開放大學民生類學籍檔案“一站式”遠程利用服務模式創新探析

趙寶磊

摘 要：開放大學學籍檔案作為學校教學、系統建設和學生學習的重要歷史記錄，對開放大學的辦學支撐和內涵發展有著重要的橋梁和輔助作用。當前，開放大學學籍檔案管理存在歸檔材料不全、案卷整理不規范、數字化建設水平低，以及利用服務模式單一等實際問題。新冠疫情發生以來，天津市各大高校檔案館陸續發布學籍檔案遠程利用的通知，通過郵箱、網上申請查檔及材料郵寄方式為廣大畢業生辦理檔案查詢服務。天津開放大學根據利用者實際需求，與天津市檔案館合作開通了民生類學籍檔案“一站式”遠程利用服務平臺，這是天津市首家館校合作服務民生的新舉措，也為天津開放大學檔案利用服務創新建立一個良好的指引和開端。

關鍵詞：開放大學；學籍檔案；“一站式”平臺；遠程利用

面對近年來開展的學歷學位排查、干部人事檔案專項審核等工作，開放大學學籍檔案利用率大幅提升，針對學籍檔案查詢量大、檔案利用者跑路多的問題，天津開放大學與天津市檔案館合作開通了民生類學籍檔案“一站式”服務平臺，實現遠程資源共享，讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，成為開放大學學籍檔案創新利用，服務群眾的新舉措。

一、開放大學學籍檔案

開放大學學籍檔案是學生在校期間學習全過程以及反映學校學籍管理工作的真實記載，不僅是教務管理、學生檔案工作的重要組成部分，更是評估學校辦學水平的重要指標和憑證，是學歷認證、干部人事檔案核查以及各用人單位選聘員工的重要參考材料，同時，也能為丟失檔案的畢業生隨時提供資料查閱和復印，及時做到檔案材料的完整和補充。學籍檔案關乎學校辦學以及學生個人切身利益，因此，具有重要保存價值和實用意義。

1.開放大學學籍檔案的內容

主要內容包括：報名登記表、錄取花名冊、學籍異動情況、信息修改情況、畢業生成績單、畢業生登記表、開放教育本科學士學位申請表、學位證復印件等。學籍檔案采用計算機和紙質管理方式，分別存于省級、地市區級分校和國家開放大學學籍管理部門，作為學校和各級教育行政部門查詢、檢查、審核學生入學、畢業資格的依據。

2.開放大學學籍檔案的作用

開放大學學生類型包括學歷教育學生和非學歷教育培訓學生，所學習的專業課程種類和內容也是多種多樣的，因此，做好學籍檔案管理工作具有重要意義。首先，學籍檔案是學校和教師了解評價學生的主要手段，是教師進行教學模式改革、完善教學過程的重要依據，也是師生互動交流的媒介，能夠讓學生在開放大學學習中了解自己的學習狀況，進而不斷調整和改善學習策略。其次，建立健全學籍檔案管理體系，對于提升教學質量、管理效率及辦學水平有著積極的促進作用。通過加強學籍檔案管理的規范性，能夠對一些教學及學生管理過程中出現的問題得以及時糾正和克服，間接促進學校教學及學生整體管理水平的提升，也是促進學校高質量發展的軟實力提升之道。最后，學籍檔案在學生畢業后步入職場或深造中也有著不可替代的作用，自開展學歷學位認證和干部人事檔案審核工作以來，開放大學學籍檔案利用率大幅度提升。據統計，2017年以來，針對學生各種需求，天津開放大學學籍檔案利用7000余人次，針對廣大畢業生各層次學歷認證、干部人事檔案補充、職稱評審、職務晉升、入職政審、社會考證、考研等各種情況，學籍檔案作為學歷最真實直觀有效的證明材料，為大家有效解決了關乎切身利益和個人發展的實際問題。同時，學籍檔案也是學校辦學理念傳承、培養人才的印證，在開放大學文化內涵建設中發揮著重要的載體作用。

3.開放大學學籍檔案的特點

開放大學是一個開放、包容的成人高等教育辦學系統，具有辦學形式多樣性、對象廣泛性、需求多元化等特點。開放大學學籍檔案管理工作與普通高校相比，具有復雜性、延續性和不確定性等特點。首先，開放大學由于其教學體系的復雜性加上龐大的生源數量，而且是多層級的系統辦學，管理層級及環節較多，相對于普通高校來講，其學籍檔案管理過程也比較繁雜。普通高校學籍檔案的收集和保管能夠實現相對集中統一，而開放大學教育大多實行免試入學制度，面向所有社會大眾招生，生源較為復雜，從入學取得學籍，通過相應學習過程，最后通過畢業審核到取得畢業證，其間各個階段均有學籍檔案材料形成。由于開放大學歷史沿革曲折復雜，辦學形式多樣化，如普通專修科班、成人業余、成人脫產、成人中專，專業證書、單科生、注冊視聽生、開放教育、非學歷教育、培訓、專升本、二學歷等，決定了其學籍檔案種類內容復雜，包括錄取花名冊、學生登記表、學籍異動、信息修改、轉專業、轉工作站、信息勘誤、結業換畢業、學籍管理有關制度、畢業證書發放登記表、成績單、畢業生登記表等。其次，開放教育最短學習時間為兩年半，學籍自注冊入學起 8 年內有效。學籍有效期比普通高校長，同一級入學的學生，由于工學矛盾等原因，往往畢業時間不同，學生休學現象較多，因此，造成學籍檔案保管延續時間變長。另外，如果學生退學或者未能畢業，原先已收集的學籍檔案則失去存在的意義，因此，開放教育學籍檔案收集和保管工作也具有一定的不確定性。

二、開放大學學籍檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識薄弱，重視度不夠

首先，對學籍檔案的作用和重要性認識不足，管理不到位，這是許多成人高校的共性問題。在市場經濟背景和利益的驅動下，千方百計辦教育、謀發展，把招生數量作為工作重點指標，往往忽視學生學習管理乃至后期發展工作，甚至沒有意識到學籍檔案對學生乃至對學校檔案工作的重要性，這也是以往成人教育辦學的誤區。其次，開放教育每年招生兩季，量大任務重，學籍有效期跨度長，檔案管理人員流動性大，專業人員少，而且身兼招生、學籍管理、考試多職，疲于兼顧，往往導致學籍檔案管理工作脫節現象。

2.檔案管理制度不健全，規范性不強

學籍檔案整理就是將從學校下屬學部系統收集的原始材料，進行科學化管理。收集整理工作在整個學籍檔案工作中占有重要地位。開放大學對于成人教育學籍檔案管理制度來說，沒有一套結合自身實際教育情況的標準檔案管理規章制度，僅有一些簡單的學校檔案室規章制度，導致學籍檔案收集標準不統一、收集時間不一致、歸檔科目繁雜、歸檔資料不完整和案卷整理不規范等問題。

3.檔案保管利用和信息化水平較低

開放大學學籍檔案主要以紙質案卷保存形式為主，學籍檔案沒有進行數字化處理，紙質檔案長期翻查、復印會加速檔案破損老化，字跡磨損不全，特別是查詢量大的時候，調卷頻率高，如未及時修裱破損檔案，將會對檔案案卷和信息保護產生不利影響。目前，開放大學學籍檔案信息化建設在管理工作中的應用較少，管理模式依然以人工管理為主，學生復印錄取花名冊、畢業證書發放登記表和成績單等材料均需人工調卷查找，特別是開放大學學籍檔案周期跨度大，系統分校多，在沒有數字化建設的條件下，有時候查找一份檔案如同大海撈針，需要數小時甚至全天逐卷逐頁翻閱查找，工作量大、耗時耗力，人手不足，工作重復，效率不高。

4.檔案利用支持服務形式單一

學籍檔案利用者不僅限于開放大學學生和有關業務主管部門，還有開放大學教師、系統分校學籍檔案管理人員和各類有需求的社會人員，應在不違反檔案管理有關法律法規的前提下為利用者提供所需的服務。目前，天津開放大學學籍檔案利用長期以來僅面向學生和有關單位提供單一性的查詢和資料復印服務，僅能提供學籍檔案直觀呈現的信息。學籍檔案利用支持服務不適應開放大學建設要求，市校與系統分校檔案管理部門未形成檔案管理系統，學籍檔案利用未能達到應有的服務效果。

三、“一站式”平臺簡介及館校協作學籍檔案利用服務創新實例

開通學籍檔案遠程利用服務的初衷是為解決異地查詢需求與現場提供利用之間的矛盾，使利用者可以不受時間、空間的限制，依托互聯網和計算機可以實現利用檔案的目的。遠程服務開通后，利用者可以根據需要，通過認證下載、自取或郵寄的方式獲取學籍檔案的復制件或證明材料，大大提高學籍檔案利用效率。

1.“一站式”遠程服務平臺簡介

天津市民生檔案“一站式”遠程服務平臺建于2013年。平臺基于政務外網，連接市、區綜合檔案館及市高級人民法院、市民政局、市開放大學及部分試點街道共計38家機構，建立跨區域民生檔案利用服務共享機制。匯集我市及各區綜合檔案館、市高級人民法院的婚姻、學籍、知青、訴訟等民生檔案目錄資源，共計20個門類，370余萬條目錄。

采用“檔案目錄信息集中，全文信息分散”的模式，為社會公眾提供“就近查檔，跨館取證”的便捷化檔案利用服務。民生檔案遠程服務平臺建設在市政務云、政務外網區域。政務云按照信息安全等級保護三級進行安全管理。平臺用戶采用雙因子登錄方式，即需要辦理用戶ukey，并通過授權后才能登錄系統，平臺上傳的檔案數據傳輸過程采用數據加密技術，出證后即銷毀，實現數據的閉環管理。出證的檔案上加蓋平臺水印、二維碼等防偽措施，并加蓋天津市檔案館證明材料專用章。平臺包括民生檔案遠程服務平臺、電子郵政系統、即時通信系統等幾大功能模塊。其中，民生檔案遠程服務平臺功能包括業務辦理、數據采集、統計分析、系統管理等功能（見圖1）。

2.案例概述

以天津開放大學為例，作為首家開通館校協作“一站式”遠程服務平臺的高校，共享利用1990年以前畢業并已移交市檔案館的學籍檔案。目前，民生檔案遠程服務平臺共享天津開放大學1990年及以前學籍檔案目錄4萬余條，實現學籍檔案館校一站式服務。不僅方便廣大天津開放大學畢業生查詢學籍檔案，還簡化了查檔后大家開具學歷證明及補辦畢業證明書等事宜，減少因路途遙遠造成大家不方便的問題。“一站式”遠程服務平臺，業務辦理流程簡單，成功實現了讓信息多跑路，讓群眾少跑腿，為人民辦實事的初衷。目前，天津開放大學與天津市檔案館已完成了民生類學籍檔案“一站式”遠程服務平臺的建設并投入使用，通過高效安全的網絡通道，切實提高開放大學學籍檔案利用率。

四、開放大學學籍檔案創新管理與利用服務途徑

1.結合開放大學實際完善相關制度，使學籍檔案管理規范化

首先，建立適合開放大學學籍檔案管理特點的規章制度，以此作為實現學籍檔案管理規范化的依據。其次，加強學籍檔案管理人員隊伍建設，保證檔案管理人員隊伍相對穩定，特別要對其加強綜合素質和專業能力培訓。另外，要創新學籍檔案管理工作機制，積極研究和探索新形勢下開放大學學籍檔案工作的特點和規律，提升開放大學學籍管理的內涵。

2.推動學籍檔案數字化建設，提高檔案利用效率

因早年檔案都是手寫記錄，紙質案卷保存，且僅部分文書檔案完成數字化掃描，學籍檔案尚未進行數字化處理。學歷學位排查和干部人事檔案專項審核工作開展以來，紙質檔案利用頻率大幅提升，因工作任務急、數量大、人手不足，紙質檔案翻閱利用次數激增，對其造成了不同程度的磨損，對檔案的保管利用產生了不利影響，同時，手工翻閱、查找、復印，強度大且工作效率低。因此，應將開放大學各類歸檔材料進行數字化處理，做到紙質檔案和電子檔案雙軌制管理，特別是對一些容易受損和利用頻率較高的檔案材料，減少紙質檔案翻閱頻率。例如，將學籍檔案進行數字化加工，建立學籍檔案電子數據庫，以此作為學籍檔案利用模式創新的工作基礎。學籍檔案數字化也使后疫情時代檔案遠程利用這一創新工作模式得到全新體驗，大大提高檔案利用的工作效率。

3.開發學籍檔案利用系統，創新檔案服務現代化

開發學籍檔案管理軟件功能，完成對所有形式學歷教育學生的統一管理，在開放大學系統內構建學籍檔案利用網絡平臺，建立系統辦學單位內部學籍檔案管理局域網，并完善相應的檢索功能。同時，在保障檔案信息安全的前提下，通過開放大學校園網或學生學習平臺將學籍檔案數據庫連入內部學籍檔案管理局域網，利用者可在授權范圍內進行相關學籍檔案信息查閱，實現開放大學學籍檔案的系統化、智能化和定量化管理。另外，有效利用數據資源，充分發揮計算機網絡技術的優勢，建立學籍檔案管理網上支持服務系統，讓利用者、學生和基層學籍檔案管理人員感受到以人為本的貼心服務。

總之，開放大學學籍檔案管理和利用應積極探索運用現代化信息手段，不斷提高學籍檔案管理水平，不僅能為開放大學各類檔案創新管理和服務提供借鑒，將檔案管理工作從傳統檔案管理模式，不斷轉化提升為以價值為導向的檔案知識管理模式，擴大開放大學學習支持服務維度和深度，為學校檔案工作適應新時代開放大學的發展方向奠定堅實基礎。

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（作者單位：天津開放大學）