戶籍檔案管理的信息化建設與實踐

關鍵詞：戶籍檔案；檔案管理；信息化建設

中圖法分類號：G270 文獻標識碼：A

1戶籍檔案信息化管理相關理論

1.1信息化理論

隨著信息化時代的到來，信息技術在各行各業得以廣泛應用，促使社會從物質生產向信息化生產過渡。信息技術作為未來各行各業發展的首要戰略目標，目前主要形成以下幾種范式。其一，信息經濟測度理論，該理論由馬克盧普提出，是一種宏觀信息經濟的測度量工具。其二，信息化指數模型，由經濟研究所和日本電訊共同提出，能夠很好地開展某地域信息化水平的測定工作。其三，社會信息化概念，該概念由孟課克·諾拉提出，認為技術發展與應用是信息化的核心內容。其四，貝爾從社會角度分析信息化主要包含文化、政治、經濟、社會、法律等多方面內容。

1.2檔案信息化管理理論

檔案信息化管理以提高檔案管理實效性為主要目的，凸顯檔案管理效能，拓寬檔案管理途徑。除強化檔案信息化管理建設工作，還要健全完善檔案信息化理論，以滿足現代社會發展需求。總體來說，當前檔案信息管理仍處于初級階段，需進一步研究與探索，不斷豐富檔案管理內涵，為明確檔案信息化管理目標與任務、管理方法與途徑提供參考依據，確保檔案信息管理系統具備規范化特點。

1.3檔案信息化管理的特點

檔案信息化管理具有諸多優勢，將傳統檔案文件經數字化處理后，不再限制檔案使用次數，更不會造成缺失損壞等現象，如保存合理，可供長期查詢與使用。現代信息技術的發展在一定程度上推進了檔案信息建設工作，與傳統檔案管理方式不同的是采用電子文件、圖像等形式進行記錄，管理方式上雖千差萬別，但管理本質卻具有統一性。隨著現代技術的發展，越來越多的管理人員注重檔案使用效能，通過計算機海量的存儲能力，有利于信息數據的高速傳輸，在優化檔案管理方式的同時，降低檔案泄露與被篡改的風險。

2戶籍檔案信息化管理存在的問題

2.1檔案信息化管理水平偏低

2.1.1紙質版檔案管理存在弊端

調查表明，超過90％的檔案管理人員認為紙質版檔案管理較為復雜，其中60％以上的人員認為紙質檔案由于保存不善致使檔案出現丟失現象。當前，戶籍檔案管理層多交由當地公安機關或上級公安部門負責，而戶籍檔案管理工作需要由內勤完成，此種管理方式彈性較大，無法滿足居民日常需求。另外，經費短缺、設備不完善、配套設施缺乏等問題直接導致戶籍檔案丟失破損，不僅在很大程度上降低了檔案信息的準確性，而且會影響信息的安全性，長此以往易產生不容忽視的負面效應，不利于公安機關開展人口管理工作。

2.1.2信息歸檔不及時

一旦檔案信息存放時間過久，容易出現數據的丟失及查詢困難等問題，基層公安人員未在有效時間完成歸檔轉移工作，致使檔案資料常年積壓，影響檔案鑒定及入庫保存工作的開展。部分地區缺乏健全完善的檔案管理系統，直接影響檔案信息資源的共享和利用。加上檔案管理方法的差異化，也抑制檔案管理工作的順利銜接。除此之外，檔案管理人員經驗不夠成熟、創新性不高、主動性不強，無法滿足新時期檔案管理需求，甚至會加重檔案管理工作負擔。

2.1.3檔案檢索查詢效率不高

部分地區檔案管理人員查詢檔案信息用時較久，每次查詢時間均在10min以上，未按規范標準擺放戶籍檔案，信息化檢索不足，無法在有效時間內查詢相關信息，整體查詢效率不高。

2.2檔案信息化管理設備資源短缺

2.2.1電子設備不足

檔案信息化管理工作的開展，既需要技術方面的支持，又需要資金方面的保障，但是大部分檔案管理部門對檔案信息化建設的投入不足，硬件設施設備十分短缺，致使檔案信息化管理水平停滯不前。部分機關單位雖配備了檔案信息化管理設備，但硬件設施相對落后，操作不便、信息時效性不足、設備單一，無法滿足日常工作需求。

2.2.2缺乏完善的檔案儲存環境

部分基層派出所缺乏戶籍檔案的固定儲存場所，在一定程度上增加了戶籍檔案的管理難度，甚至會降低戶籍檔案信息管理的安全性，不利于整體效率的提升。一些單位雖配置了相應的檔案存儲庫房，但缺乏先進管理理念，無法為檔案管理工作提供良好的基礎設施保障。此外，缺乏健全完善的庫房防范設施，除濕器、空調等設備不能正常使用，未定期開展滅火器的檢測工作，庫房衛生不達標，無法從根本上落實防火、防盜、防塵等管理措施。

2.2.3基礎設施建設有待加強

在開展戶籍檔案信息化管理工作的過程中，大部分管理人員認為缺乏健全完善硬件設施是影響管理效率的首要因素。戶籍檔案信息化管理體系的建立，不僅涉及面較廣，而且投資大、耗時長，不利于整體設施建設的推進，需從資金資源等多方面提供保障，同時需要各部門積極配合，才能切實提高戶籍檔案信息化管理效率。

2.3檔案信息化管理效率偏低

2.3.1戶籍檔案工作人員不夠穩定

戶籍檔案管理工作較為獨特，查閱與整理海量檔案資料需要耗費大量時間，管理人員與上級領導溝通甚少，工作環境較差，任務量偏多，短時間內不易凸顯成績，枯燥乏味的工作直接降低員工從事檔案管理工作的積極性，一部分人員甚至會產生轉行的想法。另外，受到市場經濟動蕩的影響，復合型人才流失速度較快，學習培訓力度不足，思想觀念落后，現有戶籍檔案管理人員已無法滿足時代發展需求，在一定程度上影響了戶籍檔案管理的時效性。

2.3.2檔案管理人員思維轉變不及時

長期以來，檔案資料多以紙質版形式保存，雖然制定了針對性的紙質檔案管理辦法，但是隨著信息技術的融合發展，信息化管理逐漸取代傳統管理方式，也就意味著檔案管理理念與環境發生了翻天覆地的變化。在此背景下，大部分檔案管理人員仍未轉變傳統落后的思想觀念，不能很好地滿足檔案信息化管理要求。調查表明，超過20％的受訪人員認為戶籍檔案信息化管理工作不重要，認為保管好紙質版檔案即可，主動意識匱乏，往往因自身的疏忽而影響檔案資料的利用效率。

2.3.3缺乏完善的檔案管理人員培訓機制

檔案管理人員作為開展檔案信息化管理工作的主體，因缺乏健全完善的培訓機制，培訓內容不夠系統化，導致檔案管理不規范等現象的發生。檔案管理人員綜合素質不高，缺乏良好的專業技能與手段，不具備從海量信息中提取有益信息的能力，無法應對繁多且復雜的檔案管理任務，不能準確且全面地掌握云端數據使用功能。

3推進戶籍檔案信息化管理的具體對策

3.1強化戶籍檔案信息化管理的頂層設計

3.1.1提高戶籍檔案信息化管理意識

一般要從以下兩個方面強化戶籍檔案信息化建設的思想基礎。一方面，配套健全完善的基礎設施，確保除濕器、計算機、空調、掃描儀等設備滿足標準要求；另一方面，做好數據系統的分析與挖掘工作，通過委托研發、招標采購等途徑促進管理效能與水平的統一性。此外，建立激勵機制，根據人民群眾對戶籍管理工作的滿意程度逐級量化考評，對于滿意度較高的管理人員予以獎勵，加大宣傳與教育力度，提高檔案管理人員的管理意識。

3.1.2科學建立戶籍檔案信息化管理體系

戶籍檔案管理是一項復雜且系統性的工作，不僅需要社會層面的高度重視，還要由管理者進行統籌規劃，從以下三個方面做好信息化建設工作。第一，公安部門要發揮自身的領導作用，在相關部門的高度配合下，將信息化建設列入重點管理工作中，并根據實際管理問題制定針對性地解決對策，以此凸顯檔案信息化管理成效。第二，細化檔案信息化管理每一環節和內容，做好現階段管理任務，促進數據信息共享，提高信息化管理系統的協同性。第三，管理決策要做到上傳下達，確保各部門職責的深入落實，注重整體效益的充分發揮。

3.1.3制定良好的戶籍檔案信息化管理制度

信息化管理制度的建設需有法律依據，并結合時代發展需求調整各項政策，制定規范化的管理制度，確保檔案信息管理工作的適時推進。規章制度的建立可采取線上交流或座談等形式進行制定，對于工作中所遇到難題進行充分溝通，并采取切實可行的管理辦法，為未來檔案管理的信息化發展指明方向。目標制定要做到定性與定量的結合，既要充分考慮群眾的直觀感受，又要制定量化評價指標，彌補檔案信息化管理的不足.從而提高檔案管理的時效性和滿意度。

3.2加強檔案信息化管理基礎設施及應用系統建設

3.2.1構建戶籍檔案信息化管理平臺

檔案信息化管理平臺，既要實現數據共享的目標，又要不斷提高戶籍檔案服務質量。其突破傳統管理模式的束縛，在系統內鑲嵌各類業務模塊，以此推進檔案管理工作的自動化、標準化發展。另外，仔細梳理戶籍業務居民的相關材料，以免相同資料的重復提交，促進線下與線上審批相結合，設置人臉識別系統，堅決杜絕冒用或頂替戶籍信息等現象的發生，全面提升檔案辦理效率。建立健全電子檔案管理系統，以便電子檔案自動生成，通過快捷查找、實時監督，解決戶籍檔案管理資料不健全、查詢效率低、丟失與破損等問題。

3.2.2完善對戶籍檔案信息化管理的安全保障

由于戶籍檔案與公民隱私有著密切的聯系，因此，保障檔案信息安全至關重要。強化安全技術的應用，并健全體系與約束監督機制，在促進信息共享的基礎上防止信息泄露。一旦在戶籍檔案管理工作中出現違規違法現象，要堅決予以查處，通過“一幫一帶”等方式切實提高戶籍檔案管理水平。另外，可建立模范戶籍檔案管理室，積極推廣優質管理經驗，確保檔案信息管理正規化、高效化。

3.3加強戶籍檔案信息化管理人才隊伍的建設與宣傳

3.3.1建立健全人才培訓體系

為確保檔案管理工作的安全開展，需建立系統化的人員培訓體系，幫助檔案人員在短時間內掌握基本技能與方法，從而更好地適應新時期檔案信息化管理要求。另外，對于復合型人才的培養予以高度重視，為人才提供崗位歷練途徑，使其在了解公安系統檔案管理方法的同時，全面做好信息化管理與建設工作。

3.3.2加強檔案信息化管理知識的宣傳

檔案信息化管理工作屬于一項惠民工程，不僅需要公安機關牽頭，而且要在廣大人民群眾的共同推動下開展，以此保證檔案信息化管理工作的順利開展。通過微信、微博、宣傳欄等方式加大檔案信息化管理知識的宣傳力度，使廣大人民群眾對檔案信息化管理有充分的了解和認識，明確戶籍檔案管理的重要意義，為檔案信息化管理注入源源不斷的力量。

4結束語

戶籍檔案信息化管理是新時期檔案管理的必然趨勢，通過利用數字信息技術發揮檔案管理效能，在惠民利民的基礎上降低檔案管理成本。由于當前檔案信息化管理工作仍處于初級階段，系統性不強、智能化水平低、共享機制不完善，因此，需根據實際管理問題找尋切實可行的發展路徑，確保檔案信息化管理工作能夠全面適應新形勢工作需求，以此凸顯檔案管理的安全性、有效性、科學性。

作者簡介：

歐陽盛麟（1974—），本科，館員，研究方向：文書檔案整理。