民辦高校行政管理智能化研究

李 璐

（武漢城市學院 湖北 武漢 430083）

信息是反映客觀情況的基礎，信息的準確性和可靠性是民辦高校行政管理部門作出正確決策的前提。對于民辦高校行政管理部門而言，獲取信息的方式和利用信息的能力等，都顯得越發(fā)重要。隨著科技的發(fā)展，民辦高校行政管理智能化建設已成為必然趨勢。民辦高校行政管理均以信息管理為基礎，準確地獲取信息，迅速地傳遞信息，高效地處理信息，快捷地利用信息是民辦高校行政管理智能化的一個重要標志。智能化辦公將成為未來辦公空間設計的主導思想[1]。高校行政管理智能化有利于推進高校行政管理規(guī)范化與信息化，提升管理水平和工作效率，推動高校發(fā)展和辦學影響力提升[2]。

1 核心概念的解讀

1.1 人工智能

人工智能（AI）多用來指對思考和感知這樣的通用信息處理功能的研究，或是機器智能科學（MI）[3]。步入21 世紀，電腦的作用越發(fā)凸顯，功能強大的電腦幾乎能像人腦一樣學習、推斷、處理事情，這種電腦就是常說的人工智能電腦。何為人工智能？從《韋氏詞典》（Merriam-Webster-Dictionary）可查，人工智能是指計算機科學的一個分支，處理計算機中智能行為的模擬，機器模仿人類的智能行為。從這個定義來看，人工智能可進入數(shù)據(jù)與數(shù)量解析的世界，特別是當它模仿人類行為的時候。至此可提出問題：人工智能能否在民辦高校行政管理中做出一個類似人類智能的數(shù)據(jù)知情決策？由此，民辦高校行政管理智能化研究愈演愈烈。如今，圖像識別、語言翻譯、聲音識別等常規(guī)任務都已實現(xiàn)了自動化，人工智能已經(jīng)悄無聲息地融入我們生活的方方面面，不論我們是否知道它、喜歡它或是認可它，我們都需要認識到人工智能的力量，并利用它在數(shù)據(jù)與數(shù)量解析領域的強大能力。因此，如果能在民辦高校行政管理中通過人工智能的數(shù)據(jù)與數(shù)量解析能力做出更明智的決策，提升辦公效率，那么民辦高校行政管理的智能化推進便亟待提上日程。

1.2 行政管理體制

行政管理體制是一種由行政管理機構、制度、工作和人員等部分有機組合而成的行政管理體系，這種體制具有一定的先導性、可變性和全局性，它對于國家和社會的發(fā)展具有重要作用[4]。智能行政是行政管理整個系統(tǒng)的智能化，應當包括行政管理體制、流程、方式、人員的動態(tài)和開放式的智能化。基于行政管理智能化研究的發(fā)展趨勢，研究者們不得不將移動互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、人工智能和5G網(wǎng)絡等多種現(xiàn)代技術手段應用于民辦高校行政服務中，打造民辦高校行政管理智能化服務大廳，為教師培養(yǎng)、學生培育和行政管理等綜合服務體系的高效率、多渠道而服務，這也為民辦高校的行政服務帶來了全新的服務體驗，同時，提高了民辦高校行政管理對智能化服務的滿意度[5]。民辦高校行政服務的智能化為其管理體制、流程、方式和人員的動態(tài)提供了一站式服務，其整體結構主要包括辦公云計算基本框架、行政管理智能化服務平臺、行政部門用戶和安全管理體系等。

2 民辦高校行政管理平臺的現(xiàn)狀

2.1 民辦高校行政管理的“痛點”

傳統(tǒng)的行政管理模式是以各種規(guī)章制度對管理對象進行監(jiān)管，該模式體現(xiàn)了管理的強制性[6]。行政管理的智能化是高校教師教育工作和學生學習有序進行的高效保證，是學校教學、科學研究和校園服務等工作堅強后盾。探索民辦高校行政管理工作的智能化有利于提升教師教育質(zhì)量、促進學生的全面發(fā)展。

人力依賴嚴重。民辦高校行政管理部門難度大、責任重，隨著民辦高校管理體制的不斷推進，行政管理人員漸漸不能滿足這些及時性、實時性強的服務工作，也不能滿足新時代的管理水平和服務質(zhì)量，在人員管理方面也很難跟蹤管理進度和實時監(jiān)控的服務質(zhì)量，這種人力依賴亟待轉型升級。

行政化、官僚化問題嚴重。一直以來，民辦高校的管理機構基本上是在公辦高校行政管理體制模式的模板下復制的，加之民辦高校的行政管理存在嚴重的行政化和官僚化，導致行政管理工作的效率降低。諸如行政管理的機構重疊比比皆是，權力和責任體系極不平衡，人事設置上也是人事分離跡象明顯，這些問題皆是由行政化、官僚化衍生出來的。

2.2 民辦高校智能辦公的引入

高校行政管理的智能化是民辦高校自我發(fā)展的內(nèi)在需求，管理效能是高校綜合能力的體現(xiàn)，民辦高校行政管理的智能化要適應人工智能的挑戰(zhàn)，就不能一味地照搬以往的官僚科層制管理方法，為了適應新時代的發(fā)展，可見民辦高校行政管理的效能是核心，而這種效能的提升需要行政管理理念的完善，人工智能科技手段的運用以及辦公方式方法的改進。為此，民辦高校行政管理的智能化在高校教育改革中的位置和意義變得愈發(fā)重要。把互聯(lián)網(wǎng)引入高校行政管理之中，能發(fā)揮出網(wǎng)絡優(yōu)勢，提高管理效能[7]。

智能化是一個復雜的系統(tǒng)工程。智能行政是行政管理整個系統(tǒng)的智能化，應當包括行政管理體制、流程、方式、人員的動態(tài)和開放式的智能化，以及行政文化、特別是行政倫理、行政觀念、行政制度與行政智能化的有機融合。要提升民辦高校行政管理的效能，采取智能化管理是必然的發(fā)展趨勢。進行智能化管理，可以使許多具有程序化、規(guī)范化的日常性事務和技術性要求較強的事務標準化，更快捷、更有效地進行信息的組織，對資料和數(shù)據(jù)進行分類、統(tǒng)計等。并可以借助計算機進行分析處理，使管理者能夠比過去更快更好地對復雜問題作出正確的決策。

3 民辦高校行政管理平臺的建設與探索

3.1 民辦高校行政管理平臺智能化需求分析

虛擬化、智能化的民辦高校行政管理理念引人入勝。虛擬化的民辦高校行政管理就是指民辦高校行政人員不僅僅是依賴工業(yè)時代的辦公條件，而更多的是因時因地巧妙結合智能化辦公開展行政業(yè)務。這與傳統(tǒng)的民辦高校行政管理工作行為相比，5G 網(wǎng)絡時代使得民辦高校行政管理工作行為的范圍幾乎無限擴大，智能化辦公條件將人的交往空間擴展到整個地球網(wǎng)絡的群體之間。行政管理體制、流程、方式、人員的動態(tài)在形態(tài)上發(fā)生了革命性的變化，無時空限制的虛擬化辦公打破了傳統(tǒng)行政辦公界限的限制。在行政智能化管理平臺基礎上的民辦高校里，辦公人員可以直接進行管理體制、流程、方式和人員操作。“虛擬行政”或是“電子行政”是對傳統(tǒng)民辦高校行政管理智能化辦公的一大革命與創(chuàng)新，是一個嶄新的行政管理模式。

傳統(tǒng)的民辦高校行政管理的弊端之一是管理工作的時滯性。新時代的民辦高校行政管理工作主要依靠知識、技能和現(xiàn)代化管理手段，可見知識和智能化成了民辦高校行政管理的核心。民辦高校行政管理的智能化是與傳統(tǒng)的人事管理思想向現(xiàn)代人力資源管理工作轉變緊密相連的，民辦高校行政管理智能化將使更多的體力勞動者變?yōu)橹橇趧诱摺?/p>

3.2 民辦高校行政管理平臺智能工作流研究

走進新時代，隨著互聯(lián)網(wǎng)科學技術的不斷進步，高校行政管理開始逐步朝著自動化、智能化的方向快速發(fā)展。隨之，民辦高校行政管理平臺智能工作流相關技術的研究也越來越受重視，工作流不但能夠自動化地處理民辦高校行政管理相關的活動和任務，還能夠減少人機交互處理過程中帶來的潛在錯誤，而且能夠精確化管理體制、流程、方式和人員操作等每一個處理步驟，極大提高行政管理辦公的效率。近年來，在大數(shù)據(jù)、5G 通訊和人工智能的背景下，民辦高校行政管理平臺智能工作流中的行政業(yè)務流程逐漸變得復雜起來，所面臨的權限、數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡安全環(huán)境也日趨復雜，由民辦高校行政管理平臺智能化需求分析引起的行政辦公業(yè)務過程重新建模或由維護升級引起的過程模式變更和改進也變得日趨頻繁。在這種動態(tài)多變的復雜網(wǎng)絡安全環(huán)境之下，民辦高校行政管理系統(tǒng)如何快速識別出辦公任務，然后快速高效并有針對性地處理民辦高校行政管理平臺智能工作流問題，也已成為目前智能工作流研究的關鍵問題。在民辦高校行政管理工作過程中會遇到很多復雜多變情況，導致管理體制、流程、方式和人員操作無法做到自適應，這將會大大影響工作流的辦公效率。因此，需要通過智能工作流的技術，實現(xiàn)動態(tài)地調(diào)整管理平臺里的任務設定，以及行政管理業(yè)務流程的自動變更和自動升級，在智能工作流的指導下實現(xiàn)行政管理自適應辦公模式。

3.3 民辦高校行政管理平臺文件自動分發(fā)研究

自動化對民辦高校行政管理平臺文件自動分發(fā)研究是至關重要的，它有助于民辦高校行政管理體制、流程、方式和人員動態(tài)管理的實時協(xié)作、評估采集，以及提供增強的信息采集與辦公資源利用工具。可見，自動化辦公平臺能夠不斷提升整個平臺文件自動分發(fā)系統(tǒng)的運轉有效性。民辦高校行政管理平臺文件自動分發(fā)研究可以整合平臺文件的任務派給、采集、處理和分發(fā)。行政管理文件的自動分發(fā)作為民辦高校行政管理平臺智能化辦公系統(tǒng)的一個組成部分，其重要功能是行政管理的任務分配、數(shù)據(jù)處理和利用，這些功能涵蓋了接收和處理選定的行政管理數(shù)據(jù)，控制選定的辦公文件系統(tǒng)以及提供各種影響文件自動化分發(fā)數(shù)據(jù)的客觀條件。

4 結語

當前國家對民辦高校進行了管理體制的改革，這給民辦高校帶來了很好的發(fā)展機遇。民辦高校要很好地發(fā)展就必須適應當前智能化管理的趨勢，因此，采取智能化輔助行政管理勢在必行。面對充滿挑戰(zhàn)與機遇的新時代，民辦高校在調(diào)整和制定新的行政管理模式以順應時勢，以期在21 世紀搶占智能化辦公的制高點，這種全面網(wǎng)絡化、信息化和智能化是民辦高校行政管理的一個重要目標。