電子檔案管理工作的風險及應對措施

摘要：在網絡環境下，計算機操作系統存在安全隱患，電子檔案管理會面臨許多潛在風險，這就進一步要求管理人員充分做好風險防范工作，最大程度上為檔案管理的信息化提供安全保障。本文通過介紹電子檔案管理的優勢，指出電子檔案管理的基本特征以及當前電子檔案管理工作的常見風險，進而探究防范電子檔案管理風險的解決措施，以便充分發揮電子檔案管理的獨特功能，逐步促進檔案管理的信息化建設。

關鍵詞：電子檔案；風險；信息安全

檔案管理是一種保密性很高的工作，涉及內容繁多、項目范圍廣泛，每個信息存儲環節都至關重要。與傳統檔案管理模式不同，電子檔案管理是數字化時代的產物，無論是管理效率還是管理質量，都遠遠優于傳統檔案管理運作模式，這是檔案管理行業發展的巨大進步。新興的電子檔案管理工作模式優點顯而易見，但缺點也不容忽視，尤其是網絡操作平臺本身具有的風險始終貫穿于電子檔案管理工作的全過程。檔案管理對信息的安全性要求極高，雖然無法完全杜絕網絡環境帶來的風險，但可以采用措施提前防范，降低風險的發生概率。

一、電子檔案管理的優勢

（一）有助于節約資源

從傳統的檔案管理工作看，基本都將所有檔案袋和相關重要文件、瑣碎資料放在檔案室的柜子中，一旦查找某一文件，即使有清晰的標簽，管理人員也需要花費時間尋找，不僅費時費力，也會因疏忽而出現差錯。在電子檔案管理模式下，只需要電腦就可以儲存所有的信息資料，查找信息省時又省力。相比傳統檔案管理工作，電子檔案管理的優勢十分突出，不但可以節約人力、物力資源，還能提高單位的運轉效率，快速處理各類信息。可見，在數字化時代，信息技術為檔案管理工作提供了很多便利，使冗雜的檔案管理工作變得簡易、高效，降低了單位的管理成本。

（二）有助于信息共享

電子檔案依托于互聯網技術，一切資料都由計算機軟件管理，電子檔案不只局限于某一地方或某一部門，可以通過遠程傳輸共享信息。在電子檔案的傳輸過程中，信息能達到實時接收，既能節省人力，又能確保檔案傳輸的及時性。在檔案信息的共享方面，電子檔案不是一次性的傳輸模式，可以反復傳輸，在不同時間內滿足不同人員對檔案信息的需求，電子檔案管理的信息共享具有較強的靈活性。此外，管理人員還可歸類或合并檔案信息，促使社會資源的整合，提升資源的利用率，這也是信息技術為檔案管理帶來的便捷，以共享信息的方式實現檔案處理的現代化，并在此基礎上彰顯電子檔案智能化管理的優越性。

（三）有助于信息存儲

傳統的檔案管理工作基本上都是人工記錄、人工擺放，檔案柜中厚厚的紙質資料會隨著時間的推移而發黃，字跡越來越模糊。若不仔細看護，檔案資料就會受到破損，丟失部分信息，給后續的檔案查詢工作帶來很大的困擾。傳統檔案管理模式在信息存儲方面不夠理想，容易造成檔案信息的殘缺不全，弊端顯而易見。現代社會網絡技術的發達讓檔案管理工作邁向了信息化，電子信息技術改變了人工管理的低效局面，而高效且可視化的數字化檔案管理，既能確保文字信息存在的永久性，又能使數據、圖片始終位于電子檔案中。更為重要的是，電子檔案管理能讓信息更加穩定，無論管理的內容和范圍有多廣泛，都不會影響信息的真實性，能通過高質量的信息存儲實現檔案的存在價值。

二、電子檔案管理的基本特征

隨著社會的進步，計算機技術的應用領域越來越廣泛，特別是它促進了現代檔案管理行業的生產力發展水平，形成了電子檔案管理的新格局，呈現出鮮明的特征。

第一，檔案信息管理的交互性特征，即計算機技術下的檔案信息管理以交互的形式存在，各種相關信息交叉出現，可以清晰展示在屏幕上。

第二，管理人員通過數字化技術的應用，及時在檔案管理平臺上采集信息，例如，在采集音頻時，需要改變模擬信號，將模擬信號變為數字信號，通過計算機后臺處理技術展示給用戶觀看，或將數字信號存儲在軟件裝置上面。通過信息技術，不但可以有效解決電子檔字模管理設備性能中的個性差異化問題，還能克服傳統檔案管理模式的雷同化。

第三，采用數據壓縮技術，管理人員能處理大量的文本信息、數據信息、影音資料等，有效保存海量的內容。計算機技術帶來的電子檔案管理基本特征突出了功能的強大性，也是未來檔案管理行業必須深入應用的重要技術。

三、電子檔案管理工作的常見風險

（一）病毒黑客的入侵

計算機病毒多會造成系統癱瘓，甚至引起密碼泄露或財產損失，電子檔案管理工作面臨病毒、黑客入侵的壓力。另外，當電子檔案管理人員的崗位職責、任務模糊時，檔案信息的安全性難以保障，雖然有防火墻的庇護，但無法全方位確保系統內部操作的安全性，這與檔案管理執行部門的執行力度不強息息相關。

（二）用戶權限的疏忽

科學應用計算機系統是電子檔案管理技術的重要改革，完全改變了傳統檔案管理的陳舊模式，促進了以現代信息技術為主的數字化處理新模式，但要警惕網絡風險。針對計算機軟件環境的安全保護，管理人員會設置客戶權限，計算機以口令為依據掌握訪問的用戶，口令較簡單容易被不法分子破解，這是經常遇到的安全問題。另外，在設定訪問權限時，管理人員采用“一刀切”的方法，對所有人員設定同樣的訪問權限，無法科學控制用戶信息，使檔案資源、用戶數據的安全性受到威脅。

（三）數據備份的缺失

保護電子檔案管理信息，不能忽視數據備份的環節，這一步至關重要，也是當前電子檔案管理工作面臨的問題。例如，操作完畢后，管理人員沒有供應裝入基點，更沒有依照計劃周期定期卸載數據庫，甚至每次操作后也沒有卸除數據庫。在這種情況下，數據庫磁盤會存在“數據溢出”的問題，管理人員沒有強制運行程序，缺失拷貝這一環節。沒有將數據備份工作做好，就無法高效率確保數據的安全性，最終使電子檔案管理平臺的運行環境惡化。

四、防范電子檔案管理風險的解決措施

（一）建立完善的電子檔案管理機制

檔案管理具有保密性，要保證所有信息與用戶的資料相符合，一旦出現差錯，就會造成麻煩。在網絡環境下，電子化是檔案管理行業的發展趨勢，網絡帶來的風險問題無法躲避，已成為電子檔案管理工作必須提高警惕的重要方面。所以，防范電子檔案管理風險需要時刻準備，制定合理的制度，建立完善的電子檔案管理機制，確保現代檔案管理的科學性。一方面，單位負責人員要進一步優化電子檔案管理機制，制定行之有效的規章制度，同時要重視傳統檔案管理的可取之處，以傳統檔案管理為基礎，結合時代元素，為電子檔案管理的合理化提供最佳的制度。另一方面，升級電子檔巡查管理體系，關注行業動態，及時引入先進的檔案管理信息化技術設備，以優質的設備監督電子檔案管理工作，最大程度上完善電子檔案管理的內外部監督機制。

（二）加強電子檔案管理軟硬件維護

1.合理設置軟件運行環境

開發優質的電子檔案管理軟件，應合理設置軟件運行環境，只有運行環境暢通無阻，才能充分發揮其應有的功效。合理設置電子檔案管理軟件運行環境時，必須以用戶檔案信息的實際容量為依據，注重用戶的真實需求，切不可盲目設置。可以執行硬盤的各個分區，進而選擇最為適合的電子檔案管理應用操作系統，或選擇最佳的應用軟件。對不同用途的檔案信息數據分區處理，形成一目了然的目錄。在這一電子檔案管理軟件運行環境下，軟件將會高效發揮其功能，不僅可以提升電子檔案平臺的運行效率，而且可以擴大磁盤的空間利用率，在很大程度上減少電子檔案平臺系統管理維護的工作量，既省時省力，又高效實用。

2.管理多媒體計算機軟件

在電子檔案管理軟件的環境建設后，還要做好軟件的操作管理工作。首先，對于軟件而言，不能輕易刪除或改動，特別是電子檔案管理軟件系統中的重要應用程序要預防誤刪的情況。正確的做法是，電子檔案管理人員備份好存儲重要數據的移動介質，并進行標注，同時用移動介質備份保護硬盤的關鍵數據。

其次，為了防止未經許可的操作而導致軟件系統癱瘓，電子檔案管理人員應在編輯器里手動編排注冊表，目的是靈活體現隱匿驅動器圖表、控制面板等功能單元。

再次，管理人員下載與安裝系統補丁程序，促使實現軟件系統運行的可靠性，確保其始終處于安全的運行狀態。

最后，管理人員要具備較強辨別是非的能力，在第一次運用新軟件前，務必提前對軟件殺毒；針對一些來源不清的文件，要確定其無病毒，才能放心使用。

（三）提高檔案管理人員的信息素養

無論是傳統的檔案管理工作，還是信息化時代的電子檔案管理工作，都離不開“人”的影響，管理人員的綜合素質越高，檔案管理就越安全。為此，防范電子檔案管理的風險，必須提高現代檔案管理人員信息素養，增強他們的風險意識，提供高質量的培訓活動，使其掌握最先進的電子化檔案知識，強化專業素質，以較強的工作能力勝任電子檔案管理崗位。與此同時，單位要鼓勵管理人員積極提升個人的業務水平，制定合理的考核方案，考核內容要全面、科學、有效，包括實際的工作表現、檔案管理資質能力等。另外，單位還要為優秀的員工提供一定的獎勵，激勵他們在工作中再接再厲、開拓創新，充分發揮個人的主觀能動性，真正將電子檔案管理的各項風險防范措施落實到位。

（四）做好電子檔案管理的風險評估

在互聯網時代，絕大多數業務操作都在網絡平臺上完成，面對計算機網絡潛藏的風險，管理人員必須在確保一切檔案的信息處于安全狀態，這就要求做好電子檔案管理的風險評估工作。一般來說，風險總是在不經意間出現，具有突發性、偶然性的特征，足以令工作人員措手不及，給日常業務帶來的危害不容小覷。從某種程度上講，管理人員既要有針對性的識別風險，又要有針對性的評估風險，將預防和控制放在同等重要的位置，從而降低電子檔案管理的風險。在電子檔案管理的風險評估方面，需要檔案部門從歷史數據、技術形式、前沿知識等方面綜合判斷，尤其要重點把控常見的電腦病毒、黑客攻擊、信息遺失嚴重的環節，以敏銳的眼光制定風險規避、控制方案，進而有效攔截病毒和黑客。如果察覺到風險，要及時升級防火墻、備份重要數據，降低風險造成的損失。

五、結語

總之，隨著時代的不斷發展，檔案管理工作必須與時俱進，尤其要注重傳統檔案管理模式和電子檔案管理模式的融合，并在此基礎上規避風險，將檔案管理工作做得盡善盡美。當然，在互聯網技術為主導的社會背景下，管理人員面臨的工作壓力也越來越大，既要收集與管理海量的信息資料，又要識別與防范風險，這就需要熟悉業務知識，掌握足夠的信息化管理技術。同時，檔案管理部門要制定健全的信息管理機制，定期組織管理人員參與培訓，增強他們的風險意識，并做好風險評估工作，最大限度上降低風險發生概率。唯有如此，電子檔案管理工作的潛在風險才能被逐一擊破，檔案管理質量也會大幅提升，不斷促進我國檔案管理事業的現代化。

參考文獻：

[1]梁海云.大數據環境下行政事業單位電子檔案管理研究[J].佛山科學技術學院學報（自然科學版），2021，39（01）：77-80.

[2]孫浩.電子檔案管理與傳統檔案管理的利弊與融合[J].辦公室業務，2021（06）：115-116.

[3]楊桂明，許鳳姣.大數據時代電子檔案管理現狀與發展對策分析[J].檔案管理，2020（02）：84-85.

[4]呂品晶.電子檔案管理工作中的風險與不安全因素防范[J].蘭臺內外，2020（10）：33-34.

[5]趙子葉.基于電子檔案管理的安全保護方法研究——評《我國檔案生態安全應急管理機制研究》[J].中國安全科學學報，2022，32（01）：212.

作者簡介：郭強（1983），男，回族，內蒙古自治區呼倫貝爾市鄂溫克旗人，本科，主要研究方向為檔案管理。