推動(dòng)事業(yè)單位人事管理信息化建設(shè)的建議與思考

段小鳳

摘要：人事管理部門是我國事業(yè)單位的重要組成部分，人事檔案管理是其主要工作內(nèi)容，包括收集、整理、歸檔單位內(nèi)所有工作人員的信息，有利于提高人事管理人員的工作效率和推進(jìn)后續(xù)管理工作的開展。在科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的今天，如何創(chuàng)新人事管理工作、實(shí)現(xiàn)信息化管理、提高工作效率已成為事業(yè)單位相關(guān)工作人員關(guān)注的重點(diǎn)。對此，本文就人事管理工作的信息化建設(shè)展開討論，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事管理；信息化建設(shè)

DOI：10.12433/zgkjtz.20233425

當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)已普遍應(yīng)用于事業(yè)單位的日常工作中。順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流、做好人事管理工作的信息化建設(shè)能有效提高人事管理工作的效率與質(zhì)量，高效管理人力資源。對此，需要內(nèi)部人事管理人員以發(fā)展的眼光看待問題，不斷調(diào)整管理策略、完善管理方法、提高管理效果，依托信息技術(shù)手段和設(shè)備設(shè)施實(shí)現(xiàn)人事管理工作的信息化建設(shè)，提高人事管理工作的效率與質(zhì)量水平。

一、做好人事管理信息化建設(shè)的實(shí)際意義

（一）貫徹落實(shí)國家發(fā)展要求

近年來，我國重視信息技術(shù)的研發(fā)與實(shí)際應(yīng)用，對事業(yè)單位人事管理工作信息化建設(shè)也設(shè)置了相關(guān)規(guī)定與要求，且人事管理工作改革是當(dāng)前事業(yè)單位深化改革工作的重要內(nèi)容之一。合理利用信息技術(shù)推動(dòng)人事管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事管理工作的信息化與現(xiàn)代化，能提高事業(yè)單位人事管理相關(guān)工作的效率與質(zhì)量，是事業(yè)單位貫徹落實(shí)國家發(fā)展要求的必要舉措。

（二）提高科學(xué)性

相較于傳統(tǒng)的管理模式，人事管理工作的信息化建設(shè)更能支持相關(guān)管理人員做出科學(xué)的分析與決策，更快地處理信息，再結(jié)合事業(yè)單位內(nèi)的實(shí)際情況和發(fā)展需求給出未來發(fā)展預(yù)測和建議，還能通過大數(shù)據(jù)分析判斷某一具體操作和指令是否恰當(dāng)，進(jìn)而提高管理人員工作的科學(xué)性與合理性，完善工作內(nèi)容，提高工作質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化便利性

傳統(tǒng)事業(yè)單位人事管理工作較復(fù)雜，具有流程復(fù)雜、內(nèi)容繁多的特點(diǎn)，人事管理人員不僅需要做好日常的人事檔案管理工作，還要負(fù)責(zé)人事管理相關(guān)業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)工作。而做好事業(yè)單位內(nèi)部人事管理工作的信息化建設(shè)可以依托信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)相關(guān)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)之間的有效銜接，通過計(jì)算機(jī)能與內(nèi)部其他工作人員實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)溝通交流、做好信息的傳遞工作，以此提高相關(guān)工作的便利性和效率。

（四）重視安全性

事業(yè)單位本質(zhì)上是由國家機(jī)關(guān)或其他組織利用國有資產(chǎn)舉辦的社會(huì)服務(wù)組織，因此，內(nèi)部部分檔案資料是涉密資料，需要單位內(nèi)部的人事管理人員在開展工作時(shí)重視安全性。傳統(tǒng)的人事管理工作依托紙質(zhì)檔案資料開展，而紙質(zhì)檔案資料的保存難度較大，易受多種因素的影響出現(xiàn)紙張發(fā)黃、筆跡褪色等現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致內(nèi)部檔案文件內(nèi)容模糊難以辨認(rèn)，阻礙后續(xù)相關(guān)工作的開展。

（五）提高效率

當(dāng)前，我國仍在開展針對事業(yè)單位的人事制度改革，提高事業(yè)單位內(nèi)部人事管理工作的效率是改革的目標(biāo)之一。我國事業(yè)單位內(nèi)部人事管理工作包括的內(nèi)容較多，涉及對外招聘、內(nèi)部考核、調(diào)動(dòng)審批、職稱評定、人員備案、社保繳納等，因此需要一定數(shù)量的人事管理人員完成相關(guān)工作，但人員數(shù)量增長也帶來了能力參差不齊、管理難度大、協(xié)調(diào)難度大等問題。不過，可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)，借助人事管理系統(tǒng)完成一些人工操作，幫助相關(guān)工作人員實(shí)現(xiàn)信息化辦公，在一定程度上解決傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，提高工作效率。

（六）控制成本

傳統(tǒng)人事管理工作是依托紙質(zhì)檔案資料開展的，需要較高的成本支撐，需要長期、大量地購入紙張、文件袋、整理盒等物資開展人事管理工作，利用專門的、空間較大的辦公室作為檔案管理室保管紙質(zhì)檔案資料，再加上人事管理工作內(nèi)容較多、流程復(fù)雜、難度較大，需要招聘更專業(yè)的工作人員確保人事管理相關(guān)工作順利開展。而人事管理工作的信息化建設(shè)是將檔案資料儲(chǔ)存在電腦硬盤或云存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)云端，可以簡化人事相關(guān)工作的工作流程，實(shí)現(xiàn)控制成本的目的。

二、人事管理信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)路徑

人事管理信息化建設(shè)工作包含的內(nèi)容較多，需要完善相關(guān)建設(shè)制度，也要加強(qiáng)對人才的教育培訓(xùn)、教育引進(jìn)，并深入推進(jìn)信息化建設(shè)，完善信息化管理手段、管理方法。而要想提高事業(yè)單位人事管理信息化水平，應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化完善現(xiàn)有信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)信息化管理人才，打造專業(yè)化的信息化管理團(tuán)隊(duì)，將事業(yè)單位內(nèi)部的各項(xiàng)工作、各項(xiàng)程序，以數(shù)字化信息化的形式進(jìn)行補(bǔ)充、優(yōu)化和革新。

（一）完善相關(guān)制度體系

科學(xué)完善的制度體系是事業(yè)單位開展日常信息化人事管理工作的有力依據(jù)。因此，第一，事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員要理清思路，發(fā)現(xiàn)并緊抓人事管理信息化建設(shè)的重點(diǎn)、難點(diǎn)，完善單位內(nèi)部相關(guān)的制度體系，并明確不同工作崗位工作人員的具體工作流程與工作內(nèi)容，明晰具體職責(zé)，有序推進(jìn)人事管理信息化建設(shè)。

第二，做好頂層設(shè)計(jì)工作，制定科學(xué)合理、符合當(dāng)前人事管理工作具體情況和發(fā)展需求的規(guī)章制度，確保制度內(nèi)容覆蓋信息化人事管理工作的全部工作流程，并細(xì)化到每位工作人員的具體操作，以此發(fā)揮單位內(nèi)部制度體系的規(guī)范性職能，為相關(guān)工作人員提供清晰明確的指導(dǎo)。需要注意的是，規(guī)章制度也要明晰工作人員的具體職責(zé)和負(fù)責(zé)范圍，建立科學(xué)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制和懲罰機(jī)制，監(jiān)督和引導(dǎo)工作人員的具體工作，提升工作水平。

第三，在內(nèi)部通過推廣模范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作流程和清晰明確的具體工作要求引導(dǎo)相關(guān)工作人員重視信息化建設(shè)的落實(shí)與推進(jìn)。例如，規(guī)章制度中需要體現(xiàn)對電子檔案資料安全性的重視，完善安全管理機(jī)制。

（二）重視專業(yè)人才的培養(yǎng)與引進(jìn)

任何行業(yè)、領(lǐng)域的發(fā)展都要依托優(yōu)秀人才，事業(yè)單位內(nèi)部人事管理工作具有任務(wù)量大、難度較高的特點(diǎn)，且涉及很多關(guān)聯(lián)性較強(qiáng)的工作，因此，對人事管理工作人員的要求較高，可以從內(nèi)外兩個(gè)角度著手解決：

第一，對外。擴(kuò)充人事管理部門工作人員的招聘數(shù)量，改善傳統(tǒng)招聘模式中更加重視求職人員學(xué)歷和工作履歷的情況，將更多的招聘條件放在信息技術(shù)專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備與實(shí)踐操作水平、思想道德修養(yǎng)和工作態(tài)度上，對于優(yōu)秀人才可適當(dāng)放寬對學(xué)歷和工作履歷的要求。

第二，對內(nèi)。重視內(nèi)部人事管理部門工作人員的培養(yǎng)與考核工作，定期針對人事管理相關(guān)工作人員開展現(xiàn)代信息技術(shù)方面的培訓(xùn)與考核，提高專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)與實(shí)際工作水平，針對考核中成績不佳的工作人員予以適當(dāng)懲戒，充分調(diào)動(dòng)人事管理工作相關(guān)工作人員的自我完善意識(shí)和主觀能動(dòng)性，提高工作水平，推進(jìn)人事管理工作信息化建設(shè)。

（三）深入推進(jìn)信息化建設(shè)

當(dāng)前，我國科學(xué)技術(shù)水平發(fā)展勢頭正盛，信息化技術(shù)逐漸被推廣至全國各地事業(yè)單位的諸多工作中，因此來說，人事管理工作的信息化是大勢所趨。

第一，事業(yè)單位要重視人事管理工作的信息化建設(shè)，加大資金和人力投入，加快信息化建設(shè)進(jìn)程。重視相關(guān)設(shè)備設(shè)施的數(shù)量和質(zhì)量問題，結(jié)合自身人事管理工作的實(shí)際情況和未來發(fā)展需求采購相應(yīng)數(shù)量的高性能計(jì)算機(jī)和其他專業(yè)硬件設(shè)施，以此滿足人事管理工作的信息化建設(shè)。在工作進(jìn)程中不斷優(yōu)化資源配置，為人事管理工作的信息化建設(shè)創(chuàng)造便利環(huán)境、提供必要支持。

第二，重視人事管理平臺(tái)與信息庫的建設(shè)，相關(guān)工作人員主要依托人事檔案獲取相關(guān)信息開展相關(guān)工作，人事檔案是具有法律效力的證明材料，也是事業(yè)單位內(nèi)部完成選人和用人工作的重要參考資料。因此要充分利用信息技術(shù)建立完善的人事資料信息庫，借助共享技術(shù)做好信息庫與單位內(nèi)部的人事管理平臺(tái)的數(shù)據(jù)對接工作，同時(shí)做好日常維護(hù)，保證電子人事檔案的時(shí)效性與安全性。

（四）完善電子信息管理手段

第一，重視電子檔案的時(shí)效性與準(zhǔn)確性，借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)和人事管理系統(tǒng)的信息互通，實(shí)現(xiàn)不同部門間電子檔案資料的互聯(lián)互通，幫助各部門管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子資料檔案的變動(dòng)，并有能力對資料開展補(bǔ)充、修改等工作，促使電子檔案資料與現(xiàn)實(shí)情況實(shí)時(shí)統(tǒng)一。

第二，重視監(jiān)督管理工作，做好針對相關(guān)工作人員具體工作行為的監(jiān)督工作，同時(shí)設(shè)置應(yīng)急預(yù)案，避免出現(xiàn)因工作人員操作失誤而引發(fā)的電子信息安全事故。

第三，規(guī)范人事管理相關(guān)工作人員的工作行為，加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的安全教育，在實(shí)踐中不斷優(yōu)化管理手段，提高工作人員的工作效率和質(zhì)量水平。

第四，通過優(yōu)化員工獎(jiǎng)懲機(jī)制的方法提高內(nèi)部工作人員的積極性與工作水平，精細(xì)化工作流程和工作方法，督促工作人員主動(dòng)提高自身工作水平。也可以通過日常安全培訓(xùn)教育幫助相關(guān)工作人員認(rèn)識(shí)到安全管理的重要性，學(xué)習(xí)具體的安全操作，促使相關(guān)工作人員在頭腦中形成安全管理意識(shí)，進(jìn)而規(guī)范自身的工作行為，提高自己的實(shí)際工作能力與水平。

（五）完善信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

人事管理信息化建設(shè)工作的穩(wěn)步持續(xù)開展須依托一套成熟完善的管理標(biāo)準(zhǔn)。由于人事信息化建設(shè)工作的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，只有依托一套規(guī)范化、程序化的管理體系，才能充分提高人事資源管理控制水平。

第一，相關(guān)單位須對現(xiàn)有的信息化管理程序進(jìn)行補(bǔ)充、完善和優(yōu)化，例如，明確人事管理部門的信息化辦公方式，讓其主動(dòng)將各項(xiàng)資料歸納整理在信息系統(tǒng)中。

第二，在人事管理標(biāo)準(zhǔn)化控制活動(dòng)中結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)、資料庫技術(shù)，建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)資源平臺(tái)、體系架構(gòu)，將單位內(nèi)部各項(xiàng)人力資源信息進(jìn)行規(guī)范化整理和整合，以便實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資源的集約化控制。例如，歸納整合員工的工作信息、身份信息、職業(yè)發(fā)展、工作背景、家庭住址和家庭聯(lián)系人等資料，在標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)庫框架下完成對各項(xiàng)資料的填充、管控，再借助大數(shù)據(jù)資源庫實(shí)現(xiàn)對相關(guān)資料的集約化控制以及規(guī)范化管理，通過相關(guān)檢索軟件，檢索數(shù)據(jù)庫，在標(biāo)準(zhǔn)化的資源體系中挖掘核心數(shù)據(jù)、核心資料，從而提高人事資源信息的綜合利用效率。

（六）引進(jìn)信息化管理人才

第一，人力資源管理部門需要引進(jìn)信息化管理人才，支持信息化建設(shè)工作穩(wěn)步高效地開展。在推動(dòng)信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，要整合各項(xiàng)資源，重點(diǎn)對人才進(jìn)行教育培訓(xùn)，提高人才的專業(yè)素養(yǎng)以及專業(yè)知識(shí)技能，進(jìn)而在人事管理過程中提高管理控制水平。

第二，信息化建設(shè)工作涉及的內(nèi)容相對復(fù)雜，包括信息安全管理以及信息大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、資源庫的建設(shè)和打造。因此，相關(guān)事業(yè)單位要具備高素質(zhì)的信息化管理人才，秉承“引進(jìn)來、走出去”的人才管理思想，打造信息部門，與第三方市場軟件單位、機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流合作，完成對信息資源的開發(fā)。例如，打造相應(yīng)的移動(dòng)智能終端平臺(tái)，完成對信息數(shù)據(jù)庫以及人事信息的綜合管控，將人事信息進(jìn)行統(tǒng)一顯示、整理，構(gòu)建前端信息控制平臺(tái)，以便在人事信息化管理過程中高效獲取信息資料。而要想實(shí)現(xiàn)相關(guān)功能，事業(yè)單位要完成對信息人才的教育培訓(xùn)，引進(jìn)高素質(zhì)、高端人才，推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部信息化建設(shè)工作持續(xù)進(jìn)行。

第三，事業(yè)單位內(nèi)部的人事管理信息化建設(shè)也應(yīng)與信息化建設(shè)活動(dòng)一起穩(wěn)步高效地進(jìn)行。例如，將人事管理信息系統(tǒng)與單位的就業(yè)系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、財(cái)會(huì)系統(tǒng)進(jìn)行銜接，在人事考核管理、績效評定過程中聯(lián)系多個(gè)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)互享，從而降低人事管理成本。因此，相關(guān)專項(xiàng)人才也應(yīng)具備資源整合能力，建立各個(gè)子系統(tǒng)之間的銜接溝通橋梁，實(shí)現(xiàn)對整個(gè)體系的綜合建設(shè)和管控。

總之，完成對高素質(zhì)人才的教育培養(yǎng)，以及對新型信息化人才的引進(jìn)，對于提高事業(yè)單位的人事管理水平以及信息化建設(shè)效率具備顯著的效果。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息時(shí)代背景下，事業(yè)單位充分運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)人事管理工作的信息化發(fā)展能有效提高人事管理工作的科學(xué)性、高效性與安全性，這也是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流和實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的必由之路。同時(shí)，也為事業(yè)單位內(nèi)部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和具體工作人員指明了方向，賦予其新的使命。因此，相關(guān)工作人員要充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的重要性，利用現(xiàn)代技術(shù)手段提高自身工作水平和工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位在新時(shí)代背景下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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