新時期醫院綜合檔案“四化”目標管理研究

摘 要：新時期，醫療衛生事業發展，醫院綜合檔案也在服務保障醫療衛生改革、推動醫院科學管理中發揮著重要作用。本文以鄒城市人民醫院辦公室管理的綜合檔案為例，探討了新時期醫院辦公室做好綜合檔案管理應堅持的原則、具體舉措和實現的目標。以期推動新時期醫院辦公室檔案管理工作，提升醫院辦公室管理綜合檔案的質量和水平。

關鍵詞：綜合檔案；規范化；標準化；信息化；精細化

概述

鄒城市人民醫院始建于1948年，是鄒城地區融醫療、教學、科研、預防、保健等功能為一體的綜合醫院，擁有30余個臨床科室。先后榮獲“全國百姓放心示范醫院”“全國百姓放心百佳示范醫院”“中國縣級醫院競爭力百強醫院”等榮譽稱號。近年來，鄒城市人民醫院辦公室積極崇尚“篤學礪行、敦親睦鄰、崇德尚能”的醫院精神，切實奉行“親情呵護、至微至精”的服務理念，始終堅持“四性”原則，采取“四勢舉措”，大力推動檔案管理“四化”建設目標的實現，為切實提升醫院檔案整體管理水平，推動檔案在醫院科學管理、提質增效方面發揮出重要作用，也為醫院發展、領導決策提供優質服務，進一步提升醫院管理的“軟實力”和美譽度。

1 堅持“四性”原則

新時代，醫院辦公室檔案管理工作既要服務于醫療衛生事業發展，也要全面貫徹時代賦予檔案人的使命和職責，立足于“醫院”這一核心，發揮出“辦公室”這一行政主管職能。始終堅持政治性、服務性、專業性和示范性原則，切實提升醫院辦公室檔案管理工作的整體水平[1]。

1.1 政治性

檔案工作的服務方向、管理對象及實質都決定了其具有的政治性[2]。醫院辦公室管理的綜合檔案記錄了黨委政府關于醫療衛生事業的決策部署，反映了社會政治、經濟、文化狀況，關系到國家利益、單位利益和個人隱私。因此，醫院辦公室檔案管理工作要始終堅持黨的領導，自覺接受醫院黨委領導，做到“為黨管檔”，帶頭貫徹落實黨委關于醫院管理的一系列決策部署，切實維護醫院、醫護人員及患者的切身利益。

1.2 服務性

醫院辦公室管理的綜合檔案包括醫院行政管理、人事工作、基礎建設、醫療設備等領域的檔案資料，這些檔案資料為人才資源引進、基礎建設監督、合同糾紛協調解決等提供原始憑證，發揮著重要作用，為醫院其他部門管理提供服務。因此，醫院辦公室檔案管理人員要牢固樹立服務意識，堅持全院“一盤棋”思想，主動而為，創新舉措，拓寬檔案查詢、檢索、利用渠道，為醫院發展提供優質高效檔案利用服務[3]。

1.3 專業性

醫院辦公室檔案工作具有很強的專業性，無論是檔案收集整理還是利用，都需要嚴格遵守其行業特性，把握規律性要求。醫院行政管理產生的紙質檔案，其數字化應符合《紙質檔案數字化規范》；醫院基建檔案應執行《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》；行政管理過程中產生的電子文件，則要遵守《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的規定；醫院辦公室檔案安全方面則要執行《關于進一步加強檔案安全工作的意見》等規定，還要執行《醫藥衛生檔案管理暫行辦法》等行業性檔案管理規定。可見，醫院辦公室檔案管理工作有其行業性、專業性特點，要熟悉檔案、醫藥衛生等領域的具體規定，并嚴格遵守。

1.4 示范性

醫院辦公室在醫院決策部署的上傳下達方面發揮著極其重要作用，檔案管理作為辦公室工作的重要組成部分，要事事、時時、處處率先垂范，帶頭執行醫院出臺的規章制度，敢于突破創新。新《檔案法》實施后，在電子檔案日益增多的情況下，要積極推動電子檔案“單軌制”落實，利用數字化技術將紙質、圖像、照片等傳統檔案數字化掃描，實現傳統檔案數字化，不斷提升醫院檔案現代化水平。目前，鄒城市人民醫院正在積極爭創三級甲等醫院，承擔爭創工作的辦公室，在醫院管理方面也要發揮示范帶頭作用，按照三甲標準和要求，率先做好檔案管理提質達標。

2 采取“四勢”舉措

作為醫院辦公室綜合檔案管理者，要善于立足醫院檔案管理之勢，并借勢而上，造勢而為，強勢而行，因勢而用，不斷提升檔案管理能力和水平，發揮綜合檔案應有價值和功能[4]。

2.1 借勢而上

2.1.1借醫改契機。鄒城市人民醫院緊跟醫改國策，積極響應國家關于醫改的一系列決策部署，積極探索緊密型縣域醫共體、“互聯網+”醫療服務，探索“五個全科化”“實用性備案制人才引進”等項目，醫院辦公室綜合檔案管理要借醫改契機，始終堅持檔案工作為醫院中心工作服務的價值取向，進一步理順檔案管理體制機制，除了加強檔案“收、管、用”，還注重業務監督、指導，推動“文檔一體化”和“大檔案”體系建立。

2.1.2借法規之力。鄒城市人民醫院辦公室綜合檔案管理嚴格執行《檔案法》《保密法》，以及其他檔案管理領域的法規，并將其納入到日常辦公室檔案管理學習教育范疇，要求全院各部門都要嚴格遵守。此外，還制定了一系列醫院檔案管理規章制度，并將其作為醫院辦公室檔案管理指南，確保檔案管理剛性約束[5]。

2.1.3借機制之威。成立了醫院檔案領導工作小組，出臺醫院檔案管理方案，借領導小組之權、之力，推動醫院辦公室綜合檔案管理“四納入”：納入醫院黨委議事日程、納入醫院發展規劃、納入醫院制度機制建設、納入醫院崗位職責和目標績效考核范疇，提升醫院辦公室檔案軟硬件建設質量和水平。

2.2 造勢而為

2.2.1打造人才隊伍。鄒城市人民醫院辦公室檔案管理注重從隊伍專業化打造，從檔案專業人才隊伍引進、培養、使用構建檔案人才隊伍培養及激勵約束機制建設。目前，從事檔案管理人員1人，是醫院辦公室檔案管理的中堅力量。

2.2.2營造環境條件。醫院在經費緊張的情況下，毅然加強了醫院辦公室檔案管理軟硬件環境改善，添置了密集架、恒溫恒濕控制儀、高速掃描儀，檔案管理設備基本齊全。

2.2.3創造管理平臺。鄒城市人民醫院高度重視辦公室綜合檔案管理工作，積極建立醫院檔案管理平臺，推動醫院檔案數字化工作，完成了醫院辦公室檔案目錄數據庫、全文數據庫建設，醫院檔案數字化率始終位于前列，電子文件管理做到統一標準、統一平臺、統一管理，實現館藏檔案數字化、增量檔案電子化[6]。

2.3 強勢而行

2.3.1強化監督管理。鄒城市人民醫院十分重視檔案管理工作，辦公室每年初制定檔案工作計劃，年中檢查檔案計劃落實，年底進行考核驗收，并在述職評議中進行點評，始終做到歸檔年度內檔案歸檔率、完整率和真實性100%。在醫院新設備采購，以及基礎設施建設竣工驗收后，均要求在規定時間內移交檔案。

2.3.2統一標準規范。鄒城市人民醫院辦公室綜合檔案管理始終把標準化管理貫穿于檔案管理全過程、各鏈條，始終確保辦公室綜合檔案管有制度、查有依據、行有規范、做有標準。

2.3.3夯實管理基礎。鄒城市人民醫院十分重視檔案管理基礎工作，除了軟硬件建設及人才配置外，還積極推動館藏檔案數字化信息化。據統計，醫院累計館藏檔案1100余件，其中視音頻等特殊載體檔案350余件。

2.4 因勢而用

近年來，隨著全市醫療衛生事業發展，以及人民群眾對醫療衛生需求的持續增長，醫院檔案利用量增長迅速，利用頻率更快。僅2022年，鄒城市人民醫院辦公室檔案接受檔案查詢利用查閱檔案30余卷次。一是服務科研。辦公室管理的綜合檔案是醫務人員在科研活動中形成、積累的材料，包括醫療成果、研究、論文論著、發明專利等，通過查閱這些檔案資料，為新的科研項目立項申報、技術總結、成果推廣等，提供參考[7]。二是服務管理。醫院辦公室綜合檔案在深化醫院改革、提高醫療質量、精神文明行業創建等方面也發揮著越來越重要的作用。挖掘、利用檔案信息資源，使其更便捷、更有效地為醫院管理服務，對于提高醫院整體管理水平具有十分重要的意義。例如，根據人事檔案信息分析，為發掘、培養、交流、選拔和任用干部提供重要參考，利于醫院人力資源優化高效配置。

3 實現“四化”目標

3.1 源頭“標準化”

醫院辦公室綜合檔案管理主要涉及人事檔案管理和行政管理檔案，這些都需要從源頭做好檔案標準化，為后續檔案管理打下扎實基礎。人事檔案管理，要從源頭做好干部檔案審核工作，對新增人員檔案要按照“信息采集+檔案審核”同步推進，并將人員信息及時納入數字化人事檔案管理系統，圍繞“三齡兩歷一身份”重點做好初審、復審，并將《檔案專項審核工作專用干部任免審批表》歸入個人檔案。同時，將新增人員檔案審核信息錄入干部成長綜合管理系統，作為后續審核參考，切實提高檔案審核工作效率。對行政管理檔案，要從文字書寫是否工整、文稿制發是否符合規范、簽字用印是否符合要求、歸檔文件材料紙副大小是否一致，以及歸檔文件表頭填寫是否完整統一，附件名稱、類型及數量是否詳細等，要從歸檔源頭抓好標準化。還要從規章制度方面健全，出臺《醫院電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《醫院電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《醫院電子公文歸檔規范》工作規范性文件，用完善的規章制度支持和保障醫院檔案管理工作標準化。

3.2 整理“精細化”

以醫院辦公室管理的文書、會計和科技檔案為例，要把精細化理念貫穿于醫院辦公室檔案整理始終。以文書檔案為例，2000年前的文書檔案以“卷”為單位進行整理，并做好卷內文件材料的分類、組卷、編目、裝訂、案卷封面、脊背規范填寫，案卷裝訂采用“三孔一線”左側線裝方式，頁碼編寫、全引目錄編制、裝盒都要精細規范。2000年以后的文書檔案應以“件”為單位，按照一份文件為一件，正本、正文、附件按順序擺放，備考表應手簽或蓋章，文件裝訂除了要求整齊、規范外，還要做到不壓字、不掉頁、不倒頁[8]。以會計檔案為例，整理要按照《會計檔案管理辦法》，從會計檔案案卷封面、卷內目錄、備考表、裝訂、全引目錄編制、裝盒等均要符合規范要求。醫療科技檔案則按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行整理，整理以“卷”為單位，保持卷內文件有機聯系，及其成套性和系統性。檢查醫療科技檔案案卷組成中的卷內文件頁號編寫是否規范，案卷封面、案卷脊背、卷內目錄、卷內備考表、案卷目錄編制是否規范，符合要求。紙質照片檔案和錄音錄像磁帶檔案、實物檔案的整理也要按照《照片檔案管理規范》《磁性載體檔案管理與保護規范》等，認真做好排序編號、標簽粘貼等。

3.3 管理“規范化”

一是規范檔案管理組織機構。由醫院分管院領導、辦公室負責人主管，各內設機構負責人協管，構建醫院辦公室檔案規范化管理領導機構，為醫院辦公室檔案管理提供強有力的組織保障和人才支持[9]。二是規范檔案管理職能分工。醫院辦公室檔案由辦公室具體負責，下設檔案室，配備專職、兼職檔案工作人員。專職人員具體負責醫院辦公室檔案收集、整理、利用等工作，并指導和監督各科室檔案資料的歸檔移交歸還等工作。兼職人員要協助配合辦公室做好本科室檔案的收集、移交工作。三是規范檔案業務建設。既要做好檔案管理規則的制定，也要做好檔案管理要求的規范落實，還要做好宣傳，將醫院辦公室檔案管理要求在醫院全院宣傳、普及，營造積極參與氛圍，推動醫院檔案管理規范化工作。

3.4 利用“信息化”

以先進信息技術為手段，積極推動醫院辦公室綜合檔案利用信息化。首先，要加大檔案信息建設的投資力度，改進利用手段。其次，是要加強信息化利用基礎設施建設，加快檔案信息化建設，加大資金投入力度，配置與檔案管理現代化相適應的軟硬件，實現檔案網絡化管理。再次，是建立醫院局域網，實現醫院檔案利用網絡化[10]。在規范醫院辦公室檔案管理基礎上建立局域網，將文書、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為辦公室檔案信息中心，實現資源共享。最后，重視并加強檔案信息安全管理。醫院辦公室檔案管理者要提高檔案利用安全防范意識，規范個人行為，既要保證醫院辦公室實體檔案完好無損，對涂改、丟失或擅自銷毀檔案等行為堅決預防和制止[11]。也要做好網絡環境下檔案信息的安全問題，防止醫院辦公室檔案信息被非法訪問、泄露，甚至篡改，運用人防、物防、技防等，織密醫院辦公室檔案立體安全防線。

4 結語

醫院辦公室綜合檔案標準化、精細化、規范化和信息化管理，應從醫院辦公室檔案管理工作的源頭到末端利用，貫穿于醫院辦公室綜合檔案管理全過程。要樹立全生命周期理念，實行閉環式管理，這些新思路新理念為新時期醫院辦公室綜合檔案管理提供了新的方法和新路徑，為滿足人民群眾醫療衛生需求，推動醫院發展進步提供了豐富的信息資源支撐，也為建設有中國特色的社會主義醫院檔案事業，為更好地服務于社會主義和諧社會建設做出積極貢獻。

參考文獻

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作者簡介：李卉子，大學學歷，鄒城市人民醫院辦公室館員，主要從事辦公室檔案管理工作。