規范化建設在醫院檔案管理中的應用與實踐

郭潔

摘 要：隨著我國醫療事業的迅速發展和醫療體制改革的不斷深化，人們逐漸意識到醫院檔案的重要性。作為一種十分特殊的資源，檔案記載了醫院所發生的重要事件及其醫學技術。同時，在與多種醫療機構進行協作時，也會產生各種類型的檔案，如在與司法部門合作的時候，會產生案件檔案、訴訟檔案等，在防疫部門的配合下，則會生成病歷、防疫檔案等。但是，當前的醫院檔案管理工作還處在一個被忽略的位置。因此，本文在對檔案管理工作進行總結的基礎上，對檔案管理制度、信息化建設、人員專業素質提升等問題進行探討，并針對這些問題提出相應的解決辦法，以提高我國醫院檔案管理的效率以及標準化建設。

關鍵詞：規范化建設；醫院檔案管理；應用；分析

醫院檔案是國家信息化建設的一個重要內容，是各級醫療機構的重要組成部分，主要包括文件、音頻、圖表等。它不但可以作為證明，而且可以作為臨床研究的線索和基礎，這對推動我國醫療技術改革以及醫學可持續發展具有一定的借鑒意義。但是，在新醫改的大背景下，我國的醫療衛生工作雖已有長足的發展，但其檔案管理仍處在起步階段。同時，我國醫療檔案的類型十分復雜，不僅包含與各部門的協作信息，也包含其運營中產生的文件。因此，如何建立和完善一套行之有效、科學、規范的檔案管理制度顯得尤為重要。

一、醫院檔案管理特征

1.規范性

醫院檔案管理工作具有高度規范化的特征，其能夠確保搜集檔案數據的全面性和可靠性，提高檔案管理水平以及檔案管理的價值，同時，也提高了檔案管理工作者的技能，以及對檔案數據的控制能力，保證檔案管理的質量，充分發揮管理控制作用。

2.安全性

加強檔案安全管理是當前醫院檔案工作的重中之重。確保在進行檔案管理時，能夠取得更好地管理效果。醫院檔案管理部門應做好檔案資料安全管理，優先考慮消除安全隱患，主動實施安全的管理方式。

3.系統性

醫院檔案管理工作要加強對檔案資料的利用，以此提高檔案管理水平。保障檔案管理系統的應用能力得到提升，就必須加強科學化、系統性的檔案管理，加強對檔案管理隱患的處理，將檔案的科學管理落到實處，改進醫院綜合檔案資料管理的能力，實現檔案科學管理和控制。

二、醫院檔案管理規范化建設的必然性

通過紙質文檔、電子信息等手段，醫院檔案對醫院在發展和建設的歷史進程中有價值的原始信息進行整理并詳細記錄，是醫院在醫療、科研、行政管理等方面所積累的寶貴資料，是最原始、最核心的組成部分。通過規范化的醫院檔案管理，可以有效消除各類檔案管理的安全隱患，消除安全漏洞，加強安全監控，提高醫院的安全管理水平。在檔案管理方面，要充分利用好現代化安全管理的優勢，進行可靠的安全控制，加強對檔案的管理以及對檔案共享與利用。

三、醫院檔案管理工作存在的問題

1.管理制度不完善

完善的醫療檔案管理系統是開展醫院檔案工作的基礎，但是，目前很多醫院還沒有建立起專門的檔案管理系統，也沒有建立起具體的檔案管理制度。有些醫院雖然設立了專門的檔案管理機構，但仍采用傳統的分散化管理方式，只將醫院管理文件、財務、科研、信息等數據存檔，其他重要的人事、醫療、設備設施采購等文件，仍然由各個部門獨立保存，因此，在醫院的檔案管理工作中，還存在著諸多問題。另外，由于醫院的檔案管理體制不健全，檔案工作人員的工作崗位設置也不合理，不能履行相應的管理責任，經常會出現文件資料遺失等情況，不但阻礙了檔案管理工作的順利進行，還制約著醫院的現代化建設發展。

2.管理手段不合理

目前，我國大部分醫院都實行無紙化的管理，但紙質檔案依然是醫院的一種重要資源，具有不可取代的作用。然而，很多醫院在紙質檔案的保存和管理上都有很大的不足。比如，存放環境光線陰暗、潮濕、有害生物較多，致使紙質文件發霉，資料丟失，對檔案造成一定程度的損害。

3.信息化管理不足

當前，醫院實行檔案信息化管理，需要借助計算機和網絡進行操作，因此，在網絡環境下，用戶在接受、存儲數據時，是否會被監視以及網絡數據的安全性也是一個重要問題。目前，我國各醫院的信息化建設面臨著許多不安全的問題，如計算機病毒、黑客攻擊、密碼信息丟失等，嚴重威脅醫院的電子文件管理的安全性，很可能會丟失或使原來的文件資料失真，從而影響醫院的檔案管理工作。檔案管理信息化建設要有相應的資金、技術、人員、軟硬件等方面的支撐，很多醫院管理人員對檔案管理工作的關注不夠，并且，還缺乏基礎條件、技術支持、經費和裝備等，這就造成醫院檔案信息化管理工作的深度及其專業化程度不夠。

4.配套設施較落后

隨著醫院業務的迅速擴張，檔案管理的種類、數量不斷增多。但是，由于醫院的基本醫療條件和建設經費嚴重短缺，沒有足夠的經費來進行檔案管理信息化建設。檔案倉庫沒有達到要求的溫度、濕度和防塵要求，部分庫房缺少空氣凈化、防治害蟲等防護設施，由于軟硬件設施和管理技術的落后，使檔案管理的維護工作變得更加困難。當前，部分醫院的檔案管理仍處于傳統的人工管理模式，無法有效使用和開發檔案管理資源，造成人力、物力的浪費，制約著醫院檔案工作的發展。

5.工作認知有偏差

檔案管理不能直接為醫院創造經濟價值，也不能直接增加其社會價值，因而，醫院管理者常常注重于發展醫療科研項目，對醫院的檔案管理效果不夠重視，減少對檔案的管理力度，這將直接影響檔案管理人員的工作觀念和工作態度，思想認識上的偏差會極大影響醫院的檔案管理工作，從而影響醫院整體的管理工作。因此，醫院的相關部門必須認真對待檔案工作，要改變人們對醫院檔案工作的認知誤區，制定行之有效的檔案管理制度。

6.人員素質不高

目前，我國大部分醫院對檔案管理人員的聘用標準都存在一定問題。在進行人員甄別時，不能根據醫院的實際需要和工作要求進行篩選，許多新來的醫院檔案管理人員都是剛剛開始從事檔案管理工作的實習生。由于缺乏對檔案工作的基本知識以及相應的業務技能，并且，醫院的相關培訓工作也不夠完善，這就造成一些員工的基礎素質沒有達到要求，不能很好地完成自己的職責。此外，醫院的檔案管理人員工資普遍偏低，各項待遇也不及其他崗位的員工，導致其工作態度隨意、工作氛圍懶散等，這對提高醫院檔案工作的質量和工作效率都有很大的影響。

四、醫院檔案管理規范化建設的對策

1.明確管理目的及認識

醫院檔案是醫院長期發展的寶貴經驗，是一筆寶貴的資產。通過檔案管理，可以為醫院的發展提供一些有益的借鑒。檔案管理不僅要受到醫院領導的重視，更要引起醫務工作者的重視。在醫院的檔案管理工作中，必須加強對檔案管理人員的管理，把“以人為本”的思想落實到檔案管理中，有效調動檔案管理人員的工作積極性，從而使檔案管理工作的效率與質量得到提高。同時，也可以建立一種激勵機制，促使檔案管理人員更加規范和有效地進行檔案管理，從而進一步提高醫院的檔案管理效率，對提高醫院的經濟效益和社會效益也有很大的幫助。另外，還要根據醫院檔案進行開發利用，為醫院改革、人事任免、職稱評定等工作提供參考。此外，提高醫院工作人員加強檔案規范化工作的認識是必要的，如在輸入患者資料的過程中，醫務人員必須要慎重，填寫內容要完整、詳細，檔案管理員應將資料進行系統化歸類，以方便日后的查詢。

2.積極引入現代管理技術

在醫院的檔案管理中積極引進現代管理技術，既可以提高醫院的工作效率，又可以使醫院的檔案工作更加科學化、規范化。具體來說，就是要推進醫院紙質文件數字化、信息化，使醫院檔案歸檔工作更方便，各種重要的文件資料分類和歸檔工作的效率都會提高，還可以有效節省保存文件的空間。首先，加強對檔案工作的投入，推動檔案工作的現代化，為醫院的檔案管理提供先進的辦公和管理設施，如打印機、掃描設備等，從而保證醫院檔案資料的輸入與歸類工作能夠順利進行。其次，在加強醫院檔案管理工作的標準化基礎上，必須重視檔案安全工作。在醫院檔案管理信息化建設中，存在資料外泄、篡改等問題。為此，醫院必須配備專門的技術人員，為檔案管理設備設施設置防火墻，并進行身份驗證和授權，安裝相應的防病毒軟件。只有提高醫院檔案信息化管理的安全性，才能更好地保障病人的隱私和重要的醫療信息資源。

3.優化紙質檔案管理手段

隨著社會的發展，檔案管理人員對使用信息技術進行檔案歸檔、分類、整理等工作的依賴日益增加，人們在享受現代信息化的便利條件下，忽略了紙質文件的管理。由于紙質文件不能很好地長期保存，無法充分發掘紙質文件的價值，給醫院造成很大的經濟損失，要想提高醫院檔案管理工作的整體質量，應采用規范化的文件管理方法，檔案管理部門要加強對紙質文件的管理。有關主管部門應當使用現代化的掃描儀，把紙質文件掃描成數據，然后利用信息化技術對文件進行管理，采用電腦軟件對檔案進行歸檔、分類、整理，避免因直接查閱文件而造成檔案損壞、丟失等問題。采用規范化的方法可以為檔案管理部門節約大量的人力、物力，同時，也可以有效促進紙質文件的管理。要使檔案得到有效保存，就要改善檔案的保存條件，應定期安排專門人員對檔案管理室進行清潔、消毒，保證檔案的儲存環境符合檔案管理的需要，并要注意保持室內的通風，防止其過于潮濕或是處于暴曬環境時間過長，確保有效延長醫院的紙質文檔存檔時間和使用年限，為以后文獻資料的開發與利用提供便利。

4.完善管理體系和制度

醫院檔案管理部門要結合醫院的具體情況，制定完善的檔案管理制度體系。在此基礎上，對醫院的檔案進行合理分類，明確不同醫療機構的存檔標準和存檔范圍，并將其歸入醫院的檔案管理體系，從而保證醫院檔案管理工作能夠按照這些制度規范進行。同時，要明確醫學檔案數據銷毀、開發利用、分類歸檔等工作的具體內容，特別是重點檔案資料的保存與利用。還應當對檔案管理員進行細致的工作分工，細化管理工作流程，并與檔案管理員的考評體系相結合，對其工作行為進行規范。在醫院檔案管理中，可以把各個科室的工作人員結合在一起，形成一個統一的辦公檔案管理體系，并以此作為醫院檔案管理的準則。另外，管理部門要積極組織和加強對檔案管理人員的培訓，培訓內容包括醫院檔案存檔模式、有關檔案軟件的應用、管理規范與掌握相關制度等，并著重指出管理過程中常常出現的一些問題，以此提高醫院檔案工作質量。

5.提升管理人員綜合素質

醫院檔案管理工作能夠順利開展，最關鍵的一點就是有一支強大的人才團隊支撐。首先，要使醫院的管理人員認識到引進合格高素質人才的重要性，通過對檔案管理人員的招聘程序進行優化，并按崗位的實際需要進行篩選。其次，要加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育，使其具備一定的檔案基礎知識以及掌握一定的信息化技術應用能力。再次，在醫院實施相關的檔案管理制度時，還應對管理人員進行法律法規培訓，增強其對檔案工作的責任心，通過定期舉辦思想政治教育講座等活動，進一步提高醫院檔案工作人員的思想認識，保證其在管理過程中遵守職業道德，自覺做好醫院檔案管理工作。最后，隨著社會的發展，各個領域都有了全新的發展要求。在這種不斷變化的時代背景下，醫院必須注重檔案管理人員的專業能力和專業素養，培養具有較高素質的專業管理人員。檔案管理人員必須具備良好的專業素質，能夠熟練應用現代管理方法和技術，能夠將電腦技術與日常管理工作相結合，從而提高檔案管理工作的效率和質量。在當前的形勢下，如果繼續按照以往的方式工作，則不能適應醫院發展的需要。因此，在檔案管理人員的培訓過程中，必須使其能夠熟練使用計算機及其相關應用程序，確保在日常工作中能夠充分利用先進的信息化技術，促進醫院檔案規范化管理建設。另外，醫院還可以通過各種宣傳方式讓所有員工都了解檔案管理的重要性，并為其提供專門的培訓，以提高醫院的經營能力，從而達到可持續發展的目的。

五、結語

在新的醫療改革大環境下，醫院檔案管理工作的規范化建設是時代發展的必然和潮流。本文從醫院檔案工作的實際情況出發，總結在醫院檔案管理工作過程中要逐步健全檔案管理體系、提高檔案工作信息化水平、提高檔案管理工作能力，同時，對醫院的檔案管理方式進行改革，使之能夠不斷推進醫院檔案工作的規范化轉變。當前，我國醫院的檔案管理工作還處于起步階段，存在著檔案管理意識不強、管理制度不健全等問題，在今后的發展中，還應不斷加強對醫院檔案管理的研究，以提高醫院檔案的使用效率，充分體現其價值。

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（作者單位：廣州市第一人民醫院）