水利檔案管理信息化構(gòu)建的思考分析

王子靜

摘要：在數(shù)字化時代，信息化建設(shè)成為各行業(yè)的發(fā)展方向，水利檔案管理信息化建設(shè)能夠推動水利檔案管理的高效化與無紙化發(fā)展，實現(xiàn)水利檔案共享性的提升，為水利工程相關(guān)工作的落實提供參考。但是，當前部分水利檔案管理人員對信息化建設(shè)的必要性認知不明，使得信息化建設(shè)受阻。對此，本文將先對必要性進行分析，了解數(shù)字化時代水利檔案管理信息化建設(shè)的價值，再分析主要問題與優(yōu)化路徑，把握水利檔案管理信息化建設(shè)的構(gòu)建要點，實現(xiàn)水利檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量的提升。

關(guān)鍵詞：水利；檔案管理；信息化

水利檔案作為水利工程立項到驗收運行階段全部數(shù)據(jù)的集合，包含大量圖紙、報告以及工作記錄等文件資料，而水利檔案管理是保障文件資料采集整理準確性與利用高效性的關(guān)鍵，對水利工程穩(wěn)定運行與發(fā)展具有重要影響。伴隨著水利工程復雜性的提升，水利檔案管理信息化建設(shè)成為必然。對此，本文將對水利檔案管理信息化建設(shè)進行分析，探尋信息化建設(shè)在水利檔案管理中的必要性、主要問題以及優(yōu)化路徑，把握水利檔案管理信息化建設(shè)的整體框架，實現(xiàn)水利檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量落實。

1 水利檔案管理信息化構(gòu)建的必要性

1.1 水利檔案的特點

在水利工程評價中，檔案管理質(zhì)量是評定的重要因素之一，完整真實的水利檔案能夠準確呈現(xiàn)水利工程全過程，為水利工程評價提供數(shù)據(jù)參考。水利檔案與水利工程建設(shè)具有較強的一致性特征，使其具有復雜性、易變性、成套性以及差異性的特點，具體表現(xiàn)為：

一是差異性。差異性主要表現(xiàn)在周期差異性層面。受規(guī)模的影響，水利工程建設(shè)周期存在差異，一般而言，小型工程的時間跨度較短，設(shè)計歷史短，而中大型工程周期在數(shù)月到幾年不等，大型工程可長達幾十年或幾年不等。由此可見，水利工程的周期差異較大，與此同時，檔案生成也具有周期性差異[1]。

二是成套性。水利工程從建議書到評價階段會產(chǎn)生系列復雜檔案資料，且檔案多為各階段的原始記錄，是后續(xù)工程落實的基礎(chǔ)，成套檔案數(shù)據(jù)直接對等水利工程的各階段，形成完成建設(shè)過程，是定位文件內(nèi)容的關(guān)鍵。

三是復雜性與易變性。水利工程檔案資料分散于項目法人單位、監(jiān)理單位、建設(shè)單位以及施工單位等參與方中，且各單位對檔案管理的要求有所差異，使得水利工程檔案存儲環(huán)境較為復雜，此外，水利工程還會受到技術(shù)、施工環(huán)境、資金以及政策等多項因素的影響，進而使得水利檔案具有較高的易變性與復雜性。

1.2 信息化構(gòu)建的價值

由于水利檔案具有差異性、復雜性、易變性以及成套性等方面特征，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案為原點的檔案管理方式，面臨數(shù)據(jù)采集難度高、存儲空間占用大、成本耗費高以及丟失難恢復等情況，影響水利檔案管理成效。而水利檔案管理信息化建設(shè)，能夠有效提升水利檔案收錄、匯集等環(huán)節(jié)的規(guī)范性，提高檔案信息查詢的便捷性，提升水利檔案利用有效性的提升，此外，信息化建設(shè)還能借助信息化平臺實現(xiàn)檔案文件的數(shù)字化管理，降低文件資料借閱階段丟失問題與損耗問題的發(fā)生率，保障水利檔案的完整性與安全性。

2 水利檔案管理信息化構(gòu)建的主要問題

在信息化建設(shè)逐步推進的背景下，水利檔案信息化構(gòu)建取得了一定成績，提高了水利檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)母咝裕瑸樗麢n案采集、存儲、查詢以及調(diào)動便捷性的提升，提供了重要支持。但是，在水利檔案管理信息化構(gòu)建的踐行階段，仍存在整體性不足、相關(guān)控制制度缺失等情況，影響水利檔案管理信息化構(gòu)建的價值實現(xiàn)，具體表現(xiàn)如下述。

2.1 整體性不足

當前，各區(qū)域水利檔案信息化構(gòu)建程度差異明顯，部門合力與地方聯(lián)動程度不足，各水利單位或水利工程搭建了獨有的信息系統(tǒng)，數(shù)據(jù)信息分散度高，使得水利檔案管理信息化構(gòu)建的整體性不足。再加之統(tǒng)一性建設(shè)標準有待完善，且各信息系統(tǒng)的互動性與互聯(lián)性不足，水利工程各項信息并未得到有效融合，影響水利檔案管理信息化構(gòu)建的實際效用[2]。

2.2 安全性偏低

在信息化構(gòu)建下，水利檔案的存儲方式變化，檔案資料丟失與損耗的風險降低，但是，仍面臨新的安全隱患，具體表現(xiàn)在信息泄露、黑客攻擊以及信息篡改等方面。水利檔案作為國家資源之一，檔案系統(tǒng)一旦被不法分子攻破，出現(xiàn)信息篡改或系統(tǒng)癱瘓問題，將對水利檔案的有效運用產(chǎn)生嚴重影響。

2.3 意識不足

在信息化構(gòu)建推行階段，部分人員對檔案管理的認知不足，將工作重心放置于水利工程進度管理與質(zhì)量管理層面，使得水利檔案管理工作處于邊緣狀態(tài)。在檔案管理實踐階段，部分工作人員將檔案管理工作局限于文件看守層面，工作重點放置于采集與存儲上，使得水利檔案數(shù)據(jù)的利用率不足。此外，部分工作人員會將檔案資料收集與整理工作放置于工程建設(shè)后期，增加了檔案資料的丟失風險。此外，在意識不足的影響下，部分水利檔案管理工作缺乏必要的設(shè)備支持，影響檔案管理工作效率的同時，對信息化構(gòu)建亦產(chǎn)生了不良影響[3]。

2.4 人員缺失

在傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案管理人員多以手工操作的方式，完成檔案采集與整理工作，在信息化構(gòu)建背景下，信息化平臺成為檔案管理工作落實的主要依托，工作模式發(fā)生轉(zhuǎn)變，相較而言，對檔案管理人員的檔案價值分析與利用管控能力提出新要求。但是，在信息化檔案管理階段，水利工程檔案管理人員多由臨時抽調(diào)人員構(gòu)成，專業(yè)知識能力偏低，再加之培養(yǎng)機制有待完善，使得檔案管理人員缺乏成長空間，對信息化平臺的有效運用產(chǎn)生影響。

2.5 制度缺失

在信息化構(gòu)建影響下，檔案管理的載體、內(nèi)容以及形式發(fā)生變化，制度也應隨之優(yōu)化改進，以保障信息化下檔案管理工作執(zhí)行質(zhì)量。但是，部分水利單位并未結(jié)合信息化構(gòu)建需要，調(diào)整相關(guān)制度，使得信息化檔案管理工作缺乏約束與控制，特別是在針對性監(jiān)督機制與管理機制缺失的情況下，信息化檔案管理工作的實施質(zhì)量不夠理想。

3 水利檔案管理信息化構(gòu)建的優(yōu)化路徑

由上可知，在水利檔案管理信息化構(gòu)建階段，常見問題主要表現(xiàn)在整體性不足、人才缺失、意識不足以及安全性不足等多方面，針對此，在優(yōu)化完善水利檔案管理信息化構(gòu)建階段，應當注意下述內(nèi)容。

3.1 重視檔案對接接口開發(fā)，推動檔案管理整體性提升

針對水利檔案信息化構(gòu)建整體性不足的問題，應當重視對接接口開發(fā)與統(tǒng)一性管理標準的構(gòu)建，以推動水利檔案信息化構(gòu)建整體性的提升，實現(xiàn)水利數(shù)據(jù)信息的高質(zhì)量傳輸與利用。具體應當注意：

一是對接接口開發(fā)。在構(gòu)建水利信息化檔案管理平臺時，應當落實接口開發(fā)，保證各水利工程信息化檔案管理系統(tǒng)能夠互聯(lián)性的提升，并優(yōu)化升級功能，保證水利檔案信息化管理平臺與其他系統(tǒng)平臺對接的順暢性，實現(xiàn)水利工程檔案的整體性發(fā)展；

二是統(tǒng)一管理標準。標準是提升水利檔案信息化管理的保障與前提，通過構(gòu)建統(tǒng)一化標準，保證各類水利工程檔案數(shù)據(jù)管理形式與內(nèi)容的統(tǒng)一，為數(shù)據(jù)資源的互通提供基礎(chǔ)保障，推動水利檔案數(shù)據(jù)完整性提升的同時，還能提高各類水利檔案數(shù)據(jù)查閱便捷性與利用高效性的提升。一般而言，統(tǒng)一性管理標準涉及檔案管理的流程、檔案存儲方式、方案分類以及檔案內(nèi)容格式等[4]。

3.2 優(yōu)化安全保障體系，提高水利檔案信息化管理安全性

針對水利檔案信息化構(gòu)建安全管控失當?shù)膯栴}，應當重視網(wǎng)絡(luò)安全體系與安全追溯體系等方面的構(gòu)建，提升安全管理質(zhì)量，保障水利檔案數(shù)據(jù)安全性。具體應當注意：

一是安全追溯體系。在信息化管理平臺內(nèi)，搭建安全追溯功能，能夠及時對檔案安全隱患做出反應，展開預警工作，提升安全管理及時性的同時，還能縮減安全管理成本。在此過程中，應當注意：首先，風險預設(shè)。檔案管理人員應當結(jié)合檔案管理工作實況，對檔案管理工作的各項風險進行預測，并將各風險點錄入安全追溯體系中，保證風險識別的及時性；其次，風險處理。檔案管理人員應當預設(shè)風險處理方案，用以提升風險處理的有效性。

二是網(wǎng)絡(luò)安全體系。網(wǎng)絡(luò)安全體系構(gòu)建的重點在于密碼管理、系統(tǒng)環(huán)境管理、網(wǎng)絡(luò)傳輸管理以及安全管理等多方面內(nèi)容，網(wǎng)絡(luò)安全體系的完備性直接影響信息化平臺的穩(wěn)定運行。對此，應當注意：首先，運行測試。運行測試的重點在于分析與測試檔案管理過程的漏洞與風險，識別不規(guī)范操作，降低檔案信息泄露的可能；其次，分級管理。在水利檔案管理階段，應當對水利檔案數(shù)據(jù)的重要性進行判斷，并落實分級保護與管理，用以降低重要資料數(shù)據(jù)的丟失可能，保障安全管理質(zhì)量。一般而言，重要文件包含專利、機密數(shù)據(jù)等，加密處理則是保護的重要方式之一。

三是異地備份機制。在檔案信息化管理時，若受到黑客攻擊，會導致檔案丟失等風險出現(xiàn)，雖能夠借助技術(shù)手段，恢復部分數(shù)據(jù)，但仍對檔案數(shù)據(jù)的完整性與精確性產(chǎn)生影響。對此，在構(gòu)建信息化管理時，應當重視異地備份機制的構(gòu)建，將水利檔案數(shù)據(jù)異地保存，若發(fā)生文件丟失問題，可借助異地備份文件進行填充，保障水利檔案數(shù)據(jù)的完整性[5]。

3.3 優(yōu)化培訓宣傳機制，提升檔案管理認知與能力

針對意識不足與人員缺失等問題，應當重視培訓制度與宣傳制度的優(yōu)化，用以提升工作人員的檔案管理人員與技術(shù)能力，實現(xiàn)檔案信息化管理質(zhì)量的提升，具體應當注意：

一是宣傳制度。針對水利檔案管理工作的宣傳，應當重視線上與線下宣傳工作的落實，增強信息宣傳效果，達到提升整體認知的目標。具體表現(xiàn)為：首先，線下宣傳。水利工程單位應當重視線下宣傳標語的設(shè)置與專項會議的落實，用以提升水利工程參與方的檔案認知，為檔案數(shù)據(jù)資料的采集提供方便，降低數(shù)據(jù)采集匯總的難度；其次，線上宣傳。應當重視現(xiàn)代熱門社交平臺的運用，借助抖音、今日頭條等平臺，宣傳水利檔案管理價值與信息化建設(shè)要點等知識內(nèi)容，提升宣傳覆蓋面，實現(xiàn)檔案管理人員與領(lǐng)導層意識認知的加強，奠定水利檔案信息化建設(shè)的意識基礎(chǔ)。

二是培訓制度。針對人員能力不足的情況，應當重視培訓制度的完善，借此提高工作人員的專業(yè)能力水平，實現(xiàn)水利檔案信息化管理構(gòu)建質(zhì)量的提升，具體應當注意：首先，管理流程培訓。應當嚴格依照信息化管理流程與內(nèi)容展開指導培訓，用以提升檔案管理人員的平臺操作能力，降低不規(guī)范操作的出現(xiàn)率；其次，管理能力培訓。在信息化構(gòu)建下，檔案管理工作重點在于“管理”與“利用”等方面，對此，應當重點培養(yǎng)工作人員的檔案分析能力與檔案利用能力，以實現(xiàn)信息化平臺價值的實現(xiàn)，帶動檔案管理工作模式的優(yōu)化轉(zhuǎn)型；最后，外派培訓。在必要情況下，派遣工作人員外出學習，了解先進檔案信息化管理模式與技術(shù)，提高工作人員的綜合能力，為檔案信息化管理的升級優(yōu)化提供支持。

3.4 完善信息化管理制度，推動檔案管理的規(guī)范發(fā)展

針對制度缺失的問題，應當重視信息化管理制度的完善，為檔案信息化管理的規(guī)范化落實，提供約束與保障，具體應當注意：

一是責任機制調(diào)整。在責任機制調(diào)整階段，應當以檔案信息化管理工作流程，對各檔案管理人員的職責內(nèi)容進行劃分，具體表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)采集、檔案數(shù)據(jù)匯總分析、檔案數(shù)據(jù)利用管理以及檔案數(shù)據(jù)安全管理等方面，通過將管理工作職責劃分到個人的方式，推動檔案信息化管理工作的有效落實。

二是監(jiān)督機制。借助監(jiān)督機制，對檔案信息化管理人員的平臺操作行為等進行監(jiān)督管控，用以提升平臺操作質(zhì)量，降低質(zhì)量風險。此外，還可以借助監(jiān)督機制，對檔案驗收進行控制，對歸檔文件進行核對檢查，進一步降低檔案文件的疏漏問題，實現(xiàn)管理檔案資料文件準確性的提升。

三是設(shè)備管控機制。在水利檔案信息化管理中，設(shè)備運行質(zhì)量直接影響文件資料信息的數(shù)據(jù)化程度，對此，應當重視設(shè)備管控機制的構(gòu)建，保障各類設(shè)備的穩(wěn)定運行，降低數(shù)據(jù)丟失等風險。

4 結(jié)語

綜上所述，水利檔案具有復雜性、易變性、成套性以及差異性等特征，在水利工程發(fā)展的影響下，傳統(tǒng)水利檔案管理模式難以適應水利檔案特點，增加了檔案文件全面性不足與利用率偏低等風險，而信息化構(gòu)建，轉(zhuǎn)變了水利檔案管理模式，能夠規(guī)避傳統(tǒng)水利檔案管理模式弊端，推動檔案利用率提升。但是，在現(xiàn)行信息化構(gòu)建階段，仍存在整體性不足、安全性不足等問題，影響檔案信息化構(gòu)建的質(zhì)量。對此，應當重視檔案對接接口開發(fā)、培訓宣傳機制以及信息化管理制度等方面的優(yōu)化，推動水利檔案信息化管理的優(yōu)化改進，實現(xiàn)信息化管理成效提升。

參考文獻

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