大數據環境下機關檔案管理信息化建設策略

閆曉玉 江西省自然資源事業發展中心

隨著信息技術的發展，互聯網等信息技術為檔案信息化管理工作帶來了新的發展契機和挑戰。目前，大數據技術已廣泛應用于機關檔案管理中。因此，如何加強檔案信息系統建設、促進機關檔案管理工作更好地開展，是機關檔案管理工作中需要考慮的問題。

一、大數據環境下機關檔案管理的特點

在大數據時代，各種新技術的普及與運用給管理工作提供了便利。機關單位內部信息的增長和業務板塊的不斷拓展，向機關單位的管理工作提出了挑戰。機關檔案管理部門應做好《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”全國檔案事業發展規劃》重要工作的落實，堅持守正創新、真抓實干，加快機關檔案信息化建設，實現檔案工作質量和服務水平的提高。機關檔案應客觀、全面地記錄內部工作。

檔案管理信息化建設在諸多因素的影響下，很難達到信息化建設的目的，必須根據實際情況，制定相應的對策，為檔案管理信息化、規范化建設提供核心驅動力，堅持與時俱進，實現機關檔案管理信息化水平的提高[1]。

（一）高效率的檔案查找

（二）數字化的檔案管理

大數據時代的檔案管理模式區別于傳統的紙質檔案管理模式，其通過使用掃描儀和計算機等電子設備，將紙質檔案文件轉化為電子版檔案，具有管理方便、修改便捷及檢索快速的特點。

（三）多元化的檔案載體

多元化的檔案載體與傳統紙質檔案管理形式不相同的是檔案載體形式多樣化，如文檔、圖像、視頻及音頻等，可以實現對相關數據文件的全方位存儲，為檔案提取工作的開展提供全面的數據支撐，滿足了相關人員的多元化數據需求，使檔案信息更加直觀、全面和準確[3]。

二、大數據背景下機關檔案管理信息化建設的重要性

（一）機關檔案信息化管理能夠確保信息存儲和傳遞的高效安全

在傳統的紙質機關檔案管理模式下，檔案的存儲和傳輸受到環境和人員等外界因素的影響較大，極易造成重要檔案文件的損壞和丟失。然而，信息化機關檔案管理模式實現了檔案信息的電子化，提高了檔案信息存儲的持久性和便捷性。電子化的檔案信息能夠快速地實現信息復制、信息更改、信息備份及信息傳遞，受到外界環境和人為因素的影響較小。

（二）機關檔案信息化管理有助于提高辦公質量和效率

在傳統的紙質機關檔案管理模式下，機關檔案的調取和管理通常手續復雜、調取時間長、管理效率低，傳統的機關檔案管理模式無法適應信息化時代頻繁的信息查詢需要。

目前，機關檔案的規模不斷擴大、數量不斷增加和形式更加多樣，使機關檔案工作需要投入大量的成本進行管理和維護，嚴重影響了機關辦公效率。因此，可通過開展信息化機關檔案管理工作，整合檔案信息，提升檔案管理的安全性，保證檔案管理的質量，提高機關辦公效率[4]。

（三）機關檔案信息化管理實現了檔案資源共享

機關檔案管理信息化實現了檔案資源的共享，通過搭建機關單位檔案管理網絡系統平臺，可實現機關內部的銜接和聯動，促進內部資源共享，提高了機關相關部門提取信息的效率，實現了內部檔案信息資源的互補[5]。

1.2.3 單藥MIC值測定與結果判定 采用96孔V型滅菌反應板，用微量肉湯二倍稀釋法測定[2]多西環素、阿莫西林、恩諾沙星、氟苯尼考對鼠傷寒沙門菌sh2034的MIC值。

三、大數據背景下機關檔案管理信息化建設改進策略

（一）加強大數據環境下機關檔案信息化建設工作的分析與研究

在大數據時代背景下，機關檔案管理信息化建設工作可以有效提高資源利用率。同時，利用大數據信息技術，可使檔案工作更加科學、便捷與高效。因此，需要分析研究機關檔案現狀和信息資源，使其更好地適應大數據時代的辦公需求。

首先，需要提高對機關檔案信息化建設規律及趨勢的認識，并根據實際情況開展機關檔案管理工作，發揮大數據技術的作用。

其次，要加強分析、研究及解決機關檔案信息化管理過程中各環節存在的問題，確保機關檔案信息化建設工作不斷取得更大突破。

再次，將大數據技術運用到實際工作中，充分發揮機關檔案文獻資料的價值效應。

最后，要結合時代需求深入研究與利用相關信息技術，提高計算機和數字設備在工作中的使用率，提升信息收集、整理與分析能力。

（二）科學利用大數據手段實現對機關檔案信息資源的有效利用

在大數據環境下，為提高機關檔案信息的利用水平，需要充分利用檔案工作信息化建設的成果。為實現對檔案信息的有效利用，要做到以下幾點。

一是積極發揮檔案信息化建設的作用。要充分利用信息網絡技術，在網上建立多個系統開展檔案信息的管理和服務工作。

二是要積極發揮檔案信息在服務于社會建設中的作用，不斷解決機關檔案信息化管理過程中存在的問題，加強與社會各界的溝通聯系，使其在信息流通過程中發揮應有的作用。

三是要不斷完善電子檔案管理工作的內容，在網絡平臺上設置電子檔案查詢功能和檢索功能。分類收集、整理和分析檔案信息，一定要重視電子檔案中信息的作用、意義以及在社會發展中的作用。

四是要完善檔案信息整理工作，提高信息的利用水平。利用大數據分析工具，實現數據資源的有效挖掘。數據分析能夠準確定位信息資源，有利于為相關部門提供更加準確的信息。機關干部可以將工作中的寶貴經驗、實際問題等轉化為更加優質高效的信息資源，使大數據技術發揮更大的作用，例如，在“干部檔案信息查詢”的基礎上完善。

（三）合理安排信息化建設工作

隨著機關檔案信息化工作的不斷深入，各部門越來越重視檔案管理信息系統，因此，檔案館在建設過程中要逐步加強隊伍建設、增強專業技術力量。

在充分利用人力資源的同時，應為其創造現代化辦公環境，提高其信息化利用率。要充分利用各種網絡平臺和信息系統進行數據采集、加工和分析工作。

為提高檔案信息化工作效率，要積極探索信息化建設模式的創新。比如，可采用多種方式實現機關檔案管理信息系統的實時采集、共享等功能；可以采用多種智能化手段促進檔案借閱服務體系的形成及完善；還可以通過建立科學完善的管理制度、實行嚴格規范的人事管理制度及完善相關設備等方式，全方位、多角度地監測與分析檔案信息系統。

此外，還可以在電子文件存儲的基礎上建立數據庫、大數據分析模型或大數據處理等機制。

（四）提升機關檔案信息化建設人員的綜合素質

機關檔案信息化建設的關鍵是工作人員的綜合素質問題。

首先，工作人員只有提高思想認識，才能正確對待檔案信息化建設工作。當前，機關檔案管理部門應提高對相關人員的思想認識及工作能力要求，并根據不同崗位人員的實際情況提供相應的培訓指導。

其次，應加大對相關人員的培訓力度，通過培訓提高他們對檔案工作的認識及業務能力。機關相關人員應注重業務知識的學習，提升業務能力，使檔案工作更好地服務于社會發展和生產建設。通過教育和培訓使相關人員能夠認識到大數據的重要意義，并能積極應對檔案信息化建設帶來的挑戰，增強檔案管理人員做好檔案管理工作的信心。

（五）建立良好的檔案信息安全機制

機關檔案工作人員應加強思想認識，建立良好的檔案信息安全機制，在檔案信息管理工作中，要加強對軟件開發人員的培訓，提高其對信息安全的認識。

首先，要明確信息安全等級保護制度的要求，將信息安全等級保護制度落實到具體工作中，排查和整治安全隱患。對于不重視安全工作的人員要給予處理和懲戒。

其次，強化日常的安全意識工作，組織軟件開發人員參加技術培訓和信息安全教育培訓，將風險意識落實到具體工作中。對于一些對硬件安全有特殊要求而且運行環境比較惡劣的系統，必須通過技術升級解決安全問題。

最后，重視對數據安全的管理及檢查制度。通過加強數據安全管理，建立常態化的數據檢查制度，保障數據存儲的安全性。在開展數據存儲和處理工作時，必須利用專業的數據庫設備，定期維護和檢查相關服務器設備，對重要數據資源嚴格保密。在維護數據庫服務器設備時，必須規范對數據庫服務器的管理，要及時更換數據庫服務器設備。同時，要定期檢修相關服務器設備，保證硬件設備的正常運行。

另外，檔案管理工作中必須進行數據安全防護管理。在使用系統處理數據時，也要制定相應的安全防護措施。一旦發生故障情況，要及時聯系相關部門處理，保障信息安全及檔案信息化建設工作的順利開展。

（六）加強機關檔案信息基礎設施的維護

電子檔案管理系統是一種新型的信息化管理工具和管理模式。隨著現代科技的不斷發展，電子檔案管理系統已被廣泛使用。

為了更好地促進電子檔案管理系統的發展，必須重視電子檔案信息化基礎設施建設的維護，使電子檔案管理系統在使用過程中能夠得到有效維護。電子檔案管理系統必須與檔案計算機技術緊密結合，要升級完善及維護電子檔案管理系統，保證電子檔案管理系統能夠正常運行。

同時，要根據相關規定做好電子檔案管理系統的更新工作并保證其能夠有效應用。只有全面升級和完善電子檔案管理系統，機關檔案才能充分發揮其價值。

（七）加強信息資源的整合和共享

機關檔案信息化管理工作的主要目的就是通過電子文件的形式實現對文件的管理，但由于電子文件存儲時間較長，且目前檔案管理部門沒有統一規劃文件內容，使文件內容的共享成為難題。為了實現這一目標，需要相關部門嚴格篩選文件，科學規劃其內容，避免出現信息資源不合理等問題。

在歸檔過程中，還要分析、研究歸檔文件的內容，將歸檔文件與其他檔案資料對比，合理劃分文件內容及其歸檔范圍，將其歸檔到相應位置并進行編號處理。這種歸檔處理的方式能夠保證檔案信息資源的有效保存，避免了信息內容的重復，使檔案信息資源得到有序整合與共享。

（八）加大管理經費投入

機關單位要認識到機關檔案信息化管理的重要性，并加大對該項工作的投入力度，確保財政資金得到有效利用。財政資金投入是推動機關檔案管理工作開展的重要因素，需要合理分配該項費用支出。在現有條件下，應將檔案管理工作經費納入預算，提高機關檔案的服務水平。

四、結語

為了提高檔案信息現代化管理水平，機關單位要重視信息化管理工作，加強計算機硬件配置，合理開發、改進軟件；通過有效管理，使機關檔案工作獲得更好的發展，能夠更好地服務于人民。