信息化背景下檔案管理體系優化與建設研究

辛美花

摘要：隨著信息技術的快速發展，檔案管理作為重要的信息資產之一，在信息化背景下顯得尤為重要。然而，一些機構在信息化檔案管理過程中仍面臨一系列挑戰，如“數據孤島”與信息割裂、數據安全性與隱私保護以及信息檢索效率低下等。本文通過對現有檔案管理體系存在的問題深入分析，提出了優化與建設的策略與方法，具體包括整合信息化檔案管理系統、加強數據安全保護、優化信息檢索與管理、推動數字化轉型以及培訓與意識提升，以供參考。

關鍵詞：信息化;檔案管理;數據安全

DOI：10.12433/zgkjtz.20233317

一、信息化背景下的檔案管理體系概述

（一）信息化檔案管理體系的定義與特點

信息化檔案管理體系是指在信息化背景下，基于先進的信息技術手段，構建的全面、高效、安全的檔案管理架構。其具有數字化、網絡化、智能化和集成化特點。數字化是指檔案資源以電子形式存在，并通過數字技術進行采集、存儲和傳輸。網絡化強調檔案管理體系通過互聯網和內部網絡實現檔案信息的共享與傳播。智能化強調引入人工智能等技術，提升檔案管理的智能化搜索和分析能力。集成化在不同部門之間實現無縫對接，形成閉環的信息流通與管理。

（二） 信息化檔案管理體系的重要性和優勢

信息化檔案管理體系建設對現代組織和機構具有重要的戰略意義。首先，提高了檔案管理的效率和準確性，實現了信息的快速檢索和共享，促進了決策的科學性和準確性。其次，信息化檔案管理體系增強檔案信息的安全性與可信性，通過權限控制和加密技術，有效保護敏感信息。此外，信息化檔案管理體系有助于節省存儲空間，降低檔案管理成本，并為檔案數字化轉型創造了條件。最后，促進檔案工作的標準化與規范化，提升檔案管理的整體水平和業務質量。

（三）檔案管理體系優化的關鍵要素

實現信息化背景下的檔案管理體系優化，需要關注以下關鍵要素：第一，建立清晰的戰略規劃和目標，明確信息化檔案管理體系的發展方向和重點；第二，整合各部門和系統的檔案管理系統，實現數據共享和協同工作；第三，加強數據安全保護，建立嚴格的權限管理機制，防止信息泄露和篡改；第四，引入先進的信息技術，如人工智能、大數據分析等，提升檔案信息的智能檢索和利用效率；第五，持續加強檔案管理人員的培訓與學習，提高信息化技術應用水平和信息安全意識。通過這些關鍵要素的綜合考慮和實踐，有效推動檔案管理體系的優化與建設。

二、信息化檔案管理體系優化的關鍵問題

（一）“數據孤島”與信息割裂現象

信息化檔案管理體系優化過程中，一個重要的關鍵問題是“數據孤島”與信息割裂現象。數據孤島是指在內部各部門或系統之間信息孤立、數據標準不一致等原因，導致數據無法流通和共享。這使得各個部門之間難以溝通、協作，影響了信息的全面性和一致性。信息割裂則是指信息化檔案管理體系中，信息數據被分割儲存在不同的數據庫或系統中，導致信息碎片化，用戶在查找和訪問信息時需要跨越多個系統，嚴重影響了信息的獲取效率和工作效率。不僅使得信息化檔案管理體系的建設和運行變得復雜，還限制了檔案信息的有效利用與共享。這些問題的根源包括不同部門或系統之間信息交流的缺乏、數據格式與標準的不統一、信息共享機制的不完善以及系統之間數據集成的困難等。

（二）數據安全與隱私保護問題

在信息化背景下，數據安全與隱私保護是信息化檔案管理體系優化過程中亟須解決的關鍵問題之一。隨著大量敏感數據和重要信息的數字化存儲和處理，數據的安全性和隱私保護變得尤為重要。信息化檔案管理體系中包含大量涉及個人隱私、商業機密、行政秘密等敏感信息，一旦數據遭到未授權的訪問、泄露或篡改，將造成嚴重的損失和不良后果。數據安全與隱私保護問題的挑戰主要表現在面臨著來自內部和外部的安全威脅，包括員工的不當操作、黑客攻擊、病毒和惡意軟件等。同時，數據在傳輸、存儲和處理過程中容易受到竊聽和截取，需要采取加密等技術手段進行保護。此外，不同部門或系統之間數據共享的方式使得數據訪問控制和權限管理變得更加復雜。

（三）信息檢索效率低下的原因

在信息化背景下，信息檢索效率低下是信息化檔案管理體系優化過程中的一個重要問題。信息化檔案管理體系涉及多個系統和數據庫，數據分散存儲在不同的位置，信息呈碎片化狀態。此外，信息在不同系統之間存在冗余，使檢索時出現多條相似信息，影響檢索效率。同時，不同部門或系統在數據的錄入、分類和命名上缺乏統一的標準，導致同一類信息可能被不同的名稱表示，或者不同類信息被統一名稱表示，使得信息檢索過程復雜化。在信息化檔案管理體系中，常用的檢索算法和技術無法有效應對大規模、復雜化的信息檢索需求，導致檢索效率下降。若索引和分類體系設計不合理，或者未及時更新，將導致信息檢索時無法快速定位所需信息。除此之外，信息檢索效率與檔案管理人員的技能水平和意識息息相關。如果檔案管理人員未掌握高效的信息檢索技巧，或者未能充分認識信息檢索的重要性，就會影響信息檢索效率。

三、優化信息化檔案管理體系的策略與方法

（一）整合信息化檔案管理系統

優化信息化檔案管理體系，就必須確立統一的數據標準與接口，以保障不同系統之間的數據交換和共享。通過制定一致的數據格式、命名規范和數據元標識，消除數據異構性，降低數據處理的復雜性。同時，建立標準的數據接口，使各個信息化檔案管理系統有效交換數據，確保數據的連續性和一致性。通過統一數據標準與接口，實現信息化檔案管理系統之間的無縫銜接，避免“數據孤島”和信息割裂現象的發生。另外，構建跨部門協作機制也是整合信息化檔案管理系統的關鍵環節。跨部門協作機制可以通過協調不同部門之間的工作流程、信息共享和協作交流，促進各個部門之間的協同運作。在此過程中，需要明確各部門的職責和權限，并確立有效的信息流通和反饋機制。通過建設跨部門協作機制，信息化檔案管理體系中的各個部門高效共享和利用信息資源，實現信息的集成管理和協同應用。

（二）加強數據安全保護

權限管理是指建立合理的權限體系，對不同角色和用戶的數據訪問精確控制。通過角色分配和用戶認證機制，確保經過授權的用戶訪問特定的檔案信息。有效的權限管理可以避免非授權用戶獲取敏感信息，防止信息泄露和濫用。同時，靈活的數據訪問控制機制根據需要設定數據的可讀、可寫和可操作權限，保障數據的完整性和可靠性。數據加密是一種重要的數據安全保護手段，使數據在傳輸和存儲過程中難以被未授權用戶解讀。采用對稱加密和非對稱加密等技術，確保數據的機密性和完整性。另外，安全存儲是保障數據安全的另一關鍵措施。通過使用安全存儲設備和技術，如硬件加密、數據備份與恢復機制，有效防范數據丟失和損壞風險。加強數據安全保護是優化信息化檔案管理體系的重要環節。同時，數據安全保護需要不斷與時俱進。隨著信息技術的不斷發展，新的安全威脅和挑戰也不斷涌現。因此，建立定期的數據安全審計和漏洞檢測機制，及時發現和解決潛在的安全問題，是保持數據安全的關鍵。在數據安全保護過程中，還需要加強員工的安全意識培訓，充分認識數據安全的重要性，從而形成全員共識。通過加強數據安全保護，信息化檔案管理體系將更加可靠，為組織的穩健運營和可持續發展提供技術保障。

（三）優化信息檢索與管理

引入智能檢索技術是優化信息檢索與管理的關鍵環節。借助自然語言處理、機器學習和數據挖掘等先進技術，使信息檢索系統具備智能化的特點。智能檢索技術可以自動理解用戶的查詢意圖，從大量的檔案數據中準確提取信息，并根據用戶的歷史查詢記錄和反饋實施個性化推薦，提高信息檢索的準確性和效率。此外，智能檢索技術還可以自動對檔案信息分類和標注，使得信息的組織和管理更加高效。另外，建立完善的分類與索引體系是優化信息檢索與管理的重要手段。通過科學合理的設計分類與索引體系，有序組織和歸納檔案信息，有助于用戶快速定位所需信息。合理的分類體系確保信息的清晰分類和層次化管理，使信息檢索更具效率和準確性。同時，建立精準的索引體系，對檔案內容進行關鍵詞標注和關聯性分析，有助于提高信息檢索的精確度和全面性。

（四）推動數字化轉型

數字化檔案具有諸多優勢。數字化檔案的存儲成本相較于傳統紙質檔案較低，避免了大量紙質文檔所需的物理空間和維護成本。同時，數字化檔案便于備份、恢復和遷移，有效降低了因災害或人為損毀而造成的檔案信息丟失風險。數字化檔案的全文檢索功能和智能化處理技術，大幅提高了信息檢索的效率和準確性，使檔案信息得以更快速地被找到和利用。另外，數字化檔案便于遠程訪問和共享，支持跨地域、跨部門的信息協作和合作。

數字化轉型的實施需要遵循一定的步驟與方法。首先，全面調查和評估檔案資料，了解檔案資料的規模和類別，明確轉型的目標和范圍。其次，制定詳細的數字化轉型規劃和實施方案，明確轉型的時間表、任務分工和資源投入。在數字化轉型過程中，采用掃描技術、光學字符識別（OCR）、圖像處理技術等手段，將紙質檔案轉化為數字化形式。同時，建立數字化檔案的存儲和管理系統，確保數字化檔案的安全性和可持續性。數字化轉型完成后，還要實施數據驗證和質量檢查，確保數字化檔案的準確性和完整性。

通過合理的步驟與方法實施數字化轉型，信息化檔案管理體系將邁入全新的階段。數字化檔案為組織提供高效的信息管理和決策支持。推動數字化轉型，不僅可以提高信息化檔案管理體系的效率與質量，還為組織實現信息資源的最大化利用和價值提供了有力支持。

（五） 培訓與意識提升

檔案管理人員的培訓需求是推動信息化檔案管理體系優化的基礎。

首先，檔案管理人員需要接受信息技術培訓，以熟練掌握信息化檔案管理系統的操作和應用。一般包括數字化檔案的掃描和處理技術、數據存儲與管理技術、智能檢索和數據分析技術等。

其次，檔案管理人員需要了解檔案管理的最新理論和法規，了解信息化背景下的檔案管理趨勢和發展。對于跨部門協作和信息共享的需求，還需接受溝通和協調能力的培訓，以更好地推動信息化檔案管理體系的建設與應用。除此之外，全員信息安全意識的提高是保障信息化檔案管理體系安全的重要保障。加強信息安全意識培訓，如數據保護、隱私保密、密碼安全、網絡安全等方面。通過定期開展信息安全培訓和演練，提高員工對信息安全風險的認知和應對能力。同時，強化員工對信息安全政策和規定的執行效果，以確保信息化檔案管理體系不受未授權的訪問、泄露或損壞。通過全面的培訓具備信息化檔案管理所需的技術與知識；并通過增強全員信息安全意識，確保員工都積極參與信息安全保護工作，使信息化檔案管理體系更加健全和可靠。這些措施有效提升了管理水平和效能。

四、結語

在信息化時代下，檔案作為重要的信息資產，對于組織的高效運轉和決策支持具有不可替代的作用。通過整合信息化檔案管理系統，引入智能檢索技術，加強數據安全保護以及推動數字化轉型等策略與方法，可以提高檔案管理的效率和質量。同時，通過統一數據標準與接口，實現跨部門協作，打破“信息孤島”，引入智能檢索技術，提高信息檢索的智能化與準確性。另外，通過加強數據安全保護，確保檔案數據的完整性與保密性，推動數字化轉型，降低存儲成本，提高信息利用效率。

總之，優化與建設信息化背景下的檔案管理體系是一項全局性的工程，需要各方共同努力與持續改進。只有通過科學的策略與方法，合理運用信息技術，強化數據安全保護，促進數字化轉型，才能更好地應對信息化背景下的挑戰，提高檔案管理的效率與質量，為組織的發展和決策提供堅實的支撐與保障。

參考文獻：

[1]李旭.檔案數字化建設中若干問題思考[J].黑龍江檔案，2021（01）：142-143.

[2]孫萬彤.以智慧城市為背景分析城建檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2020（03）：45-46.

[3]韋琳.基于高校檔案管理信息體系建設優化機制研究[J].蘭臺內外，2019（25）：20-21.

[4]方龍仙子.信息化背景下武漢藏龍集團有限公司檔案管理體系優化研究[J].辦公室業務，2019（13）：45+50.

[5]楊威.優化包頭高校檔案管理體系建設的路徑研究[J].才智，2016（28）：154-155.