公路檔案數字化管理方法研究

摘 要：公路檔案數字化管理有利于為公路建設和養護管理提供支持，同時還可以為公路發展變化提供數據，但是，目前基礎設備設施不完善、總體規劃不合理、安全管理也沒有落到實處，導致公路檔案數字化管理水平無法得到提升。基于此，文中提出提高重視程度、做好安全管理以及完善現有基礎設備設施等措施，以期為提高公路檔案數字化管理水平提供參考。

關鍵詞：公路檔案；數字化管理；管理方法

近年來，城市化進程速度不斷加快，我國在公路工程建設方面投入的關注度較高，公路里程不斷增加，對于運輸效率產生直接性影響，推動整個區域經濟的建設和發展。新時期背景下，我國各領域都在朝著數字化的趨勢轉變和發展，公路系統檔案信息數量有明顯上升，但現有基礎設備設施建設力度不足、工作人員的綜合素質以及專業能力較弱等，給檔案管理工作帶來不良影響。因此，相關部門要加強對公路檔案數字化管理的重視，將信息化技術合理應用其中，保證公路檔案數字化管理水平得到提升。

一、公路檔案數字化管理的意義

傳統的檔案管理工作在開展時，必須要加強對公路系統檔案信息管理的重要性，對現有數據信息進行整合和利用，檔案信息一般都是人工操作的方式，所以，對人員的勞動依賴性要求普遍較高。雖然，在檔案管理的操作上相對簡單，但是，整個操作過程比較煩瑣，涉及的工作量也比較多，檔案管理人員很容易出現嚴重的審美疲勞等問題，無法為公路檔案數字化管理打下良好基礎，檔案管理的準確性、可靠性等都會受到不良影響。在目前數字化發展背景下，通過合理利用信息技術手段，能夠為公路系統檔案的完整性和可靠性提供基本保證，同時，提高信息傳遞的效率，從過去人工勞動為主的方式逐漸轉變成軟件自動化處理的方式，有利于提高檔案管理的效率和效益，更為重要的是數字化檔案信息的錄入，可以降低人力、物力等各項資源的成本，促使公路系統數字化檔案管理順利開展。

1.有利于為公路建設和養護管理提供數據支持

公路系統檔案工作的有序開展，可以對公路建設中涉及的基本信息進行全方位保存。結合目前公路行業的整體發展現狀，對各級公路提出的要求較高，必須提高對質量以及安全管理的重視。在公路工程養護以及改擴建項目建設中，公路系統檔案具有至關重要的影響和作用，是保證公路可以安全運行的前提。在各級公路項目建設備設施工時，所有環節都必須要有充足的數據信息作為支持，通過現有數據的合理利用，能夠對公路的實際情況展開深入了解，保證制定的方案具有針對性和可靠性，以此來推動各項工作有序開展。在公路工程項目建設中的數據都是非常重要的參考依據，需要檔案管理部門及時做好收集和處理，保證數據信息的完整性和真實性。在公路工程項目投入正式使用之后，仍然會遇到各類問題，要想解決現有問題，必須要有大量的技術資料作為支持，包括設計圖紙以及施工方案等，在詳細了解公路原始數據的基礎上，合理設置養護措施，加大管理力度，為公路工程項目的穩定運行提供保證。

2.有利于為公路發展變化提供數據依據

公路工程項目在規劃和建設時，其建設質量會直接影響人們的出行安全以及交通運輸行業的發展，為保證項目有序開展，就必須要加強對公路檔案數字化管理的重視，將檔案信息的作用體現出來。在公路工程項目建設竣工后投入使用時，必須要保證養護管理工作持續性開展，但是，在整個過程中需要投入的資金較多。公路養護管理部門要想實現對各路段實際情況全方位掌握和了解，保證養護管理工作有序開展，必須仔細分析公路工程項目建設中涉及的各類信息，以對項目的整體建設質量展開深入了解，保證養護管理措施具有針對性。公路系統檔案管理工作在開展時，需要對項目相關數據信息展開全方位的收集和保存，其與公路建設中涉及的環節具有密切聯系，無論是在投資建設或者是管理等方面都有對應的檔案資料作為支持。目前，部分公路檔案管理工作在開展時，在不同階段可以通過各種檔案信息將真實情況客觀反應出來。基于此，相關部門必須加強對公路檔案數字化管理的重視，為檔案內容收集的準確性、合理性以及全面性提供基本保證。

二、公路檔案數字化管理現存問題

1.基礎設備設施不夠完善

為保證公路系統檔案管理信息化建設有序開展，必須要對現有技術設施進行完善和優化，這樣不僅有利于保證檔案信息管理工作有序開展，還可以根據實際情況的不同，提高檔案數字化管理的操作水平。結合目前提出的基本要求，保證設備采購以及配置等各項工作有序開展，包括計算機設備以及網絡設備等，合理推進公路系統檔案信息化管理，以此來實現檔案管理的目標。結合目前公路系統檔案管理現狀，雖然管理人員已經配備較為完善的計算機設備、網絡系統以及專業技術等，但是，這些設備與技術之間缺少配套性和合理性，對于檔案管理的效果會產生直接影響，甚至會留下嚴重的隱患問題，對于公路系統檔案管理工作的開展造成嚴重限制。

2.總體規劃不夠科學

信息技術在公路工程項目建設以及檔案管理中的應用具有較為明顯的優勢特點，尤其是在檔案分析以及檔案處理等方面的整體應用效果相對良好。但是，目前公路檔案數字化管理整體水平較低，檔案管理工作也一直處于停滯不前的狀態，并沒有形成對現代信息技術的認識和了解。在現階段的檔案管理工作中，普遍都會選擇利用信息技術，但是，多數情況下都是以習慣為主，并沒有將信息技術在公路檔案數字化管理中的作用和價值發揮出來。由此可以看出，公路部門當前開展的檔案管理信息化建設并沒有體現出系統性、科學性以及合理性，很難將信息技術的應用價值體現出來，檔案信息很難實現共享功能，其整體利用率也比較低，嚴重限制了檔案管理工作的推進。

3.人員素質不達標

為提高公路檔案數字化管理水平，需要對高素質的人才進行引進和聘請，并保證在職人員的綜合素質和專業能力可以得到提升。在目前數字化時代發展的形勢下，公路部門對公路檔案數字化管理的重視程度越來越高，整個發展形勢相對良好，對檔案管理人員的要求也普遍比較高。檔案管理人員在日常管理中，必須要具備良好的專業技能，將理論知識合理應用在實踐中，保證檔案管理的效率和質量得到提升。但是，目前公路檔案數字化管理人員在日常工作時的綜合素質和專業能力還未達到標準要求，過分依賴自身的經驗，沒有充分掌握和了解新的知識以及技術，所以，數字化以及信息化技術的應用作用也很難體現出來。

4.安全管理不到位

部分公路部門在檔案管理信息化建設時，其安全管理工作無法落到實處，從整體角度來看，部分檔案直接儲存在移動硬盤或者光盤當中，如果儲存介質受到破壞，那么檔案信息勢必丟失。除此之外，公路項目在建設時的檔案數量比較多，在對檔案內容進行整理或者錄入時很容易出現檔案丟失的問題。在安全系統設置方面，缺少符合要求的網絡安全措施作為基礎，很容易受到病毒或者黑客的侵襲影響，最終造成檔案信息的嚴重泄露。

三、公路檔案數字化管理的實施策略

數字化時代背景下，計算機技術在實踐中的應用和發展，對于各行業都會帶來不可忽視的影響，在顛覆性的改革和創新發展中，各種不同類型的信息軟件越來越多，檔案管理數字化以及信息化逐漸得到普及。檔案管理單位應當對先進的技術手段進行引進和利用，同時要及時更新現有管理軟件，保證檔案管理數字化和信息化水平得到提升。在公路檔案管理中要合理利用檔案信息，以先進的信息技術為基礎，將原本的紙質檔案全部轉變為數字信息，同時儲存到計算機數據庫當中，以此來提高檔案數據信息的傳輸效率和質量，有利工作人員在后續查詢和調取檔案時縮短時間，將檔案在實際應用中的價值體現出來。

1.提高重視程度

為保證公路系統檔案管理數字化以及信息化建設工作有序開展，必須保證工作人員可以提高對檔案管理的重視和認識，將檔案管理在各項工作中的作用發揮出來，形成密切的聯系。因此，單位內部領導應當給予足夠的關注和重視，為其提供最基礎的資金保障，保證各部門以及工作人員可以積極主動地參與其中，這樣不僅可以保證各項管理工作有序開展，還可以提高檔案信息的整體利用率，為檔案管理提供最基本的支持。在條件允許的情況下，可以將檔案管理信息化建設作為日常性工作內容，及時處理存在的各類問題。比如，在數字化檔案建設前期，由于工作量巨大，時間比較緊迫，可以在數據加工環節聘請臨時性人員協助完成工作，及時處理檔案管理中的各類問題，避免留下嚴重的隱患。

2.加強安全管理

在公路檔案數字化管理工作開展時，為取得良好的管理效果，必須要加強對資金的投入，保證資金充足，才能針對現有的軟件系統以及硬件基礎設備設施等進行不斷完善和優化，這是保證數據備份以及存儲介質更新相關工作有序開展的前提，確保提高檔案信息的安全性和可靠性。與此同時，要對檔案管理信息化建設過程進行監督和管理，落實安全管理責任制度，避免出現檔案信息丟失的問題，一旦出現問題時可以追究相關責任人的責任，安排專業人員參與其中，保證計算機安全管理等各項工作有序開展。另外，要設置好防火墻以及殺毒軟件，定期更新系統，加強對病毒查殺等各項工作的重視，及時消除安全隱患。

3.完善現有基礎設備設施

為提高公路檔案數字化管理水平，要根據公路工程項目建設的基本要求，積極轉變現有思想觀念，更為重要的是要將信息技術、數字化技術等合理應用其中，這樣不僅有利于保證公路檔案管理的效率和質量得到提升，還能滿足公眾項目在建設時的基本要求。檔案管理人員應當加強對檔案信息化管理的重視，從全局角度著手實現全方位分析，制定整體規劃方案，為相關工作有序開展打下良好的基礎。同時，要對現有基礎設備設施進行完善和優化，使計算機等設備得到及時更新。除此之外，還要合理選擇符合要求的軟件系統，體現出軟件系統在應用時的兼容性特征，根據實際情況的不同，合理開發和利用各種系統軟件，實現對檔案的高效管理。

4.加強對信息管理的重視

數字化背景下，公路部門在開展檔案管理時必須妥善處理傳統的紙質檔案，將其合理錄入計算機系統當中，逐漸形成電子檔案，合理構建公路檔案信息庫，確保對數據檔案信息展開全方位管理，不僅有利于提高公路檔案數字化管理效率和質量，還可以為檔案后續的查詢和利用提供便利條件，更為重要的是可以降低檔案管理中的人力成本投入。工作人員在創建信息庫之后，需要立即安排專業人員參與其中，對檔案數據庫、信息庫等進行管理，為后續檔案信息的調取、利用等提供便利條件。與此同時，加強對信息管理的重視，可以降低檔案管理中的人力成本投入，節約人力資源，保證人力資源可以實現合理調配。通常在信息庫建設完成后，可以將互聯網技術等合理應用其中，有利于提高檔案的共享率，實現檔案信息資源的合理利用。

5.提高人員綜合素質

公路部門在開展檔案數字化管理的時候，為保證提高檔案信息的整體利用率、共享率，將檔案信息在公路管理中的作用發揮出來，必須要根據檔案管理中提出的個性化要求，同時還要提高人員的綜合素質。工作人員的綜合素質對檔案管理的發展會產生一系列影響，因此，必須要加強對檔案管理工作的重視，保證檔案數字化建設水平得到提升，加強對人員的培訓和教育，讓其深入了解和掌握相關知識以及理論，將先進技術合理應用在檔案管理中，不僅為公路檔案數字化管理提供基本保障，還可以將人才的作用發揮出來，促使隊伍整體素質得到提升。另外，在實踐中要對激勵機制以及約束機制進行合理構建，不斷改善檔案管理的工作環境，促使檔案管理人員的工作積極性和主動性得到有效調動，以更加嚴謹的態度面對各項工作，為工作的整體實施效果提供保證，以此來提高公路檔案數字化管理水平。

6.落實規范化制度建設

為保證公路檔案管理系統建設水平得到提升，需要以規范的制度為基礎，推動公路檔案管理系統的建設和發展。在檔案管理信息化建設時，公路部門應當保證制度建設等各項工作有序開展，將相應的責任制度體現在各環節中，確定各個環節的基本職責，還要以監督管理的方式保證檔案交接保存之間的無縫銜接，為檔案的完整性和安全性提供基本保證。同時，要對績效考核制度進行合理設置，針對檔案管理工作的具體情況開展全方位考核，根據檔案信息系統運行現狀，及時發現隱藏在其中的問題，采取有效對策，避免出現檔案信息損壞或者丟失的問題。另外，要合理設置懲罰措施，對違反檔案管理制度的人員進行嚴肅處理，盡量避免在制度上存在管理漏洞。

四、結語

在數字化背景下，信息技術、數字化技術的應用受到了廣泛關注和重視，但是，在公路檔案管理中的應用仍然存在很多問題，無法將先進技術的作用充分體現出來，同時也無法滿足公路事業在建設和發展中的基本要求。因此，公路部門要將數字化、信息化理念合理應用在檔案管理中，及時轉變思想觀念，加強對現有基礎設備設施的完善和優化，合理創建檔案信息庫，培養專業人才，以保證檔案管理的信息化、數字化水平得到提升，提高檔案數據信息的利用率，為公路事業的穩定、可持續發展提供基本保障。

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（作者單位：煙臺市公路事業發展中心）

作者簡介：王海英（1968—），女，漢族，山東龍口人，大學本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。