新形勢下如何提升國企文秘工作者的效率

姚兆旺 陜西未來能源化工有限公司

我國在國有企業建設方面始終積極倡導深化改革，實現對現有經濟布局的優化與結構的調整，不斷提升在市場中的競爭力，同時，以國企為深化改革過程的主力軍，完善各項工作。在知識經濟時代，我國國企隨著科技的進步市場份額逐漸增加，需要將發展目標向人才培養方向傾斜，真正做好知識密集型企業建設。

一、新形勢下國企文秘工作任務及能力需求

（一）新形勢下國企文秘工作任務的任務

企業運轉的靈活性需要依靠各部門之間的密切配合，雖然當前國企管理中已經全面引入信息技術，能夠提高部門間的連通性，但仍存在一些無法避免的鴻溝，連通僅限于存在業務和財務關聯的部門。而辦公室作為基層與管理層的橋梁紐帶，其功能更為多樣，是集文字、公文管理、信息交流等工作于一體的“窗口”，其內部工作最為繁雜，對文秘的工作效率要求也不言而喻。隨著時代的發展，文秘的工作已不限于接打電話、傳遞信息等，而是國企崗位中十分關鍵的部分。在新形勢下，其任務主要包括以下幾點：第一，信息傳達。在實際工作中，文秘人員需要及時了解管理層的各項政策主張，并根據實際需求面向下級部門實現精準傳達，同時督促下級部門及時完成任務、執行命令。除了向下傳達外，還需及時了解下級部門的執行進度，并向上反饋，保證及時傳達信息，提升溝通實效性。第二，文書寫作。文秘人員需要具備一定的寫作能力，能夠完成企業各項公文的寫作，如工作總結、調研報告、領導發言、會議紀要等內容。企業的發展規劃和各項活動的詳細記錄，從初始編撰到后期整理，都需要文秘人員加以處理，保證內容完善且符合規定要求，為企業后續的活動安排提供抓手。第三，輔助工作。由于需要完成傳達信息的工作，因此文秘對企業內部制度的落實和管理層決策思維方面了解得會更加深刻，可以在企業管理層的部分決策中發揮著輔助的作用。通過掌握的資料和對企業運行模式的深度理解，文秘會形成獨具一格的認知，在工作中能夠為決策提供一定的參考性意見。同時，文秘還會根據領導層的需求對企業運營信息進行詳細的篩選與甄別，做到精準反饋。第四，綜合管理。文秘雖然直接服務于企業管理層，辦公地點主要集中在辦公室，但實際上，文秘的工作性質傾向于綜合性。除了基本工作之外，還需做好對外溝通、后勤保障等多項工作，對文秘的適應能力、服務能力和工作效率都具有較高的要求[1]。

（二）能力需求

新形勢下國企文秘工作任務間接顯示了國企對文秘工作者能力的需求，為保證工作效率，文秘工作者需要具備的能力詳細如下：首先，文秘工作者在日常工作中需要落實傳達信息、綜合管理的任務，需要接觸領導層和其他基層部門。這就要求文秘工作者具備服務性，加強人際溝通，能夠從全局視角出發，立足企業各個部門之間的關系，學會換位思考，化解內部矛盾，及時了解下級部門的各項需求，配合人力資源部門及其他管理部門積極傳達領導命令，為企業創造良好的工作氛圍。同時，文秘還需要具備較強的理解能力，能夠快速理解和消化領導決策信息，并對下級部門做出精準指引。在向上反饋下級的執行情況時還需想領導所想，匯總信息并選出最核心的問題進行匯報。其次，文秘需要落實的文書寫作類工作內容復雜多樣，因此需要具備寫作能力、表達能力，保證遣詞造句精準，既能完美解讀領導思想理念，又能細察勤思考，知上曉下，做好信息記錄工作。此外，文秘還需具備一定學習能力，樹立終身學習思想，不斷拓寬自身視野，了解政策變化和行業前沿信息，加強企業內部之間的溝通。在新時期背景下，國企辦公軟件不斷更新，可應用的資源也在更新換代，文秘為了更好地落實工作，還需具備一定計算機技術，充分了解當前技術創新功能，以提升自身工作效率。除了辦公軟件外，還需學習法律、財務等方面的綜合性知識，保證不落后于企業管理體制。再次，企業的發展不能脫離國家政策的支持，在新形勢下，國企領導需要具備堅定的政治立場和政治敏銳性。文秘作為直接服務于領導的人員，也需要具備較強的政治意識，深度了解國家政策方針，為領導決策提供建議。最后，文秘需要輔助領導層，為相關決策提供參考性建議。在新時期背景下，國企的發展也面臨著激烈的市場競爭，其決策不僅僅代表企業，還具有一定社會意義和黨政意義。因此，要求文秘具有一定創新意識，利用自身所具備的優勢，將常規性事務與新時代政策措施相結合，為領導者拓寬思維，提升決策的科學性。

總而言之，在新形勢下，國企中文秘工作崗位對人員的能力要求更高，只有從技術、思維、能力等多個角度進行提升，才能勝任[2]。

二、新形勢下國企文秘工作能力問題分析

對于目前部分國企文秘工作效率方面的問題，本文主要從工作內容、認知學習能力、信息處理及網絡安全素養、工作制度這幾個方面展開討論，詳細如下：第一，工作內容不深刻。辦公室工作綜合性較強，不僅要做好信息傳達工作，還需協調上下級溝通，處理內部各種瑣碎事務的落實與監督。目前來看，部分文秘工作者在落實相關工作時缺乏綜合性，其對辦公室工作的認知仍停留在接打電話、整理文件、安排會議等表層部分，一些工作存在形式主義問題，對于更深層次的任務落實仍存在一定能力限制，無法有效地做好綜合管理和輔助工作，對企業內部業務狀況、內部管理、行業發展形勢等內容了解不完善，缺乏獨特認識。部分工作存在隨意性，認為決策工作只由領導完成即可，自己只需傳達與反饋，無法針對一些關鍵問題提出建設性建議。第二，認知學習能力有待提高。在新形勢下，國企的發展面臨一定困境，內部層級之間出現思想斷層，無法擰成一股繩，促進全面發展。在經濟快速發展時期，想要進一步拉近企業內各個層級之間的關系，需要文秘工作者在其中發揮動員作用。但在實際落實中，部分企業在招聘和培養等環節側重于文秘人員的學歷，而忽視其人際交往的能力，相關培訓工作也停留在基礎性的工作和政策方針指導方面。在新形勢下，對于文秘工作者的任務和能力要求已經發生改變，若文秘隊伍不進行創新，認知學習能力得不到提高，會使得其不再適應當下的變革環境，思維逐漸固化，對信息敏感性的捕捉降低，不利于企業發展[3]。第三，信息處理及網絡安全素養有待提高。在信息化時代，國企文秘還應具備一定信息處理技能和網絡安全素養，能夠實現對信息的精準鑒別，從而有效提高工作效率，保證工作落實精準。但目前來看，部分文秘人員的信息化意識不足，相關技能的掌握情況不佳，尤其在運營與管理方面。運營需要使用數字圖文形式完成編寫工作，還需加強與用戶之間的互動，包括社群互動、新媒體營銷等。若對此類技術不了解，則會直接影響文秘工作效率。在國企中，部分文秘習慣采用相對傳統的工作流程，技術應用不到位，不利于企業的發展與管理變革。第四，工作制度不明確。造成企業文秘工作者工作效率問題的原因還包括內部制度原因。目前，國企秘書主要按照職位進行分工，由于崗位差異，其工作內容也存在一定差異。如行政管理類文秘需要走訪調查員工思想和利益訴求；機要秘書需要負責文件、公文的收發、傳閱、保管、歸檔等；公關秘書負責與媒體形成良好關系，完成企業宣傳等。綜合來看，不同崗位的秘書從事的業務內容也存在一定差異，若企業內工作機制不明確，會使文秘工作者不明晰工作目標，直接影響其工作效率[4]。

三、如何提升國企文秘工作者的工作效率

（一）提高崗位認知，轉變工作思維

針對秘書工作缺乏深度、存在隨意性的問題，應開展思維觀念的培訓教育，明確崗位職責，使其了解文秘工作對于企業內部溝通與發展的價值，從而樹立超前意識和大局觀，在確保做好日常工作的基礎上深度挖掘崗位工作內涵。在教育方面應注重實踐性，而非單一化的課本式教育，可在同崗位中采用“1+1”模式，實現老帶新，真正從實踐的角度出發，以企業利益為基礎，促進內部文秘人員的工作質效。從大局觀角度來看，需要引導文秘工作者真正了解企業業務、企業文化、企業發展歷史以及企業的未來建設目標，并將自身的職業規劃與企業發展緊密結合，實現雙方的共同成長，使文秘工作者獲得成就感，在此基礎上積極為企業效力，為領導出謀劃策，形成良性發展。

除了對自身工作的認知外，還應提升文秘人員對信息的高敏感度以及大局觀。隨著科技的不斷進步，國企的目標也在互聯網技術的加持下得到發展，企業內部的活力也得到了提升。目前，大部分企業都在積極探索互聯網與實體之間的關聯性，并重點關注企業發展狀況，依托大數據、互聯網等技術分析市場變革，獲取相關信息。企業文秘人員想要進一步提升工作深度，需要具備一定的理論知識基礎和信息化建設基礎，能夠明了當前市場現狀和企業在市場中所面臨的困境，從而更好地了解領導層的困惑，積極對接基層實現理念落實，提升工作效率，促進內部發展[5]。

（二）加強職業培訓，提升學習能力

1.加緊落實基礎性能力培訓

在新形勢背景下，對企業文秘工作者的要求也越來越高。要保證國企辦公室工作的落實能夠適應當下環境，注重綜合能力的提升。企業應當不斷總結當下內部管理需求，對辦公室進行全方位的能力培訓，及時更新其技能，保證滿足時代發展要求。這就需要與人力資源管理部門相互配合，提高基礎性技能。詳細可以從三方面入手：第一，溝通技能。一方面，應保證與領導之間的溝通，及時了解領導所思所想，并立足于企業發展形勢提供具有創新性、實效性的想法，擺正自身位置，做好助力參謀角色；另一方面，應保證與同事及相關部門之間的溝通，做到尊重、關懷、換位思考，及時觀察和落實領導的命令，完成監督、推進工作。第二，全局性思維。國有企業內部員工是一支團結、立場堅定的隊伍，無論是管理層還是基層，均需要堅定政治立場，以企業高質量發展為總目標。文秘作為內部層級之間交流的關鍵渠道，需要具備全局性思維，既要保證做好基礎性服務工作，又要從企業發展的角度出發，為領導出謀劃策。第三，靈活處理思維。一方面，國企業務經營中一旦出現問題，領導需要立即進行相關組織活動。而在工作中經常會出現一些緊急情況，文秘作為直接服務于領導的群體，就需要具有靈活的思維；另一方面，若內部員工在工作過程中出現問題，需要向上級領導匯報，必然會經由文秘之手。這就需要文秘具備靈活的分析能力，第一時間抓住問題重點，并有針對性地向上匯報，提高解決問題的效率。

2.提高鑒別能力

在新形勢下，為了提升文秘的工作效率，除了基本能力外，還應提升文秘的信息甄別能力，使其掌握相關法律知識。互聯網雖然能夠提升信息收集匯總的便捷性，但也會夾雜一部分虛假資料。一旦被這些虛假資料影響思維，則會導致決策失誤，降低工作效率?；诖耍瑖筢槍ξ拿氐募寄芘囵B還應包括網絡信息安全思維與信息處理能力。首先，對內應做到信息精確檢驗，避免不良信息影響思維。其次，需要根據企業業務類型和文秘崗位工作要求學習相關法律知識，確保文件撰寫、政策落實的規范性。

3.提高寫作能力

在新時代背景下，國企對于新媒體的應用頻率逐漸提高，能夠有效提升業務拓展率。這對于文秘工作者書寫文書的能力提出了更高的要求。在材料編撰中應保證信息通俗易懂，并突出內容的重點，能夠將當前的國家路線、方針政策等內容以文字的形式表現出來。對于寫作方面，應保證以最簡短的話語闡述內容，利用最新穎的文字總結當前企業業務運營、管理等內容的歸類，為企業后續的發展戰略提供有力參考。

（三）培育信息素養和技能

信息技術的應用能對文秘工作者的工作效率帶來明顯幫助。針對當前信息素養不足、技能掌握不佳的文秘工作者，應當加緊培訓，使其快速適應現代化辦公環境，清楚意識到辦公自動化的作用，實現主動接納與學習。文秘人員需要精通電腦、復印機、傳真機等辦公設備，并了解Word、Excel、Power point 等插件的功能。同時，還需聚焦信息收集、歸納與處理技術。在互聯網背景下，信息檢索量大幅提高，文秘工作者需要具備專業的統計分析能力，完成對重點數據的采納，及時了解市場行情，依照企業業務落實情況和戰略目標完成資料篩選與收集，并熟練應用信息共享、遠程會議平臺等軟件，學習新的處理技術。此外，在信息保存時可使用數據庫技術、元數據技術實現對信息的集中或分布式管控，為領導層提供更加科學的參考信息。

（四）完善制度強化管理

制度的完善性能夠讓文秘工作者更加明確工作目標，形成一定激勵作用，使其不斷進步?；诖?，為提升文秘工作效率，企業可從以下幾方面進行創新：

第一，對現有人才招聘制度進行優化，同時建立退出機制。目前，對于文秘崗位的招聘應當立足于新形勢，分析當下國企文秘工資任務和國企對文秘能力的需求，不僅限于關注人才的學歷，還應注重人才的溝通能力、表達能力、工作經驗等。為保證國企文秘隊伍始終秉持終身學習理念，提升其對工作環境和工作需求的適應力，還應設置退出機制。針對考核經常處于末端的人員，可予以不同程度的懲罰，比如扣績效、降級或開除，以提升其工作積極性，促進文秘工作者主動學習，不斷提升自身工作質效。

第二，健全考核機制。根據不同崗位秘書制定詳細的崗位工作內容，并根據考核設置多個等級，不同等級從上至下予以遞減式的物質獎勵，設置合理的晉升規則。企業人力資源管理部分需要根據文秘的工作進步程度進行考察，避免其出現重大失誤。堅決保證執行能力，提升辦公室工作效率，有助于企業內部整體運作的靈活性。

第三，根據文秘自身發展需求和現狀，為其提供有針對性的培訓與進修，使其不斷拓展知識面，更加堅定立場，在落實辦公室工作中找到自身價值，發揮價值，形成歸屬感，提高工作積極性[6]。

四、結語

文秘崗位是國有企業辦公室中的關鍵崗位，作為領導層與基層之間溝通的橋梁，以及日常管理和后勤管理的關鍵力量，其工作效率對內部穩定性和良性發展起到重要作用。在新形勢下，國企文秘的工作任務發生了一定變化，辦公室崗位對文秘工作者的能力需求也與傳統需求存在一定差異。針對當前文秘工作效率低的問題，主要可以從工作內容、認知學習能力、信息處理及網絡安全素養、工作制度這幾方面找到原因。為保證文秘工作者在實際工作中發揮其能力，需要從基礎性能力、時代性要求等角度不斷加強教育培訓，完善相關機制建設，使其持續精進能力，提升素養，更好地落實相關工作。