大數據背景下高校數字檔案館建設路徑探索

摘要：當前，大數據技術的應用為高校檔案工作的發展帶來了新挑戰和新機遇。高校數字檔案館作為檔案數字化工作的重要組成部分，應從技術支撐、檔案數據管理、檔案資源建設、檔案信息應用、檔案管理體系建設等方面入手深入探索。同時，也應通過借鑒先進院校數字檔案館建設經驗、結合實際加強溝通協作、完善管理機制等方式，使數字檔案館建設不斷取得新進展。

關鍵詞：高校數字化檔案館；信息技術

一、高校數字檔案館現狀

目前，許多高校都建立了數字檔案館，并按照《國家公共文化服務體系建設指南》進行建設。但是高校數字檔案館仍處于起步階段，在信息化背景下，高校要想發展壯大就離不開高校數字檔案館建設。高校數字檔案館建設需要根據高校的發展戰略來制訂具體實施方案、明確規劃目標、落實計劃任務及相應措施。數字檔案館一般是指以電子文件形式存儲在數字檔案館系統中并提供給用戶使用的系統。對此，高校應充分利用數字化技術實現對電子文件保存功能的推廣和應用，為大學生提供更加便捷、高效的服務。

（一）高校數字檔案館建設的目標與方向

高校數字檔案館建設目標是為了更好滿足社會公眾的需求和發展。“以用戶為中心” 是檔案服務的根本。因此，高校數字檔案館要滿足的目標是：第一，打造高質量的檔案服務，提升信息化水平，擴大服務范圍；第二，擴大高校數字檔案館規模，優化信息資源，提升服務質量；第三，促進高校服務能力的提升。對此，需要從以下幾個方面入手進行規劃：第一，要從“多” 做起。通過合理布局及完善信息化建設成果來提高檔案管理效率、保障檔案安全。要充分發揮信息平臺的作用，拓寬檔案宣傳渠道，利用新媒體平臺大力宣傳其功能。針對部分高校存在的問題，還需要通過數字化手段來解決。這些問題是制約數字檔案業發展的關鍵因素和制約因素，只有積極解決這些問題，才能推動高校數字檔案館建設和更好滿足社會公眾需求；第二，以人為本，體現人文關懷。為實現這一目標，高校需要對人員進行相應的培養與任用：將有責任心的人引進到數字檔案館中來；建立適應新時代和信息技術發展的人才隊伍，這支隊伍應具備以下素質：有充足的業務知識、專業技能和服務意識；能處理各種突發事件；能滿足工作需要；第三，在人才培養上要著重于專業技能方面的提升，對于檔案領域崗位從業人員特別是骨干力量應該重點培訓、選拔。只有不斷提高自身綜合素質和專業技能，才能為今后開展數字檔案館服務打下堅實基礎。[1]

（二）高校數字檔案館建設現狀分析

目前，從國家到地方都有專門針對高校電子檔案的法律法規和政策文件，但高校電子檔案系統與現有檔案系統還存在著較大差距。首先，由于使用紙質材料的習慣導致部分高校師生對電子文件不重視，不愿下載或修改存儲在電子閱讀器上的數據，因此造成電子文件的丟失；其次，由于技術限制而無法充分發揮數據價值。利用信息技術可以對電子文件進行數字化并通過數據轉換技術將其轉換為具有價值的產品或服務。但由于電子文件格式的不同，造成了文件之間無法同步查找與共享的問題，從而使電子文件信息喪失了應有的價值。同時還存在著信息泄露、數據泄露等問題，因此利用起來很不方便。對此，要充分利用大數據技術開發更多形式的電子文件保存平臺來為檔案管理工作提供更加豐富多樣的服務內容及有效幫助，在提高利用效率之余實現更多價值；最后，應充分利用現有資源，積極利用高校智能科技與傳統檔案學、計算機科學與技術學科融合發展進程中出現的諸多新技術、新成果、新模式來加強創新，充分利用大數據來推動高校電子檔案建設，為大學生提供便利服務。同時要充分發揮檔案在服務大眾和推動社會主義文化大發展、大繁榮中的重要作用。

（三）高校數字檔案館建設中存在的問題

當前，許多高校都已經建立了數字化文獻資料庫。但在實際使用過程中，仍然存在很多問題。第一，數據獲取渠道單一，用戶訪問檔案效率低。由于當前大部分高校都是獨立運行的系統，數據是直接從學生個人手里獲取的，因此數據安全問題非常重要。高校數字檔案館需要針對不同業務需求特點進行合理規劃，制定相應的軟件版本，以滿足學生對電子文件保存的需求。同時應遵循計算機網絡安全技術規范及有關法律法規；第二，檔案管理部門職責不清，尚未建立起有效的管理制度。雖然已經建立了電子文件管理系統，但實際操作中仍然是不同部門各自為政，缺乏有效的溝通與協調機制；第三，學生個人隱私安全意識淡薄。由于現代信息技術發展迅速，存儲介質也越來越多，因此大多數信息需要通過不同的技術手段來保存和檢索并快速復制。加之電子文件具有很強的開放性，在開放環境下會出現相互傳播和復制等不良現象。因此，用戶很容易在查閱、復制、存儲電子文件時出現漏洞；第四，學生不了解相關檔案管理工作知識。大學生由于缺乏知識背景而產生僥幸心理，導致不安全事件頻發或造成不必要的損失。[2]

二、促進高校數字檔案館建設的措施

加強數字檔案館人才培養。要充分利用現有人才，加快推動檔案館信息化建設步伐，建立與之相適應的管理體制和運行機制，不斷提升高校數字檔案館建設水平。一方面，建立人才梯隊培養體系，以引進、培養和使用高層次人才為重點，加大各類優秀人才引進力度，不斷提升檔案館管理人員素質和工作水平；另一方面，加強人才培養模式改革，加快高校信息化建設步伐，建立適合現代信息技術發展特色的人才培養體系。高校數字檔案館不僅是高校學習、研究、展示檔案工作的場所，也是社會大眾了解、認識和使用檔案信息的平臺。高校數字檔案館要發揮自身優勢，不斷優化管理模式、創新服務模式、提升數據利用效能。[3]

（一）建立“數據中心”

通過數據的收集、加工、儲存、傳輸等環節，形成一個可供查詢、利用和檢索的信息處理中心，并對其進行高效管理。信息安全包括設備安全。要明確各種計算機和網絡設備的安全策略與要求，確保它們處于正常的工作狀態；存儲安全。必須保證數據存儲在網絡上，且數據必須是真實可靠的；良好的可維護性。網絡空間安全是指網絡系統內外在安全運行狀態下能夠對信息安全負責；其所有要素不得被惡意破壞、偽造或非法侵入；不得對用戶或第三方造成損害；不得利用本網絡侵害他人的合法權益。此外，還要考慮到系統中的安全問題和系統可能存在的問題。系統設計者需要對服務器系統進行安全性設計，在用戶和計算機之間建立一種保護機制，以保證網絡的安全暢通和數據處理能力的充分發揮。要處理好安全與效率問題。數據中心中存在很多不完善現象，如數據傳輸問題、網絡設備故障導致的系統癱瘓問題，都會對用戶造成損失和影響。因此，要求各部門在使用過程中做到：對所使用的軟件做好規范管理；及時對存儲設備產生的數據進行備份，以備查詢；做好保存保護規劃工作；以用戶為中心，使其能夠更加方便、快捷、高效、安全地使用網絡；完善系統平臺應用功能。[4]

（二）完善檔案信息化管理

首先，各級管理機構要建立健全信息化工作制度和管理機制，不斷提高決策效率，為學校提供優質高效服務；其次，建立檔案信息應用規范化管理系統。數字化是一種高度靈活的辦公方式，具有極大的自由度，可以將傳統檔案數據轉化為更大范圍的信息供社會公眾查詢利用。所以一定不能忽視對高校數字檔案管理規范和標準的制定工作。由于各種原因導致的系統問題往往會造成不可逆轉的損失或數據損壞。因此，檔案管理人員應當及時分析和總結出符合實際需求的處理辦法，并予以實施；最后，完善工作機制。為加強各級管理機構對于檔案信息網絡安全的重視程度，應制定嚴格的管理制度和操作規程并嚴格執行；加強計算機信息安全管理系統和軟硬件安全及訪問控制制度等方面的工作；加強日常數據質量監控和審核驗收；建立安全防范應急機制和突發事件應急預案。另外，為了使文件資料更好被保密，需要采取相應措施確保安全萬無一失。同時在使用和維護過程中要嚴格按照相關標準進行，并進行監控和監督，確保數據完整，可以在一定程度上限制其他不法分子對信息的獲取和使用，為學生查閱檔案提供便利。

（三）優化檔案管理模式

隨著大數據涉及的范圍越來越廣，需要不斷完善高校信息庫管理機制和運行模式與之相適應。一方面，要建立高效、完善的監管機制。進一步強化對各級各類檔案管理人員的管理力度，不斷提升管理人員的業務水平；進一步加大對檔案信息資源的保護力度；逐步構建面向社會公眾和服務對象的多種方式的信息服務體系；積極提高電子數據利用率；另一方面，要完善規章制度。明確各項檔案管理任務和工作職責，規范各部門工作流程和工作制度，逐步建立健全以檔案管理為中心的數字化管理機制，既要做到數據有記錄、業務有歸檔、資料齊全、歸檔及時、安全保密、依法管理、信息利用充分，也要做到有據可查、及時更新、安全可控，以開放促利用，提高電子數據利用水平和利用效率。對檔案利用進行統一規范、統一標準要求，定期檢查與通報，對發現的問題實行通報機制。在工作中發現問題要及時糾正和整改，確保電子檔案的完整與安全，提高檔案業務水平和管理能力；檔案管理方面出現問題而影響到師生利用時，要及時告知相關部門予以刪除或調整；并對錯誤信息進行提示和說明；根據問題對檔案進行分類并及時更正或處理，保證數據庫信息不丟失，這樣才能充分發揮高校數字檔案館在社會信息化中的重要作用和優勢地位，為維護檔案館的順利運行提供重要保障。在工作中應及時了解各部門對數字倉庫的需求、解決相關難題及利用方向，針對相關文件做好信息記錄。積極協調各部門為數字化檔案館開發建設提供配套服務與監督反饋機制，使各項功能得到有效發揮。另外，還應加強內部協作，形成協調機制及聯動機制，以保證檔案信息安全、及時、高效、便民、準確。使信息資源在一定程度上得到開發和利用，做到資源共享。

三、總結

從大數據的角度來看，其本質是一種信息數字化。隨著網絡技術、數據庫技術的不斷發展與進步，數據在社會交往活動中扮演著越來越重要的角色。而大數據作為一種新的數據類型、一種新型的統計方法和信息技術，已成為各行各業發展的重要驅動力。高校作為我國重要的人才培養基地和科研基地，是我國信息化、網絡化建設及科技進步所依靠的重要力量。高校數字化檔案館既是高校信息資源管理共享機制的重要組成部分，也是目前我國高校數字化轉型發展過程中不可或缺的重要環節。數字化為數字檔案館建設提供了先進的技術保障、創新能力及良好的建設環境。因此，高校數字化檔案館應以國家的“互聯網+” 思維為指導進行規劃建設。檔案部門應在大數據背景下提高檔案信息化、數字化工作質量和水平。

參考文獻：

[1] 李華.大數據時代背景下數字檔案館建設的分析[J].蘭臺內外，2019，（25）：9-10.

[2] 費紫琦.大數據應用背景下高校智慧檔案館建設研究[J].蘭臺世界，2019，（8）：52-54.

[3] 原小蘭.大數據背景下的數字檔案館與檔案數字化建設探討[J].蘭臺內外，2018，（11）：61-62+52.

[4] 劉俊蘭.大數據環境下高校數字檔案館建設研究[J].蘭臺世界，2017，（19）：43-46.

課題項目：重慶對外經貿學院科研項目“基于MVC的檔案查詢預約系統的設計與開發”（項目編號：KYKJ202102）。

作者簡介： 韓黎，女，漢族，四川南充人，本科，助理館員，研究方向：檔案信息化、高校檔案管理。