優化檔案管理模式 提高檔案管理效率

王芳麗

摘要：隨著信息技術的發展，檔案管理進入深化建設階段，檔案管理模式得到進一步優化和創新，檔案管理的效率和質量也有所提高。在事業單位的發展過程中，檔案管理是重要的工作內容，要加大重視力度。基于此，本文首先概述檔案管理效益，其次提出檔案管理模式優化的創新路徑，最后分析優化檔案管理模式和提高檔案管理效率的具體策略，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；模式；效率

通過檔案管理工作的落實，為事業單位的各項日常工作和決策提供了強有力的信息支撐。檔案管理工作中，涉及記錄和保存事業單位各項公文資料，充分體現了整個單位的發展歷程。為了進一步提高工作效率，增強工作實效，要持續優化檔案管理模式，通過強化檔案資料的管理，為事業單位的發展提供重要的基礎保障，促進事業單位的可持續發展。

一、檔案管理效益的概述

在事業單位朝著規范化和高效化的方向建設過程中，檔案管理發揮著重要的推動作用。在檔案資料的基礎上，能確保各項決策具有較高的針對性和有效性，增強事業單位應對風險的能力，充分發揮檔案管理的優勢。通過管理模式的創新和轉變，提高管理效率。事業單位的檔案管理效益具體特點如下：

（一）廣泛性

隨著事業單位的長期發展，積累的各項工作信息數據最終形成了檔案。檔案資料不僅是各項業務決策的重要支撐和依據，同時通過高效率檔案管理工作的開展，也能大大減少業務創新過程中耗費的時間和精力，促進事業單位創新發展。在檔案管理工作中，涉及的檔案對象內容并不局限于某一項業務，而帶有廣泛的特點，通過記錄所有業務數據，可以構成真實的資料檔案，為日后的業務建設提供重要參考。

（二）多重性

對于檔案資料而言，具有可重復利用的特點。基于特定的范圍內，還能促使檔案信息的共享和交流。在檔案中蘊涵著事業單位的發展信息，通過對檔案的重復多次的查詢調用，充分展現檔案的利用價值。

（三）潛在性

在初期階段，檔案具有的利用價值并不能充分得以展現，檔案價值具有潛在性的特點，在某一階段或業務中才能展現重要價值。隨著時代發展和社會進步，推動了事業單位的深化改革。因此，檔案也詳細記錄了單位的發展歷程，因此檔案管理具有至關重要的作用。

二、檔案管理模式優化的創新路徑

隨著互聯網時代的到來，在多媒體的環境下，為了確保檔案管理工作始終保持高效率，體現檔案管理的效益和價值，就要緊跟時代發展的潮流。通過運用先進技術，更新管理理念，推動檔案管理模式朝精細化以及信息化的路徑發展。

（一）精細化

精細化是檔案管理模式優化的重要方向。通過精細化處理檔案管理工作，能及時更新管理思想，推進各項工作的精細化開展，從而提高整體檔案管理工作的規范化水平，不斷增強檔案管理業務能力。在檔案管理模式優化創新的過程中，通過開展精細化管理，能充分展現檔案的屬性特點，從直觀的角度上，詳細記錄業務信息，確保檔案具有客觀性和真實性。

在檔案管理工作中，包含眾多的內容，需要長期堅持和持續深入，以更好記錄事業單位的發展歷程。所以要提高檔案管理的效率，就要提升管理的精細化水平，保障檔案管理工作的規范開展。在檔案管理工作中，要充分滲透精細化的管理理念，從細微之處入手，打造更加高效的管理模式，提高檔案管理質量和效率。

（二）信息化

隨著信息技術在各個領域中的應用，信息化改革開展得如火如荼。對于事業單位的檔案管理，也要推進信息化建設，在最新頒布的《檔案法》中，明確了電子檔案具有的法律地位，因此信息化建設是檔案管理工作的重點之一。

首先，事業單位要積極更新管理思維，促進原來的紙質檔案資源向電子檔案數據轉變，將線上、線下的檔案管理工作相結合，減輕檔案管理工作對空間的依賴，基于傳統的管理模式，在時間和空間等多種因素的限制下，檔案歸檔和調閱工作的效率難以提高，常會產生工作延誤。因此，充分發揮信息化技術的特點，在檔案管理信息化建設的基礎上，優化管理模式，打破時空局限，提高檔案管理工作的便捷性和高效性。如果需要調閱檔案，在線提交檔案調閱申請，領導通過審批后，可以直接向工作人員傳輸電子檔案，簡化整個檔案調閱過程，提高工作流程的通暢性，提升檔案資源利用效率。

其次，事業單位在發展的過程中，更加強調業務項目的開展，忽略檔案的重要性，這也就限制了檔案管理作用的發揮，檔案管理工作具有復雜繁瑣的流程，檔案的查閱和調用效率低下，就會降低檔案的利用率。通過信息化建設的推進，能充分運用信息化的管理系統構建檔案資源，將檔案部門和其他的業務科室緊密結合。在一定范圍內，共享檔案信息，有效改善傳統管理模式下檔案調用存在的滯后性，促進檔案信息在事業單位內部流通。同時，進一步打破各部門和檔案部門之間的壁壘，不斷拓展檔案流通的渠道和路徑，推動檔案資源的利用率。

最后，對檔案管理模式進行信息化改革并不代表要完全拋棄傳統的紙質檔案。很多原始檔案管理具有巨大價值，因此不能隨意拋棄，可以運用信息技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，在日常的調閱過程中，以電子檔案的調用為主，防止由于頻繁調用紙質檔案造成損壞和老化，有效保護珍貴的照片以及文件資料，防止出現資料的丟失、磨損等不良的問題。

三、優化檔案管理模式、提高檔案管理效率的有效策略

（一）完善管理制度

為了順利推進檔案管理模式的優化，事業單位要根據當前的建設情況，完善和優化檔案管理制度，從而提高檔案管理的規范化水平。首先，制定制度框架，在明確制度目標方向的基礎上，不斷提高制度框架的實效。

其次，提高制度框架的精細化水平，按照具體的檔案管理工作和標準，對于員工的行為提出標準性的規定，引導檔案管理工作的開展。同時，細化和明確具體的檔案管理制度內容，通過完善工作細節，體現檔案的重要價值。在檔案管理制度基本制定完畢后，積極采納各科室對檔案應用過程中提出的建議和意見，不斷調整和完善檔案制度，確保制度實際的應用效果，為檔案管理工作的開展提供制度上的保證和指導，提高工作的規范性和有序性。

再次，確保制定的管理制度具有較強的約束力，約束和限制員工的工作行為。在檔案管理的全過程中，加強對檔案資源的保護和運用，降低檔案丟失和篡改的概率。

最后，在管理制度完善的過程中，不僅要建設規范性制度條例，還要注重激勵、獎懲以及績效制度的建立和推廣，對于員工做到獎罰分明，同時通過獎懲制度以及績效制度，激發員工工作的熱情和積極性，為檔案管理工作注入源源不斷的生機和活力，提高檔案管理工作的效率，構建高效的檔案管理模式。

（二）新舊檔案管理模式的有效銜接

在檔案管理模式優化的過程中，要落實新舊管理模式之間的銜接工作，整個檔案信息的管理流程要保持傳統模式下認真、嚴謹的工作態度，在此基礎之上，通過應用信息化手段，依靠大數據技術，高效率采集和整理檔案信息。通過先進技術手段的應用，實現取長補短的效果，同時，構建一體化的管理模式，在明確把握新舊管理模式具有的優勢和弊端的基礎上，做到互為補充，從而構建科學的檔案管理新模式。

傳統的管理模式對檔案空間有著較大依賴。在事業單位不斷發展的過程中，越來越龐大的檔案信息資源加劇了檔案管理工作的壓力和負擔。因此，可以通過信息化的管理模式，將紙質檔案轉變為電子檔案，實現對檔案內容的在線存儲，有效緩解檔案的存儲壓力。

對于安全保護內容而言，傳統的管理模式已基本確立了較為規范的體系。但隨著信息技術的應用和互聯網的開放性，給電子檔案的存儲和管理帶來了一定的網絡安全風險。所以，可以通過云端存儲，避免出現電子檔案的丟失問題。對于信息更新而言，在傳統模式下，更新檔案信息具有較大難度，不僅整個流程十分復雜，還會消耗大量的人力和時間。借助信息化手段，能快速完成對內容的刪除、添加和存儲，提高時效性，確保檔案內容具有較高的真實性和準確性。在完成電子檔案修改后，調整紙質檔案，以此提升整個檔案管理工作效率。

通過新舊檔案管理模式之間的有效銜接，重點強調檔案管理的時效性，針對主要的檔案管理內容，進行精細化記錄，加大監督力度。同時，根據當前管理模式的具體應用情況和效果，不斷調整和優化，確保實現檔案管理的成效。

（三）優化管理流程

對于檔案管理工作而言，不僅要完善各項工作細節，還要優化管理流程。根據檔案管理工作開展的現狀總結不足和問題，提高檔案管理效率。

首先，按照具體的檔案管理需求，有效評估整個管理流程，進一步調整和優化管理步驟，提高各個工作環節的精細化水平，不斷細化管理流程，提高各項工作行為的規范性。例如，進一步細化當前的操作規范，對于檔案采集，要明確具體的采集方法和資料形式。在檔案補充的過程中，要落實補充記錄，為后續的工作追責提供重要的依據。對各個類型的檔案的收納標準做到進一步明確，確保檔案價值的實現。

其次，按照當前事業單位制定的檔案管理工作各項制度標準，根據上級部門提出的管理要求，加強對檔案目錄的管理，確保上下級以及單位內部的檔案目錄之間的一致性，提高各項業務開展的便捷性。例如，通過落實統查工作，在上下級檔案目錄核對的基礎上，保障目錄的一致性。

最后，加強檔案掃描工作的持續開展，使紙質檔案向電子檔案的轉變，提高檔案的利用率。在這一過程中，要確保檔案的安全性，加強檔案傳輸的管理工作，讓檔案內容在傳輸的過程中具有較高的安全性和完整性，在檔案管理工作中充分滲透精細化的管理思想。

（四）提高管理人員的專業性

在檔案管理工作中，管理人員的業務能力和素質水平會直接影響管理模式的應用效果以及管理的工作質量和效率。所以在檔案管理模式優化的過程中，要積極更新人員的管理理念，加強人才培養，提高人員的管理水平，增強業務能力，從而構建一支專業性較高的管理隊伍。

首先，加強對管理人員的培訓，確保熟練掌握與應用當前的全新管理方法和技術手段。

其次，加強管理人員技術交流活動的開展，通過各種走訪學習活動，促進管理人員之間的業務交流和經驗的分享，不斷開拓管理視野，優化檔案管理模式。

最后，加強管理人員的考核工作，根據考核結果，予以相應的獎勵和懲罰，督促和推動各項工作的落實，確保檔案管理工作的高效開展。

四、結語

綜上所述，在現代化的背景下，為了推動事業單位的持續發展和進步，要加大對于檔案管理工作的重視力度，優化和完善檔案管理模式，不斷提高檔案管理的效率，推動事業單位的可持續發展。

參考文獻：

[1]李宏偉.數字化時代影像資料檔案管理的信息化建設研究[J].文化產業，2022（15）：97-99.

[2]傅英治.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（14）：137-139.

[3]李紅霞，焦子麒.事業單位人事檔案管理體系的構建[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（14）：158-160.

[4]黃丹丹.新時代事業單位人事檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（16）：146-148.

[5]單濤.大數據時代電子檔案管理的發展現狀及優化策略[J].黑龍江人力資源和社會保障，2022（16）：152-154.