加快高校干部人事檔案目標管理進程的思考探尋

王艷婕,劉羽欣

(1.吉林化工學院 人事處,吉林 吉林 132022;2.吉化第一實驗小學 科學組,吉林 吉林 132022)

在高校干部人事檔案管理工作中,實現目標管理有利于提高相關工作的制度化、規范化水平。因此,我們需要認識到高校干部人事檔案中存在的問題,制定科學合理的工作策略,妥善地解決這些問題,加快高校干部人事檔案目標管理進程。

一、充分認識干部人事檔案工作目標管理的重要性

所謂干部人事檔案,主要產生于國家機關或企事業單位的人事干部管理活動之中,是一種連續記錄個人信息的文件材料,其中不僅包括個人的經歷及成長過程,還涵蓋了政治思想、品德作風,同時還涉及了業務能力和工作成績等信息,可以以此對干部進行全方位的考察,并且還可以作為依據來進行干部的選拔任用,是黨的干部工作中非常重要的一項內容,為選拔優秀的干部人才奠定了堅實的基礎[1]。首先,從歷史角度來看,對于國家檔案而言,干部人事檔案是其中非常關鍵的組成部分,在黨和國家歷史資料中占據核心地位;其次,站在現實角度來分析,在組織干部人事工作中,干部人事檔案工作是一項很重要的內容,為干部人事管理工作奠定了基礎;最后,圍繞組織和個人關系來看,干部人事檔案是“干部之家”的一種關鍵的體現形式,因此,深入了解并掌握干部人事檔案工作的現實作用,高度重視干部人事檔案目標管理工作,不僅符合我國黨的干部路線與方針,同時還為選拔并善用優秀人才提供有利的條件,為推動貫徹落實黨管干部原則發揮出重要的作用[2]。

二、認真對待高校干部人事檔案中存在的問題

現階段,我國部分高校的干部人事檔案目標管理工作中出現了一定的問題,具體表現在以下幾點:

(一) 檔案內容問題

首先,檔案內容是落后的,沒有記錄下近期的相關信息資料;其次,當干部工作出現調動時,沒有及時對相關的檔案材料進行歸檔和轉遞,結果導致檔案材料出現缺漏,真實性大幅度下降;再次,在一些檔案材料中,干部個人的出生時間、參加工作時間及入黨時間的記錄出現差異,尤其是針對大齡同志來說,其工齡較長,這種時間記錄錯誤的問題更為明顯;最后,記錄的學歷層次持續升高,沒有明確區分全日制教育和成人教育,甚至混淆不清,部分干部不具備相關的學籍檔案資料,更有甚者,某些干部的學歷記錄的竟然是參加專業證書培訓班的培訓[3]。

(二) 檔案審查問題

首先,組織審查缺乏相應的手續,存在漏簽章的問題;其次,在人才流動方面發生了兩個問題:第一,一些干部人員將之前的人事檔案棄之不要,在加入新單位之后需要重新建立檔案材料[4]。在這種情況下,因為沒有檔案原件中涉及的相關的登記表或審批表等材料,需要填補復印件,具體包含了學歷證書及職稱證明等,結果導致個人檔案中出現了不屬于歸檔范疇的資料,而我國國家檔案局與中組部早就對此作出了規定,要求不得使用復印件代替原件進行存檔,因此出現了檔案材料不符合國家規定的問題;第二,部分企事業單位為了引進更多的優質人員,采取了不需要提供人事檔案的方法予以處理,結果造成流出人員的檔案被封死沉埋,處理難度非常大;最后,沒有科學地取舍檔案材料,同時還存在分類錯誤的問題,沒有依照規定的順序進行編排,部分不屬于歸檔范疇的材料也被添加進干部檔案之中,導致檔案內容混雜不清,致使檔案的利用價值明顯減少。

三、加快目標管理進程,做好高校干部檔案工作

(一) 保證材料收集的全面性

對相關的信息材料進行全面合理的收集整理,是高校干部人事檔案工作的基礎性內容,同時也為干部人事檔案工作提供了不可或缺的前提條件,具備很強的復雜性[5]。由于客觀事物是處于不斷地發展變化中的,因此與干部相關的檔案材料也是動態調整的,需要及時進行材料的補充,只有這樣才能夠保證干部人事檔案的完整性,因此在工作人員在收集材料時,不僅要結合使用重點收集和普遍收集的方法,還需要對集中收集及經常收集兩種方法進行有機融合,不僅如此,還應該積極開展定時、定向、定內容收集,并做好補充收集工作,從而促進材料收集效果的大幅度提升[6]。首先,全面完整地收集普遍材料,主要分為四個類別,即鑒定類、考核類、黨團類以及任免類材料,其中不僅涉及了干部履歷表和民主評議黨員考核表,還包括了年度考核表和調資晉級表等材料,采取各種有效的措施催索信息資料,避免出現缺漏的問題;其次,全面收集階段性材料,主要包含黨代會與職代會的材料,并且涵蓋了年終表彰、工改等方面的資料,若是在同一單位中形成的上述材料,需要及時聯系該單位,以此確保材料收集的及時性和完整性;再次,科學地收集特殊性材料,涉及了表彰獎勵材料、違紀處分及干部審查等材料,針對這部分材料,一些單位及當事人會進行忽略,所以必須要求相關部門和個人及時與有關單位進行溝通,將材料收集完整[7]。

(二) 提高鑒別整理的細致性

為了推動干部人事檔案內容與中組部檔案工作條例更為相符,工作人員不僅應該高質量完成基礎整理工作,還需要切實落實一次核對、二次檢查制度,一旦察覺檔案材料出現問題,必須立即進行糾正返工,務必要進行細致的鑒別,同時確保精準分類、按序編排、目錄清晰明確,并且在進行裝訂時要求整潔美觀,層層把好質量關,從而在很大程度上提升高校干部人事檔案目標管理的質量。

(三) 強調檔案管理的嚴格性

構建完善的檔案管理規章制度可以確保人事檔案工作的質量,為該項工作的順利進行提供必備的前提條件,與此同時,建立健全檔案管理規章制度也滿足了干部人事檔案目標管理工作的要求,不僅明確規定了相關工作人員的職責,并且針對材料的收集、檢查核對及鑒別歸檔進行了詳細的說明,同時還規定了檔案的保管保密、查閱等工作的細則,促進規章制度更加地全面與完善[8]。對于干部檔案管理人員而言,應該嚴格根據工作標準進行操作,遵循相關紀律,做到無查閱干部介紹信禁止查閱、禁止非正式黨員查閱檔案、禁止干部個人查閱自身的檔案,同時要求在未獲得批準的情況下,禁止查閱檔案、涉及親屬禁止查閱。除此之外,檔案管理者還需要做到“四不借出”及“三不轉遞”。“四不借出”主要是指在以下四種情況下,不準借出檔案,包括部門負責人沒有批準、非特殊需要、缺乏相關手續、牽涉親屬等。“三不轉遞”包括個人帶檔不轉遞、沒有調函不轉遞以及接收單位不明不轉遞。此外,檔案管理規章制度還規定嚴格管控轉進轉出的檔案,登記手續要完整[9]。

(四) 培養工作人員的專業性

對于干部人事檔案管理人員而言,必須熟知與工作相關的規章標準,認真做好檔案管理工作。首先,高校的黨組織和人事部門應該積極構筑完善的干部檔案管理人才團隊,善用政治思想覺悟高、作風清廉,同時具備強大的責任感的黨員來管理干部人事檔案,并且要求管理者的學歷至少是大專學歷[10]。與此同時,高校的組織、人事部門還應當采取有效措施全面激發管理人員的創造性;其次,干部人事檔案管理者必須全面掌握我國共產黨的各項重要思想和理論,促進自身的政治思想水平的大幅度提高,認真遵守工作原則,對檔案管理工作進行積極創新,不斷檔案管理專業知識,同時還要注意提高自身的計算機應用技能,推動實現干部人事檔案目標管理工作質量的顯著增強。

四、結束語

提高干部人事檔案工作的水平與質量,推動目標管理進程的長遠發展,需要相關部門及人員的共同努力,將每項規定與工作落實到細節之處。工作人員應該以目標管理為立足點出發,不斷強化領導力,注重管理工作的科學性和規范性,保證檔案內容的全面性和及時性,同時做到材料精煉,從而促進高校干部人事檔案目標管理的可持續發展。