城鄉建設檔案管理信息化建設研究

李淑芳

摘要：隨著社會進步與科技發展，信息技術得到了進一步發展與應用。目前，信息技術已廣泛應用于我國檔案管理工作中，極大提高了檔案管理工作的效率。基于此，本文闡述分析檔案信息化建設中存在的問題，深入探討推進城鄉檔案管理信息化建設的相關策略，旨在為檔案從業者提供參考。

關鍵詞：城鄉建設；檔案管理；信息化建設

在檔案管理信息化的推動下，方山縣檔案管理工作持續升級，近年來，在信息化建設方面存在顯著成效。但結合實際調研發現，在城鄉建設檔案管理信息化探索中，很多單位仍存在問題，為改變這一現狀，必須進一步推進城鄉建設檔案管理信息化建設。

一、檔案館管理信息化建設優勢

檔案管理信息化是將傳統的紙質化檔案通過信息技術進行轉化，使其變為在網絡上可以實時查看調取的電子文檔與多媒體文檔，減少傳統檔案調取與借閱過程中的繁瑣程序，避免借閱過程中損壞紙質檔案的可能性，以網絡的形式傳遞檔案，可以使檔案信息的使用者實現快速的信息共享與信息交流，進一步提升檔案信息生產力，優化當前的檔案信息管理工作與使用狀況，檔案管理工作已成為檔案管理工作的主要輔助手段。信息技術通過掃描紙質檔案，將資料保存到數據庫中，有利于檔案使用者在互聯網平臺與網絡上檢索與瀏覽信息，減少紙質檔案翻閱與復印工作，減少傳統檔案運行過程中的運行與儲存難題，高效保存檔案，推動我國檔案信息化的建設與發展。

二、檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）部分地區不重視

隨著我國對信息化建設的重視程度不斷提高，目前我國檔案信息化建設工作已有顯著提高，一定程度上提升了檔案現代化水平，但受到各類因素影響，檔案信息化建設工作仍存在一些問題。目前，部分地區沒有充分認識檔案信息化建設工作的重要性，導致推動工作需要的前提和保障無法有效落實。要想從各方面提高檔案服務的能力，更好地服務經濟建設與社會穩定，要采用合理的方式開展信息化檔案管理工作。

目前，我國未能實現檔案信息化管理，有如下原因：第一，部分單位的工作人員長期采用傳統的檔案管理方式，缺乏對信息技術與信息化管理模式的準確認知，在此過程中，未真正意識到信息化給檔案管理工作帶來的便捷，因此未能快速有效轉變管理模式。第二，檔案管理信息化建設前期工作相對較繁重，需要單位在制度管理與基礎設施建設、平臺應用管理等諸多方面設計與應用，部分人員在一定程度上產生抵抗情緒，信息化建設趨于表面而無法深入展開。

（二）資金投入不足

良好的檔案信息化管理工作需要更新與完善的檔案存儲環境與配套設備，并開發數據庫、檔案檢索系統以及檔案查閱平臺，以此形成一套相對安全的軟硬件管理系統，構建此系統需要大量的經費，資金投入不足會阻礙檔案信息管理工作的順利進行，不能更好地保護檔案信息的安全。同時，部分單位的檔案存儲環境較差，配套設備十分老舊，直接影響檔案的查閱工作。目前，檔案管理與軟件共享平臺開發較弱，導致檔案管理信息化缺少有力支撐，阻礙信息化建設進程。

（三）規章制度有待規范

檔案的信息化建設是在傳統的模式下改革傳統檔案管理，需要改革新形勢下檔案管理相關的規章制度。同時，信息化建設的管理機制確保保密資料的安全性有待提升，還要提高科學水平以應對黑客對檔案信息化建設的威脅。

（四）缺乏高素質人才

傳統的檔案管理模式向新型信息化檔案管理模式轉變的過程中，高素質的專業技術人才是重要的推動力量，而新的檔案管理模式也對原有檔案管理工作人員提出了更高需求，不僅需要檔案管理人員改變傳統的管理方式，還需要他們學習并掌握現代化的管理方式。

三、推進城鄉檔案管理信息化建設相關策略

（一）認識檔案管理信息化建設重要性

要想切身貫徹落實城鄉檔案管理信息化建設，相關部門應進行詳細的指導與干預，使工作人員明確自身的服務目的，促使其正確認識此項工作對社會發展與經濟進步的重要意義。為提高對檔案信息化建設工作的重視程度，應將檔案管理信息化建設工作納入政府與本部門工作的重要日程中，真正重視檔案管理信息化建設，通過相關部門的監督，為檔案信息化建設提供充足的資金保障、人員配備、隊伍建設與設施購置。同時，根據建設要求收集科研部門、檔案管理單位與企事業的意見，通過科學的方式制定設計信息化和建設工作的方案與細則，并積極開展各項宣傳任務，提供充分的支持。目前，我國人事檔案管理方式并不相同，需要統一標準，引導人事檔案管理工作逐步向數字化與現代化方向發展。

（二）加大檔案館信息化建設投入

為加快檔案信息化建設，第一，要優化硬件配置，包括建設檔案存儲空間、設置相關配套設施，改造已有的檔案管理工作，傳統紙質檔案受到環境條件的影響，檔案錄入的過程也是由紙質版轉向電子版的過程，為確保紙質版的可以良好保存，需要制定保護措施，購置新式的掃描儀等設備以提高檔案轉化速率。

第二，加大對軟件系統的投入，重點關注數據庫的建設與維護工作，在信息檢索平臺建設與瀏覽的過程中進行檔案管理系統的開發與購買，確保檔案信息得到科學有效的利用與管理。

第三，加大對檔案信息電子數據安全方面的投入。以合理的資金投入構建科學嚴密的安全防護系統，避免因技術與黑客攻擊等原因造成泄露或數據丟失等情況。在此期間，將檔信息數據安全作為檔案信息化建設管理的重點工作，檔案管理單位應嚴格遵守國家規定建立合適的預警體系，建立健全安全保護責任機制，確保信息風險防控工作高效落實。

第四，以硬件設備為基礎保障，有效控制電子儲存設備的內存與服務器安全，做好庫房的防火防潮工作，確保信息檔案硬件設施的安全性。同時，加強軟件設施的研發管理工作，創造穩定安全的網絡環境，以此共享檔案信息，確保檔案共享的安全性。

（三）建立健全信息化管理制度

第一，根據《檔案法》的相關規定，制定科學有效的檔案管理機制，詳細規定檔案的收集、整理、歸檔與調閱等工作，同時完善檔案安全管理制度。第二，制定科學的責任追究制度，對于各類違法違規行為按照法律進行追責，推進信息化管理的標準化。第三，針對建檔、存儲與共享等各環節形成規范化的管理模式，實時更新各類延續性檔案內容，并協調檔案管理單位共同進行數據開發工作，從而真正實現檔案管理信息化建設的服務功能。

（四）加強信息化人才培養

第一，加強對現有檔案管理隊伍的繼續教育與業務培訓工作，正確認知新理念，充分認識新形勢，提高信息化技術使用范圍與技術應用層次，從而熟練掌握檔案管理通用軟件。

第二，由專業人員培訓檔案管理工作人員，使其滿足當前工作的需求，認真學習計算機網絡、數據庫技術與檔案查閱平臺等專業知識，確保檔案管理信息化建設工作順利進行。

第三，為檔案管理信息化建設引進具有高素質和專業技術的人才，提高隊伍的信息化程度，從而加快實現檔案管理信息化目標。

（五）正確認識檔案信息化

檔案信息化不僅是簡單使用計算機進行檔案管理代替傳統的手工檔案管理工作，而是將檔案工作與信息技術相融合，檔案信息資源的利用是在傳統的檔案管理方式中，以手工的傳統工作模式將信息資源以極其復雜的形式交接，此種方式存在著極大弊端，不僅會浪費資源，還無法正常發揮檔案管理工作中的服務功能。隨著科學技術的進一步發展，檔案信息化管理得到完善，在檔案管理工作工程中開始利用云儲存，使用者在系統聯網運行狀態下隨時隨地調閱檔案。

科學的檔案信息化建設可以有效保障檔案管理工作的效率，實現檔案信息資源的科學管理與分配，使檔案管理工作更為數字化與標準化，構成系統化與網絡化的檔案管理模式，良好的信息技術應用可以將傳統的檔案管理模式與新時代的信息化管理模式相連接，實現檔案信息高速獲取與共享的同時，開發與利用社會檔案信息資源。在檔案信息化的大背景下，可以通過相關設備與信息技術將檔案直接數字化，不但能節省檔案管理工作時間，還能提高檔案管理的工作效率。

在實現檔案管理工作信息化與數字化的同時，相關人員與部門通過網絡查找與獲取信息，避免傳統工作過程中因翻頁與復印等工作損壞紙質類檔案的情況，在紙質檔案數字化的過程中，除形成信息化的網絡檔案外，還可以復原紙質檔案，從而更好的保護紙質原件。

城鄉建設檔案是在城鄉建設規劃與建筑工程項目建設中的建筑材料與圖紙等文件材料的歸類，城鄉建設檔案管理是檔案管理的重要部分。城鄉建設檔案是關于單位歷史的記錄，是每個單位的寶貴材料，可以確保單位城鄉建設檔案的完整性與系統性，充分發揮在建設過程中的重要作用。為順應時代需求與社會發展，各城鄉建設單位應充分注重檔案信息化管理工作，提高城鄉建設檔案管理人員的素質和工作效率，根據實際情況制定合理的檔案數字化規劃工作。

城鄉建設檔案管理人員應調整心態，明確新時代建設檔案信息化管理的意義與重要性，充分發揮檔案信息的最大化開發與利用。建設數字城鄉建設檔案，確保城鄉建設檔案數字化管理工作有效開展，使其與傳統的檔案館相互依存，完成建設信息化檔案管理的目標。

四、結語

綜上所述，檔案信息化建設工作已成為信息時代檔案管理工作發展的必然趨勢與目標，可以提升新時代檔案服務能力。相關部門應充分注重檔案信息化管理工作，確保檔案信息化建設可以更好服務于群眾，重點關注相關軟硬件升級、人才引進和培養。

參考文獻：

[1]烏云格日勒，李澤友.內蒙古地區水利檔案管理信息化建設的思考[J].內蒙古水利，2022（06）：76-77.

[2]李宏偉.數字化時代影像資料檔案管理的信息化建設研究[J].文化產業，2022（15）：97-99.

[3]劉清.大數據時代檔案管理信息化建設路徑探索——評《檔案信息化建設的理論與實踐研究》[J].科技管理研究，2022，42（10）：242.

[4]徐海軍.高校干部人事檔案管理信息化建設的幾點思考——評《檔案信息化建設的理論與實踐研究》[J].中國科技論文，2022，17（03）：366.

[5]鐘小梅.大數據背景下企業檔案管理信息化建設路徑分析[J].企業改革與管理，2022（05）：28-30.

[6]鄭鋒，安燕.檔案信息化建設研究[J].信息通信，2013（01）：106-107.

[7]胡英宏.檔案管理信息化建設研究[J].才智，2014（26）：343.

[8]郭貴來.基建工程檔案信息化管理與建設研究[J].企業導報，2016（18）：36.

[9]郭鵬.淺析事業單位檔案管理信息化建設的可行性路徑[J].才智，2016（25）：248.

[10]李文倩.事業單位檔案管理信息化建設存在的若干問題[J].城市建設理論研究：電子版，2016（15）：3837.

[11]路晉超，賈彥敏，林建民.事業單位檔案管理信息化建設的若干問題[J].黑龍江史志，2013（11）：119.