事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施

文/吉首市德夯風景名勝區(qū)管理處 吳小艷

檔案管理是事業(yè)單位辦公室系統(tǒng)工作開展的基礎(chǔ)，也是辦公室業(yè)務(wù)開展與結(jié)果反饋的前提。規(guī)范化管理是對事業(yè)單位辦公室檔案進行統(tǒng)一、集中、安全、高質(zhì)的管理措施。當前，事業(yè)單位辦公室檔案管理存在管理流程復(fù)雜、軟件設(shè)施不先進、管理制度不完善等問題，阻礙了檔案規(guī)范化管理進程。因此，探究事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

德夯風景名勝區(qū)管理處的檔案工作主要以《檔案法》及州、市檔案管理要求為依據(jù)，在每年年初成立領(lǐng)導(dǎo)小組，以專題研究的方式抓好一年的檔案工作，建立健全檔案管理機制并制訂檔案管理工作計劃，狠抓責任落實，統(tǒng)一部署。安排一名辦公室人員專門推進檔案接收、整理、保管、利用等程序，在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案文件的收集、歸類、登記、入庫，并編制檔案目錄，按照永久、30年、10年的保管期限存放，并定期清掃檔案室，有序開展防火、防蟲、防盜、防霉以及其他安全隱患整改工作。在確保檔案管理環(huán)境安全的情況下，單位應(yīng)注重檔案利用等級與制度化管理，并為檔案工作提供充足的經(jīng)費保障。2022年，單位共整理文書檔案33盒822件，利用檔案35人次，共移交2013至2018年檔案74盒1877件，目錄2套，投入經(jīng)費3500元。

二、事業(yè)單位辦公室檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理流程復(fù)雜。從事業(yè)單位辦公室檔案管理實踐過程來看，檔案編號、整理、歸檔處理流程復(fù)雜，需要提前整理人員編號電子表格并進行對應(yīng)紙質(zhì)檔案編號，后期整理檔案到入庫歸檔期間也存在錯位風險，對事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理提出了較大挑戰(zhàn)。

（二）軟件設(shè)施不先進。當前，事業(yè)單位辦公室檔案軟件設(shè)施不夠先進，無法有效幫助辦公室檔案管理者進行信息規(guī)范處理，人力資源損耗問題較為突出。無法為事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化提供支持，影響了檔案管理規(guī)范化進程。

（三）管理制度不完善。較之一般企業(yè)，事業(yè)單位內(nèi)部具有一套獨立的檔案管理制度。但是，持續(xù)擴展的檔案資料內(nèi)容對管理制度提出了更高要求，以往的人員崗位責任制度、檔案查閱利用制度、檔案保密工作制度與檔案銷毀鑒定制度等先后呈現(xiàn)出一些不適應(yīng)之處，影響了檔案管理的規(guī)范化進程。

三、事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理措施

（一）簡化管理流程。電子簽章是簡化事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理流程的首選工具之一。現(xiàn)代環(huán)境中的電子簽章特指經(jīng)編碼與算法將圖像處理為電子化簽章，電子簽章所在第三方平臺與政府事業(yè)單位達成電子簽章協(xié)議，為事業(yè)單位提供安全、保密的電子簽章，適用的公文涵蓋網(wǎng)上辦公系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的多類別行政文件、辦公室文件，涉及表格類文書、制作類文書、填充類文書等，與加蓋實物印章的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。

首先，由辦公室統(tǒng)一制作并頒發(fā)電子簽章，由辦公室文書（或其他指定專人）保管，相關(guān)人員應(yīng)自覺遵守檔案管理制度，進行電子簽章的維護、運行與管理，定期更改密碼。

其次，辦公室檔案管理人員通過嵌入式提取方式，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要轉(zhuǎn)換為PDF版本的文件文檔數(shù)據(jù)自動導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)中，并根據(jù)需要批量生成通用版本文件的文檔。針對處于Word、ORACLE、XML、Mysql、Excel、Access等不同數(shù)據(jù)源內(nèi)的PDF版本文件轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)，直接在電子簽章系統(tǒng)中引用相關(guān)數(shù)據(jù)源，根據(jù)版本文件模板定義格式，進行版式文件的自動合成；針對自主開發(fā)的版式模板，利用電子簽章平臺自帶的模板控制功能，靈活定位版式模板字段、調(diào)整版式模板填寫區(qū)域，涵蓋填充域的寬度、坐標、長度、位置分布、間距以及版式文件模板導(dǎo)入導(dǎo)出、修改保存等。

最后，經(jīng)系統(tǒng)提供專用接口，將事業(yè)單位辦公室原始信息配合時間戳、數(shù)字簽名、數(shù)字證書等信息打包保存到PDF版本文件隱藏域，允許使用單一簽名單元或若干簽名單元信息。其中數(shù)字簽名為單向散列函數(shù)、非對稱加密（Secure Hash Algorthm 256）技術(shù)的組合——固定256bit加密數(shù)據(jù)，可以將電子蓋章轉(zhuǎn)換到數(shù)字世界，由檔案管理者保存私鑰，公鑰發(fā)布到辦公室網(wǎng)絡(luò)節(jié)點，私鑰擁有者可以生成簽名，辦公室節(jié)點經(jīng)公鑰驗證簽名準確性。對于PDF可信電子檔案文件，使用事業(yè)單位服務(wù)器證書，進行電子簽章，自動執(zhí)行簽章服務(wù)并返回簽章結(jié)果后，經(jīng)PKI（公鑰基礎(chǔ)設(shè)施，Public Key Infrastructure）技術(shù)加蓋安全、精準、可信的時間戳。整個過程省略了辦公室檔案查閱者向自身所在部門申請、再向被查檔人員所在部門領(lǐng)導(dǎo)申請、申請后向檔案總管申請等環(huán)節(jié)，將線下蓋章經(jīng)數(shù)字簽名方式實現(xiàn)，提高利用效率。

除利用電子簽章簡化辦公室檔案管理流程外，還應(yīng)根據(jù)日常工作內(nèi)容，建立健全辦公室檔案基本情況統(tǒng)計臺賬，對報送機關(guān)、附件、文種、磁盤等載體承載的檔案入庫、移出、保管、鑒定、整理、利用、銷毀、經(jīng)費、設(shè)備、機構(gòu)、人員等信息進行全面核查，一次性提出缺少部分，規(guī)避多次報送問題。同時，辦公室可對現(xiàn)有檔案文件的數(shù)量、報送范圍進行壓縮，按照規(guī)定的統(tǒng)一格式、口徑，及時編制、分析、上報檔案統(tǒng)計相關(guān)資料，并明確檔案載體紙張要求、載體字跡要求、現(xiàn)代設(shè)備打印材料要求，落實簡明扼要的書文風格以及問題分析原則。在壓縮檔案收錄文件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，從提高檔案審批效率著手，要求一般文件在24小時內(nèi)提出擬收錄意見報送主管部門，加急或特急文件建立綠色審批通道，提高審批速度，確保辦公室檔案審批機制的快速、有效性。同時引入手機在線審批功能，在線授予副職審批人審批權(quán)限由其在線審批，在審批通過后，立即傳送給檔案查勘人。整個過程中，指派專人依據(jù)審批規(guī)范化模式要求，對審批過程進行階段性抽查，主動查找檔案審批管理中的不足，梳理檔案審批流程簡化前后標準差異，形成檔案規(guī)范化管理閉環(huán)，為各類檔案管理事項完整率、準確率、及時率的提升提供依據(jù)。

（二）升級軟件設(shè)施。升級軟件設(shè)施是當下事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。在計算機硬件配置的基礎(chǔ)上，辦公室檔案管理者可以引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)、云平臺設(shè)施等。

1.區(qū)塊鏈軟件設(shè)施。區(qū)塊鏈技術(shù)特有的去中心化、不可篡改、防偽、可匿名特性在檔案信息記錄、借閱、利用、存證等環(huán)節(jié)具有突出優(yōu)勢。在區(qū)塊鏈平臺中掃描事業(yè)單位檔案內(nèi)照片或錄入檔案中簽名，將辦公室檔案轉(zhuǎn)化為區(qū)塊鏈可理解語言。此時，辦公室成為區(qū)塊鏈網(wǎng)絡(luò)的對等節(jié)點，每一個節(jié)點都可以上傳檔案材料進入?yún)^(qū)塊鏈，經(jīng)節(jié)點投票認證后，在智能合約的約束下分享到區(qū)塊鏈的各個節(jié)點，便于辦公室各節(jié)點保存在同一份檔案信息中，規(guī)避中心數(shù)據(jù)庫被攻擊致使檔案信息可信度存疑。在歸檔期間，可直接調(diào)取節(jié)點下單份檔案資料，經(jīng)區(qū)塊鏈技術(shù)歸并，在提高檔案規(guī)范化管理效率的同時，降低整個過程中人力資源損失，從源頭解決檔案遺漏、有意篡改問題。

2.云平臺設(shè)施。為解決事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理過程中存在的信息共享、協(xié)同溝通、資源調(diào)配等問題，可以引入事業(yè)單位辦公室檔案管理一體化云。以一體化云平臺為中心，匯集單位基建檔案、管理檔案、經(jīng)營檔案、會計管理檔案、實物檔案、設(shè)備檔案、聲像檔案、人事檔案與圖書檔案。其中，風景名勝區(qū)工程檔案管理涵蓋市場調(diào)研、行政發(fā)文、產(chǎn)品文件、實物案卷、會計案卷、聲像案卷、職工案卷、征管文件、行政收文、市場檔案目錄、演示庫等。在云平臺支持下，辦公室檔案管理人員可以根據(jù)要求利用增、刪、改、查功能鍵進行數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)查詢的規(guī)范化操作，并根據(jù)需要將數(shù)據(jù)規(guī)范轉(zhuǎn)換為XML或PDF格式。對于批量文件，利用文件樹的管理方式，結(jié)合規(guī)范化目錄，實現(xiàn)批量掛接，最終以現(xiàn)代案卷視圖的形式表現(xiàn)，包括案卷視圖、經(jīng)典案卷視圖、層次視圖、機構(gòu)視圖等。整個過程中，實物檔案與電子檔案數(shù)據(jù)聯(lián)動，實時自動更新數(shù)據(jù)狀態(tài)，辦公室檔案數(shù)據(jù)可跟蹤，避免人工記錄差錯或更新滯后對辦公室檔案規(guī)范化管理的影響。

（三）完善管理制度。在檔案工作規(guī)范化管理熱潮的推動下，事業(yè)單位辦公室檔案管理者應(yīng)緊緊圍繞單位工作大局，完善管理制度，拓寬檔案領(lǐng)域，為檔案規(guī)范化管理提供依據(jù)。同時，圍繞檔案工作規(guī)范化管理的推進要求，以檔案管理人員崗位責任為核心，落實穩(wěn)中求進原則，統(tǒng)籌推進檔案規(guī)范化管理制度建設(shè)。進而組織檔案管理者與檔案使用者反復(fù)修改、論證，并公開征求單位基層工作人員意見，落實民主方針，匯集單位基層智慧，在確保辦公室檔案安全的前提下，盡力提升檔案管理質(zhì)量與效率。

1.職責制度。事業(yè)單位辦公室檔案管理人員應(yīng)嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《湖南省檔案管理條例》與《檔案管理違法違規(guī)行為處分規(guī)定》進行操作。在落實《中華人民共和國檔案法》的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位辦公室應(yīng)樹立檔案法治意識，學習檔案專業(yè)知識，了解檔案收集、保管、鑒定、保護、統(tǒng)計等工作內(nèi)容，并參與編制資料檢索工具、檔案檢索工具，依據(jù)相關(guān)法律規(guī)范開展檔案資政服務(wù)。同時，指導(dǎo)、監(jiān)督單位所屬部門、二級機構(gòu)檔案工作，保證檔案室整潔，及時登記、匯報、搶救檔案破損等安全隱患。若檔案工作人員發(fā)生工作變動，要履行檔案移交手續(xù)，并參與編制檔案移交清冊，在單位部門主要負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下移交。

2.檔案保密制度。在明確人員在檔案收集與歸檔方面職責的基礎(chǔ)上，從檔案保密著手，責令檔案管理人員采取有效措施維護檔案完整性與安全性，依法依規(guī)變更檔案密級，規(guī)范解密程序，不得擅自變更原始檔案文件密級，或者摘錄、匯編、引用、復(fù)制屬于單位秘密的文件、資料。同時按照國家有關(guān)規(guī)定，嚴禁未經(jīng)事業(yè)單位授權(quán)的任何組織、個人公布單位檔案，單位辦公室為檔案公布的唯一主體，在確保國家安全、國家利益的前提下公布開放檔案，充分彰顯單位檔案文化的魅力。對于泄密事件責任人，第一時間查明被泄露的國家秘密的內(nèi)容、密級，根據(jù)可能造成危害的范圍、嚴重程度、有關(guān)責任人、事件主要情節(jié)，上報單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門。

3.檔案銷毀鑒定制度。檔案銷毀鑒定制度是維護檔案專業(yè)性、保密性的關(guān)鍵制度。單位檔案管理人員應(yīng)與辦公室主任、分管領(lǐng)導(dǎo)共同成立檔案銷毀鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。以小組為單位，對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，判定是否延長保管期限，并對到期不具備保存價值的檔案提出意見，登記造冊并書寫申請報告。得到批準后，由小組開展指定檔案的鑒定工作，并由小組參與鑒定人員簽署個人確認信息。整個鑒定活動中形成的文件資料均需歸入特定年份的文書檔案并永久保存，杜絕單位或個人在不經(jīng)過鑒定的情況下擅自銷毀檔案。

四、結(jié)語

檔案是事業(yè)單位辦公室在科學研究、文化傳承創(chuàng)新、社會服務(wù)等活動中形成的歷史記錄，涉及多種形式，具備保存價值。針對事業(yè)單位在檔案管理流程、軟件設(shè)施、管理制度等方面存在的不足，單位辦公室檔案管理者應(yīng)根據(jù)新形勢開展檔案工作規(guī)范化管理的要求，簡化管理流程，升級軟件設(shè)施，完善管理制度，為檔案規(guī)范化管理提供保障。