自然資源檔案信息化建設(shè)及數(shù)字化管理探討

摘 要：隨著社會信息化建設(shè)進程不斷加快，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足新時期的發(fā)展形勢，融合應(yīng)用信息技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)進程是必然選擇。自然資源檔案管理中，通過信息技術(shù)的有效應(yīng)用，建立信息化管理系統(tǒng)，高效收集、存儲和處理檔案信息，能夠顯著提升檔案資源管理效率和質(zhì)量，減少不必要的資源損耗和浪費，對于自然資源檔案價值深度挖掘和開發(fā)利用具有重要作用。基于此，文章結(jié)合自然資源檔案信息化建設(shè)相關(guān)內(nèi)容展開分析，剖析其中現(xiàn)存問題，在此基礎(chǔ)上，提出切實可行的優(yōu)化改進措施，對于后續(xù)相關(guān)工作的開展具有積極作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化管理；自然資源檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

自然資源檔案是指自然資源管理部門在履行職責過程中形成的對國家社會有價值的歷史記錄。同時，也是自然資源管理的重要依據(jù)，做好自然資源檔案管理工作，有助于支持資源開發(fā)、防災(zāi)避險、行政執(zhí)法和權(quán)屬管理等相關(guān)業(yè)務(wù)順利展開。因此，面對新時期的工作需要，自然資源管理部門應(yīng)該提高對自然資源檔案的認知和重視，積極整合資源，增加資金投入，完善配套信息化設(shè)備設(shè)施，有效改善傳統(tǒng)自然資源檔案管理模式的欠缺與不足，精簡管理流程和工作強度，提升自然資源檔案管理效率、質(zhì)量。同時，實現(xiàn)自然資源檔案資料潛在價值以及深層次的開發(fā)與利用。

一、自然資源檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化管理概況

社會發(fā)展離不開自然資源的開發(fā)和利用，隨著建設(shè)力度增加，自然資源檔案規(guī)模也在逐步擴大，類型逐漸多元，除了紙質(zhì)檔案以外，還有大量的電子檔案數(shù)據(jù)資料。但由于檔案資料管理標準不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息孤島和業(yè)務(wù)壁壘等問題日益尖銳，不僅影響檔案資料的高效管理和利用，還會限制檔案資料大范圍共享，對后續(xù)的自然資源管理部門各項工作開展帶來負面影響。同時，由于檔案資料以紙質(zhì)為主，頻繁查閱會導(dǎo)致檔案受損嚴重，不適合長期存儲和調(diào)閱。

因此，為了改善傳統(tǒng)檔案管理模式的不足，加強檔案信息資源的共建共享，推動自然資源檔案信息化建設(shè)以及檔案數(shù)字化管理是新時期背景下檔案管理的必然選擇。

根據(jù)自然資源管理部門相關(guān)工作要求，新時期自然資源檔案需要統(tǒng)一立卷歸檔，實現(xiàn)業(yè)務(wù)類、文書類檔案分類整理，建立完善的數(shù)字化管理流程以及檔案管理系統(tǒng)，真正意義上實現(xiàn)檔案資料的收集、管理、存儲和使用全過程一體化，對于加快自然資源檔案信息化建設(shè)進程具有重要意義。

二、自然資源檔案信息化建設(shè)中的問題分析

1.行業(yè)規(guī)范性文件尚不完善

檔案管理工作順利開展，離不開標準規(guī)范的指導(dǎo)和支持，也為后續(xù)的檔案管理信息化建設(shè)指明目標方向，具體涵蓋以下內(nèi)容：其一，業(yè)務(wù)規(guī)范，結(jié)合自然資源檔案特性，確定具體的檔案資料采集、保管、利用規(guī)定；其二，技術(shù)標準規(guī)范，如電子文件格式、數(shù)據(jù)接口規(guī)范等。但實際上，目前，多數(shù)地區(qū)的自然資源檔案管理工作缺少完善、統(tǒng)一的標準指導(dǎo)，信息化管理要求尚不明確，規(guī)范性文件支撐較弱，不可避免地影響后期的自然資源檔案工作順利展開。例如，礦石實物檔案數(shù)字化，是應(yīng)該拍照存檔還是三維立體建模，這些都需要有完善的標準化規(guī)范作為技術(shù)支撐。

2.檔案數(shù)字化管理與技術(shù)水平偏低

由于自然資源檔案規(guī)模大、類型多，因此，對于工作的專業(yè)性要求也相對較高。在自然資源檔案信息化建設(shè)的初期，很多地區(qū)采取“摸著石頭過河”的技術(shù)探索模式，或多或少地存在著信息化建設(shè)目標模糊不清的情況，使得信息供給與需求不平衡、信息整合協(xié)同能力不完善、管理能力與信息水平不匹配等問題日益突出。此外，當前，很多單位面臨著信息化專業(yè)人才缺失、信息化配建資金不足、軟硬件設(shè)備設(shè)施匱乏等現(xiàn)實問題，故自然資源檔案的數(shù)字化管理多采用服務(wù)外包的形式。然而，在長期的實踐中不難發(fā)現(xiàn)，外包服務(wù)單位雖解決了檔案數(shù)字化的技術(shù)問題，但由于其在自然資源領(lǐng)域的專業(yè)水平不強，弱化了檔案管理整體水平。從技術(shù)層面來看，檔案管理信息化變革還存在諸多技術(shù)限制，如數(shù)字化掃描檔案識別的智能化水平有所不足。目前，文字資料識別率已基本達到90%以上，但其中還有很多手寫字體以及圖表內(nèi)容難以實現(xiàn)OCR識別，導(dǎo)致完整內(nèi)容檢索效果受影響，部門檔案的應(yīng)用成效同預(yù)期還有很大差距。在關(guān)注檔案管理效率以外，更要關(guān)注檔案數(shù)據(jù)安全，盡管信息技術(shù)的應(yīng)用帶來了便利，但部分數(shù)字化檔案加工、錄入場所的安全管理不規(guī)范，配套監(jiān)控設(shè)備設(shè)施不完善，在出現(xiàn)異常情況時無法及時有效應(yīng)對，埋下了一系列安全隱患，大大降低了自然資源檔案數(shù)字化管理效率和質(zhì)量。

3.自然資源檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不強

目前，大多數(shù)檔案館可以按照現(xiàn)有規(guī)范標準開展工作，確保自然資源檔案及時收集、整理和保管，取用記錄完整。但自然資源檔案管理由于自身特性，涉及內(nèi)容更為復(fù)雜，因此，對于工作人員的專業(yè)要求也提出了更高要求，很多工作人員由于不掌握數(shù)字化技術(shù)，在數(shù)字化管理與利用過程中面臨了諸多困難與疑惑。由于檔案管理受重視程度不高，現(xiàn)有的檔案管理人員隊伍普遍結(jié)構(gòu)不合理，人員年齡大，檔案管理思維滯后，對數(shù)字化檔案管理模式認可和接受度不高，也缺乏主動學習和運用的意識，導(dǎo)致隊伍整體數(shù)字化技術(shù)水平偏低。例如，并未設(shè)立專門的數(shù)字化檔案管理制度體系，考核指標模糊不清，檔案管理人員的數(shù)字化建設(shè)意識薄弱。另外，自然資源檔案人員在崗培訓相對不足，很多人員缺少重要信息保密培訓，對于自然資源檔案管理安全性認知不足，可能在實際工作中操作不規(guī)范，影響自然資源檔案管理成效。

4.自然資源檔案數(shù)字化規(guī)模宏大

自然資源部門組建以來，檔案資料類型和規(guī)模逐步擴大，相較于以往工作強度大幅度提升，故將其完全轉(zhuǎn)化成數(shù)字化檔案資料是一項系統(tǒng)的大工程，不僅需要大量數(shù)據(jù)的整合與統(tǒng)籌，還需要大量的人力、物力和財力作為工作的基本支撐，這對于本身管理人員就較少的檔案部門而言，壓力是巨大的。

三、自然資源檔案管理信息化建設(shè)和數(shù)字化管理的有效措施

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)劃

首先，加強自然資源檔案信息化建設(shè)要積極轉(zhuǎn)變滯后理念，遵循統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準和統(tǒng)一建設(shè)原則，實現(xiàn)自然資源檔案資料協(xié)調(diào)管理。自然資源相關(guān)部門應(yīng)該提高檔案管理工作的投入力度，提升相關(guān)人員認知水平，并設(shè)立專門機構(gòu)和管理隊伍保障工作順利開展。其次，將檔案數(shù)字化和安全管理等工作納入單位整體工作部署范疇，編制專項預(yù)算，提供充足的經(jīng)費支持。自然資源檔案管理工作實行誰立卷、誰負責原則，保障檔案工作和業(yè)務(wù)工作同步進行，實現(xiàn)相關(guān)檔案資料及時歸檔存儲。分管領(lǐng)導(dǎo)屬于自然資源檔案管理第一責任人，專職檔案管理人員則是執(zhí)行責任人，各部門、各崗位職責明確，一旦出現(xiàn)問題及時追究相應(yīng)人員責任，促進自然資源檔案管理工作規(guī)范有序進行。

為了提升自然資源檔案信息化建設(shè)水平，要因地制宜，結(jié)合實際工作情況，在全面、可靠的數(shù)據(jù)支持下確定工作目標，編制合理的自然資源檔案工作規(guī)劃，形成嚴謹、完善的檔案信息化管理體系，并確定工作安全管理標準和各階段建設(shè)任務(wù)和標準，制定有效的保障措施，促使各項工作規(guī)范有序進行。

2.建立健全檔案數(shù)字化管理制度

推動自然資源檔案管理標準化、規(guī)范化改革，應(yīng)制定完善且合理的制度體系，對于提升工作整體服務(wù)水平具有重要意義。首先，結(jié)合自然資源檔案管理特性，在增加技術(shù)投入同時，也要注重配套制度的建立和完善，并根據(jù)具體工作變化持續(xù)更新和完善管理內(nèi)容，確保管理制度能夠緊跟工作需要，為工作順利展開提供指導(dǎo)和依據(jù)。其次，管理規(guī)章制度建設(shè)需要密切圍繞自然資源檔案管理信息化建設(shè)實際，針對自然資源檔案管理立卷歸檔規(guī)范、保管期限、分類方案等進行針對性修訂。保障自然資源管理部門各種類型的檔案能夠按照規(guī)章制度進行收集、歸檔，全面提高檔案管理質(zhì)量。最后，緊跟信息技術(shù)發(fā)展趨勢，建立健全配套電子文件移交制度、電子檔案鑒定制度、接收管理制度、安全保障制度以及電子檔案歸檔制度，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)規(guī)范化、標準化管理。另外，明確各方職責所在，選擇合理措施充分調(diào)動人員工作主動性，切實提升自然資源檔案管理工作質(zhì)量。

3.加強數(shù)字檔案室建設(shè)

（1）加強軟硬件配套。首先，緊跟時代發(fā)展趨勢，持續(xù)加快自然資源檔案信息化建設(shè)進程，推動配套技術(shù)創(chuàng)新優(yōu)化。其次，積極引入新型信息技術(shù)，完善配套軟硬件設(shè)備設(shè)施，為數(shù)字化檔案管理夯實基礎(chǔ)。最后，可以定制自然資源檔案管理軟件，與軟件開發(fā)企業(yè)積極溝通交流，及時反饋軟件使用中的問題和不足，由軟件開發(fā)商及時修復(fù)和更新，以便于增強軟件適應(yīng)性，支持自然資源檔案管理工作高質(zhì)量開展。

（2）加快自然資源檔案資源建設(shè)。一是分批開展自然資源檔案信息化建設(shè)工作，分類整理業(yè)務(wù)類和文書類檔案資料，并通過數(shù)字化掃描錄入和存儲檔案資料；二是建立檔案文件級目錄條目，建立自然資源檔案資源數(shù)據(jù)庫；三是依據(jù)規(guī)定合理化選擇自然資源檔案資料，并將重要檔案資料備份歸檔和存儲，避免重要數(shù)據(jù)丟失。作為自然資源檔案管理中心重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)該同業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息集中統(tǒng)一管理，提升自然資源檔案管理成效。

（3）開發(fā)自然資源檔案綜合管理系統(tǒng)。依據(jù)SOA集中式架構(gòu)開發(fā)數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，功能包括自動化庫房管理、檔案資料鑒定、檔案信息檢索、數(shù)字化檔案長期保存管理、檔案自動歸檔系統(tǒng)，檔案RFID管理、電子文件單套制歸檔管理系統(tǒng)，以及數(shù)字資源庫開發(fā)建設(shè)等，實現(xiàn)檔案資料一體化管理。系統(tǒng)可以將數(shù)字化檔案、文檔資料以及GIS地圖信息整合在一起，形成可視化的自然資源檔案管理模式。

同時，選擇“電子簽名+版式文件”技術(shù)提供安全保障，基于MD5摘要技術(shù)、256位RSA非對稱性簽名算法設(shè)計電子簽章，增強電子公文法律效應(yīng)，保障檔案資料的真實性和完整性。未來的檔案資料，選擇電子文檔形式統(tǒng)一存儲和利用，能夠有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料保管形式的弊端，最大程度上提升檔案資料的完整性、真實性和可靠性。

（4）確定檔案資源的使用規(guī)范。推動自然資源檔案數(shù)字化管理，需要明確具體的檔案格式標準和數(shù)據(jù)接口規(guī)范，與各部門良性對接，及時收集和保管各類檔案信息，第一時間歸檔存儲，并根據(jù)工作需要實現(xiàn)檔案資料傳輸和共享。基于檔案管理平臺，確定檔案資料的歸檔范圍、保管期限，提供自動識別鑒定、文件在線歸檔等功能。

4.提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

為了滿足自然資源檔案數(shù)字化管理要求，需進一步強化部門職能，加強檔案管理隊伍建設(shè)，定期組織專業(yè)培訓來提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，為自然資源檔案信息化建設(shè)提供保障。自然資源部門可以定期組織檔案管理人員專業(yè)培訓和對外交流活動，轉(zhuǎn)變滯后理念，學習并熟練掌握先進的信息技術(shù)，具備更強的信息素養(yǎng)，以此來滿足數(shù)字化檔案管理需要。同時，明確人才招聘和考核重點，積極引入檔案管理專業(yè)能力強、經(jīng)驗豐富和責任心強的人員，充實到現(xiàn)有隊伍中，以此增強隊伍整體活力，為自然資源檔案數(shù)字化管理工作開展提供保障。

5.加強自然資源檔案安全管理

一是建立統(tǒng)一的目錄檢索體系，突破時空限制，在線查閱、獲取檔案資料；二是重要的檔案資料須加密、備份處理，提升安全管理水平，嚴格執(zhí)行國家保密工作的有關(guān)標準規(guī)定，提升檔案服務(wù)的綜合能力；三是由于檔案資料不可再生，做好檔案安全管理顯得至關(guān)重要，需結(jié)合實際情況制定合理的應(yīng)急預(yù)案，并采取有效措施進行庫房管理；四是強化紙質(zhì)檔案管理，加強三維虛擬庫房、智能化庫房建設(shè)，保障自然資源檔案資料安全；五是建立檔案管理中控室，創(chuàng)設(shè)可視化的三維場景，集成視頻監(jiān)控、溫濕度管理以及門禁管理等，并完善消防設(shè)備設(shè)施、環(huán)境控制監(jiān)控、視頻監(jiān)控以及RFID電子標簽等設(shè)備設(shè)施；六是做好紙質(zhì)檔案保存環(huán)境管理，根據(jù)防火、防盜、防蟲蛀、防塵、防靜電和防高溫等要求，遠程監(jiān)控檔案管理庫房，一旦出現(xiàn)突發(fā)事件，檔案管理人員能夠及時靈活處置，為自然資源檔案安全提供堅實保障。

同時，強化檔案信息化安全管理。首先，定期組織數(shù)字化檔案管理人員安全專題教育，明確安全管理重要性。其次，實體檔案存放在專門場所，交由專人管理。最后，參照國內(nèi)外相關(guān)標準規(guī)范，結(jié)合自身工作實際制定適用于自然資源檔案安全管理標準規(guī)范體系。

四、結(jié)論

綜上所述，自然資源檔案信息化建設(shè)進程不斷加快，應(yīng)完善配套制度體系以及基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，合理配置專業(yè)能力強、職業(yè)素養(yǎng)高的管理人員，以此來穩(wěn)步提升數(shù)字化自然資源檔案管理水平。

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（作者單位：泉州市不動產(chǎn)交易登記檔案館）

作者簡介：張文娜（1971—），女，漢族，福建泉州人，本科，高級工程師，副研究館員，注冊造價工程師 ，研究方向：不動產(chǎn)檔案，自然資源檔案的數(shù)字化、信息化開發(fā)利用。