中職學(xué)校文書檔案管理的困境與對(duì)策

前言

文書檔案如實(shí)反映中職學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史，它記載著本校領(lǐng)導(dǎo)決策、黨建、行政、教學(xué)、后勤、采購等各項(xiàng)管理及基本工作等方面的過程及成果，具有傳遞信息、宣傳教育、指導(dǎo)工作、聯(lián)系溝通、憑證依據(jù)的功能，在學(xué)校發(fā)展過程中起著總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、認(rèn)識(shí)規(guī)律等支撐性、基礎(chǔ)性作用。因此，基于新形勢新時(shí)期的背景下，如何做好文書檔案工作，不但是檔案管理工作者要深入思考的新課題，還是學(xué)校強(qiáng)化建設(shè)、管理和發(fā)展的需要。

在實(shí)際的檔案管理中，文書檔案工作還存在一定的阻滯。要想全面實(shí)現(xiàn)文書檔案信息應(yīng)用方面的價(jià)值，檔案管理從業(yè)者必須要了解文書檔案管理在新時(shí)代下的困難與挑戰(zhàn)。筆者系統(tǒng)總結(jié)了現(xiàn)代文書檔案管理所存在的問題，如文書檔案重視程度不足、材料移交不規(guī)范、新技術(shù)的利用率低等困境，并提出從加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)作用、增強(qiáng)檔案從業(yè)者的技術(shù)學(xué)習(xí)以及提升他們的思想認(rèn)識(shí)等層面來解決，以此全面優(yōu)化中職學(xué)校文書檔案綜合管理工作。

一、當(dāng)前文書管理中存在問題

1.文書檔案工作不受重視，管理者思想認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)階段，一部分中職學(xué)校未能充足重視檔案管理工作，這直接導(dǎo)致檔案管理部門被邊緣化，沒有配齊足夠的人手。部分檔案部門的主導(dǎo)者思想觀念滯后、法治理論欠缺，檔案保障管理方面的能力不足，距離“學(xué)會(huì)、弄懂、運(yùn)用”的標(biāo)準(zhǔn)也存在一定差距。檔案管理者人數(shù)不足，分工不清，各項(xiàng)工作下沉，工作壓力加大又不受重視，導(dǎo)致有些檔案管理者工作責(zé)任感減弱，工作執(zhí)行起來畏頭畏尾，責(zé)任落實(shí)不到位。另外，中職學(xué)校通常建校時(shí)間都不長，普遍對(duì)紙質(zhì)材料電子化的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)電子檔案設(shè)備的投入不足，未能充分認(rèn)識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)日漸成熟以及電子檔案廣泛使用普及對(duì)檔案工作的正面影響，反應(yīng)太慢，不重視構(gòu)建智慧檔案庫的作用。

2.材料移交不規(guī)范，工作科學(xué)性欠缺

中職學(xué)校現(xiàn)階段工作重心集中在如何推動(dòng)學(xué)校發(fā)展，日常對(duì)檔案部門的工作缺乏足夠重視，對(duì)檔案部門支持力度小，檔案工作的宣傳不夠深入，導(dǎo)致部分科室認(rèn)識(shí)不足，不及時(shí)配合材料的移交和歸檔工作，使檔案工作者工作開展困難、整理檔案遇到阻滯。在檔案管理過程中未能根據(jù)不同管理需求而開展精準(zhǔn)的管理方法，傳統(tǒng)地被動(dòng)等待材料移交的形式難以做到全面覆蓋，工作的成效不明顯。在文書資料的整理、審核、分類、編號(hào)、歸檔等方面沒有完全按規(guī)范步驟和程序進(jìn)行，阻礙了文書檔案工作走向的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。

3.新技術(shù)的利用率低，服務(wù)體系跟不上時(shí)代

在線上線下政務(wù)服務(wù)一體化普及應(yīng)用以及數(shù)字經(jīng)濟(jì)加快發(fā)展的情況下，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用到各行業(yè)領(lǐng)域，檔案工作的環(huán)境和內(nèi)容隨之發(fā)生變化，但是由于部分檔案從業(yè)者以及檔案部門未能充分了解電子信息系統(tǒng)以及新技術(shù)，從而造成檔案新技術(shù)應(yīng)用落后。許多學(xué)校并未順應(yīng)發(fā)展，建立檔案電子信息庫和吸納、培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才，還在使用原始傳統(tǒng)的人工收集分類方法，歸檔的文書材料雜亂無章、不系統(tǒng)，查找起來比較麻煩。與新時(shí)代檔案管理方法和體制相違背的管理手段對(duì)文書檔案工作效率和質(zhì)量的提升造成阻礙，落后于時(shí)代的工作體系使得文書檔案與服務(wù)的初衷和利用的功能相去甚遠(yuǎn)。

二、解決當(dāng)前存在問題的對(duì)策

1.強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理者隊(duì)伍建設(shè)

首先要全面強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案價(jià)值的了解和認(rèn)識(shí)，為檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展奠定意識(shí)的基礎(chǔ)保障，要切實(shí)把檔案工作擺上重要位置，檔案部門的分管領(lǐng)導(dǎo)要具有高度的責(zé)任意識(shí)，愿意為檔案工作發(fā)展創(chuàng)造良好條件。學(xué)校各個(gè)部門需要協(xié)同配合，各科室要指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的整理和傳遞，形成多部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，共同保證檔案工作的有序開展。二是要提高思想認(rèn)識(shí)，提升各部門對(duì)檔案管理工作價(jià)值的認(rèn)識(shí)，移交的文書檔案材料要突出重點(diǎn)，注意時(shí)效性，進(jìn)一步提高文書檔案的質(zhì)量和水平。三是重視高素質(zhì)高水平檔案管理人員團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，檔案工作具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)性以及保密性，要求檔案工作者要相對(duì)穩(wěn)定，人員不能經(jīng)常變動(dòng)，檔案管理人員工作過程中必須要嚴(yán)格貫徹執(zhí)行新修訂的《中華人民共和國檔案法》，提高自身工作的合規(guī)性和科學(xué)性，積極參加法治理論的培訓(xùn)，自覺強(qiáng)化依法依章程開展工作的意識(shí)，有意識(shí)有目的地提升檔案從業(yè)者的政治修為素養(yǎng)、服務(wù)水平、歸類整理能力、實(shí)際應(yīng)用能力。

2.規(guī)范歸檔的文書材料形式，建立文書檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系

文書檔案的質(zhì)量和對(duì)文書檔案的歸類、整理，在檔案管理工作中起著舉足輕重的作用，因此現(xiàn)階段檔案管理工作的主要方向內(nèi)容是構(gòu)建一套健全的檔案材料歸檔制度以及檔案管理規(guī)范化體系。規(guī)范文書檔案材料的格式和形式，對(duì)文書檔案的類別、冊(cè)數(shù)、使用頻率等可以被量化的具體細(xì)節(jié)提出具體要求，盡量做到內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)體系與社會(huì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)相一致。按照文書材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)定期移交和歸入材料，確保移交的文書檔案材料的質(zhì)量和效用。檔案工作者要對(duì)材料進(jìn)行全面、系統(tǒng)、完整的鑒定，接收后再按規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、歸檔，保證材料的保存及利用價(jià)值，達(dá)到使用效果。

3.積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高管理水平

互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)的發(fā)展和成熟為檔案管理工作帶來新思維和新技術(shù)，文書檔案管理工作的合規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的目標(biāo)，更是迫切要求我們創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，其關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整化、利用價(jià)值的最大化、檢索利用的便捷化。根本方法是提高文書檔案的信息化水平，加快文書檔案數(shù)字化進(jìn)程，促使文書檔案管理工作向信息化、數(shù)字化的方向發(fā)展。從“硬件”方面來看，要積極引入先進(jìn)技術(shù)，加快推進(jìn)檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，使用新技術(shù)、新型服務(wù)模式處理新時(shí)代的新問題。精準(zhǔn)化服務(wù)系統(tǒng)和內(nèi)容，打造一套體現(xiàn)專業(yè)化、信息化的查詢服務(wù)體系，使管理工作具備實(shí)現(xiàn)檔案電子化的條件。從“軟件”方面來看，檔案管理人員必須要有意識(shí)地強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)以及信息化技術(shù)的應(yīng)用技能。有關(guān)部門應(yīng)定期不定期地組織檔案管理培訓(xùn)，通過有針對(duì)性的培訓(xùn)來全面提升檔案管理人員的信息化管理系統(tǒng)操作水平以及檔案管理技術(shù)。檔案工作者應(yīng)樹立主動(dòng)求變、與時(shí)俱進(jìn)的理念，適應(yīng)新時(shí)代的變化和要求，同時(shí)運(yùn)作和利用好電子檔案資源，精準(zhǔn)對(duì)接單位需求，進(jìn)一步提高工作效率。

三、總結(jié)與認(rèn)識(shí)

文書檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展不僅具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)作用，而且它為歷史資料的查考提供重要的渠道和憑證，是中職學(xué)校發(fā)展過程的重要?dú)v史依據(jù)，同時(shí)也是檢驗(yàn)一個(gè)中職學(xué)校管理水平和成果的重要依據(jù)。文書檔案在學(xué)校發(fā)展事業(yè)中擔(dān)負(fù)著歷史性責(zé)任，文書檔案涉及多個(gè)方面的工作，它具有較強(qiáng)的專業(yè)性和紀(jì)律性，因此需要被高度重視。面對(duì)日益復(fù)雜和繁瑣的檔案管理環(huán)境，面對(duì)日漸繁瑣復(fù)雜的檔案管理工作環(huán)境，中職學(xué)校必須要強(qiáng)化檔案管理工作，各個(gè)部門要立足于檔案法律法規(guī)來開展標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的檔案管理工作，檔案工作者需要加強(qiáng)思想認(rèn)識(shí)和專業(yè)技術(shù)學(xué)習(xí)。只有做好以上措施，文書檔案工作才能為中職學(xué)校管理制度以及教學(xué)體系的創(chuàng)新性發(fā)展、為學(xué)校有序健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

責(zé)任編輯魏家堅(jiān)