基于Excel VBA的年終績效核算系統(tǒng)開發(fā)

楊妙玲

摘要：年終績效核算是單位進(jìn)行階段性總結(jié)的重要手段，是年終分配的重要依據(jù)，是制定未來工作規(guī)劃的重要參考。不同體量的單位在年終績效核算的數(shù)據(jù)量、數(shù)據(jù)類別、參與人數(shù)等方面有較大差異，對核算工具也提出了不同的要求。以高校二級學(xué)院為例，分析了學(xué)院績效核算的特點，對比了不同核算工具，討論了基于Excel VBA開發(fā)的系統(tǒng)在小體量單位年終核算工作中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：Excel VBA；績效核算；高校績效

一、前言

近些年來，隨著國民經(jīng)濟的不斷增長，國家對高等教育的投入也隨之增加。如何配置有限的資源使其發(fā)揮最大的社會效益，成為相關(guān)主管部門亟須解決的問題。深化高校科技評價改革，對于大力提升高校創(chuàng)新能力、推動高等教育綜合改革、實現(xiàn)創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展具有十分重要的意義[1]。學(xué)院作為高校的有機組成部分，對其績效進(jìn)行客觀評價是十分必要的。

年終績效是對個人和單位一年工作量的核算，可以直觀地反映出每個人工作的體量和差異，有助于單位和個人對過去一年的工作進(jìn)行階段性分析評估，從而對將來的工作制定合理的規(guī)劃。每個單位基于性質(zhì)、規(guī)模和體量等各方面的差異，對于核算工具的選擇各有不同[2]。

二、高校二級學(xué)院年終績效核算的特點

（一）單位規(guī)模較小

相較于人員以千或萬計的大型單位，高校二級學(xué)院的體量相對較小，一般為幾十到一百多人。這樣的體量若使用Oracle或SQL等大型數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)處理未免有點“殺雞用牛刀”的意味。然而，相較于人數(shù)少，可以逐個進(jìn)行核算的微型企業(yè)，學(xué)院的績效核算仍然具備了一定工作量，且具有自己的特點，使用小型核算系統(tǒng)可以提高工作效率，同時降低出錯率[3]。

（二）核算名目多樣

學(xué)院績效的核算名目多樣，主要包括人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會服務(wù)和獲獎四個門類。前三個門類對應(yīng)高校的三大職能，其中人才培養(yǎng)主要是指課堂授課、課程建設(shè)等；科學(xué)研究包括項目、經(jīng)費、論文、專著、知識產(chǎn)權(quán)等；社會服務(wù)包括舉辦學(xué)術(shù)報告、提交咨詢報告、知識成果轉(zhuǎn)化等。獲獎屬于對標(biāo)志性成果的一種獎勵性績效，包括科研成果獲獎、教學(xué)成果獲獎、指導(dǎo)學(xué)生競賽獲獎等。每個門類基于其成果的類別和級別的不同，會細(xì)分不同的條目，對應(yīng)不同的績點。

（三）核算落點統(tǒng)一化

2015年5月，財政部發(fā)布的《中央部門預(yù)算績效目標(biāo)管理辦法》指出：“績效目標(biāo)要能清晰反映預(yù)算資金的預(yù)期產(chǎn)出和效果，并以相應(yīng)的績效指標(biāo)予以細(xì)化、量化描述。”由此可見，為達(dá)成“績效目標(biāo)要能清晰反映”必須“予以細(xì)化、量化描述”，但將高校績效目標(biāo)指標(biāo)“予以細(xì)化、量化描述”是比較困難的。而不能量化就不能比較，不能比較就無法績效管理[4]。

學(xué)院績效的核算名目多樣，不是單一的工作量或工作時間可以統(tǒng)一概括的，難以進(jìn)行直接的比較與核算。年終績效核算的主要作用就是基于一定的規(guī)則，對于各類成果和工作，根據(jù)其投入的時間、成果的類別和級別等性質(zhì)給出對應(yīng)的績點，構(gòu)建統(tǒng)一的量化評價體系。這樣就可以對不同性質(zhì)的工作采用統(tǒng)一的量化單位，使同一個人不同類別的工作量可以進(jìn)行統(tǒng)一匯總，使不同人員的工作量可以進(jìn)行比較和排序。

（四）數(shù)據(jù)收集層級化

教師是績效產(chǎn)生的主體，是教學(xué)、科研和社會服務(wù)績效的創(chuàng)造者，相應(yīng)的學(xué)院設(shè)立不同的辦公室為教學(xué)科研各項工作提供配套服務(wù)，學(xué)校設(shè)置不同部門對各項工作進(jìn)行統(tǒng)一管理。因而高校工作呈現(xiàn)的是學(xué)校主管部門、學(xué)院主管部門和教師的三級結(jié)構(gòu)。其績效數(shù)據(jù)的來源也呈現(xiàn)層級化的特點。其中，學(xué)院主管部門起著承上啟下的作用，一方面接收來自校級主管部門統(tǒng)一核算的數(shù)據(jù)，并將其分配到各個教師；另一方面接收教師的個人數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)補充和修改，某一項成果的績效分配等。作為核算中心，學(xué)院各主管部門不僅要對各項績效數(shù)據(jù)進(jìn)行全面收集，同時要進(jìn)行核定、分級、分配、統(tǒng)計等各項工作。

三、核算工具的比較

根據(jù)學(xué)院績效數(shù)據(jù)的特點，年終績效核算工作門類多，數(shù)據(jù)來源不單一，需要頻繁地對單條數(shù)據(jù)進(jìn)行修改核定或增加新的數(shù)據(jù)。目前可選擇的核算工具主要包括三類，即通用核算軟件、定制核算軟件和人工核算。

（一）通用核算軟件

市面上提供了許多通用的免費績效軟件，但大部分都是面向普通企業(yè)的日常工作，統(tǒng)計類別和維度都較為單一，且需要員工進(jìn)行日常上報，這與學(xué)院統(tǒng)計數(shù)據(jù)來源與統(tǒng)計數(shù)據(jù)的方式都不適配。

（二）定制核算軟件

定制核算軟件是找專業(yè)的軟件公司，根據(jù)單位的需要進(jìn)行軟件量身定制。其優(yōu)點是可以根據(jù)單位的需要設(shè)定門類和計算方式，易于實現(xiàn)快速計算和存儲。但也存在不可忽視的缺點。第一，成本較高；第二，系統(tǒng)一旦完成，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)固定，難以實現(xiàn)靈活的調(diào)整；第三，對單條數(shù)據(jù)進(jìn)行頻繁的修改和拆解，操作起來較為繁瑣；第四，其呈現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式大多為單表單，難以實現(xiàn)多表單數(shù)據(jù)之間的快速切換。

（三）利用Excel進(jìn)行人工核算

利用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)處理是大部分小型單位的選擇，其優(yōu)點顯而易見。首先，Excel作為日常辦公軟件無需投入額外成本；其次，一個Excel可以同時存儲多個表單，實現(xiàn)多個表單的儲存、展示和快速切換，在瀏覽數(shù)據(jù)時不需要進(jìn)行額外的操作。但是利用Excel進(jìn)行人工核算工作效率較低，且容易出錯。

四、采用基于Excel VBA的核算系統(tǒng)的優(yōu)勢

VBA全稱Visual Basic for Applicaiton，是基于Visual Basic for windows發(fā)展而來的，提供了面向?qū)ο蟮某绦蚍椒ê屯暾某绦蛟O(shè)計語言，易于學(xué)習(xí)掌握，用戶可以非常容易地將日常工作轉(zhuǎn)化為VBA代碼，實現(xiàn)工作自動化[5]。采用基于Excel VBA開發(fā)的核算系統(tǒng)相當(dāng)于基于Excel進(jìn)行軟件定制，充分利用了Excel強大的功能，且與單位的需要更為適配，使用也更為靈活。

（一）開發(fā)成本低

Excel軟件作為一種強大的數(shù)據(jù)處理軟件，幾乎是每個單位的必備軟件，電腦上均有安裝。Excel提供了VBA開發(fā)的集成環(huán)境，無需購買安裝其他的編程軟件，對操作系統(tǒng)性能也沒有更高的要求，無需投入任何額外的成本，人人均可基于Excel VBA進(jìn)行二次開發(fā)。

此外，Excel VBA與曾風(fēng)靡全球的Visual Basic語言語法一致，簡單易學(xué)，上手快，開發(fā)周期短，無需專業(yè)的程序員，掌握一定編程基礎(chǔ)的辦公人員也可輕易上手。并且辦公人員同時作為系統(tǒng)的開發(fā)和使用人員，可以更深刻地理解用戶需求，從而實現(xiàn)用戶需求與功能實現(xiàn)的高度統(tǒng)一。

（二）使用更為方便

基于Excel VBA的二次開發(fā)，本質(zhì)上是將對于Excel的大量人工操作進(jìn)行自動化，其信息處理速度快、準(zhǔn)確性高，對于常態(tài)類、重復(fù)性、數(shù)據(jù)量較多的工作，可以大大提高工作效率。基于VBA二次開發(fā)的系統(tǒng)，應(yīng)用往往非常簡單，通常展示為一個命令按鈕，被一個Excel文件隨身攜帶，無需另外安裝，大量自動操作的命令集成在該按鈕的點擊命令中，用戶只需點擊按鈕即可實現(xiàn)一系列的自動化操作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)功能一體化。同時，Excel作為Office辦公軟件家族中的一員，其表格可以直接粘貼到Word或Powerpoint等常用軟件中，也可與騰訊文檔等在線數(shù)據(jù)收集工具實現(xiàn)直接對接，為日常工作帶來巨大便利。

（三）系統(tǒng)靈活易于修改和升級

大多數(shù)的定制系統(tǒng)主要包括系統(tǒng)界面與數(shù)據(jù)庫兩部分，一個主外面向客戶，一個主內(nèi)面向數(shù)據(jù)，客戶通過系統(tǒng)界面與數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)交互，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸入、調(diào)用、修改和展示。其數(shù)據(jù)庫的每個表單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)是固定的，哪怕輕微的調(diào)整都需要更改底層代碼。而基于Excel VBA的二次開發(fā)，Excel同時作為數(shù)據(jù)庫和展示，所見即所得，而集成的功能往往只對某一列特定的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，只要保證不修改關(guān)鍵的數(shù)據(jù)列，可以對表格的其他數(shù)據(jù)列進(jìn)行隨意增加、刪除和修改，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)更為靈活。同時若有新的功能需要實現(xiàn)，只需要增加一個按鈕，將需要的命令輸入即可，不用擔(dān)心改變系統(tǒng)的整體邏輯。

（四）數(shù)據(jù)呈現(xiàn)更為直觀

基于Excel VBA的系統(tǒng)完整地保留了Excel輕便靈活的特點，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)和使用更為直觀靈活。首先，對于同一個表單的數(shù)據(jù)，可以隨意添加或刪除非關(guān)鍵數(shù)據(jù)列，可以直接添加或刪除數(shù)據(jù)行，可以隱藏不需要顯示的數(shù)據(jù)列，保留了Excel的全部功能，又不會對系統(tǒng)的使用造成影響。其次，無需查詢切換等額外操作，就可以通過點擊輕松實現(xiàn)多個數(shù)據(jù)表單間的切換。

五、系統(tǒng)實現(xiàn)邏輯

（一）績效核算系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

制度的擬定是工作的基石，首先學(xué)院必須出臺相應(yīng)的制度，規(guī)定所有用于計算年終績效的數(shù)據(jù)類別，每一個類別的層級、量級所對應(yīng)的績點，將不同評價體系的成果和工作量進(jìn)行歸一化處理。這是績效核算工作的基礎(chǔ)和起點。首先，列出所有需要用于計算的表單，確定每一個表單的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)。學(xué)院績效核算主要包括人才培養(yǎng)、科研成果、社會服務(wù)以及獎勵四類，每一類又分別有相應(yīng)的子類，每個子類基于性質(zhì)的不同制定不同的規(guī)則，最終實現(xiàn)將具體的每一條數(shù)據(jù)對應(yīng)一個可以用于計算的績點，再進(jìn)行匯總計算。匯總表單設(shè)計如表1所示。

其中，每一個具體的門類都對應(yīng)一個表單，用于展示數(shù)據(jù)明細(xì)，每一個門類表單的序號與匯總表的列一一對應(yīng)，方便程序開發(fā)與數(shù)據(jù)查找。

每一個具體的表單前四列設(shè)定為關(guān)鍵信息數(shù)據(jù)列，展示個人信息和對應(yīng)績點，用于最終的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，不可隨意移動或刪除，其余數(shù)據(jù)列可根據(jù)每類信息的特點隨意添加描述信息，例如，論文表單數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如表2，根據(jù)需要還可以添加第一單位、第一作者、通訊作者、是否國際合作論文、是否獎勵期刊等信息，只要不改變前四列關(guān)鍵數(shù)據(jù)列，其余信息可視需要隨意增減。

（二）績效核算工作流程

績效核算規(guī)則擬定后，核算工作主要包括三個步驟：數(shù)據(jù)收集、匯總計算和匯總核查，具體工作流程如圖1所示。

數(shù)據(jù)收集是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，只有正確的數(shù)據(jù)才可能完成正確的核算。學(xué)院的核算數(shù)據(jù)有兩個渠道，自上而下來自學(xué)校主管部門以及自下而上來自教師上報。學(xué)院各部門作為數(shù)據(jù)的樞紐，負(fù)責(zé)收集、整理、評級和分配績點。首先，接收來自上級部門的信息，對信息進(jìn)行處理和提煉后，根據(jù)系統(tǒng)擬定的數(shù)據(jù)表單和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，填入Excel表格，再根據(jù)學(xué)院關(guān)于績點的計算方法，給每一項成果或工作分配績點。這項工作由于涉及許多個性化認(rèn)定、績點再分配等非標(biāo)準(zhǔn)化工作，利用系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一化處理反而容易受到各種掣肘，由學(xué)院主管部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行人工核定是更為高效的辦法。其次，可利用騰訊文檔等在線表格分享數(shù)據(jù)，通過權(quán)限設(shè)定，不允許教師對已有數(shù)據(jù)進(jìn)行隨意更改，但是可以添加新的數(shù)據(jù)，或備注需要修改的信息或分配的績點，用于對數(shù)據(jù)進(jìn)行查漏補缺。再次，由學(xué)院各部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行統(tǒng)一核定，收集完整正確的明細(xì)數(shù)據(jù)，再提交給學(xué)院匯總。最后，利用基于Excel VBA二次開發(fā)的系統(tǒng)進(jìn)行匯總計算與數(shù)據(jù)核查。

六、系統(tǒng)的功能實現(xiàn)

基于Excel VBA系統(tǒng)研發(fā)的基本邏輯是利用代碼將大量手動操作轉(zhuǎn)化為自動化操作，大大提高了核算的速度，也可以避免人為的誤操作造成的錯誤，提高工作效率和準(zhǔn)確度。

（一）個人績效計算

個人績效計算是對匯總表進(jìn)行橫向計算，用以獲得每個教師每個類別的績點。以教師工號作為關(guān)鍵字，遍歷每個計算門類對應(yīng)的表單，獲取該教師在每個門類的總績點，填入對應(yīng)位置。以下為獲取某個教師某類績點的代碼實現(xiàn)：

'定義一個函數(shù)用于求得個人對應(yīng)類別的績點

Function getPerType（name As String， typeNum As Integer）

Dim calSheet As Worksheet '設(shè)定活動表格

Dim i As Integer? ? ? ? ? '遍歷行號

Dim sum? ? ? ? ? ? ? ? ? ?'匯總和

'設(shè)定初始值

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

'遍歷表格，如滿足條件則加上

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""? ?'當(dāng)姓名行不為空則繼續(xù)

If calSheet.Cells（i， 2） = name Then sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）.Value

i = i + 1

Loop

getPerType = sum

End Function

（二）類別績效計算

類別績效計算是對總表進(jìn)行縱向計算，通過遍歷每個計算門類對應(yīng)的表單，獲取該門類的總績點。以下為獲取某個門類績點的代碼實現(xiàn)：

'定義一個函數(shù)，獲得每個類型的總和

Function getTypeSum（typeNum As Integer）

Dim i As Integer

Dim sum

Dim calSheet As Worksheet

Set calSheet = Worksheets（typeNum）

i = 2

sum = 0

Do While calSheet.Cells（i， 2） <> ""

sum = sum + calSheet.Cells（i， 3）

i = i + 1

Loop

calSheet.Cells（i， 3）.Value = sum

getTypeSum = sum

End Function

（三）匯總計算與核算

首先，對總表進(jìn)行橫向匯總，通過嵌套遍歷，計算每個教師每個類別的績點和個人總績點，并填入總表中對應(yīng)的單元格。

然后，對總表已有數(shù)據(jù)進(jìn)行縱向匯總，得到每個門類的總績點，再通過遍歷每個門類對應(yīng)的表單，獲取該門類的總績點，將兩個數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，若數(shù)據(jù)一致則核查通過，若數(shù)據(jù)不一致則核算有誤，通過改變對應(yīng)單元格字體顏色及彈框等方式進(jìn)行提示。

七、結(jié)語

學(xué)院這種小型單位的年終績效核算工作體量小、門類多、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣，收集數(shù)據(jù)時需要多方協(xié)作與修改，選擇基于Excel VBA開發(fā)的績效核算系統(tǒng)是最優(yōu)方案。一方面，該方案充分利用了被廣泛使用的辦公軟件提供的功能和平臺，投入少，周期短，操作簡單，可以極大地節(jié)約開發(fā)成本；另一方面，該系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)靈活，可根據(jù)需要進(jìn)行修改與展示，且可與現(xiàn)今廣泛使用的在線數(shù)據(jù)收集工具進(jìn)行聯(lián)動，使用便捷，在充分發(fā)揮系統(tǒng)運算功能的同時，又不會讓系統(tǒng)的繁瑣操作成為工作的掣肘。

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作者單位：武漢大學(xué)資源與環(huán)境科學(xué)學(xué)院