基于RFID技術的固定資產管理系統的研究與設計

王輝　亢軍賢　常曉茹　唐悅　徐穎

關鍵詞：RFID；固定資產；電子標簽

中圖分類號：TP391 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2023）10-0044-03

0 引言

隨著物聯網技術的飛速發展，物流領域也迎來了快速發展的機遇，各單位的固定資產數量也快速增加，但是對一個單位來說，固定資產的賬物是否一致，流程是否清晰，日常盤點是否便捷還是一個難題，對此，本文對單位固定資產管理情況進行了分析[1]。

1 目前現狀及存在問題

1.1 固定資產管理還處于人工管理階段，無技術支撐

目前有些醫療機構在固定資產管理上還相對比較落后，只是簡單地在報賬時做一個資產登記，平時統計都是手工用Excel統計匯總上報，沒有利用高科技技術，這樣不僅容易出現誤差，信息不能及時更新，而且使用中盤點困難，識別困難，管理困難[2]。

1.2 固定資產管理流程混亂

固定資產管理雖然有流程，但是隨著個別醫療機構人員更替，規定制度執行不嚴，造成固定資產管理流程混亂，很難判斷固定資產的使用和管理歷史，難以評估資產購置時間、使用時間及價值，難以確定利用率和效能[3]。

1.3 固定資產日常盤點沒有落實，導致賬物不一致

固定資產日常盤點是一件非常麻煩的事，既耗時，也耗力，最關鍵很難實現賬物一致，常常因為盤虧導致一些矛盾。

基于單位實際情況，確實在固定資產管理中存在以上問題，為解決這些問題，提出利用RFID技術實現固定資產管理信息化、高效化和數字化。

2 RFID 技術及工作原理

2.1 RFID 技術

RFID是Radio Frequency Identification的縮寫，即射頻識別，俗稱電子標簽。RFID 是一種簡單的無線系統，只有兩個基本器件，即詢問器（或閱讀器）和應答器（或標簽）。該系統用于監測、控制和跟蹤物體。RFID按使用頻率的不同劃分為：低頻、高頻、超高頻和微波，相對應的頻率為125KHZ 以下、3.56MHZ、860～960MHZ、2.45～5.8GHZ。一般工作頻率較高則識別距離也較遠，方向性也較強，但其穿透能力就越差。按能源的供應方式分為：有源RFID、無源RFID及半有源RFID。無源RFID讀寫的距離近，價格低；有源RFID可以提供更遠的讀寫距離，但需要電池供應，成本更高一些。

2.2 RFID 模塊的工作原理

RFID 射頻識別是一種非接觸式的自動識別技術，它通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關數據，識別工作無須人工干預，可工作于各種環境。RFID技術可識別高速運動物體并可同時識別多個標簽，操作快捷方便。每個資產可以分配到1個具有唯一性的電子標簽。RFID由電子標簽、閱讀器和數據交換與管理系統三大部分組成。電子標簽由耦合元件及芯片組成，其中包含帶加密邏輯。利用它通過無線射頻方式進行非接觸式的全雙工數據通信，對實物目標加以識別。RFID標簽由芯片和天線組成，每個標簽具有唯一的產品電子碼。RFID系統可以在無線電收發器與傳感器收發器之間傳送數據。

RFID系統工作時，先由閱讀器通過天線發送一定頻率的射頻信號，當RFID標簽進入閱讀器的工作場時，其天線產生感應電流，從而使RFID標簽獲得能量被激活并向閱讀器發送自身的編碼等信息。對于無源系統，閱讀器通過耦合元件（無線電收發器）發出一定頻率的射頻信號，當標簽進入該區域時，從耦合元件中獲得能量以驅動后級芯片與閱讀器進行通信。閱讀器讀取標簽的自身編碼等信息并解碼后送至數據交換、管理系統（計算機系統）處理。而對于有源系統，標簽進入閱讀器工作區域后，由自身內嵌的電池為后級芯片供電以完成與閱讀器間的相應通信過程。

了解了RFID技術后，結合單位實際，以RFID技術為基礎，設計并提出了一套固定資產管理方案。

3 功能設計

3.1 總體框架設計

在機房部署固定資產管理服務器，設計并開發固定資產管理系統，并將軟件系統部署其上，將其接入內部局域網，方便各職能管理部門和各科室處理資產管理業務。框架分為：環境層、平臺層、軟件系統層、用戶層、門戶層，如表1所示。按照業務關系及權限分為三層：領導管理層（領導及財務部門，具有資產增加、資產報廢、資產信息修改和資產信息查詢的所有功能），業務處理層（職能部門，具有資產信息修改和資產信息查詢功能），科室查詢層（基層科室，具有資產信息查詢功能）。按照資產生命周期分為資產增加（科室申請-職能部門審批-采購部門采購-庫房入庫- 科室請領-職能部門報賬登記），資產信息修改（科室申請-職能部門審核-RFID 標簽打印-科室更換標簽），資產信息查詢（職能部門打印員工離職查詢表單）和資產報廢（科室申請-職能部門審批含保密部門-銷毀站銷毀-財務銷賬）。按照資產管理展開步驟分為批量入庫（科室通過系統填報數據-職能部門審核并打印RFID電子標簽-科室張貼標簽）和日常盤點（職能部門使用掃描槍到各科室定期掃描盤點-職能部門核對賬物保持一致-財務部門通過掃描槍組織人力進行抽查）。

3.2 系統需求分析

軟件系統分為三種權限：領導管理層，業務處理層，科室查詢層。領導管理層權限可查閱本單位所有資產數據，并可以形成資產動態統計顯示大屏界面，同時可以生成本單位資產明細表，此權限的持有者為財務管理部門和單位主管部門領導，可以進行固定資產的增加、刪除、修改和查詢操作；業務處理層，主要是指按照大類資產區分的幾個資產管理職能部門，利用本職專業知識管理本類別資產，也只能看到和統計本類別資產，可以進行資產的次重要信息的修改和查詢，不能進行增加和刪除操作，如確實需要，須找財務部門進行處理，同時在進行資產信息修改時，可以進行RFID電子標簽打印功能，也可以出具資產查詢結果打印單，具有行政效能，方便離職人員辦理離職手續；科室查詢層，主要是通過科室進行判斷，并劃清界限，每個科室一個賬號，該賬號只能查看本科室內的資產，只有查詢功能，沒有新增、刪除和修改功能。

3.3 硬件設計

私有部署系統服務器采用機架式服務器，CPU為英特爾至強E-2224 3.4GHz，內存為16GB UDIMM，3200MT/S，ECC，硬盤為4TB 7.2K RPM SATA Entry，RIAD：RIAD1，存儲空間可擴充。服務器搭建于內部局域網，方便各科室訪問；同時財務部門配備RFID智能終端和領導級操作權限；業務處理部門配備RFID 智能掃描槍、RFID電子標簽打印機、RFID電子標簽，可以進行資產信息的修改及重新打印標簽，具有資產管理權限；科室查詢層主要為各科室樓宇門口配備RFID通道門禁和全方位視頻監控采集，具有科室權限資產查詢功能和資產需求上報功能。

3.4 軟件設計

固定資產管理軟件系統搭建于中心機房服務器，部署于內部局域網，采用B/S結構，可以通過內網進行訪問，通過賬號識別用戶身份及權限。固定資產管理系統分為PC端、手持機端、手機端（內部局域網Wi-Fi）三端程序，系統功能設計包括固定資產的入庫登記、庫房領用、退庫、轉移、盤點、維修、報廢、審批、分析報表等資產全流程管理功能，并充分運用RFID技術的批量識別、遠距離識別和穿透識別的特性，結合智能算法，讓固定資產管理安全、準確、省時、省力、省心。固定資產管理系統軟件核心功能主要包括：固定資產數據管理，資產入庫登記管理，資產庫房領用管理，資產退庫管理，資產轉移管理，移動快速盤點，資產維修管理，資產報廢管理[4]。

3.5 實現效果

通過以上軟硬件的功能設計，可以使固定資產管理實現以下功能：第一，固定資產數據可視化，對固定資產的導入、維修、報廢、領用、轉移等操作實行實時可視化的數據監控管理；第二，自動出入庫管理，有效解決條碼必須手動掃描的問題，可實行固定資產批量出入庫和人臉識別，極大提高工作效率；第三，降低盜損率，固定資產出庫多重驗證，有效降低固定資產盜損率，RFID通道門禁和全方位視頻監控采集；第四，資產動態實時記錄，在進出各科室和倉庫大門時，自動識別進出的資產，讀取標簽中的信息發送至后臺數據中心，后臺數據中心根據識別到標簽信息判斷為入庫、領用還是轉移；第五，非法出入庫報警，防止未經許可授權的固定資產被帶離出科室，在樓宇出口處安裝了出入檢測感應器，當未辦理或者未辦理完出貨手續的固定資產出倉庫時，出入檢測感應器會讀取固定資產的信息，并發出警示音提醒在場的其他工作人員以及以短信方式告知系統管理人員有固定資產非法出入。

3.6 實施步驟

首先，固定資產基本信息登記，統一在系統平臺上填報固定資產基礎信息，含資產圖片、大類（業務處理部門）、資產名稱、資產編碼、資產數量、資產購置時間、資產使用時間、資產購買價格、資產使用部門（科室）、資產使用人等。其次，業務處理部門審核，固定資產業務處理部門包括信息類資產、營房類資產、醫療設備類資產、辦公類資產等，固定資產業務處理部門對上報資產進行一次性審核，主要審核類別界限是否準確，固定資產名稱是否準確，資產使用部門是否正確等，對無異議固定資產由業務處理部門生成RFID無源電子標簽，并打印分發，資產使用人領取，并按規定位置張貼。然后，財務部門帶固定資產管理部門檢查，財務部門和資產管理部門攜帶手持終端對各科室固定資產進行第一次逐個掃描盤點，及時處理異常問題。最后，正規化日常盤點程序，資產管理部門定期攜帶手持終端對各科室資產進行盤點，系統將記錄盤點過程及數據。

3.7 優化管理流程

固定資產增加管理流程，先由資產使用部門提出使用需求申請，報對應資產管理部門，資產管理部門呈報需求進行審批，審批通過后，交采購辦采購，采購辦通知供應商供貨到庫房，庫房收貨后，通知資產使用部門和資產管理部門三方驗貨和交接，形成交接單，資產管理部門依據交接單進行報賬處理，財務部門依據交接單和發票在系統中進行固定資產登記并備案。

固定資產報廢管理流程，先由資產使用部門提出報廢申請，報對應資產管理部門，資產管理部門依據最新報廢規定進行初步查驗，符合要求后再邀請第三方進行查驗，并出具報告，資產管理部門依據申請和報告呈報審批，審批通過后，將報廢固定資產送到銷毀中心銷毀，并保留圖片，將銷毀圖片、審批件、查驗報告、申請等資料整理后歸檔，并將其復印件交財務部門進行固定資產銷毀處理。

固定資產信息修改流程，分兩種情況：一種為資產使用單位之間交接；另一種為資產使用單位與資產管理部門之間交接。第一種資產使用單位之間交接，資產使用單位向資產管理部門申請，在資產管理部門監督下資產使用單位之間進行交接，并依據交接單在系統上進行信息修改，主要可以修改使用人，存放地點，使用單位、使用科室等次重要信息，不能修改資產狀態；第二種資產使用單位與資產管理部門之間交接，由資產使用人、資產管理部門保管員和資產管理部門領導三方簽字確認，資產管理部門依據交接單在系統上更改資產信息，將以上兩種情況產生的交接單歸檔，以便檢查。

固定資產查詢流程，分兩種情況，一種是員工離職時查詢，另一種月底盤點時查詢，第一種當資產使用人需要離職，在辦理手續時，增加一欄資產交接欄，資產管理部門依據系統查詢該員工名下所有資產，并如實進行填寫，如名下還有未交接資產，有兩種處理方式，一種盤虧，需要領導審批，另一種忘記交接，需要交接后提供交接單，在系統上進行信息修改后，資產管理部門方可簽字確認；第二種月底盤點時，資產管理部門負責人需要將手持終端連接資產管理服務器將服務器數據同步到手持終端，帶著手持終端，逐科室進行盤點，出現異常數據通過行政手段通知使用科室查明原因，并及時處理[5]。

3.8 規范日常盤點

日常盤點主要是確定每月最后一天，停止一天資產賬物處理，財務部門帶領各資產管理部門到各科室進行資產盤點，將盤點結果統一匯總，將出現異常的數據抓出來逐條查找原因，并分析處理，保證系統數據與實物一致。

4 結束語

本文通過對固定資產管理中存在的問題著手進行分析，提出利用RFID電子標簽系統建立固定資產管理系統，從硬件設計到軟件設計，從流程設計到業務設計，從實施步驟到日常盤點，逐層逐級深入分析，最后設計出完整的一套固定資產管理系統方案，通過這套通用方案可以省時、省力、省心、智能化、數字化、透明化地管好用好固定資產，給管理者和使用者帶來便捷。