內部審計視角下的公立醫院采購管理問題研究

李瑤

摘要：本文主要從公立醫院采購管理的現狀入手，深刻剖析當前采購管理的不足，從風險導向審計出發，識別評估采購全流程所存在的風險，并針對風險事項設計和實施進一步審計程序，最后基于內部審計角度提出管理建議。

關鍵詞：內部審計；公立醫院；采購管理

引言

2022年3月，國家衛生健康委下發《進一步加強衛生健康行業內部審計工作的若干意見》，強調公立醫院內審人員要聚焦關鍵業務和重點環節。采購工作作為經濟活動中的重點板塊，如何做好監督管理，是內審人員需要重點研究的課題。

一、醫院采購管理的現狀

一是對于制度宣傳不到位，人員的風險意識不足，影響工作效率。醫院采購，特別是醫療專業設備和物資的采購，需要采購部門與需求科室協同合作。目前在醫院采購管理體系中，需求科室對采購制度了解不深入，并未建立起對采購風險的正確認識，許多采購前期的工作，例如采購需求的調研、采購文件的填寫和申報等工作流于形式，甚至出現互相推諉責任等情況，為采購活動的正常進行增加了阻力。

二是采購人員配置不合理，對于流程執行不到位。由于人員的缺乏導致采購各環節未能做到不相容崗位相分離；同時，采購執行過程中會存在供應商資質審核不到位，采購方式選擇不恰當、采購檔案的留存不完整等問題。

三是內部監督機制不完善，缺乏對全過程的有效監督。目前，多數醫院的內審部門是本院采購管理中內部監督的主要力量，但因采購活動業務量大，僅依靠內審部門無法實現全面監督，所以采購、財務等相關部門的自查自糾與互相監督也應該是內部監督的重要組成部分。然而，有的醫院因體制不健全，部門間的職責劃分不明確等，最終導致監督工作無法取得很好的效果。

二、醫院采購的風險導向審計

現代審計以風險導向為原則，內部審計應該堅持以風險作為一切審計工作的出發點并將風險貫穿審計全過程，這就要求醫院內部審計做到下列幾點：

（一）梳理采購業務過程，精準識別采購過程中存在的風險

為了識別和評估醫院采購活動中存在的風險，內審人員應該了解采購業務流程的每個環節，制定適當的審計計劃，執行風險評估活動，在過程中保持職業懷疑，運用職業判斷，評估出各項風險發生的可能性及后果的影響程度。

1.預算編制的風險。采購預算對于采購活動有直接影響，過于寬松的預算編制會影響預算資金的使用效率，甚至孳生腐敗；過于緊張的預算編制可能會導致采購失敗或者采購質量不達標等問題。

2.采購計劃的風險。一是醫院采購計劃制定的隨意性，部分醫院采購計劃制定缺乏詳細調研，對于采購物資的質量要求及相關技術參數缺少事先認定標準，導致在后期采購過程中出現隨意變更的情形。二是采購計劃審批的不合理性，部分醫院仍未建立起完整的審批流程，對于小額和突發性的請購申請缺少審批流程，容易引發未經適當授權進行采購計劃的審批。三是采購需求申報缺乏統籌性，提報分散，占用過多的時間，影響工作效率。

3.采購實施過程中的風險。一是供應商審核不嚴格，招標過程中出現圍標、串標等行為，招標后發生供應商違約、毀約情形。二是采購物資存在質量風險，實際采購結果與預定計劃中的技術規格存在差距，甚至出現價高質次的情況。三是采購過程中對合同管理的疏忽，合同編制中，條款制定尤其是交付質量條款及違約條款的不當簡化使得醫院的基本利益難以得到保障；合同制定后未經專業人員的審核；合同簽訂后，可能因對方履約能力限制等原因，私下調整合同內容，改變交付物資的數量、質量或交付時間等重要信息，最后給醫院帶來損失。四是采購過程中的其他風險。比如參與采購活動的工作人員在業務進行過程中存在廉潔風險、市場經濟波動帶來的價格風險等。

4.驗收過程中的風險。一是驗收崗位設置不合理。驗收與采購崗位未建立適當的職責分離制度；驗收人員不具備相關專業能力，無法對購進物資的質量好壞進行判斷。二是驗收標準執行不到位。驗收人員僅對物資數量進行清點，未按照合同或者采購文件上的質量要求認真執行驗收程序。三是對驗收中存在的問題解決不及時。驗收人員在發現異常情況時，無法及時找到對接人員反饋問題，拖延驗收的時間，影響采購項目的進程。

5.倉儲管理的風險。一是對出入庫管理不嚴格。出入庫處理不及時，進出物資的品種數量不明確，隨意收發物資，缺乏出入庫記錄等。二是庫存管理粗放。倉庫內工作人員對物品的歸置混亂，影響平時收發存工作和期末盤點工作的正常進行；對物資管理不詳細，比如庫存信息中缺少物品保質期的信息，造成醫療資源的浪費。三是盤點制度的執行不到位。絕大多數醫院已經建立定期盤點制度，但因現實因素，可能未及時盤點，對于盤點中存在的差異不能及時處理，對于導致差異的原因未進行調查和反思，使盤點這一內控手段無法達到其目的。四是倉庫部門與其他部門缺乏溝通，信息溝通不暢使物資需求量、采購數量和倉儲數量無法建立科學的聯系，或造成物資采購過多，引起倉儲壓力，增加倉儲成本，或造成物資采購過少，導致物資供應緊張，造成缺貨的風險。

6.付款階段的風險。一是付款審批不嚴格，存在缺乏如發票、合同、采購審批單等支持性文件時仍然付款的情形，不利于保障醫院資金安全。二是付款未按照合同約定的方式、金額與時間執行，致使醫院承擔起采購合同的違約風險。三是賬務處理不恰當，賬務反映信息與實際經濟業務不一致，導致財務數據錯誤，引發財務報表的重大錯報風險。

（二）建立全流程審計鏈條，應對采購過程中識別出的風險

根據風險評估結果，內審人員應將審計資源合理分配，針對風險事項設計和實施進一步審計程序。

1.對于采購活動進行全過程的了解，并選擇幾筆采購業務進行穿行測試，從流程設計、崗位設置、內控安排等方面全面掌握醫院采購業務的執行過程，從而更好地設計控制測試與實質性程序。

2.針對采購計劃中的風險，通過詢問計劃編制的過程，了解制定采購計劃的考慮因素，檢查采購計劃的制定是否結合了醫院的實際需求和資源條件；比較歷年采購計劃，分析審計當年是否存在需求異常增減變動的情況；分析預算執行進度和采購計劃制定之間是否存在關聯，判斷醫院是否可能會因為預算壓力不合理調整采購計劃；以上種種程序和防范可以用來評估計劃制定的科學性和準確性。了解計劃的審批過程，評價審批權限設置是否合理，是否存在越權審批的情形，對于重點采購項目進行詳細審計，檢查授權審批是否按照規定執行，對于采購計劃的變更和調整著重關注，審核是否存在任意變動已審批的計劃的情形，以此來評價審批程序設計的合理性與執行的有效性。

3.針對采購實施中的風險。根據前期對于業務流程的認識，從業務實施的關鍵點入手，開展審計工作。對于供應商清單中的信息進行抽查，評價其是否具有相關資質；審閱采購業務中的各種文件，如內部控制手冊、采購授權記錄、招標文件、詢價記錄、合同等，這些書面證據對證實采購活動的真實性與合規性至關重要。對于采購合同進行重點檢查，審閱采購合同臺賬，與采購計劃進行比較，尋找是否存在計劃之外的采購事項；檢查合同文件的審批流程和簽署流程是否執行到位，是否存在陰陽合同、口頭協議或者違規變更合同內容的情形；審核合同內容，評價內容的合法性、合理性，將合同中的金額、品類等信息與流程前期文件做比較，檢查采購業務是否一貫執行，對風險責任條款加以特別關注，關注醫院承擔的合同風險是否在合理范圍；為保證所采購物資質量的合規性，可以檢查物資技術規格文件或者請專家開展質量評估工作。

4.針對驗收過程中的風險，詢問驗收崗位設置規范，審閱驗收工作標準相關的文件，觀察驗收人員的工作過程，評價不相容崗位內部控制的執行有效性；將采購合同、驗收記錄和入庫記錄進行對比，尋找是否存在未經驗收或未適當驗收的情形。

?5.針對倉儲過程中的風險，審閱倉庫臺賬是否逐日逐筆登記出入庫事項；在驗收憑證、出入庫記錄與庫存臺賬間展開雙向檢查，從原始記錄到臺賬，檢查是否存在漏記、少記的事項，從臺賬到原始記錄，檢查是否有虛記、重復登記的事項，審計臺賬的正確性；檢查盤點表單、盤點差異報告，并親自實施監盤程序，在監盤中通過觀察盤點過程、抽盤等手段，檢查盤點這一重要的內部控制執行是否有效，同時也能核對庫存賬簿中余額記錄的準確性和完整性；對于倉庫中保存的物資進行質量檢驗，特別是入庫后長期未見出庫的物品，關注存放物資在價值上是否存在損失。

6.針對付款過程中的風險，結合銀行函證結果，比較銀行對賬單與醫院賬務資料，從付款記錄追查至銀行流水，評價付款記錄的真實性，對付款記錄所附單據進行詳細檢查，將驗收單據、發票與付款文件進行核對，尋找是否存在所附單據不完整或單據信息與最終付款信息不一致的情況；從銀行流水反查至付款記錄，檢查賬務處理是否存在遺漏事項，對于遺漏的原因進行調查，評價是否存有侵占醫院資產的可能性；檢查與供應商的對賬記錄或親自發函確認應付賬款記賬的準確性，對于回函中發現的不符事項進行進一步審計，確定差異原因，若是因入賬時間差導致的未達賬項，需要結合報表期后的付款及記賬記錄關注期后的到賬情況，保證資金安全，防范舞弊風險。

三、基于內部審計角度對醫院內部控制的建議

內部審計部門作為醫院的一個獨立職能部門，意義在于利用自身的專業能力，站在客觀的角度，完成確認、監督和咨詢工作。公立醫院內審部門的價值不應僅停留在傳統的查錯防弊之上，它也需要為醫院改善組織運營、完善風險控制機制、提高管理的效率效果，從而能更好更快地融入現代醫療系統貢獻一份不可或缺的力量。所以，在執行風險導向審計，了解和評價醫院內部控制的設計和執行時，內審人員也應該對內部控制提出可行的改進建議，協助醫院提高管理水平。

（一）強化制度宣傳，樹立全員風險意識

內部控制是以制度作為具象化的體現，制度具備規范性、約束性和指導性的特征，所以制度的價值體現在于人員對其的遵從與執行。多年的實踐使得當代醫院不缺乏制度的建設，但對于制度的宣傳一直略顯乏力。管理者考慮到宣傳效果和宣傳成本會選擇僅在與業務執行部門范圍內組織學習制度，其他人員自然也會因此覺得“事不關己”。殊不知這些舉措在潛移默化之中造成了醫院人員對風險事項的鈍感，在工作中對應該關注的風險無法警覺。而風險意識正好是內部控制的環境基礎，基礎的薄弱會讓內部控制的推進遇到無形的阻力，最終增加醫院的運行成本，所以全員的制度教育迫在眉睫。內審部門可以協助制度的制定部門，采用宣講、內部郵件、院內網站等多種方式普及制度教育，增強人員對制度的認識，樹立全員風險意識。

（二）建立信息系統，打破部門間溝通壁壘

隨著現代社會的發展，醫院采購業務不可避免地會增多增雜，有必要建立起以大數據為依托的采購信息系統，在系統內完成申請、審批、采購、驗收入庫、付款的全部流程，并在其中安插進內部控制規則，將接應人員及其權限固定，待事件引入系統即可實現自動分流，避免采購時發生權責不清、無人對接的尷尬情景。設置風險預警指標，采購業務的風險更加清晰可視，便于快速介入和控制風險。同時與采購活動有關的所有數據能完整準確地保存在系統內，工作人員憑借權限查閱，節約溝通成本，提高工作效率。

（三）采取多種手段管理其他風險

1.建立供應商黑名單，定期清理供應商名單，對不再符合要求的供應商進行剔除操作，對違反采購原則的供應商嚴格管理，限制其后續與醫院的合作。

2.對于不可控的客觀風險，醫院可以采取投保的方式進行風險轉移。

3.對參與采購的工作人員進行廉潔教育，避免不正之風橫行。

4.參與采購的多部門可定期開展項目交流會議，總結經驗，防范問題發生。

四、結束語

公立醫院采購管理工作是一項系統工程，內審人員應當從風險導向審計出發，全面、深入地分析各個環節所存在的風險，逐個應對；同時，強化內控環境，才能確保采購管理工作的公開、公平、公正，實現公立醫院采購管理高質量發展。

參考文獻

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