高陽

摘?要：本文以1996年和2021年兩版《流動人員人事檔案管理服務規定》為依據，運用文本比較的方法從外在形式和詳細內容兩個方面出發，對新規定進行思考和解讀，從總則、管理服務機構及職責、檔案日常管理、接收與轉遞、服務與利用等方面進行詳細分析，在流動人員檔案整理標準、人事檔案知情權、從業人員要求等方面提出了一些優化建議。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；檔案服務

中圖分類號：D9?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.01.060

2021年12月29日，中共中央組織部、人力資源社會保障部等5部門聯合印發《流動人員人事檔案管理服務規定》，以服務為靈魂，從服務機構名稱及職責、服務內容及管理經費保障、服務制度和紀律等方面進行了詳細的闡述，宏觀與微觀相結合、多角度全方位予以規范，為新時期流動人員人事檔案管理工作指明了方向，符合民心民意，順應社會發展潮流，意義重大。人事檔案在社會發展中的作用日益加大，在干部選、任、用工作中發揮重要的依據作用，在確定和澄清個人有關問題方面發揮可靠的憑證作用，在人才開發工作中發揮準確的信息作用，同時在歷史研究、撰寫人物傳記方面發揮珍貴的史料作用。建立有序的人事檔案管理與利用服務體系才能確保人事檔案信息資源的精準科學利用，發揮檔案信息的內在價值。

1?新舊文本外在形式比較

1.1?文件名稱

與1996版規定相比，2021版《流動人員人事檔案管理服務規定》標題突出了“服務”二字。經濟發展與人才流動加快，人事檔案的利用需求逐漸增加，對流動人員的人事檔案、社保記錄、黨員身份等進行規范管理，完善服務信息系統與服務平臺設計，提升便民化水平，解決流動人員職業發展的后顧之憂是大勢所趨、人心所向。

1.2?發布單位

1996版發布單位是中共中央組織部和人事部，2021版發布單位是中共中央組織部、人力資源社會保障部、財政部、國家郵政局、國家檔案局，增加財政部是為保證流動人員人事檔案管理服務相關經費支出，增加國家郵政局是為確保流動人員人事檔案安全轉遞，增加國家檔案局是為強調流動人員人事檔案的檔案屬性，實現專業化管理。

1.3?主體結構

1996版共七章，2021版精簡為六章，除總則、附則、紀律和監督外，主體章節標題略有改動，在管理服務機構章節，標題增加了“職責”二字，明確了服務內容；“日常管理”被列為單獨一章，含材料歸檔、檔案保管、信息化建設等內容，提出了流動人員人事檔案從嚴、規范、高質量管理的要求；“利用”改為“服務利用”，通過開展服務宣傳、拓展服務內容、建立服務制度等不斷提升流動人員人事檔案利用服務水平。

1.4?條目與字數

1996版文本共22條，2356字；2021版文本33條，4941字。除增加信息化建設、管理及服務費用規定等新內容，檔案接收、材料歸檔、利用審批流程、工作紀律等方面規定更加詳細，以問題為導向，文件的實踐操作性和現實指導意義顯著增加。

2?新舊文本具體內容比較

2.1?總則

（1）增加定義和定位，有利于提升社會各界對人事檔案重要性的認識。

“流動人員人事檔案是反映流動人員政治面貌、道德品行、學習工作經歷、專業素養、工作實績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄材料?！比耸聶n案是真實的歷史記錄，是個人綜合素質方面的評價和反應，是國家選任、聘用、錄用人才的重要依據和參考。人事檔案也與個人利益密切相關，“身份認定、工齡計算、職稱評審、辦理保險、退休審批”等都需要人事檔案記錄為憑證。流動人員人事檔案因其流動性特點需要更加規范認真管理，維護人事檔案記錄的連貫性，以促進人才在各個不同單位的流動，在不同行業做出貢獻。

（2）明確范圍和主管部門，有利于實現全行業人員人事檔案規范管理。

不同類型人員檔案管理方式不同，適應不同的管理規定，科學界定范圍是實現管理目標的前提。人事檔案無單位接收，滯留在自己手中形成“死檔”從而失去利用價值，或者交由沒有資質的人事檔案管理單位保管造成檔案遺失的現象數見不鮮。新規定關于流動人員人事檔案的范圍最突出的表述是“非公有制經濟組織和社會組織聘用人員的人事檔案，自由職業或靈活就業人員的人事檔案”，基本上涵蓋了除黨政機關事業團體等具有人事權的單位的其他所有人員，同時新規定明確流動人員人事檔案主管部門為政府人力資源社會保障部門，如此對社會有貢獻的各類人員的人事檔案都能得以規范管理，留存歷史記錄，確立國家信用體系，積累檔案財富，維護社會穩定。

2.2?管理服務機構和職責

（1）拓寬服務內容。

增加出具證明和黨員組織關系結轉服務，充分考慮當下人事檔案的利用需求，比如因出國、財產繼承、落戶需以檔案記錄為支撐出具出生證明、親屬關系證明、婚姻證明、學歷學位證明等。近年來組織部門不斷加強黨員規范管理，從嚴從細做好黨員身份核查認定工作，但是黨員材料與組織關系異地存放狀況越來越多，組織關系在社區黨委，檔案存放在人才服務機構，黨委要求借出黨員材料導致人事檔案不齊全，這一條規定理順了關系。

（2）取消服務費用。

第8條規定“檔案管理服務機構不得收取檔案保管費、查閱費、證明費、轉遞費等名目的費用?！钡?條明確了檔案管理及服務經費來源“列入本級財政預算”，第29條“嚴禁以流動人員人事檔案為載體的捆綁收費、隱形收費”，第30條“將違規保管流動人員人事檔案、違規收取管理服務費等行為納入人力資源市場秩序日常監管范圍，完善舉報投訴查處機制。”此前1996版規定“人才流動服務機構應本著‘服務為主，適當收費’的原則，按照有關規定收取服務費。”檔案管理費、服務費已經成為歷史，陸續有多個文件出臺禁止收費且力度不斷加大，取消服務費用可有效避免死檔、棄檔現象發生，減輕企業和個人負擔。

2.3?檔案日常管理

（1）內容建設更規范。

明確個人與集體賬戶兩種存檔方式、材料歸檔范圍及歸檔時間?！敖⒎狭鲃尤藛T職業發展特點的檔案材料收集制度”，切實把好“入口關”，個人增強檔案意識，單位增強責任意識，確保形成的材料及時裝入本人檔案，對建立高質量的人事檔案資源體系提供了制度保障。流動人員人事檔案材料收集工作應注意與干部人事檔案的區別，著重收集工資調整、職業資格鑒定、發明專利、崗位培訓及繼續教育、學歷學位、專業技能、工作實績、養老保險繳納等材料。細化歸檔材料的審核登記制度，合理劃定歸檔材料范圍，確保檔案材料完整、準確、鮮活、及時且分類整理有序規范，檔案信息查全率、查準率高，可利用檔案解決用戶現實問題，檔案意識增強，檔案工作良性發展。反之，內容陳舊、單薄、空洞，長期沒有補充新材料，導致功能退化，檔案工作不被重視。

（2）數字化和信息化引關注。

流動人員人事檔案服務機構在檔案數字化工作方面受主客觀條件限制推進緩慢、發展尚不平衡，僅少部分單位如北京市海淀區人力資源公共服務中心實現了人事檔案的全面電子化。文件的頒發有利于推進人事檔案內容數字化工作，值得注意的是，人事檔案材料是不斷變化的，具有動態性，在已有材料數字化的情況下，還要不斷做好新增材料的數字化，才能準確完整的體現流動人員的發展狀況。2018年11月6日，人力資源社會保障部辦公廳頒發《關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的指導意見》，規定“按照‘數據向上集中、服務向下延伸、信息全國共享’的原則，推進省級集中的流動人員人事檔案管理服務信息系統與全國流動人員人事檔案管理服務運行平臺對接?！毙乱幎▽α鲃尤藛T人事檔案信息化工作要求提升了高度，從國家層面進行頂層設計與開發，研發具備實用性、兼容性、可拓展性的高質量流動人員人事檔案管理軟件，采集全面準確的人事檔案信息，向上集中到統一的數據中心，網絡服務下伸延到基層平臺，與就業失業、養老醫療等政務數據庫聯動，打破信息壁壘，形成流動人員人事檔案科學管理體系，促進人事檔案管理工作的智能化、高效化，持續提升人事檔案利用服務水平。

2.4?檔案接收、轉遞和服務利用

2.4.1?接收與轉遞環節更嚴格

（1）將接收與轉遞工作并列提及更合邏輯，一個單位轉遞，另一個單位接收，接收與轉遞同時發生。

（2）檔案接收工作實行告知承諾制，揭開人事檔案神秘面紗，加強材料審核甄別，確保核定流動人員“三齡兩歷”等重要信息的材料歸檔，避免日后因檔案材料不齊全影響出生時間、參加工作時間判定進行影響退休利益。

（3）檔案轉遞方式增加郵政特快專遞。

（4）規定檔案轉遞通知單回執應退回原管理服務機構或原工作單位，明確人事檔案存檔單位，避免權責不清，甚至丟失現象。

（5）新增流動人員死亡后人事檔案移交問題，可減輕人才流動服務機構負擔，有利于健全國家檔案資源體系。

2.4.2?服務與利用機制更健全

（1）為滿足工作需要同時確保檔案安全，增加了檔案借閱規定，按照審批——限時歸還——核對環節進行操作。

（2）加強服務信息公開和政策宣傳工作。以文字、漫畫、微電影等形式在服務大廳、網站、微信公眾號宣傳服務指南、辦事流程，人事檔案內容、重要性、檔案利用故事等，激發流動人員了解人事檔案的意愿，提升對自己檔案的重視程度，熟悉人事政策，形成檔案意識，營造良好工作環境。

（3）建立健全人事檔案科學利用機制。充分挖掘人事檔案的價值，加強檔案利用效果與實例統計分析，把握利用規律，掌握用戶需求，提高服務效能，為人事政策的制定提供科學參考。

3?優化建議

3.1?流動人員人事檔案整理標準需明確

從筆者單位接收的流動人員人事檔案來看，各地質量不一，參差不齊，省市級人才服務機構檔案整理相對規范，市區縣級較弱。檔案分類以時間順序為主、沒有考慮內容重要程度，邏輯性差，著錄不能反映材料內容，過多冗余材料。

建議設立示范單位，加強工作培訓與標準化建設。參照干部人事檔案材料主要內容和分類，遵循客觀性、發展性、邏輯性、系統性原則，制定流動人員人事檔案分類方案。鑒于流動人員人事檔案可能是從干部人事檔案轉化而來，也會轉化為干部人事檔案，所以分類的差異不宜太大，可在干部人事檔案分類的規定下進行簡要分類，提高工作效率，避免重復勞動。目錄是檔案內容的綱目和查閱的索引，是提高查檔效率的重要參考，目錄的材料類號和類別名稱需準確，材料名稱需確切反映材料主要內容或性質特點。

3.2?個人人事檔案知情權應得到尊重

第21條規定相關單位開展工作可查閱流動人員人事檔案，但是禁止個人查閱本人檔案，2018年新版《干部人事檔案工作條例》已無類似表述，也有不少學者在進行人事檔案知情權的探討，例如羅月桂在《公權與私權的平衡：公民人事檔案知情權充分實現的必要條件》中提到“修改以往忽視當事人知情權的有關規定，提高人事檔案管理的透明度，使公民的信息知情權在人事檔案管理制度中得到應有的體現?！?/p>

個人利用人事檔案辦理戶口、退休、開具證明等民生需求在日益增長，因個人待遇問題需要從檔案中取證，工

作人員如若查檔不仔細告知沒有，直接影響個人利益。筆者建議檔案目錄可給本人查閱，使個人對人事檔案內容了然于胸，避免關鍵材料缺失，也可防止一些惡意失實材料入檔案，維護人事檔案的真實性和嚴肅性。查閱目錄是提升人事檔案親和力，是宣傳人事檔案知識、增強檔案意識的有效手段。人事檔案中的保密材料很少，大多經本人簽字的材料，比如干部履歷表、學生登記表、審核認定表等應賦予個人知情權，建議考慮人事檔案材料的敏感性，對開放內容進行合理判定及評估，對查檔過程進行全面監督，確保檔案材料安全。

3.3?人事檔案從業人員需嚴格加強管理

文件規定核心崗位要求是黨員且加強專業培訓，但是沒有提及職業資格認定、從業人員與管理檔案數量比例問題。在《干部人事檔案工作條例》中第十六條規定“每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員”，第十七條規定“應當選配政治素質好、專業能力強、作風正派的黨員干部從事干部人事檔案工作?！?/p>

人事檔案管理是一項政策性和專業性很強的工作，管理工作水平高低、質量優劣一定程度上取決于檔案工作者的以下四方面素質。

一是政治思維、大局意識，熟知人力資源和社會保障政策法法律法規，明確人事檔案查借閱事由、手續、人員要求、注意事項及紀律，秉公辦事，平衡與人事檔案相關的各方面利益的碰撞。

二是專業思維、推敲意識，具備檔案專業知識，掌握檔案收集、整理、保管、保護的科學方法，不斷完善優化檔案管理的各項業務流程，尤其注意人事檔案分類科學性和邏輯性原則。

三是系統思維、責任意識，人事檔案數量巨大，在進行整理方法、分類標準、編號檢索方案擬定時應做好全局規劃，確保前后一致，避免重復勞動。檔案材料的接收審核登記，檔案目錄的制作、檔案的上架排列都要做到嚴謹、細致，對每卷人事檔案認真負責、一絲不茍。

四是數據思維、服務意識，掌握計算機及數據庫操作技能，實現人事檔案內容電子化管理、辦事流程網絡化進行，積極探索文本識別、RFID、掌上媒體、大數據等新技術在人事檔案管理工作中的應用，加強人事檔案信息的抓取、分析、整合、提煉工作，變服務方式被動為主動，最大限度地開發人事檔案的價值。若在人事檔案中未能查到相關信息可以根據工作經驗，對查檔人員給與指導和分析，提供查找思路，解決群眾困難。

4?結語

《流動人員人事檔案管理服務規定》的頒發，貼合人才流動頻繁的時代要求，明確了新時期流動人員人事檔案工作的任務與目標，增加了人事檔案信息化建設要求，著重強調了創新服務方式，優化服務流程，豐富服務內容，細化服務標準，提高服務效能的工作理念，為使檔案價值得到最大程度發揮，為國家積累人才資源。制度化、科學化、規范化的流動人員人事檔案管理工作有利于促進人才的有序合理流動、維護人民的合法權益、促進和社會的和諧與穩定。

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