮出預算的協調、規劃與控制作用。

（四）信息化程度較低，對內部信息溝通產生嚴重阻礙

物流企業的運營范圍較廣，且流動性大，其內部信息溝通需求較高。隨著數字經濟的發展，運用信息化技術促進內部信息溝通已成為常態。但是，大多企業依然沿用傳統粗放的管理模式，并未將信息化技術充分運用到內部信息溝通當中。而且，各管理系統間缺乏統一的數據標準與口徑，基礎數據、交易數據等無法在各管理系統中共享互通，導致信息溝通質量與傳遞效率得不到有效保障，進而制約內部控制思想、制度及政策等的落地[3]。

（五）內部監督體系有待健全，影響企業長遠發展

總的來看，不少物流企業的內部監督體系還有待進一步健全。通常情況下，審計部門承擔主要的內部監督工作，通過發現企業內控缺陷提出針對性的內控整改意見，便于企業優化內控管理方法、措施。

部分物流企業將內部審計工作交于財務部門負責，而領導對相關工作的控制權力較大，使內部審計獨立性缺失。而且，大多內部審計工作僅是審核賬目，缺乏從組織架構、制度、控制活動、內控缺陷等方面的審計評價。也有一些物流企業雖然建立了內部審計部門，但該部門并未與其他部門形成權責利的相互制衡，導致日常經營活動監督不到位[4]。

四、新形勢下物流企業完善內部控制的有效措施

（一）加強內控環境建設，構建全員參與局面

物流企業領導者在企業中處于核心地位，應當具備前瞻性眼光，要深刻認識到加強內部控制對企業長遠發展的積極影響，積極學習內部控制相關理論、方法與政策文件，明確內部控制建設要點，結合內外環境變化，聯合專業部門或組織機構從內控五要素入手對企業內部控制進行統籌規劃，并通過下發內部控制重要性聲明等措施充分強調內部控制建設的價值，提高全員的重視度。企業員工是內部控制的主要執行者，應當對內部控制有一定的了解，學會運用內部控制思想處理日常工作，主動發現并反饋企業內部控制中的風險問題，為企業有序開展內部控制工作創造良好條件。此外，物流企業還應當持續優化現有組織架構，遵循“不相容崗位相分離”及制衡性原則進行部門及崗位的調整，避免“任人唯親”，并不斷完善現行管理制度，從組織及制度層面為內部控制建設提供強有力的保障[5]。

（二）滲透風險管理意識，完善風險評估機制

新形勢下，受外部市場、行業、政策等環境因素及內部投融資管理、合同管理、倉儲運輸管理、人資管理等經營管理因素的影響，物流企業所面臨的風險環境愈發復雜。如何有效識別、評估與應對風險，成為物流企業在市場中長久存在的關鍵所在。物流企業有必要從上到下滲透風險管理意識，并完善已有風險評估機制[6]。在此過程中，根據行業形勢及企業經營管理特點規劃風險管理，階段性采用定性定量分析方法，科學預測已發生風險可能引發的損失及潛在風險發生的可能性，評估不同管理措施對減緩、抵御風險的積極作用，針對不同風險類型制定風險回避、風險承擔、風險轉移等策略。同時，持續探索不同風險點之間的相互聯系，思考內外環境變化對企業風險環境的影響，在此基礎上定期更新風險清單，記錄風險分析、應對及規避等信息，并加強對重大風險點的追蹤管理，形成事前、事中與事后評估報告，從而將風險評估與管理常態化。

（三）彌補控制活動缺陷，提高內控執行成效

不同企業規模、業務結構、管理情況等有明顯差異，其控制活動也呈現出不同的特點。物流企業應當根據自身實際開展針對性控制活動，以減少風險的發生。績效考核評價方面，一要明確考核評價主體，綜合采用企業整體評價、部門自評、財務評價、個人評價等方式進行績效評價；二要明確考核范圍、對象及內容，制定合理的考核指標體系，即使是同一考核評價對象，在內控工作的不同實施階段，也要體現出指標權重的差異性；三要明確評價標準及方法，企業整體評價采用定性定量相結合的方法，部門自評、財務評價采用因素分析法、比較法、員工評判法等，個人評價以表格形式呈現；四要明確評價結果的有效應用，比如，將考核評價結果與企業管理改進、員工薪酬調整、調動晉升等掛鉤，對表現優異的部門及個人予以精神及物質上的獎勵。賬目管理方面，以提高應收賬款回收率、減少壞賬呆賬為目標，建立集成實時跟蹤、明細查詢、賬齡分析、銷售圖表等功能的應收賬款管理系統，由系統自動分類統計不同賬齡金額及百分比，匯總近期應收賬款走勢，便于企業制定應收賬款催收計劃。預算管理方面，搭建預算管理系統，并將預算計劃內置于系統中，當某項費用超出計劃時，系統自動給出預警提示，提醒相關人員對此進行處理，從而減少超預算支出情況的發生。

（四）提高信息化程度，促進內部信息溝通

內部信息溝通是企業內控思想、制度、政策落地的重要保障條件。信息化、智能化的發展背景下，物流企業應當提高自身信息化程度，充分利用信息技術優勢促進內部信息溝通。一方面，搭建一體化的管理平臺，將財務管理系統與倉儲管理系統、物流運輸管理系統、訂單管理系統等進行有機對接，促進基礎數據、交易數據在各系統間的共享互通，并引入RPA技術，對各項業務數據進行集成化管理，實現數據的自動處理與跟蹤，提高數據信息傳遞質量。另一方面，加強信息與溝通渠道建設，尤其是要暢通員工反饋渠道，便于員工及時反饋內控工作狀況以及內控工作中所遇到的問題。

（五）健全內部監督體系，促進企業長遠發展

良好的內部監督體系有利于物流企業實施內控合規管理，規范、約束人員行為，對物流企業長遠發展有重要的推動作用。物流企業應當進一步健全內部監督體系，促進企業長遠發展。首先，建立專門的內部審計部門，根據內部控制制衡性原則要求，將其交于企業董事會或審計委員會負責，強化其職能的獨立性，要求其嚴格落實自身審計監督責任，對企業各項內控工作進行動態監督評價與稽查。其次，加強日常監督與專項監督，著重監督資金、資產、貨物等重要領域的關鍵風險控制點，強化重要崗位人員責任。最后，積極開展內部審計評價工作，如實披露企業內部控制相關信息，接受社會監督，從而使內部監督與外部監督形成合力。

五、結束語

物流企業內部控制中主要有合同責任風險、投資與金融風險、運作風險等，在此影響下，企業經營管理難免會出現問題。物流企業應當遵循全面性、重要性及制衡性原則，基于對已有內控不足的充分把握，從內控五要素入手，通過加強內控環境建設、完善風險評估機制、彌補控制活動缺陷、推進信息化建設、健全內部監督體系等措施完善內部控制，為自身高質量發展奠定堅實基礎。