新時代高校學(xué)生學(xué)籍管理工作新模式探析

關(guān)鍵詞：新時代；高校；學(xué)籍管理；管理效率

學(xué)籍管理工作具有較強的復(fù)雜性和系統(tǒng)性，需要記錄下所有學(xué)生最真實的學(xué)習(xí)和成長情況，這些信息能呈現(xiàn)出學(xué)生的人格特點與個性愛好，能對企業(yè)招聘、教師了解學(xué)生起到重要作用。因此，高校必須要做好學(xué)籍管理工作，增強全體教職工與學(xué)生的學(xué)籍管理意識，打造完善的學(xué)籍管理制度，構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的學(xué)籍管理隊伍，保證學(xué)籍管理的信息化建設(shè)。

1高校學(xué)生學(xué)籍管理的相關(guān)概述

1.1學(xué)籍管理的內(nèi)容

學(xué)籍代表著學(xué)生在高校的身份，也是認可其在學(xué)校資格的一種方式，取得學(xué)籍是學(xué)生進入高校生活和學(xué)習(xí)的重要前提。從這一角度來看，學(xué)生和學(xué)籍之間的關(guān)系非常緊密。學(xué)籍管理指的是學(xué)生在進入學(xué)校一直到畢業(yè)結(jié)束時，高校根據(jù)法律法規(guī)、相關(guān)政策，管理學(xué)生學(xué)籍的一項工作，涉及學(xué)生成績、入學(xué)、考核、注冊等多個方面，同時也包括學(xué)籍調(diào)動，如復(fù)學(xué)、留級、轉(zhuǎn)學(xué)、降級、休學(xué)等。做好學(xué)籍管理就是對學(xué)生負責(zé)，同時也可實現(xiàn)教育管理水平的提高，在幫助學(xué)校可持續(xù)發(fā)展、培養(yǎng)優(yōu)秀人才方面起到推動作用。

1.2學(xué)籍管理工作的特點

第一，工作量大。學(xué)籍涉及較多內(nèi)容，包括學(xué)生日常生活和學(xué)習(xí)的諸多數(shù)據(jù)和信息，也包括各種調(diào)動。每年學(xué)校的學(xué)生人數(shù)劇增，這給學(xué)籍管理工作帶來較多壓力，而管理人員的數(shù)量有限，無法保證學(xué)籍管理的質(zhì)量。因工作量較大的問題，管理人員只能將所有的時間和精力都放在學(xué)籍管理上，無法顧及其他方面，這也是較為常見的一種工作情況。

第二，內(nèi)容要求真實和準確。學(xué)籍是學(xué)生至關(guān)重要的資源，也是最有力的證明。在進行學(xué)籍管理時，必須要保證有效性和真實性，要貼合每一個學(xué)生最真實的情況，避免影響到學(xué)生的畢業(yè)、學(xué)習(xí)以及就業(yè)。此外，大部分高校都已開始采用信息化管理的方式，這就要求管理人員必須要在錄入信息時保持嚴謹性，確保學(xué)生真實情況與信息相符，尤其是在錄入一些數(shù)據(jù)時應(yīng)進行細致、嚴格的核查與驗證，避免在錄入時出現(xiàn)錯誤。

第三，形式要求較多，時間較為集中。在日常工作中，學(xué)籍管理人員最常做的事情就是學(xué)籍學(xué)歷證明、學(xué)生學(xué)籍異動等，也會做一些日常維護、成績方面的常規(guī)工作。此外，在每年的開學(xué)季、畢業(yè)季也會制作各種類型的圖表上報學(xué)籍整理工作，在整理和分析某些數(shù)據(jù)后還需儲存在不同的部門中。因各部門之間的職能存在一定差異，因而需要制定不同類型的各種報告與圖表，以此滿足不同單位、機關(guān)的不同要求與需求，而這意味著學(xué)籍管理存在形式要求較多、時間較為集中的特點。

第四，檔案材料的時間完整性和跨越性。學(xué)籍管理是一項較為復(fù)雜的管理工作，需要管理本科生、研究生、專科生的檔案資料，管理服務(wù)的對象具有多層次、多樣性。此外，檔案材料的產(chǎn)生與教育教學(xué)工作有關(guān)。因此，高校教育應(yīng)根據(jù)學(xué)年、學(xué)期開展，而這就使得時間層面上學(xué)籍檔案管理具有跨越性，其中包括持續(xù)性和階段性，同時也具有雙重屬性，即檔案材料的時間具有完整性特點。由此得到結(jié)論，學(xué)籍檔案管理應(yīng)貫穿到整個教育教學(xué)過程中，是隨著教學(xué)工作落實而逐漸產(chǎn)生的，只有將檔案管理工作和教育教學(xué)工作、規(guī)律融合起來，才能最大程度地提高學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量和完整性。

2高校學(xué)生學(xué)籍管理的具體措施

2.1提高學(xué)籍管理意識

如今，教育事業(yè)正在快速發(fā)展過程中，教育部門針對高校學(xué)籍管理陸續(xù)出臺了非常多的指導(dǎo)性文件，這對學(xué)籍管理工作提出了更多、更高要求。因此，高校的學(xué)籍管理必須要朝著合理化、規(guī)范化以及信息化的方向發(fā)展，這樣才能緊隨時代發(fā)展的步伐。目前，高校的教育處通常都會設(shè)置專門的學(xué)籍管理部門，主要工作就是做好所有學(xué)生的學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理涉及較多內(nèi)容，包括革新信息維護、學(xué)籍注冊、學(xué)籍異動、個人信息管理等。例如，在每年學(xué)生入校時，學(xué)籍管理人員需打印好學(xué)生的錄取通知書，做好名單核對工作，將錄取通知書發(fā)往招生考試院，進行審核與蓋章工作，所有環(huán)節(jié)不能出現(xiàn)一絲差錯。此類型的工作不僅時間較為緊張，還具有較為繁重的工作量，每個環(huán)節(jié)都必須要保證嚴格把關(guān)，從根本上避免各種差錯的出現(xiàn)。在新生報到時，學(xué)籍管理人員必須要統(tǒng)計具體情況，并將遇到的問題反饋給主管部門。在入學(xué)時，新生需要帶好所有的憑證，在規(guī)定時間內(nèi)來校報道，同時完成入學(xué)注冊手續(xù)。如果出現(xiàn)無法按時入校，那么可在開學(xué)后向?qū)W校管理部門提出申請，并辦理延期入學(xué)手續(xù)，時間則需控制在兩個星期以內(nèi)。如果在開學(xué)一周后仍未辦理入學(xué)注冊，并且也并未辦理延期手續(xù)的學(xué)生，那么應(yīng)取消其入學(xué)資格。如果學(xué)生因病需要延期入學(xué)，那么高校也能夠根據(jù)規(guī)定和要求辦理休學(xué)手續(xù)。

如今，高校開始實行信息化管理模式，學(xué)生畢業(yè)后的各種學(xué)歷證明也應(yīng)當(dāng)納入學(xué)籍管理中。高校需做好宣傳工作，讓更多教職工、學(xué)生也認識到學(xué)籍管理的重要性；構(gòu)建出更加系統(tǒng)的續(xù)集管理制度，為后續(xù)開展工作做好充足準備，如利用宣講、培訓(xùn)、會議等方式，積極宣傳各項學(xué)籍管理相關(guān)的新規(guī)定，進一步強化全體師生的學(xué)籍意識和學(xué)籍觀念，使其都能主動參與到學(xué)籍管理中，為學(xué)籍管理人員提供更多幫助，最終實現(xiàn)學(xué)籍管理質(zhì)量的提高。

2.2構(gòu)建系統(tǒng)學(xué)籍管理制度

要想保證學(xué)籍管理質(zhì)量的提高，那么就需要高校能制定出更加系統(tǒng)和完善的管理制度，為學(xué)籍管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。高校還應(yīng)監(jiān)督學(xué)籍管理制度的工作情況，保護好學(xué)生的權(quán)益，促使學(xué)籍管理能始終向著規(guī)范化的方向發(fā)展。在日常開展學(xué)籍管理工作時，高校應(yīng)注意以下幾點：第一，明確社會主義辦學(xué)方向，在所有工作中滲透立德樹人理念，樹立學(xué)籍管理的指導(dǎo)思想與具體原則；第二，真正落實素質(zhì)教育改革的各項規(guī)定與要求，為創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)制定完善的規(guī)章制度。高校應(yīng)建立帶有本校特色的管理制度和監(jiān)督機制，同時保證二者符合本校學(xué)生的發(fā)展特點，這能為學(xué)籍管理工作的開展、學(xué)籍管理制度的完善提高較好的促進作用；第三，高校應(yīng)始終堅持以生為本的教育理念，必過逐步落實到學(xué)籍管理工作中，根據(jù)我國的規(guī)章條例、法律法規(guī)打造出全新的管理型高效。在日常教學(xué)中，高校應(yīng)營造公平、自由、和諧的學(xué)術(shù)氛圍，留給學(xué)生更多權(quán)利，給予其充足的保護與尊重，保證學(xué)生的全面、個性化發(fā)展。高校需規(guī)范學(xué)籍管理工作的內(nèi)容與形式，努力適應(yīng)教育改革的實際需求；第四，轉(zhuǎn)變學(xué)籍管理人員的工作理念，使其能懂得為學(xué)生服務(wù)。高校應(yīng)正確處于學(xué)生與學(xué)籍管理人員之間的關(guān)系，學(xué)籍管理人員能給予學(xué)生更多幫助，學(xué)生能履行個人義務(wù)，促使學(xué)籍管理工作能向著人性化、全面化的方向發(fā)展；第五，高校應(yīng)安排好學(xué)籍管理人員需完成的具體任務(wù)，保證所有工作都有專人負責(zé)，所有學(xué)籍管理人員都能明確自身職責(zé)，這樣才能保證學(xué)籍管理制度的合理性與科學(xué)性，更好地維護教師和學(xué)生的合法權(quán)益，充分發(fā)揮學(xué)籍管理工作的作用與價值。

2.3打造高質(zhì)量的學(xué)籍管理隊伍

學(xué)籍管理人員的工作能力、職業(yè)素養(yǎng)將會直接影響到工作的效率與質(zhì)量。因此，高校應(yīng)格外重視學(xué)籍管理道德建設(shè)，增強學(xué)籍管理人員的責(zé)任意識。學(xué)籍管理人員的工作能力、綜合素養(yǎng)，不僅會影響到工作的效率和質(zhì)量，還代表著高校的管理水平與形象。因此，在打造學(xué)籍管理隊伍時，應(yīng)注意以下幾點：

第一，針對現(xiàn)有的學(xué)籍管理人員，高校應(yīng)定期開展教育培訓(xùn)工作，使其能掌握更多的管理知識、管理技巧以及注意事項，增強其責(zé)任意識，使其能自覺約束和規(guī)范自己的工作行為。在實際開展培訓(xùn)活動時，高校應(yīng)選擇最恰當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)方式。例如，在當(dāng)前的信息時代下，微信逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ钪胁豢扇鄙俚闹匾獌?nèi)容，為人們之間的交流、溝通提供更多便利。因此，高校可構(gòu)建專門的微信群，并在群內(nèi)定期發(fā)布與學(xué)籍管理相關(guān)的規(guī)章制度、知識技巧等，使學(xué)籍管理人員能隨時隨地學(xué)習(xí)知識、掌握技能。為了保證所有學(xué)籍管理人員都能自覺學(xué)習(xí)知識，高校還應(yīng)重視考核工作的開展，借助各種考核測試了解其當(dāng)前的學(xué)習(xí)情況。只有通過考核的學(xué)籍管理人員，才能重新回歸到各自的崗位上；如果考核不通過，那么則需經(jīng)過多次考試合格后才能回到崗位。

第二，高校應(yīng)根據(jù)學(xué)籍崗位的實際情況，制訂科學(xué)、完善的招聘計劃，尋找更多高素質(zhì)、高能力的人才。在實際招聘過程中，高校應(yīng)明確規(guī)定學(xué)籍管理崗位的福利待遇、學(xué)歷要求等，在最大范圍內(nèi)尋找更多優(yōu)秀人才，保證其滿足崗位的實際需求。

第三，高校應(yīng)制定科學(xué)合理的獎懲制度。之所以要制定獎懲制度，主要是為了激勵表現(xiàn)較為優(yōu)秀的學(xué)籍管理人員，處罰工作中表現(xiàn)較差、出現(xiàn)較大失誤的工作人員。利用這樣的獎懲措施，可全面調(diào)動每個學(xué)籍管理人員的工作熱情，使其能在未來工作中投入更多的時間與精力，重視工作能力和質(zhì)量的提高，爭取獲得更多的獎勵。

2.4加強學(xué)籍管理創(chuàng)新

在當(dāng)前的信息時代下，傳統(tǒng)學(xué)籍管理工作已經(jīng)無法發(fā)揮作用，無法促使高校向著更好的方向發(fā)展。因此，高校必須要認識到創(chuàng)新學(xué)籍管理工作的重要性，并注意以下幾點：

第一，優(yōu)化預(yù)警淘汰機制。學(xué)籍管理工作不僅包括基本的服務(wù)維度，還包括約束維度。為了實現(xiàn)這一點，高校應(yīng)構(gòu)建出系統(tǒng)的預(yù)警淘汰機制，保證學(xué)籍管理工作在遵從法律法規(guī)的基礎(chǔ)上進行管理。例如，學(xué)生尚不具備較強的學(xué)習(xí)能力，高校需根據(jù)學(xué)生的情況，針對學(xué)生可能出現(xiàn)的留級、降級、退學(xué)等情況做出有針對性處理，準確把握警示和教育之間的度。

第二，提高學(xué)籍變更的管理水平。學(xué)籍管理工作應(yīng)保持與時俱進，高校應(yīng)結(jié)合實際情況進行適當(dāng)變更調(diào)整，保證學(xué)籍管理工作能取得較為理想的管理效果。在此過程中，高校應(yīng)積極與其他高校進行溝通，借鑒更多優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，并在此基礎(chǔ)上積極開展學(xué)籍變更調(diào)整工作，讓學(xué)籍變更調(diào)整能向著更加規(guī)范、更加標準的方向發(fā)展。在此過程中，學(xué)籍管理人員需全面了解學(xué)校的實際管理和發(fā)展情況，經(jīng)常與教師、領(lǐng)導(dǎo)進行交流，從而收集更多的建議和意見。

第三，優(yōu)化學(xué)籍宣傳氛圍與環(huán)境。在開展學(xué)籍管理工作時，高校教師、領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認識到該項工作并非完全是內(nèi)部工作。該項工作的最初目標是保證學(xué)校和高校能實現(xiàn)常態(tài)化溝通，并借助溝通的方式落實學(xué)籍管理工作。因此，高校應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展情況、學(xué)籍管理工作，借助科學(xué)合理的方式構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的宣傳氛圍與環(huán)境。具體來說，學(xué)籍管理人員可借助音頻、視頻、圖片相結(jié)合的方式，展現(xiàn)出學(xué)籍管理的內(nèi)容，積極宣傳實踐知識和理論知識，逐步拉近與學(xué)生的關(guān)系。這樣，學(xué)生能在正確引導(dǎo)下認識到學(xué)籍管理的重要性，發(fā)現(xiàn)自身學(xué)習(xí)與學(xué)習(xí)及管理之間的關(guān)系。

第四，全面發(fā)揮專業(yè)政策的優(yōu)勢。激勵維度的制定和落實將會影響到學(xué)籍管理工作的創(chuàng)新情況。學(xué)籍管理人員應(yīng)充分發(fā)揮專業(yè)政策的獨特優(yōu)勢，深入分析與學(xué)籍管理相關(guān)的各項專業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)制度，了解政策所具有的優(yōu)勢紅利。部分學(xué)生在經(jīng)過一段時間的學(xué)校生活后可能會進行專業(yè)調(diào)轉(zhuǎn)，從而選擇更適合自己的專業(yè)方向。也就是說在經(jīng)過一段時間的學(xué)習(xí)后，學(xué)生會發(fā)現(xiàn)最初的選擇并非是最佳選擇，那么就需要高校積極配合學(xué)生，及時進行學(xué)籍管理工作，幫助學(xué)生及時調(diào)轉(zhuǎn)專業(yè)，為其日后發(fā)展和學(xué)習(xí)提供更為廣闊的空間、更多全新的機會。

第五，發(fā)揮高校的獨特作用。高校在學(xué)籍管理工作中發(fā)揮重要作用，需要正確認識學(xué)籍管理工作，根據(jù)實際情況制訂系統(tǒng)、完善的學(xué)籍管理工作計劃，并將工作真正落實到位。學(xué)籍管理人員必須要根據(jù)標準和要求開展工作，全面提高學(xué)籍管理的工作效率與質(zhì)量。

2.5加強學(xué)籍管理的信息化建設(shè)

為了穩(wěn)定提高學(xué)籍管理效果，高校應(yīng)打造出更契合高校特點的學(xué)生學(xué)籍檔案專屬數(shù)據(jù)庫，滿足信息化管理的具體需求。高校應(yīng)構(gòu)建出更具有整體性、系統(tǒng)化的數(shù)據(jù)庫，提高學(xué)籍管理的效率。學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫的建立不僅能系統(tǒng)整理大量的數(shù)據(jù)資源，還能打造出全新的學(xué)籍管理路徑，大幅度提高學(xué)籍管理的效果。因此，高校應(yīng)靈活運用先進的信息技術(shù)，設(shè)計、構(gòu)建出功能全面、運行穩(wěn)定、使用安全的線上學(xué)籍管理系統(tǒng)，為學(xué)籍管理人員開展工作提供更多的幫助。如管理人員可利用先進的軟件、設(shè)備等掃描學(xué)籍檔案，取代原本手工錄入、人工記錄的工作模式，提高各類數(shù)據(jù)資源整合的效率與記載的精度。對于學(xué)生群體來說，可從系統(tǒng)中輸入自己的賬號與密碼，就可獲取與自己相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，改變過去受到空間、時間等客觀因素限制的情況，節(jié)省更多的成本。

結(jié)語

總而言之，學(xué)籍管理是高校發(fā)展過程中至關(guān)重要的內(nèi)容，不僅能為學(xué)生未來發(fā)展奠定基礎(chǔ)，還能顯著提高學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量。因此，高校必須要認識到開展學(xué)籍管理的重要性，借助構(gòu)建學(xué)籍管理制度、增強學(xué)籍管理意識、打造學(xué)籍管理隊伍、加強學(xué)籍管理創(chuàng)新與信息化建設(shè)等方式，將學(xué)籍管理工作真正落實到位。

作者簡介：張劍（1973— ），男，漢族，安徽亳州人，本科，助理研究員，研究方向：教育管理。