湖北美術學院圖書館特藏資源管理優化策略

文/湖北美術學院 朱旎

湖北美術學院（簡稱“湖美”）是華中地區唯一一所多學科門類與多學歷層次的高等美術學府，校圖書館擁有以美術學、設計學為主的紙質圖書、期刊及特色館藏資源。在特藏資源領域，圖書館累計收藏了1000多幅書畫真跡，其中包含古代與近現代藝術家作品，370多幅中國畫高清復制畫、1200多件拓片、1000多冊古籍線裝書、數千件民間藝術品及10多件雕塑作品。根據現有資料，已知收藏的書畫真跡作品中最早的創作年代為1648年，距今已有300多年歷史。

收藏的作品數量多、種類多、跨度時間大，對藏品管理工作都存在一定的考驗。然而，由于歷史原因和現實條件的限制，在日常藏品管理工作中仍存在很多不足之處。

一、湖美圖書館特藏資源管理現狀

（一）管理制度不完善。湖美圖書館沒有設立專門的特藏部，特藏品工作都是由圖書館員執行。由于相關管理制度不完善，存在責任分工不夠明確，藏品出、入庫流程不夠詳細，藏品登記要求不夠規范、細致等問題，對形成有效、科學的管理體系有一定的阻礙。

（二）藏品資料有待完善、分類不夠細致。藏品管理制度不健全、登記藏品信息缺乏統一標準的情況，容易造成登記細節不一致，導致記錄信息不夠全面。尤其是有些批量收藏的作品，缺乏單件物品的詳細記錄。在藏品分類方面，目前的分類方式是按照收藏來源和收藏時間兩個主線，但是這樣的分類方式比較籠統，不利于后期藏品的整理與存放。

（三）庫房空間不足。隨著時間的推移，湖美圖書館的藏品數量和種類都在不斷增多，除了有以紙質媒介為主的拓片、古籍、國畫、版畫、水彩畫外，還有布面油畫、銅制與瓷質的雕塑、民間手工藝品和各種農具等物件。現有存儲空間已顯局促，不便于藏品清點和取用等工作，如果還需要拍攝大件藏品，則更是施展不開。

（四）柜架有待修理和調整。現在使用的主要是木質柜架和鐵質底圖柜。有的木質柜子使用年限長，較為簡陋；有的底圖柜出現滑道損壞、開關鎖不靈敏等問題，都需要及時修理與更換。而且柜子都是固定大小，遇到尺寸較大的油畫、雕塑類藏品，只能直接放置在地上，增加了藏品的受損概率。

（五）藏品存放方式有待調整。由于庫房擁擠，只能找位置、擠空間放置藏品，有些紙質的藏品甚至只能摞在一起或卷在一起，如不詳細標明，很難迅速從柜子中找出所需藏品。此外，藏品質地不同，存放條件也應該不同。由于庫房金屬柜最多，所以藏品大部分都存放于金屬柜中，但金屬柜并不適用于存放所有材質的藏品。另外，所有藏品都是按大類統一存放，沒有根據級別或其他個性因素來安排。

（六）庫房各種設備有待建設和更新。庫房采用的溫度控制設備落后，沒有安裝智能的恒溫恒濕系統，不能滿足精準控溫控濕需求。而且安保設備沒有形成聯動機制，不利于藏品的安全保護工作。

（七）藏品管理人員不足，專業性不強。目前，藏品管理工作面臨的主要問題是人手不足，現有館員關于書畫作品的保管、養護方面的專業知識儲備不足，在書畫作品鑒定的專業性上也有一定的差距。

二、湖美圖書館特藏資源價值和管理優化的意義

（一）湖美圖書館特藏資源價值。湖美圖書館特藏資源中絕大部分藏品是具有獨特價值的藝術作品，是人類智慧與實踐相結合的創造性的產物，是創作者們對于藝術、對于美的追求與表達，具有藝術價值；它們誕生于不同的歷史時期，能反映當時的社會及思想形態，具有歷史價值；這些獨一無二的藝術品對于學校、對于社會來說，都是可供研究和學習的珍貴資料。

（二）特藏資源管理優化的意義。管理優化主要從“管”的優化和“理”的優化兩個方面來分析：

1.“管”的優化有利于更好地保存藏品。藏品管理工作不是一成不變的，“管”的優化是通過實施一系列更科學合理的舉措，達到更好地保護、保存藏品的目的。通過遵循科學的藏品保管制度、采用科學的藏品存儲方法，利用先進的技術、設備和手段，加強防火、防盜、防破壞等安保措施，進一步確保藏品安全。再者，通過提升藏品存儲條件、更新設備，規范工作人員操作流程，盡量將藏品受到自然或人為損害的可能性降低。

2.“理”的優化有利于更好地利用藏品?！袄怼钡膬灮w現在通過對現有藏品資料更合理細致的分類與科學化的整理，讓其更好地被推廣和利用。管理藏品要突破“只藏不用”的壁壘，館藏的文化價值與藝術價值都頗高的書畫作品如果不能被很好地利用和研究，便是一種資源的浪費。因此，日常特藏品資料整理工作越細致，越能為藏品的存放取用操作提供便利，越能為藏品的高效推廣利用提供理論和數據支撐。

三、特藏資源管理優化對策

（一）完善藏品管理制度。根據《中華人民共和國文物保護法》，結合本館實際情況，更新現有的藏品管理制度，同時完善、更新藏品提用制度。強化統一標準，明確崗位職責，確保藏品管理人員保持相對穩定。細化藏品收集、登賬、編目、建檔等工作要求，在藏品收藏入庫登記時要按照制定的統一標準記錄信息，并注重原始資料的收集，做到每一件藏品賬目清楚、編目詳明、查用方便。明確藏品出入庫的相關要求，確保藏品在出借、回收過程中的安全，做到妥善保管藏品、科學管理庫房。

（二）注重整理藏品相關資料。具體做法如下：

1.完善藏品檔案。藏品檔案是掌握藏品全部情況的完整記錄材料，也是對藏品研究深度的集中反映，因而做好藏品的建檔工作非常重要。一是要單獨針對每一個物件建立詳細的藏品檔案，包括名稱、作者、質地、尺寸、重量、現狀、印記題跋、來源等。二是作品被收藏的故事、流傳經歷等等。三是收集整理作者的相關資料、判斷收藏的作品是否屬于作者的代表作。四是藏品的鑒定意見和有關研究成果的資料。在整理藏品檔案時要注意及時記錄、更新藏品檔案，比如藏品的提用記錄，包括用于陳列展覽、科研、教學等活動；注重收集在藏品使用或展示期間的相關資料，如照片、影像等音像材料。除了紙質的相關材料，還要重視建立與紙質版一致的電子檔案。注意文件的備份，以防意外損毀和丟失。

2.細化藏品分類。目前常規的藏品分類方式分別是按年代、用途和質地分類，但是為了讓呈現數據更加直觀、為了建設湖美圖書館精品館藏數據資源庫時能有更詳細的分類搜索目錄，還需要細化藏品的分類。筆者認為可以從藝術家、地域美術、非遺文化等幾個方面詳細分類。比如以藝術家為主線的分類，能清楚知道館藏有多少位藝術家的作品，還能快速知道藏有某個藝術家的作品共計多少件。湖美圖書館館藏的書畫作品中有一大部分都與“湖北”有著不解之緣，比如館藏有“湖北三老”——張肇銘、王霞宙、張振鐸的國畫作品及課徒稿；有長江畫派成員湯文選、劉一原、周韶華、邵聲朗、馮今松等先生的作品等等。可以把與湖北地域相關的書畫作品單獨做分類，為相關研究與展示提供便利。館藏的剪紙、漢繡、挑花等等民間藝術品屬于非遺文化，也可以做一個歸類，方便非遺文化的研究與展示，有利于圖書館的非遺建設。

（三）拓展藏品儲存空間。優質的存儲空間對于珍貴的作品來說至關重要。針對目前庫房條件來說，首要的是拓展存儲空間，確保所有藏品的安全與穩定，而當下最好的改善契機莫過于新館建設。新館建設前期除了考慮庫房的面積外，還應該規劃其他功能性的空間，比如預留出藏品拍照的空間，方便藏品入庫登記；增設藏品修復室，為就近修復殘破書畫文物提供可能。若是一個空間能滿足藏品保存、拍攝、修復等多種需要，就能減少珍貴書畫的大范圍移動，降低藏品損耗概率。

（四）更新柜架。老舊的、出現質量問題的存放柜都要被淘汰，再根據不同種類、不同材質、不同大小的藏品購置或定制滿足其需要的新柜架。從特藏品種類與質地還有武漢地區氣候狀況來看，大多應使用具有密封性的木質柜架。柜體設計要根據藏品尺寸，每一層合理測量、規劃，既要滿足收納又不會造成空間浪費。

其中，木質架子也很重要。卷軸之類的畫作可以放置于屜柜里，但遇到比如尺寸較大，無法卷曲的布面油畫和已經裝框的各種畫作時，柜子就明顯不合適了。比如館藏油畫《秘密公園藍NO.32》尺寸是180cm*150cm，就需要合適的架子來存放，而且考慮拿取和空間利用，也是豎放比橫放更合適。因此，應定制長條木架，分成若干排，每排以兩根立柱作為分隔，每排立柱間預留15～20公分的寬度，這樣每一件作品都能不貼地面豎立放置，又能因立柱的分隔相互獨立，避免擠壓損傷。

（五）調整藏品存放方式。藏品存放需要符合既能妥善保護又能方便查找與取用的要求。要適當增加保護工具，采取分級保護措施，對鑒定的特級和一級藏品進一步增加防護。比如給鑒定價值高的紙質或絹質的書畫作品定制大小合適的密封的囊匣，進一步避免因灰塵、霉菌或微生物對作品造成損害，而且單物單匣更方便工作人員存放與取用。對于分好類的小尺寸剪紙作品，摞在一起放置不方便翻看與查找，而且在抽取其中一張的時候也可能出現損壞的問題。因此，應在充分壓平后，存放于透明塑料活頁文件夾中，這樣一個文件夾就是一個大分類項，每一頁透明文件袋又使得翻看和拿取更加方便安全。

（六）更新調控與安保設備。要安裝智能恒溫恒濕空調系統，確保工作人員方便即時監測庫房溫濕狀況，保持庫房空間溫度與濕度的恒定性；添加空氣凈化裝置，保證庫房空氣清潔。再者，升級消防與安保設備及系統，建立聯動機制。比如消防方面建立自動感煙、感溫等報警系統和自動滅火裝置。安保方面，建立完善庫房外的智能監控與報警系統，將監控與安保范圍擴大。

（七）加強藏品管理隊伍建設。增加藏品管理人員數量，配備一名專業的文物管理員，這是藏品有效管理的有力保障。圖書館并非博物館或美術館，不可能所有館員都具有文物管理相關專業背景，針對這種情況，可實行對現有館員進行藏品管理專業培訓，提高館員藏品管理工作思想意識，加強工作規范引導，增加館員在書畫作品保管與養護方面的知識與能力。

四、結語

湖美圖書館的特藏資源有著藝術價值、歷史價值與文化價值，是寶貴的藝術財富，科學管理這些資源顯得尤為重要。針對目前管理不足之處，在優化管理工作中需要結合特藏資源的特點全面調整與更新，制訂切實的方案策略，保證藏品得到科學的保存，能被更好地利用。