機構編制檔案信息化管理工作芻議

摘? 要：近年來，在信息化時代發展背景下，機構編制部門積極推動數字化、信息化改革，通過搭建云辦公平臺，推動機構編制與信息化技術深度融合，為機構編制檔案管理提供有力技術支持，也使機構編制管理更加精準化、規范化。本文以機構編制檔案信息化實踐探索為依據，分析了信息化實踐探索的具體路徑及經驗啟示。

關鍵詞：編制檔案；檔案信息化；檔案管理

概述

機構編制檔案是記載著機構編制歷史沿革的重要載體，傳統紙質機構編制檔案存在分類復雜、查閱不便、易污易損等諸多弊端。近年來山東省單縣機構編制效益評估中心積極適應檔案管理新形勢、滿足檔案管理新要求，通過精心謀劃、精確錄入、精準管理、精細保密，大力推進機構編制檔案信息化管理，著力提升機構編制檔案信息安全、更新時效、查閱便利，有力推動編制檔案信息化管理進程。山東省單縣機構編制效益評估中心承擔著全縣機構編制效益的評估工作，擬訂機構編制效益評估工作年度規劃、信息化建設規劃，等等[1]。近年來，在信息化時代發展背景下，機構編制部門積極推動數字化、信息化改革，通過搭建云辦公平臺，推動機構編制與信息化技術深度融合，為機構編制檔案管理提供有力技術支持，也使機構編制管理更加精準化、規范化。

1 機構編制檔案信息化探索

機構編制包括事業編制、行政編制和工勤編制。機構編制管理部門依據法律法規以及其職能，實現“定職能、定機構和定編制”的“三定方案”，實現組織機構的規范化、科學化管理。近年來，隨著計算機信息技術的應用普及，以及數字化技術的發展，機構編制檔案信息化程度越來越高，檔案管理效率顯著提升。從實際運行情況來看，機構編制檔案信息化通常包括三大系統、一大平臺[2]。

1.1 實名制數據系統

整合機構、人員、職能資源，保證依法行政底線，提供“三定”科學決策依據，是做好編制工作的根本，也是編制資格施行實名制的重要因素。目前，機構編制信息均實現了計算機信息化管理[3]。為此，需要根據地方編制工作的實際需要，開發專門的編制實名制數據管理系統。系統應包括區域內核準的機構及機構數，機構編制、人員編制及人員編制數，領導職數，等等。并同步錄入不同編制人員的財政供養情況、部門機構編制情況等等，如財政全額撥款、財政差額撥款；編制類型，如政法專項編制、行政編制、事業編制，等等。根據機構職能轉變，要及時完善和更新行政事業單位、群團組織的編制信息數，逐步實現機構編制信息化，并利用計算機信息技術，及時將機構編制數據信息進行網絡備份（見圖1）。實名制數據系統的建立，從入編、出編等均實現了信息化。

1.2 域名注冊系統

機構實名制數據系統的核心是規范機關事業單位網上機構、部門等信息系統中的名稱，實現網上信息系統的身份識別，建立中文域名注冊系統。域名注冊系統包括年度機構編制情況報告、網站年度審核、域名實名注冊、網站掛標等。中文域名注冊系統的建立，可實時對系統中的機關、事業單位監控、識別、檢索及保護。根據編制管理的相關規定和要求，通常由同級編制管理機構管理本級部門域名，并對域名進行注冊管理和服務，后期單位編制使用情況進行持續監測，并對單位是否履行相應編制職責量化評估[4]。以機構編制實名制系統中的機構信息為基準，結合事業單位登記管理系統、網上名稱管理系統、黨政機關事業單位網站審核管理平臺以及中文域名臺賬，全面核實比對區域機關事業單位的機構名稱和中文域名。重點梳理機構改革中涉及職能整合、名稱變更和新組建以及撤銷的單位，已撤銷的單位中文域名予以刪除，對已更名的單位中文域名進行修改，并要求已注冊的單位更換業務人員的必須進入系統自行修改其基本信息，定期排查其數據，確保系統各項數據精準，名實相符，實現網上名稱管理實時更新和規范管理。

1.3 登記管理系統

機關事業單位登記管理系統包括對外和對內兩個模塊系統，前者，主要是社會公共服務模塊；后者，主要是內部辦公管理模塊，以及網上登記管理模塊。其中，網上登記管理模塊，包括《機構編制管理證》等證書打印功能、基礎信息庫修改功能、機構編制申報材料受理功能、機構編制信息核準及審核功能。登記管理系統屬于機構編制業務核心板塊，機構人員入編、出編、辦證及變更均實現了網上操作，并對本級登記管理機關、事業單位的相應統計數據信息進行查詢、分析。在此過程中產生的電子檔案，均實現了信息化管理，顯著提升了機構編制管理效率[5]。

1.4 云平臺

機構編制管理系統中主要包括責任清單管理模塊、資料共享信息模塊和權力清單管理模塊，這三大模塊共同構成了機構編制信息化管理的主要內容，為機構編制管理以及編制機關的決策提供技術支持，使編制機構的管理效率更高、精準度更高。機構編制云平臺的搭建，也使其在梳理機構編制調整文件、單位撤銷清理、職能合并等過程中審核復核有序進行。“機構編制云平臺”主要包括“三定”管理系統、權責清單管理系統、行政審批事項監管系統、機構檢索系統和機構編制綜合評估系統等“五個系統”。

2 機構編制檔案信息化路徑

機構編制檔案是研究和分析機構編制的重要載體，也是機構編制部門依法依規開展入編、出編及其他研究工作的重要遵循。因此，要切實增強機構編制檔案信息化管理工作，將其作為加強機構編制工作的一項重要內容，以滿足信息化時代對編制機構檔案管理的新要求、新期待[6]。機構編制檔案信息化管理可以有效解決傳統機構編制檔案管理模式下，機構編制檔案資料收集不完整、編制檔案管理制度不健全、日常管理不精細等問題，通過信息化建設，持續發力，全面提升機構編制檔案信息化管理水平，促進機構編制業務能力和機構編制檔案管理水平“雙提升”。

2.1 信息收集與整理

機構編制檔案信息化的前提和基礎，是要做好機構編制檔案信息的收集與整理歸檔。由于機構編制涉及的機構類型多，職能多，不同機構檔案類型及其附件也較多，需要檔案人員進行收集、挖掘和整理，并按照檔案管理進行篩選和分類。尤其是在信息化背景下，機構編制檔案管理人員首先要聚焦紙質機構編制檔案，按照內容真實、信息完整、長期保存和數據安全等特點和實際，按照機構編制檔案管理的特點和規定，詳細整理歸檔，為機構編制檔案信息化管理奠定扎實基礎。具體來說，就是邀請檔案行政管理部門專業人員到機構編制部門進行檔案收集整理歸檔的業務專題培訓指導，并抽調機構編制部門從事檔案管理人員組成檔案工作專班，為編制檔案管理工作提供有力人才支持和保障。同時，按照機構編制檔案管理的特點，統一制作機構編制檔案盒，對收集到的電子機構編制檔案進行編碼，編制歸檔目錄[7]。根據機構編制檔案內容，區分不同文件類型、保存時間，確保機構編制電子文件完整、準確，類型一致，為全面推進機構編制檔案信息化建設奠定堅實基礎。

2.2 信息存儲與分析

信息化背景下，需要借助計算機信息技術，通過現代化信息技術對機構編制檔案信息內容進行存儲和分析，要突出便捷高效原則，創新管理模式。著眼順應機構編制檔案電子化管理的形勢需要，進一步提升機構編制檔案信息化水平，增強機構編制檔案查閱利用便利化。加大經費投入力度，為機構編制檔案信息化配備必要的計算機、打印機、掃描儀、移動硬盤、數碼相機等硬件設施，依托高清掃描儀將紙質機構編制檔案全部轉換成電子數據，實行數字化檔案管理。按文件類別、年份等，將各級機構編制電子文件建立若干目錄及多層級子目錄，形成“機構編制電子系統管理”檔案管理模式。同時，建立包含機構編制檔案文號、柜號、序列號等信息的電子檔案“電子簽”，讓機構編制檔案擁有專屬“身份證號”[8]。利用計算機、RFID等，掃描電子檔案標簽，查詢檔案，可采取日期檢索、文號檢索、關鍵字檢索等多種方式，實現檔案查詢數據精準、內容全面、方便快捷。

2.3 信息流程與重塑

突出規范有序，根據機構編制檔案信息化管理需要，重塑機構編制檔案管理運行流程。建立健全文件運轉和檔案管理長效機制，在電子文件生成、流轉、歸檔時，要做好電子文件及歸檔過程的無縫銜接，切實規范電子文件處理流程。從電子文件印發、傳遞、辦理到后期的整理、歸檔，均可在辦公OA系統中實現，由檔案管理部門進行全過程、全生命周期閉環管理。在整理機構編制電子文件歸檔時，按照“即辦即錄”原則，及時將完成電子文件周期的電子檔案錄入檔案管理系統，確保電子檔案更新及時。制定《機構編制檔案查閱、借檔業務流程圖》《機構編制檔案查閱、借檔若干須知》《機構編制檔案查閱登記表、審批表》等，明確因工作需要查閱機構編制檔案和本單位人員查閱檔案的要求及程序，切實形成規范有序的檔案使用管理格局[9]。

2.4 信息安全與保障

信息技術背景下，機構編制檔案信息化面臨著諸多的非傳統安全因素威脅，需要更加注重機構編制檔案安全保密工作，建立健全機構編制檔案管理規章制度和措施。首先是要成立安全管理領導小組。嚴格落實《檔案法》《保密法》相關規定，成立編辦主要領導或分管檔案業務領導任組長，其他部門負責人為副組長，檔案室、辦公室及業務部門業務經辦人員為領導小組成員。領導小組下設辦公室于編辦檔案管理部門，明確責任分工。堅持“誰查詢、誰使用、誰負責”的原則，逐一簽訂安全保密承諾書，不斷提高保密意識、規范保密管理。全面推行檔案管理責任制，明確主要領導、分管領導、科室負責人和管理人員職責，做到職責任務明確到崗、落實到人，切實壓緊壓實管理責任。重點需要運用物防、技防、人防等加強機構編制電子檔案安全防護，實行“專人專機”，對機構編制電子檔案全盤數據予以加密處理，設置登錄權限，明確操作規范，保障電子檔案數據安全。

3 機構編制檔案信息化啟示

3.1 注重領導，種好“責任田”是根本

機構編制檔案信息化管理，需要強有力的領導組織和工作專班，明確領導組織、工作專班，以及具體組成人員的崗位責任，織密責任體系，形成有崗就有責，有權就有責，以及檔案信息化具體落實人員，從根本上明晰各方責任，推動建立形成機構編制單位主要領導親自抓、分管領導統籌抓、檔案管理員具體抓、全體人員主動抓的檔案信息化責任體系，并將其納入機關工作計劃，高位推動，精心安排，壓茬部署推進，為機構編制檔案信息化管理提供強有力組織保障。

3.2 完善機制，畫出“標尺線”是保障

根據新時期機構編制檔案信息化管理的現實，逐步建立健全《機構編制檔案信息化管理實施細則》《機構編制檔案信息化查詢、借閱、規劃守則》《機構編制信息化檔案安全保密制度》等相關的配套制度。在具體的規章制度中，進一步明確機構編制電子檔案管理過程中電子文件移交、整理、立卷、歸檔、借閱、保密等環節標準和要求，并作出嚴格規定，覆蓋到機構編制檔案信息化管理的全過程、各環節，形成一套規則體系完備的檔案管理制度機制，為實現用制度建檔、按制度管檔、靠制度用檔的機構編制檔案信息化提供剛性約束。

3.3 加強培訓，提升“內驅力”是關鍵

機構編制檔案信息化涉及計算機信息技術、大數據網絡技術、檔案學，以及編制等專業知識，加強專業知識培訓，并將相關業務知識納入日常培訓、學習的重要內容，及時提煉總結經驗，打造一支復合型人才隊伍，提升從事機構編制檔案管理人員的綜合業務素能，是做好新時期檔案信息化的內生動力，也是至關重要的。為此，可采取請進來、走出去等方式，加強機構編制檔案管理員的業務素能培訓。每年選派1-2名業務骨干跟班學習，或者參加各類業務培訓，提高綜合能力。另一方面，通過邀請專家授課，或上級編制機構檔案業務骨干來辦授課，講授專業知識，進行現場輔導，全面提升檔案管理員綜合業務能力和實際操作管理水平。

3.4 規范整理，打出“組合拳”是基礎

機構編制檔案信息化建設和管理是一項系統性工作，其中，系統的前期和基礎是要做好機構編制檔案的規范整理。一是組織集中整理，將歷年機構編制形成的檔案資料進行整理，按照信息化標準和要求進行分類。二是規范裝訂歸檔。除對文書檔案裝訂成冊外，單位檔案配備專用的檔案柜、檔案盒，統一編號、統一歸類、統一整理，統一制作檔案封面和標簽，使機構編制檔案成為了解單位動態信息的窗口。三是推進信息化管理。以單位為單元，建立電子臺賬。在日常工作中形成的大量電子檔案資料，嚴格執行歸檔制度，及時歸檔，夯實檔案信息化管理根基。

參考文獻

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[9]電子政務環境下機構編制檔案管理與服務研究[J].蘭臺內外，2019（27）：52.

作者簡介：郭法保，在山東省單縣機構編制效益評估中心工作，主要從事事業單位編制管理檔案及人員管理檔案研究。