基于大數據技術的電子檔案管理現狀和發展對策

段竹瑩 牛相林

在大數據廣泛使用和推廣下，電子檔案管理工作比傳統紙質檔案管理檢索效率更高、檔案資料利用更便利，資源共享更方便。基于信息化技術和互聯網技術的深入融合使用，依托大數據技術完善了電子檔案管理體系和運行模式，電子檔案運行機制逐步成熟，對更好滿足人們日益增長的檔案管理需求有著重要的作用和意義。

一、檔案電子化大數據管理的重要意義

現代企事業單位的檔案包含了文書檔案、技術檔案、人事檔案、財務檔案和基建檔案等，檔案類型繁雜、數量信息多、管理難度大，檔案存放空間需求較大。按照傳統的紙質檔案管理模式，檔案資料體積大、人員管理成本高、紙質檔案資料易損、檔案信息利用率不高，再疊加受檔案管理制度不夠完善的影響，檔案管理難以滿足企事業單位業務管理不斷提升的需求。紙質檔案資料電子化后，大數據技術可以收集、分類和整理電子檔案信息，極大提升檔案管理水平，檔案歸檔分類更科學合理、檔案搜索查詢更便捷、檔案信息利用率更高、管理員數量更少、管理成本更低、檔案存儲空間需求更小，在經濟發展迅速和社會快節奏的情況下，檔案電子化大數據管理對企事業單位發展有著巨大的促進作用。

二、基于大數據技術的電子檔案管理現狀分析

大數據技術日益成熟和普及，在各領域獲得廣泛的使用，大數據技術在電子檔案管理中發揮了很大的作用，提高了電子檔案信息的利用率，也提高了電子檔案的管理水平，更好地推進了電子檔案管理的發展。但在實際的運行過程中，仍遇到一些問題，主要集中在五個方面。

（一）檔案管理法規建設不夠完善

傳統紙質檔案管理模式已不適應時代的發展，電子化檔案管理模式正在獲得廣泛的使用和推廣，與之相適應的法律法規未能隨著電子檔案管理發展及時有效地跟進，立法建制滯后，使得體系化的管理缺乏法律依據，電子檔案管理效率未能明顯提升，檔案的技術發展受到影響。尚未建設完善的電子檔案的管理制度，電子檔案的管理標準和管理體系尚未完全建立，標準體系建設有待完善，電子檔案使用頻率受到限制，在一定程度上存在保密風險和傳輸風險，對電子檔案管理推進造成一定的阻礙。

（二）系統的信息化管理機制尚未健全

傳統紙質檔案管理與現代的電子檔案管理在管理模式上完全不同，傳統的檔案管理制度完全不適應電子檔案管理模式，需要重構電子檔案管理制度。在大數據技術廣泛普及的情況下，需要建立全新的信息化管理體系與電子檔案管理相適應，充分體現大數據技術的智能化管理優勢，多類檔案信息和資源實現共享。現在大多單位尚未建立健全信息化管理體系和運行機制，電子檔案信息的資源整合和共享不夠充分，不能充分體現電子檔案的管理效能、資源共享和價值綜合應用。許多單位守舊的檔案管理制度難以適應電子檔案管理模式的需求，管理效果極差。管理制度管理職責不明確、管理規范不標準、信息化優勢不明顯等，使得管理制度依舊難以有效指導信息化管理工作開展。

（三）檔案管理人員的專業技能和業務素質需提升

基于大數據技術的檔案信息管理，管理崗位需要更高素質的人員才能勝任，既要具有檔案管理的專業知識，又要具備專業的大數據知識，可以掌控大數據技術和深度挖掘數據利用，并具備與之匹配的優秀職業道德素養，具有優秀的綜合管理素質才能承擔電子檔案管理工作崗位。雖然現有檔案管理隊伍龐大，但是大多數檔案管理人員的創新力不足、信息化意識不強、電子檔案管理適應性不強。受制于落后的檔案技術培訓體系，檔案工作者不能充分享受智能化、共享化、個性化的服務，檔案管理效率受到嚴重的影響。隨著大數據技術在檔案管理領域的深入使用，檔案管理工作者需要提升信息技術素養和欠缺的管理能力。

（四）大數據技術未充分應用

在大數據技術廣泛應用的背景下，云計算、大數據、人工智能等技術在各領域廣泛應用，數據信息處理技術得到普及，電子檔案信息管理需要云存儲和智能化技術與大數據技術融合使用，以提升電子檔案管理的高效、便利。許多單位在檔案管理中，未能將智能化技術融入大數據技術的檔案管理中，使得檔案管理水平落后。基層檔案服務部門未能使用智能化技術進行數據挖掘、軟件分析、電子檔案資源整合，甚至缺乏必要的軟硬件設備，缺少計算機設備和智能化檔案管理平臺，不能全面銜接檔案資源和社會資源，妨礙了電子檔案管理工作的個性化、多元化和實時化。

（五）檔案安全威脅較嚴重

電子檔案管理存在網絡安全管理問題。一是電子檔案信息存在電子化的存儲設備，存儲設備硬件的損壞，會引發信息資源損壞和丟失風險；二是檔案信息資源可能會被病毒或黑客攻擊，帶來信息篡改、丟失結果。許多單位沒有完善的信息化檔案管理制度保障，互聯網防攻擊的技術手段不強，難以有效保護檔案安全，存在嚴重的安全威脅。

三、基于大數據技術的電子檔案管理發展對策

（一）不斷完善和優化電子檔案法律法規和規章制度

在大數據技術廣泛應用的背景下，要建立健全電子檔案管理法規和管理制度，為電子檔案健康發展提供必要的法律支撐和制度保障，制定標準化的電子檔案管理規范和管理制度，檔案管理的工作有著統一的標準規范和程序，指導電子檔案體系建設工作。建立健全電子檔案管理責任機制，深度挖掘電子檔案資料的應用價值，防止電子檔案信息資料丟失。一是立法建章，將電子檔案管理工作立法保障，把電子檔案收集、管理、存放、共享服務納入法規保障，明確電子檔案管護職責，制定檔案管理工作中的各種違規處罰措施。二是建立檔案管理數據平臺，定期對管理平臺進行審核，監控檔案管理平臺的服務情況，有效調控檔案服務。三是法律法規保障電子檔案信息安全，將檔案管理中相關責任在法規中明確，并形成責任清單，靠技術和制度保障電子檔案安全。

（二）完善和優化電子檔案管理機制和信息化體系

依托大數據技術加快建立健全電子檔案管理機制和信息化體系，構建新型的檔案管理工作體系，提高電子檔案數據質量，制定統一的電子檔案管理標準，運轉規范標準化，規范統一的數據類型、檔案格式和運轉流程，發揮大數據信息平臺數據庫功能，更好地提升電子檔案信息的應用價值。建立信息化意識和網絡思維意識，高度重視檔案運轉機制和創新標準體制完善，有力保障信息化管理體系和數據庫資源。對檔案管理基層信息技術進行整合，實現基層信息資源的收集和整合，優化信息資源的存儲，推進信息技術的研發，完善數據信息機制支撐，從技術上為檔案管理突破提供保障。構建智能化的網絡系統，服務整個電子檔案管理體系，建立一個系統完善的資源集合體，收集、整理和共享各類檔案數據信息，通過分析、挖掘和技術整合，使得電子檔案信息資源獲得共享和發揮價值。

（三）有效培訓檔案管理人員的專業技能和業務素養

人是工作的主體，建立一支優秀的復合型檔案管理隊伍是檔案管理工作的關鍵，檔案管理者既要具有檔案管理專業知識，又要具有大數據技術專業技能，復合型人才隊伍是適應電子檔案管理工作的需求。建立健全檔案管理人員的培養機制，搭建專業培養平臺，定期對管理人員進行大數據基礎知識和檔案管理專業知識的培訓和考核，促進檔案管理人員針對性地提升業務技能和知識，要引導電子檔案管理人員優化管理意識和創新管理意識，提高檔案服務質量。加大電子檔案管理考核力度，定期進行專業技能考核和崗位間的技術交流合作，整體提升檔案管理隊伍建設，保障檔案管理人力資源。

（四）轉型電子檔案管理模式

智能化是大數據技術的顯著優勢，在電子檔案管理過程中，充分利用大數據技術實現創新發展，重視智能化發展方向。在電子檔案管理體系建設中，要重視相應的數字技術和有關模塊的投入，引進智能化數據化的信息設備，數據化系統與智能化系統有機融合，實現優勢互補，構建智能化管理平臺。把管理平臺優勢資源整合，提升信息供給質量，完善和優化管理模式，優勢互補信息服務內容，發揮大數據的技術優勢。

（五）加強電子化檔案信息安全防護

單位需要制定健全的電子化檔案信息安全防護機制，防止檔案信息系統攻擊。一是完善檔案管理機制。健全檔案管理機制，明確規定定期采取檔案信息備份工作，制定并遵守相應的檔案安全管理規范，檔案信息資料不能擅自使用移動存儲設備拷取，防止計算機系統感染病毒；二是建立安全的互聯網防火墻，要定期更新防火墻和安全系統軟件，防止黑客、木馬、病毒等的攻擊。

（六）應用新技術提升檔案利用水平

在大數據時代背景下，單位應當主動創新使用新技術，創新使用新方法，提升電子檔案管理的使用率。大數據技術可以分析、挖掘和整合檔案信息，智能化共享檔案信息資源，提升檔案資源利用效率。

大數據技術的廣泛應用和普及，尤其在電子檔案管理中的應用，使得電子檔案管理工作更加高效和便利，大數據技術的智能化、高效化優勢在檔案管理工作中發揮到極致。采取有效的技術措施，使得電子檔案管理更加體系化、標準化，極大提升電子檔案的管理水平，更好地服務主責主業。

（作者單位：中國科學院上海技術物理研究所）