數(shù)字化背景下電子文件檔案管理分析

摘 要：近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的發(fā)展，及其在行政辦公、檔案管理中的應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，做好電子文件收集、歸檔工作，提升電子文件檔案管理效率，有利于進(jìn)一步發(fā)揮電子文件檔案價值，服務(wù)于新時代各項(xiàng)工作。本文首先分析了數(shù)字化背景下電子文件的類型，探討了電子文件檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，針對電子文件檔案管理的現(xiàn)狀及要求，進(jìn)一步提出數(shù)字化背景下做好電子文件檔案管理措施。

關(guān)鍵詞：電子文件；檔案管理；數(shù)字化

概述

前不久，中共中央、國務(wù)院印發(fā)《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》，明確提出到2025年，要把數(shù)字中國建設(shè)成為“橫向打通、縱向貫通、協(xié)調(diào)有力的一體化推進(jìn)格局”。到2035年，數(shù)字化發(fā)展水平進(jìn)入世界前列，數(shù)字中國建設(shè)取得重大成就。響應(yīng)這一號召，筆者所在單位陜西省自然資源信息中心（陜西省地質(zhì)資料檔案館）緊緊圍繞全省自然資源科技發(fā)展與對外合作，做好省級地質(zhì)資料館藏建設(shè)及相關(guān)服務(wù)，榮獲“全國地質(zhì)資料信息報(bào)送與年報(bào)編制優(yōu)秀單位”，進(jìn)入全國前10名。陜西省自然資源信息中心現(xiàn)有負(fù)責(zé)管理工作人員11人，其中，機(jī)關(guān)檔案4人，專業(yè)檔案6人，信息化專員1人。中心高度重視電子文件檔案管理工作， 為全面提升檔案管理現(xiàn)代化水平，提高檔案利用服務(wù)能力，根據(jù)《陜西省檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃（2021-2025）》精神，全面啟動機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作，以實(shí)現(xiàn)館藏4萬余件“存量數(shù)字化”目標(biāo)。近年來，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、信息技術(shù)的發(fā)展，及其在辦公、檔案管理中的應(yīng)用，產(chǎn)生了大量電子文件[1]。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，做好電子文件收集、歸檔工作，提升電子文件檔案管理效率，有利于進(jìn)一步發(fā)揮電子文件檔案價值，為新時代地質(zhì)工作提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)。

1 電子文件類型

1.1 按形式劃分

可將電子文件分為文本文件（text）、數(shù)據(jù)文件（data）、圖形文件（graphic）、圖像文件（image）、影像文件（video）、聲音文件（audio）、程序文件（program）、多媒體文件（multimedia）、超文本文件（hypertext）等。

1.2 按功能劃分

可將電子文件分為主電子文件、支持性電子文件、輔助性電子文件及工具性電子文件。

1.3 按生成方式劃分

可將電子文件分為原生電子文件和再生電子文件。前者，是指直接由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成的電子文件，后者則是指將紙質(zhì)、膠片等文件重新錄入生成的數(shù)字化電子文件。例如，將膠片或檔案轉(zhuǎn)換為文本文檔存儲，并提供利用。

大數(shù)據(jù)背景下電子文件具有各種不同的文件格式，不同文件格式對應(yīng)于計(jì)算機(jī)內(nèi)部編碼規(guī)則也不同，即編碼標(biāo)準(zhǔn)不同。這就要求針對不同的電子文件類型，滿足不同的歸檔格式要求（詳見表1）。

2 數(shù)字化背景下電子文件檔案管理意義

2.1 管理效率提升顯著

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔、統(tǒng)計(jì)及利用主要依賴于人工手動操作，受制于技術(shù)及時空限制，檔案管理效率低下，準(zhǔn)確率差[2]。大數(shù)據(jù)背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)生大量電子文件，并將其中具有保存價值者進(jìn)行歸檔管理。OA辦公系統(tǒng)的應(yīng)用，及其與檔案信息的有機(jī)連接，使電子文件從形成至文件任務(wù)完成均可在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中完成，并及時歸檔，錄入相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫[3]。

2.2 利于價值開發(fā)利用

檔案價值在于其利用，館藏的地質(zhì)檔案資料，為地質(zhì)勘探、規(guī)律研究提供第一手寶貴，也是區(qū)域地質(zhì)志、地質(zhì)礦產(chǎn)志等專業(yè)志書編撰修訂的重要史料支撐。大數(shù)據(jù)背景下，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展，以及ERP、MES、OA、PDM等業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用，依托檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)形成的電子文件及元數(shù)據(jù)自動獲取，并快速精準(zhǔn)篩選、整合、挖掘數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案及時歸檔、精準(zhǔn)查找和快速檢索等，利于電子文件檔案資源價值開發(fā)與利用[4]。

2.3 節(jié)約物理空間占用

電子文件檔案數(shù)量越來越多。單軌制管理模式下，電子文件直接以檔案形式歸檔[5]。新修訂的《檔案法》，以及《民法典》《電子簽名法》的頒布和實(shí)施，均賦予了電子文件檔案與紙質(zhì)檔案同等法律效力。這雖然促使電子文件檔案數(shù)量和規(guī)模快速增長，但這些電子文件檔案可直接存儲于網(wǎng)絡(luò)、硬盤等載體介質(zhì)，減少了檔案庫房的占用空間。

3 數(shù)字化背景下電子文件檔案管理要求

《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等具體規(guī)定和要求，分別對電子文本、圖像、視頻、音頻、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁、圖形等類型的電子文件歸檔及存儲做出了明確規(guī)定（詳見表2）。

3.1 文本文件與位圖文件

文本文件主要為RTF、TXT、WPS等計(jì)算機(jī)文件格式電子文件。位圖文件又叫圖像文件、靜態(tài)圖像文件，以JPEG、TIF等計(jì)算機(jī)文件格式存儲、形成的電子文件。以電子公文正本、定稿及公文處理單應(yīng)以版式文件格式，其他電子文件及其組件可以版式文件、RTF、JPEG等通用格式歸檔[6]。也可將電子文件及其組件按順序合并轉(zhuǎn)換為一個版式文件進(jìn)行歸檔、存儲。

3.2 計(jì)算機(jī)輔助形成科技類電子文件

主要是指二維矢量文件和三維矢量文件。其中，二維矢量文件主要以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS和DXF等格式歸檔整理；三維矢量文件，需要永久保存的，應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換為STEP格式，其他計(jì)算機(jī)輔助形成科技類電子文件則可直接轉(zhuǎn)換為二維矢量文件進(jìn)行歸檔。

3.3 以數(shù)據(jù)庫文件形成的電子文件

常見數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)主要為數(shù)據(jù)表文件結(jié)果。一般有兩類：一類是一張數(shù)據(jù)表電子文件（又叫一級數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)），另一類是多張數(shù)據(jù)表文件（又稱多級數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)）。此類文件應(yīng)根據(jù)數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)及電子檔案管理要求轉(zhuǎn)換為相應(yīng)格式歸檔。其中，一級數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)的電子文件數(shù)據(jù)表文件可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式歸檔，或參照紙質(zhì)表單、電子表單版面格式，將應(yīng)歸檔數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件歸檔。當(dāng)電子文件的數(shù)據(jù)表文件為多級數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)時，可選用DBF、XML等計(jì)算機(jī)文件格式歸檔。

3.4 其他常見類電子文件

主要指照片類、錄音錄像類電子文件。照片類電子文件主要以JPEG、TIF等格式進(jìn)行歸檔；錄音類電子文件以WAV、MP3等格式歸檔；錄像類電子文件主要以MPG、MP4、FLV、AVI等格式歸檔[7]。珍貴的音視頻文件，且需永久保存的可收集、歸檔一套MXF格式文件。

3.5 版式電子文件

根據(jù)《版式電子文件長期保存格式需求》的相關(guān)規(guī)定，用頁面化形式固定呈現(xiàn)的文本、圖形、圖像等版式電子文件，長期保存歸檔格式應(yīng)滿足：格式開放、不綁定軟硬件、文件自包含、格式自描述、顯示一致性、持續(xù)可解釋、穩(wěn)健、可轉(zhuǎn)換、利于存儲、支持技術(shù)認(rèn)證機(jī)制和易于利用等11項(xiàng)要求。

3.6 公務(wù)電子郵件

公務(wù)電子郵件主要以EML格式歸檔；網(wǎng)頁、社交媒體類電子文件以HTML等格式歸檔。此外，針對由專用軟件而形成的電子文件，原則上應(yīng)將其轉(zhuǎn)換為通用格式，存儲歸檔通用格式的電子文件。

4 數(shù)字化背景下電子文件檔案管理現(xiàn)狀

數(shù)字化背景下，國家檔案局、標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會等相關(guān)部門陸續(xù)出臺一系列的歸檔存儲標(biāo)志性文件，如，2016年出臺的《電子文件存儲與交換格式—版式文檔》，提出了“固定版式電子文件”的具體存儲標(biāo)準(zhǔn)和要求[8]。但在電子文件檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、適用性等方面還存在力有未逮之處。

4.1 系統(tǒng)性不足

為做好電子文件歸檔工作，國家檔案局陸續(xù)出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等，但這些規(guī)定主要規(guī)定的是文本、圖像、音頻、視頻等電子文件的歸檔及管理要求。電子數(shù)據(jù)表格、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、演示文件等電子文件的歸檔，可選用的通用格式較少。

4.2 完整性不足

電子文件主要有文本、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)庫、圖形和網(wǎng)頁等七大類。目前，文本、圖像、視音頻等電子文件管理，有著較為完備的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，但網(wǎng)站記錄、計(jì)算機(jī)輔助形成科技類電子文件、社交媒體記錄等新類型電子文件的歸檔、管理，還缺少較為完整、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

4.3 適用性不足

目前，英國、美國、加拿大等歐美發(fā)達(dá)國家已經(jīng)將文本文件、電子數(shù)據(jù)表格、演示文件、圖像文件、視頻文件、電子郵件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)文件、地理空間數(shù)據(jù)文件等電子文件納入歸檔管理范疇，并制定和出臺了較為完備的法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，而我國的電子文件管理相關(guān)規(guī)定及標(biāo)準(zhǔn)，與國際標(biāo)準(zhǔn)的采標(biāo)率較低，與國際標(biāo)準(zhǔn)適應(yīng)性銜接度不夠高[9]。

5 數(shù)字化背景下電子文件檔案管理措施

5.1 分析電子文件檔案主要類型

做好大數(shù)字背景下的電子文件檔案管理，必須全面分析單位或部門自身電子文件檔案有哪些類型，其中重點(diǎn)有哪些，然后根據(jù)單位自身實(shí)際，制定具體的電子文件檔案管理中長期規(guī)劃，熟悉各種電子文件檔案管理類型標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，將其作為做好電子文件檔案管理的基礎(chǔ)和根本保證。確保機(jī)關(guān)單位電子文件檔案管理類型的全覆蓋，細(xì)化電子文件檔案分類，有針對性地選擇合適的存儲格式[10]。隨著各單位官方網(wǎng)站的紛紛建立，新時期，各單位要積極做好本單位網(wǎng)站網(wǎng)頁電子文件的歸檔管理，針對靜態(tài)的html、shtml或動態(tài)的cgi、asp、aspx、php、jsp等在不同時期或不同版本，選擇相應(yīng)格式、技術(shù)，及時做好歸檔工作。

5.2 選擇電子文件檔案保存格式

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)字技術(shù)更新迭代快，老舊技術(shù)及電子文件存儲格式也會不斷更新，作為檔案管理部門及人員，要及時跟進(jìn)，全面掌握電子文件，尤其是數(shù)字視頻、數(shù)字圖像、數(shù)字音頻及地理空間數(shù)據(jù)等領(lǐng)域標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展。一旦檔案管理部門或其他機(jī)構(gòu)出臺相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范，據(jù)此技術(shù)規(guī)范電子文件格式所對應(yīng)軟件的使用情況出現(xiàn)變動，要及時將技術(shù)規(guī)范中涉及的電子文件格式進(jìn)行跟蹤、更新，并適時選擇合適的電子文件存儲格式，如SEP、CEBX、OFD等，將前沿技術(shù)應(yīng)用到電子文件檔案管理之中。

5.3 構(gòu)建電子文件檔案保存體系

立檔單位要結(jié)合自身業(yè)務(wù)工作，積極構(gòu)建電子文件格式登記系統(tǒng)、電子文件保存系統(tǒng)、電子文件識別系統(tǒng)，以及電子文件數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等，可以實(shí)現(xiàn)電子文件檔案長期保存管理體系，制定電子文件保存元數(shù)據(jù)方案，用以全方位指導(dǎo)單位電子文件檔案管理。可借鑒先進(jìn)的電子文件檔案管理技術(shù)，開展從電子文件登記、存儲到識別的全過程管理。

5.4 健全電子文件檔案管理模式

要積極構(gòu)建電子文件檔案信息資源共享平臺。大數(shù)據(jù)背景下，電子文件信息互通交融性更強(qiáng)，利用網(wǎng)絡(luò)平臺及內(nèi)部電子文件信息資源平臺，及時升級、更新平臺，增設(shè)信息共享欄目等，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案收、存、管、用一體化。要優(yōu)化管理模式，基于電子文件檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范體系，著眼于電子文件檔案標(biāo)準(zhǔn)化、一體化模式的建立，加強(qiáng)內(nèi)部不同部門、科室之間的信息互通，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案集中管理，構(gòu)建一體化業(yè)務(wù)流程，從電子文件格式、元數(shù)據(jù)等形成環(huán)節(jié)，就進(jìn)行規(guī)范管理。要積極投入相應(yīng)軟硬件儀器設(shè)備，利用信息加密、身份驗(yàn)證、數(shù)字簽名及防火墻等技術(shù)，做好電子文件檔案安全管理。

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作者簡介：馬婷艷，大學(xué)學(xué)歷，陜西省自然資源信息中心館員。