大數據時代檔案數據館員建設研究

文/南京信息工程大學檔案館 王蕾 吳加琪

數據已經成為國家基礎性戰略資源。2018年，國務院出臺《科學數據管理辦法》，進一步明確了科學數據管理分工負責體制、責任主體及其職責，以及科學數據采集、匯交保存、共享利用、安全保密等的具體要求。《“十四五”全國檔案事業發展規劃》提出要“主動融入數字經濟、數字社會、數字政府建設，推動檔案全面納入國家大數據戰略”“建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系”，重點開展“檔案數據治理等重大課題研究”“大力推進數字檔案館建設”。由此可見，在大數據時代，檔案工作正在經歷著從傳統檔案管理到檔案數據管理的歷史轉型，因此檔案館員要不斷適應數據時代的新需要，其數據處理能力、數據服務內容、崗位職責等諸多方面面臨著更新更高的要求。海量的檔案數據管理、開發利用與傳統檔案館員能力不足之間的矛盾正在顯現，一種新的館員類型——檔案數據館員因勢而生，并成為檔案界廣泛的熱點內容之一，有必要進一步明確其崗位內涵、職責定位及其建設路徑。

一、檔案數據館員的崗位內涵

“數據館員”的崗位名稱起源于20世紀60年代，前身是“社會科學專題館員”或“政府文件館員”，主要職責是為用戶提供政治學、經濟學、心理學、社會學、人類學等學科知識或國家數據的保存、管理和利用。近年來，隨著計算機信息網絡技術發展和海量數據的出現，數據管理和數據服務不斷發展，圖書、情報、檔案領域專家學者開始加強對“數據館員”相關內容的深入研究，并提出了“檔案數據館員”的稱謂，檔案數據館員的產生和崗位內涵，與檔案事業緊跟數據時代的發展要求密不可分。

（一）檔案數據的構成發生變化。檔案數據既包括傳統小數據管理狀態下的電子文件與數字檔案資源，也包括網絡環境下重要的網頁資源和社交媒體文件資源；既包括檔案內容、檔案實體本身，還包括檔案采集、處理、存儲、開發、利用等全過程所形成的元數據和生成的新數據。

（二）檔案數據治理的迫切需求。截至2021年底，全國各級國家綜合檔案館館藏檔案104671.1萬卷（件），館藏電子檔案1629.9TB，館藏檔案數字化成果24179.4TB，比上一年度分別增加12881.3萬卷（件）、242.4TB和4590.9TB，其中電子檔案和檔案數字化成果的增幅分別為17.47%和23.43%。大數據時代，檔案數據具有數量巨大、來源多樣、增長迅速、安全共享等顯著特征，迫切需要檔案數據管理理念從檔案數據管理升級為檔案數據治理。檔案領域的數據治理與利用能力建設，對釋放數據新動能有積極推動作用。發揮檔案數據在總結經驗、認識規律、延續歷史、發展事業中的創新引導功能，有助于提升國家大數據治理能力和現代化治理水平。

（三）是檔案管理方式轉型升級的需要。檔案工作正在經歷從接收保管紙質檔案到接收保管電子檔案、從管檔案實體到管檔案數據、從手工操作到信息化智能化操作、從檔案資源分散利用到聯網共享的變革過程，需要不斷提升檔案信息化水平，推動檔案管理方式的轉型升級。

基于檔案數據的性質特點，以及檔案數據治理和檔案管理轉型升級的發展趨勢與現實需要，本文認為，檔案數據館員是有別于傳統檔案館員的崗位稱謂，其崗位內涵是將檔案學理論、方法用于檔案數據資源上，工作內容存在于檔案數據文件生命周期管理與服務的全過程，要求具備檔案數據規劃、采集整理、保管維護、利用開發等數據處理方面的專業技能。

二、檔案館數據館員的角色定位

大數據時代，企事業單位、社會組織、公眾對檔案數據價值的認識逐漸提高，對檔案數據服務的需求不斷增強，對檔案數據館員的整體能力提出了新的要求，必須進一步明確其角色定位。

（一）檔案數據資源建設與管理。檔案數據資源建設與管理是一項綜合性的系統工程，涵蓋檔案數據規劃、采集整理、保管維護、利用開發的全過程。檔案數據館員的重要職責之一就是參與檔案數據管理項目規劃與實施，加強與各歸檔單位的協調與溝通，共同制訂檔案數據管理服務的業務流程與技術支持環境，收集檔案數據資源，維護檔案數據管理平臺，進行數據資源著錄和標引，并通過數據導航建立便捷快速的檢索取途徑，為檔案數據交流、共享及利用奠定基礎。在檔案具體業務工作中，檔案數據資源建設與管理是通過檔案數據管理系統平臺實現的，主要由自建、委托專業檔案軟件公司開發和作為子系統接入管理。檔案數據館員需要加強與相關部門的協調，確保檔案數據資源的科學建設、有效利用和檔案數據的安全。

（二）檔案數據支持服務。檔案數據支持服務是指檔案數據館員為用戶提供的各種服務支持，主要包括：提供指定檔案數據文件、檔案數據挖掘分析、檔案數據智能化服務、檔案數據長期保存等。一是檔案用戶提出明確的檔案數據需求，檔案數據館員按此查找出檔案數據文件。二是檔案數據館員根據用戶需求加強檔案數據挖掘與分析，分析出用戶的隱性需求，生成檔案信息之間的關聯數據，為用戶提供多維數據服務。三是檔案數據館員基于館藏檔案數據管理與服務的整體數據進行分析和預測，加強用戶利用行為分析，為用戶開展動態跟蹤服務，提供個性化檔案數據推送等，這是檔案信息化、智能化服務的高級階段，是對傳統檔案服務形式的創新。四是檔案數據長期保存服務。檔案數據長期保存是檔案信息共享和利用的前提和基礎，檔案數據館員應按檔案數據長期保存的技術、標準和規范要求加強檔案數據管理，維護檔案數據的真實可靠、完整有效和安全可用。

（三）檔案數據素養的指導培訓。檔案歸檔人員和用戶的檔案數據素養影響著檔案工作水平。在實際工作中，由于歸檔人員的頻繁流動以及用戶平時利用檔案較少等客觀因素，他們對檔案數據管理和利用缺乏專業技能，不能深入了解檔案數據管理、發布、分析、共享利用的相關知識。因此，檔案數據館員應當發揮其檔案數據專業特長，通過課程、講座、專題培訓等方式為歸檔人員和用戶提供檔案專業理論素養、檔案數據標準化和規范化方法、數據分析及可視化工作工具使用、檔案數據開放和共享的政策和方法等相關專業知識的指導與培訓，提升他們對檔案數據的歸檔、分析和利用方面的技能和水平。

（四）檔案數據管理咨詢、服務宣傳與數據管理平臺維護。檔案數據館員應負責檔案數據咨詢與數據管理平臺維護工作，用戶就自身在檔案數據管理和使用過程中發現的問題，如針對檔案文件生命周期數據的采集、提交、管理、分析和服務利用開展咨詢服務，開展日常檔案數據監管和發布解決方案咨詢，檔案數據業務咨詢、技術解決措施咨詢等，檔案數據館員應為其提供數據解決方案。檔案數據服務宣傳可以讓用戶更加了解檔案數據工作的重要性，為檔案工作創造良好的外部工作環境，推動檔案信息化建設。數據管理平臺維護工作主要是檔案數據業務工作中各類功能的使用幫助，如數據平臺的日常檢查、技術升級和維護，檔案數據安全性和長期保存的有效性等，保證檔案數據平臺的正常運轉。

三、檔案數據館員的建設思路

（一）提升檔案數據意識。大數據時代，傳統檔案管理正在逐步向檔案數據管理轉型，正經歷從傳統檔案收集整理走向檔案數據采集、從傳統檔案鑒定篩選走向檔案數據處理、從傳統檔案存儲保管走向檔案數據維護、從傳統檔案開發利用走向檔案數據服務的歷史性轉向。檔案部門必須提升檔案數據意識，對傳統檔案工作進行重新審視，以“全數據”的眼光看待檔案工作，樹立檔案數據價值觀、態度觀和行動觀，充分認識檔案數據的價值，尊重檔案數據，認真管理和利用檔案數據，檔案數據館員需要全面提升自身數據素養，在采集、篩選、處理檔案數據時，應具備檔案社會責任意識、數據危機意識和價值判斷意識，在組織、交流、維護、共享利用工作中具備效率意識和服務意識，優化傳統檔案管理流程；基于檔案數據生命周期進行科學數據管理，提升檔案數據管理、存儲、維護和監管等數據專業技能，體現更加專業化的檔案數據服務能力與水平。

（二）設置檔案數據館員崗位。近年來，檔案部門相繼出臺了關于電子文件管理的相關法規、政策和制度，但檔案數據管理并不等同于電子文件管理。數據時代，我國檔案數據管理工作缺乏具體的政策指導，并未出臺具體的檔案數據管理制度、標準和規范。為適應數據時代背景下檔案數據管理和服務業務轉型，檔案部門可嘗試探索相應的數據館員崗位設置工作，推動符合本單位實際情況的檔案數據相關制度建設，科學界定檔案數據管理工作流程，明確檔案數據館員的教育背景、崗位職責、技能要求和綜合能力，培養或招聘具有檔案數據管理專業背景的人才，開展全面系統的檔案數據管理，推動檔案數據管理及服務業務規范化、專業化和系統化。檔案數據館員是對傳統檔案館員的崗位職責、專業技術能力、服務思維的轉變和拓展，可以由檔案部門原有的專業館員、電子檔案與信息技術部門的工作人員通過數據培訓轉換而來，也可以向社會公開招聘引入專業人才，開展檔案部門的數據管理工作。

（三）制訂科學的檔案數據管理規范?？茖W的檔案數據管理規范是有效開展檔案數據管理服務的前提。首先，檔案部門應制訂統一的元數據規范。元數據是描述電子文件和電子檔案內容、結構及管理過程的基礎性數據，統一的元數據規范有助于數據館員在進行檔案數據管理時有規可依，提高檔案數據編碼的兼容性和系統性。其次，檔案部門要制訂科學的檔案數據管理和利用政策。依據整個檔案數據生命周期明確具體的管理規定和要求，對檔案歸檔人員、數據館員及檔案用戶在檔案數據的提交、管理、利用及鑒定等流程中的責任作出明確規定，從而確保檔案數據管理及服務利用工作的規范化。最后，檔案部門應制訂規范的檔案數據管理的服務接口、數據庫標準，自建或引進規范化的檔案數據管理平臺，讓檔案數據館員獲取標準化的檔案數據，基于平臺對檔案數據進行采集、分析、挖掘和共享利用。

（四）開展檔案數據館員培養與培訓。檔案數據館員屬于綜合性人才，其技能要求較高，需要掌握檔案工作基本理論實踐知識、計算機應用技能、大數據分析、數據庫存儲和開發技術、數據管理技能等，特別在檔案數據管理技能方面，需要了解檔案數據的生命周期規律，對數據資源有較好的組織能力，以便于在檔案數據的規劃、采集處理、存儲維護、分析和開發利用工作中，對檔案數據進行科學的管理。為提升檔案數據館員的數據管理能力，首先，國內檔案學類專業要優化專業理論教學和實踐鍛煉體系，在課程設置方面，除講授檔案學專業核心知識外，還應設置更多與之相關的信息科學技術、數據處理等信息技術類課程，用交叉學科的研究方法解決檔案數據資源的價值挖掘、數字資源利用等問題，培養具有數據思維、素養和技能的檔案數據人才。如國外iSchools圖書情報與檔案管理碩士學位項目中華盛頓大學信息學院、印第安納大學伯明頓分校信息與計算學院、加州大學伯克利分校信息學院、謝菲爾德大學信息學院等均開設了“數據科學”培養項目。其次，各檔案部門可加強數據館員的在職教育和培訓，通過課程、短期培訓、專題研討會、案例調查等形式，著重加強檔案數據政策、數據采集、數據處理、數據存儲、數據管理和維護等相關內容的培訓和交流，促進檔案人員由傳統館員向數據館員的轉型。