探究大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式

王迪

摘要：隨著經濟全球化的不斷深入，現代化信息建設的不斷強化，數據量大，體系種類龐雜，保存難度高，信息化的檔案管理模式應運而生。本文就促進檔案管理發展、提高檔案管理效率進行分析探究，以最大限度地尋求安全、高效的企業檔案管理措施。

關鍵詞：大數據；檔案管理；創新

一、企業檔案管理工作創新的理論基礎

（一）創新模式的相關理論依據

檔案是企業發展過程中重要信息的載體，檔案管理不僅能為企業管理理清思路，還有利于企業發展。隨著經濟現代化的發展，檔案管理應緊跟企業發展節奏和主流趨勢，注重檔案管理水平的提高。在企業運營過程中，檔案管理工作屬于基礎性管理工作，創新檔案管理工作，有利于優化自身的信息化建設，可利用最小化的運營成本實現更多的經濟效益。

（二）企業檔案管理工作創新的指導思想

企業檔案管理工作創新，應在國家層面上對工作人員進行思想意識上的引導。同時，無論是從體制機制方面的創新，還是信息化建設創新，都離不開檔案工作者的開拓。首先，需要檔案人員重視觀念更新，樹立創新意識和創新精神，堅持踏實工作的思想；其次，工作人員不僅要熟悉檔案工作的步驟和環節，還要適應新時代的發展，熟練掌握電子科技及計算機技術，積極適應新形勢，尋找新方法，解決新問題，不斷拓寬自身的知識面，掌握多種檔案管理技術，使檔案管理的方式更加多元化。

大數據技術為企業檔案管理發展提供了新的發展機遇，檔案管理逐步發展、擴大，但大多停留在小規模階段，規模效益受市場化影響急需提升，這就需要運用大數據信息技術，發展具有創新特色的企業檔案管理規模化發展道路。借助互聯網平臺，逐步放大檔案管理綜合管理效益的作用。大數據環境下，智能數字化技術為企業檔案管理提供了廣闊的視野，在傳統的檔案管理的影響下，企業檔案管理效果不明顯，需要運用大數據信息技術予以完善，利用網絡信息系統，推動企業長效運營。

同時，還要以與時俱進作為檔案工作創新的指導思想。首先，以科技創新為整體思路，進行實踐檢驗并形成結果，以此為參考，找出實踐過程中的不足，不斷優化創新思路和方法，逐步提升檔案工作水平；其次，在工作過程中進行創新。檔案工作就是整理企業資料與數據，其中包括采集、收集數據等繁瑣的程序，需要耗費大量的人力和物力，特別是在收集資料、提供資料和利用資料方面，應努力尋求高效、便捷的方式，找到最有利用價值的檔案資料，創新收集和整理過程；最后，在體制機制上，檔案工作創新的目的是提升工作機制的效率。因此，必須要形成一整套的、完善的檔案工作體制機制，不僅要促進檔案工作的規范化，還要完善責任規范、監督體制及工作紀律，為檔案工作的開展提供堅實的保障。

（三）企業檔案管理工作創新的一般程序

企業檔案管理工作分為多個模塊。首先，在工作流程上，創新工作要以簡便、直觀為主，依托現代信息技術和網絡技術，整理、歸納數據，建立安全機制保障措施，通過一系列制度，保證文件的質量及流轉的監控機制，確保檔案工作順利執行。

其次，在管理機制上，創新工作一般由兩方面同時進行，一方面要保證信息技術的正常運行，加強工作流程文件信息和保管方式的管理；另一方面，要注重對工作人員的培訓，提高工作素質及責任意識，使其積極地投入工作，積極適應企業創新發展需要。

再次，要創新工作平臺，即信息技術管理平臺。當前，信息技術管理平臺存在單一性、信息管理方式不靈活等問題。

最后，要形成規范的、優質的服務型檔案管理。企業創新檔案工作的最終目的是服務于企業的發展，滿足使用者的需求。所以，要形成優質的服務性，將其轉變為核心理念，為企業的發展提供動力支持。

因此，檔案工作創新的程序從工作流程、管理機制、工作平臺、服務創新等方面進行，主要根據檔案管理工作的特點，對各部分的工作模式進行創新。

二、大數據背景下企業檔案管理工作現狀

（一）大數據的情況

在全球范圍內，應用、推廣、研究發展大數據已成為趨勢。基于大數據技術的優勢和便捷性，其應用范圍在不斷拓寬，效率不斷提高，價值也越來越大。從技術發展趨勢和產業發展需求來看，當前，大數據技術已趨于成熟，但應用場景還不成熟。大數據在未來的應用范圍會更加廣泛，同時，數據安全風險也會進一步加大。

（二）大數據背景下的檔案資源

大數據背景下，檔案管理由數字化向數據化轉變。思維創新是引領檔案管理數據化轉型的關鍵要素。檔案管理數據化思維轉變要求工作人員理清檔案和數據的關系，大數據時代將進一步鞏固檔案觀，檔案的內涵和外延都將有所擴展。

一方面，從大數據的視角來看，檔案是蘊含企業發展過程中豐富數據資源的寶庫，可以將檔案轉變成便于計算機處理的數據，也可以將其變成用戶需要的數據；另一方面，數據也是檔案的一部分，檔案資料就是數據的記錄。

企業檔案管理人員面對龐雜的數據，應加強數據歸檔意識，及時轉變傳統檔案思維，樹立以數據為導向的檔案思維，把握檔案管理數據化發展方向，積極學習、創新，應對檔案管理數據化帶來的一系列挑戰。

（三）大數據背景下企業檔案管理工作結構

首先，傳統檔案管理工作需要大量的人力資源管理檔案材料、安全的設備和基礎設施保存檔案資料。在大數據背景下，檔案管理工作結構也是對檔案資料的收集和儲存，在數據管理形成后，信息化歸納數據檔案資料的類型和儲存方式，既提高了數據資料的安全性，也大大降低了管理成本。同時，便于資料查閱，從而更好地開展優質的檔案管理模式。

（四）大數據背景下企業檔案管理工作的創新方式

首先，尋求大數據背景下的創新管理模式，建立健全檔案管理機制是第一步。同時，細化管理流程、優化管理結構，樹立大數據意識，促進檔案管理的科學化；其次，企業檔案管理和收集需要大量專業人才，企業應加強對檔案管理方面人才的引進和培養，改變檔案管理中人才、技術缺失的現狀，為檔案管理事業儲備人才，提供人才保障；最后，在體質機制上要注重與時俱進，鼓勵員工勇于實踐和創新。

三、大數據背景下企業檔案管理工作面臨的問題

（一）缺乏人才應用能力培養及人才引進機制

首先，企業未形成完整的工作人員選拔體系，導致工作人員在基礎知識等方面欠缺。同時，隨著信息化、科技化的發展，一些工作人員未能及時掌握新型的管理方式。因此，企業要制定技能培訓計劃和考核制度，從而選拔人才，提高人員素養。

國家相關部門要全面關注與支持檔案管理工作。應根據企業的實際發展狀況，對檔案管理工作提出新的要求、新的標準、新的認知。同時，方針措施的制定要以時代發展為前提，以社會的進步為標準，要把握與時俱進的長遠發展目標，以及企業檔案管理工作的宏觀發展方向。

（二）檔案管理工作的信息化程度低

一方面，隨著信息化、科技化、大數據技術的發展，一些企業未能及時轉變觀念，充分認識到檔案管理創新的重要性。在檔案管理工作中，未能及時投入和建設有效的信息基礎設施、設備，未能在檔案管理工作方面投入人力、物力、財力支持；另一方面，檔案管理數據較為龐大，數據多樣化導致信息膨脹，信息化程度低，不利于綜合、全面地分析生產經營狀況，不能高效利用大數據分析智能系統，無法全面、高效、精準對接企業檔案管理工作。

（三）企業檔案管理體制不健全

大數據時代，企業沒有找準自身定位，未能結合實際制定完整的檔案管理制度，并形成檔案管理規范細則，將其應用在具體的檔案管理工作中，形成良好的監督體制，規范員工的行為。同時，企業檔案管理體制正處在起步階段，基礎較為薄弱，發展相對滯后，總體水平不高。企業檔案數據收集、傳遞、貯存、共享的技術手段和方法滯后，檔案管理體制及可提供的服務體系不完善，檔案管理安全水平的提升受限。

（四）缺乏健全、系統的數據庫管理系統

大數據資源配置不合理是企業檔案管理的不足之處。大數據資源受現代信息技術的影響，在工作中，側重于采用信息化、系統化分析現有數據，而缺乏對檔案管理的合理推進。缺乏系統化的數據庫管理系統，也會影響檔案管理的結構化提升，加上企業發展具有差異性，導致檔案管理發展水平不一致。

四、大數據背景下企業檔案管理工作創新模式

（一）企業檔案管理工作的創新特征

首先，依據現代化信息技術，建立軟件服務平臺。如利用現代化的信息技術和大數據技術；其次，實現海量資料的整合，依據大數據的便捷性，進行大量的數據分析和數據挖掘，形成海量的信息資源；最后，發揮檔案管理工作人員的作用。

（二）大數據背景下企業檔案管理工作的創新路徑

首先，企業要制定工作目標和重點，積極建立工作人員的選拔和績效制度，調動其工作積極性，充分發揮人的主觀能動性；其次，充分利用科學技術，對信息進行有效整合和現代化管理。同時，對檔案資料進行核對，最大限度地實現資源的有效利用，滿足共享需求。在檔案資料的收集、整理、分類、歸檔、應用過程中形成簡便聯動的管理，進而完善企業檔案的管理路徑，通過大數據信息集成系統，完善檔案管理，運用第三方技術平臺，準確制作檔案目錄，并建立檔案鏈接，便于及時查找，優化企業檔案管理的方式方法。

（三）大數據對企業檔案管理工作創新的啟示

由于檔案資料管理的龐大體系，大數據使企業檔案整理過程更為清晰，資料的收集、歸類、運用等方面變得簡便、高效，使檔案管理更具科學性、規范性及系統性。同時，大數據下的企業管理工作創新，使檔案資料更具時效性，最大限度地服務于企業發展，使企業的生產經營狀況有跡可巡。此外，大數據也進一步提高了企業檔案資料的完整性、有效性以及檔案的利用率，更為準確、高效地利用大數據智能化信息技術，使企業決策獲得知識和信息的支持，提升企業的經濟效益。

五、結束語

大數據背景下，企業檔案管理工作應緊跟時代，以大數據、現代化技術為依托，優化檔案管理體系，創新檔案管理的標準與規范，發揮專業技術人員及現代化信息技術的優勢，加強檔案管理制度的改革，形成科學的檔案管理模式。

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