信息化管理在醫院病歷檔案管理中的應用研究

唐雪冰　岑朝　禤中平

摘 要：信息化管理的應用，有效解決了醫院病歷檔案管理中效率和質量等方面的諸多問題，強化醫院檔案管理的整體信息化作用。本文分析信息化管理的內涵，以及在醫院病歷檔案管理中的應用意義、現狀及其具體應用，為深化和拓展信息化管理在醫院病歷檔案管理中的應用研究做出有益探索，提升病歷檔案管理質量，增強病歷檔案的高效價值。

關鍵詞：病歷檔案管理；信息化管理；應用

病歷檔案是臨床工作的歸納、概括，是分析疾病發展規律的寶貴資源，是處理醫療糾紛的法律依據，病歷檔案的形式頗多，有文字、圖表、影像、切片等，它們都能夠精確地反映出患者的病情及治療經過。隨著我國醫療衛生事業快速發展，醫院病歷檔案管理部門已經成為對外服務的一個重要窗口，醫院對檔案管理工作的重視度大大提升。

因此，如何實現醫院病歷檔案高質量發展，如何高效進行管理，如何提供更優質的服務，已成為臨床研究的重點課題。傳統醫院檔案方法陳舊，而且容易出現內容缺失、檔案損壞甚至檔案丟失等問題，已經無法滿足新形勢下檔案管理的需求。近年來，在醫院臨床工作中，信息化管理系統已經得到初步開展，基于計算機技術，通過對紙質病歷檔案拍攝、掃描等制作成為數字化文件，通過計算機進行調閱、傳輸以及存儲，實現檔案的有效科學管理。本研究分析醫院病歷檔案管理中實施信息化管理系統的臨床效果。

一、病歷檔案管理內涵

醫院檔案管理是指檔案管理工作人員對醫院檔案信息進行管理，同時，提供相應的優質服務。醫院檔案管理工作的范圍有：檔案采集、整理、質控、歸檔、裝訂等。病歷檔案記錄著患者的隱私信息，包含病人的癥狀、診斷、檢查結果、治療、預后等，醫院應該優化、創新患者病歷檔案管理工作，尊重、捍衛患者的隱私，杜絕發生病歷泄漏的情況。檔案信息是檔案管理的對象，檔案使用者是服務對象。強化、優化信息化管理在病歷檔案管理中的廣泛應用，可以確保檔案信息的完整性、真實性、安全性，加強病歷檔案的有效利用價值，醫院應準確領悟病歷檔案管理工作的重要性、價值性，并配備專業的人才以及先進的設備等。檔案管理工作人員應利用信息化管理方法，及時有效地解決管理過程中出現的各項缺陷、漏洞、矛盾，全面、穩步提升檔案管理工作水準。

二、信息化管理內涵

信息化管理是一種創新型的管理方法，將廣域網、WEB技術、SQL數據庫、多媒體技術等多種管理技術充分應用于醫院檔案管理工作中，并高效、充分應用數字網絡化檔案系統和電子檔案管理病案信息，完整錄入首頁、病歷等信息，之后可自動生成各種相關報表，然后精準統計醫療工作的各項相關指標，為各個管理部門的數據提取提供便利支持，同時，利用數據錄入、查詢、解析、監管等子系統，創建相關索引，集中管理檔案數據，并完善綜合網絡管理系統。新型管理辦法顯著提升了檔案管理成果及效能，保證檔案管理環境井然有序，杜絕檔案出現損毀、涂改，提升各項工作管理水平、效能，打造出一個強大的檔案管理體系，為醫院各項業務工作的順利開展奠定扎實穩固的基礎。檔案管理工作人員需做好收集、整理、質控、歸檔等管理，加強檔案管理工作效能。目前，我國一些醫療機構已經開始實施病歷檔案數字管理，在紙質病歷檔案基礎上，借助掃描儀器對其進行掃描、存儲等，從而進行數字化管理。數字化病歷檔案管理可以明顯提高管理的信息化、規范化水平，這也是其發展的一個必然趨勢，使病歷檔案管理向現代化、無紙化逐步完善。

三、信息化管理在病歷檔案管理中的應用意義

1.實現了無紙化病歷檔案

醫院是現代化、網絡化、服務化的綜合醫院，患者信息量龐大，需要記錄、采集、存儲、歸檔、整理和管理的信息非常復雜，各信息反映診療活動全過程，病歷檔案管理信息化建設在臨床應用中取得出色的成果。信息化管理大力促進無紙化辦公的出現，顯著強化檔案管理效能。以電子方式將病歷檔案進行存儲，可以方便快捷查找、使用檔案，切實有效降低紙張的使用率，節省醫院的管理成本，各個部門利用檔案管理信息化系統進行信息傳遞、整合、共享，顯著減少檔案管理錯誤的發生概率，實時為相關醫務工作者、患者等提供真實、準確、完整、全面的病歷信息，充分提高病歷檔案的傳遞效率和利用效率。

2.確保病歷檔案信息完整、真實、合理

利用計算機處理技術和網絡信息技術等對文本進行錄入、細分、整合、質控、歸檔、存儲工作，確保醫院病歷檔案管理工作更加規范化和合理化。

3.減少了病歷檔案工作中的錯誤率

醫生通過電子病案相關系統，做出明確診斷，擬定治療方案，通過自動化處理，減少煩瑣環節，在檔案信息傳遞過程中減低失誤率，從而切實有效地防止醫療糾紛、事故的發生。電子病歷的運行簡易快捷，所占的存儲空間少，在醫院病歷檔案管理的發展中，具備有效的、牢固的空間前提。臨床相關研究結果顯示，在醫院患者病歷檔案管理工作中，相較于傳統紙質檔案管理，數字化檔案管理可以解決很多傳統管理的難題，包括借調閱耗時多、損壞丟失風險大、存儲空間大等，還可以解決異地調閱的問題，充分提高病案資料信息的利用程度。

4.提高醫院檔案信息服務質量水平

醫院檔案涉及的內容相對廣泛，記錄患者診療過程、預后等情況，醫療工作中具有可靠的參考價值，同時，也詳細記載醫院創立、成長、發展的歷程，極大豐富了醫院的文化內涵。醫院檔案是卓有成效的宣傳工具，可以向社會廣大群眾大力宣傳醫療技術水平、醫院服務水平，促進醫院強化檔案信息服務質量，從而促使醫院在社會中打造良好的行業口碑，推動醫院穩步、高效、可持續發展。

四、醫院病歷檔案管理現狀

目前，信息化管理系統在醫院工作中已經逐步開展，但仍存在著一定的不足之處，主要體現在以下幾點。

1.電子病案信息真實性、可靠性問題

電子病案內容容易被篡改，電子病案涉及諸多相關權益保護問題，如檔案利用者的信息權、檔案內容的隱私權、檔案文件公布權等，應該把電子檔案的可靠性、安全性、真實性問題放在重要位置。

2.檔案存儲環境較差

部分檔案存儲環境未按照風險防范標準進行防高低溫、防污染、防盜、防火等設計和維護，導致檔案嚴重破損或丟失，從而影響檔案的查找和再利用。

3.檔案信息安全性問題

醫院檔案中完整存儲患者所有診療信息，這些信息涉及患者、醫護人員隱私。需要正確處理好醫院檔案公開與利用之間的關系，嚴格劃分檔案是否涉密，精確物理隔離醫院內部網與互聯網，所有計算機均應設置密碼、規范權限，安裝可靠的殺毒軟件及防火墻等。

4.缺乏檔案管理專業人才

很多病歷檔案管理工作人員來源復雜，其相關專業能力、知識較薄弱，直接影響病歷檔案管理工作的綜合成效。

五、信息化管理方法在醫院病歷檔案管理中的具體應用

1.明確信息化管理目標

首先，制定宏偉遠大的檔案管理策略。檔案管理人員應加強明晰醫院發展現狀，檔案管理工作中堅持嚴要求、高標準，以此為基礎制定短期、長遠的管理目標。

其次，應明確各部門的職責。醫院檔案管理環節涉及多個部門，各部門之間需要保持緊密的溝通及交流，及時、有效地解決出現的問題和矛盾。

最后，加強病歷檔案管理人員隊伍建設。醫院應定期舉辦計算機網絡知識技能、檔案管理技能等培訓與教學工作，定期開展各類實踐性訓練項目，鼓勵員工主動外出接受培訓和學習，全面增強工作人員的綜合素質，使其積累豐富的管理經驗，提升專業技能和職業素養，培養其深入細致、科學嚴謹的工作態度，提高管理工作效能，增加工作效率。

2.健全行之有效的信息化管理制度

健全行之有效的信息化管理制度，確保全面完成信息化管理工作任務，可從以下幾個方面著手。

一是應轉變良好的信息化管理理念。檔案管理工作人員應將信息化管理要求充分融入醫院發展理念中，并相互深度融合，從而提高信息化管理工作質量。

二是應合理細分管理環節。在檔案管理過程的各個環節中，應加大重視細節的力度，并謹慎做好相應的細節管控工作。

三是應優化內容完善的績效考核制度。綜合考核工作人員的責任意識、工作態度、差錯情況、管理能力等綜合能力，懲獎并施，罰賞得當，充分調動其積極性，提升綜合能力。

3.優化信息化管理責任體系

優化醫院檔案信息化管理制度能夠約束、規范管理人員的行為，提高各部門的工作水平，大力促進醫院發展。醫院應成立檔案管理委員會，組長由分管副院長擔任，踐行信息化管理理念，下達相關管理規定，協調各個檔案管理相關部門，增強信息化管理工作效能。同時，可聘請經驗豐富、技術精湛的管理人員指導管理。管理工作不力時，應及時、嚴格對相關的責任人進行追責問責，及時改進。

4.加強計算機技術應用

在醫院檔案信息化管理中，應普及、加強計算機網絡技術的應用，加強硬件和軟件的管理，進一步在檔案收集、整理、細分、整合、錄入、質控、歸檔等過程中提升工作效率，迅速、高效解決傳統人工管理過程中出現的缺陷及問題，確保信息應用的快捷性、完整性、真實性、準確性，緩解工作人員的工作壓力，節省人力成本支出，提升醫院綜合管理能力。利用大數據技術對病歷檔案信息進行加密，醫生只需要通過客戶端分配的權限，調閱對應病歷，保證患者病歷檔案的信息安全，防止發生丟失、損毀、涂改的情況。同時，在數字化病歷檔案管理系統中通過建立全程質量監控功能，檢查病歷書寫質量，列出缺陷，進行返修，擴大病案質量監控強度，大幅度降低病案質量缺陷問題。病案檔案信息化流程如圖所示：

六、結語

綜上所述，大力加強信息化管理方法的應用，可進一步充分發揮病歷檔案管理工作的顯著作用，增強醫院病歷檔案管理工作效能。在檔案管理工作中，應及時解決存在的不足和矛盾，以疑難問題為突破口，檔案管理人員應增強、優化、創新檔案管理信息化意識，健全行之有效的檔案管理制度，廣泛靈活應用信息化技術，明確檔案管理操作各項規定，優化檔案收集、細分、整合、歸檔環節，規范檔案質控、轉移、共享流程等，培養專業型高素質管理人才，引進先進設備和技術，全面增強醫院病歷檔案管理工作效能，高效進行醫院檔案管理信息化建設，進一步提升檔案利用價值。

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（作者單位：廣西百色右江民族醫學院附屬醫院）

基金項目：廣西壯族自治區衛生和計劃生育委員會自籌經費科研課題，項目編號：（Z20180194）；百色市科學技術局自籌經費科研課題：項目編號：（百科20211103）。

作者簡介：唐雪冰（1982—），女，壯族，廣西百色人，本科，主治醫師， 研究方向：病歷檔案管理研究。