新時期農機檔案規范化管理研究

摘 ?要：近年來，隨著農機購置補貼政策的實施，以及為滿足農業生產產業化、規模化不斷提升的現實需要，我國農機裝備水平呈現出較大幅度增長態勢，由此產生了大量的農機檔案。本文從專業性、政策性和數字化等方面，詳細闡述了新時期農機檔案呈現出的新特征，并進一步探討了做好農機檔案管理工作的現實意義。最后，以規范化為視角，從收集、分類、整理、機制等方面，提出了做好新時期農機檔案規范化管理具體策略，具有參考意義。

關鍵詞：農機檔案；檔案規范化

近年來，隨著農機購置補貼政策的實施，以及為滿足農業生產的產業化、規模化不斷提升的現實需要，農業機械化生產已經融入到農業生產的全過程、各環節，我國農機裝備水平呈現出較大幅度增長態勢。截至2021年底，我國農業生產耕種收綜合機械化率已達到72.03%，農業機械保有量為2.06億臺，同比增長1%，農業機械總動力達到107768.02萬千瓦，同比增長了2%。農業機械數量的持續增加，也為農機科學化管理提出了新的更高要求。在網絡化、數字化時代，農業機械檔案管理重要性愈發顯現，農機檔案信息化管理與農機化生產、管理越來越緊密。通過計算機信息技術、網絡技術的應用，實現農機檔案數字化管理，為農機檔案大數據分析、信息存儲和智能信息處理提供有力技術支撐[1]。

濟寧市任城區下轄2個鎮，13個街道和一個省級經濟開發區。任城區農業農村局下設任城區農業技術推廣中心、科技教育科等。一直以來都十分重視農機檔案管理工作。目前，共有各類檔案364卷，其中，文書檔案208卷、專業檔案139卷、基建檔案6卷、實物檔案2卷、聲像檔案9卷。農業機械化檔案主要包括：拖拉機檔案26本，農機惠農項目檔案6冊，農機建筑工程檔案4套，等等。加強新時期農機檔案規范化管理，為農機業務發展提供有力支撐，也為農機領域糾紛解決提供重要依據。

1 ?新時期農機檔案工作的新特征

1.1 農機檔案工作的行業性

農機檔案包括農機監理類檔案、農機補貼類檔案、農機注冊登記類檔案等，每一類檔案信息量大、資源豐富。以拖拉機注冊登記類檔案為例，包括購機發票，拖拉機所有人身份證或戶籍證明、發動機號、車架號，交強險保險單等。以農機補貼檔案為例，包括農機購置補貼政策、計劃指標、工作方案，補貼公示及相關圖片，農機購置補貼中標企業申報撥款報告、購機者清冊、補貼匯總表。農機檔案涵蓋了農機從其生產、銷售到使用等各個環節的檔案資料，每一套農機檔案資料均內容豐富[2]。

1.2 農機檔案工作的政策性

農業是我國的第一產業，農業機械化發展是農業發展的重要組成部分，直接影響著區域農業發展水平，以及農業現代化進程。通過農機檔案信息的整理、分析，能夠直接體現出時代政策特點和發展脈絡。2021年農業農村部、財政部聯合印發了《2021—2023年農機購置補貼實施指導意見》。該《意見》對補貼范圍做出調整，新一輪農機補貼由之前的15大類42個小類137個品目擴展至15大類44個小類172個品目。補貼的標準突出“有升有降”，提高重點區域重點農機類型的補貼比例。農機檔案詳細記錄了政府在不同時期給予“三農”的扶持政策和內容，也體現了農機檔案突出的時代特色，是研究支農惠農政策的重要組成部分[3]。

1.3 農機檔案的數字化

1.3.1農機檔案管理精度更高。數字化技術條件下，農機從其出廠、銷售到使用，其檔案信息錄入、收集均可依托出廠信息和購機者個人信息快速實現，有效避免信息遺漏或差錯。

1.3.2農機檔案管理流程更優。信息技術的應用，使農機信息錄入流程從傳統的手工錄入，轉向智能錄入和管理，實現農機檔案管理模式由“被動”向“主動”升級，借助手機APP、小程序，方便農機檔案資源的信息查詢。

1.3.3農機檔案管理效果更好。在信息技術的支持下，使農機檔案管理部門與農機推廣人員、農機銷售者，以及其他農業相關部門之間的溝通聯系更加順暢，進一步促進了農機檔案資源的社會化共享共用。通過農機檔案信息數據分析，進一步優化農機應用和農業生產布局，有利于農機檔案價值的發揮[4]。

2 ?農機檔案管理意義

2.1 農機工作的依據

農機工作包括農機推廣、農機應用、農機監理、農機補貼一系列工作，做好農機檔案管理工作，能夠從源頭上進一步規范農機工作方式、管理行為，也是做好農機工作的重要現實依據[5]。以農機監理檔案為例，拖拉機、收割機注冊登記；農機駕駛員考核證件發放；農機檢審驗均需要建立在農機監理檔案梳理、匯總之上，并根據相關數據分析，部署新一年農機指標任務、開展業務指導、設置培訓內容。

2.2 為民服務的工具

農機工作與基層群眾緊密相連，關系著農機用戶的切身利益，做好農機檔案管理，也是實現為民服務的具體體現。以農機補貼檔案為例，農機補貼是政府支持農業現代化的實際舉措，做好農機中標企業撥款申報、農機補貼發放、投訴受理、農機補貼匯總，為農機補貼的申領、發放提供經驗參考[6]。在實際工作中農機年檢、上戶，農機駕駛證發放，都需要農機監理檔案。通過查閱農機監理檔案，為農戶上戶、補辦證件提供便利。

2.3 安全教育的素材

據公安部門通報，2022年上半年拖拉機事故156起、死亡18人，受傷59人。聯合收割機事故148起，死亡7人，受傷46人。安全形勢依然較為嚴峻。為此，每年政府都會組織農機安全教育宣傳。通過農機檔案的整理、編研，為農機安全警示教育、農機安全宣傳提供寶貴而真實的材料。通過調閱農機監理檔案，分析農機安全易發、多發領域、環節，提高農機安全教育的針對性、實效性[7]。經過查閱農機監理檔案，排查拖拉機、收割機等各類農機安全隱患，為消除安全隱患提供第一手資料。

2.4 解決糾紛的憑據

農機檔案涵蓋了農機購置補貼檔案、農機監理檔案、農機監督檔案等類型。其中，農機監理檔案主要是農機日常監理工作中形成的，具有保存價值的文字、圖片和視音頻資料；農機監督檔案則主要包括農機登記、檢驗、轉籍、變更，以及農機手考核、制證登記、農機違規操作記載及處理等；農機補貼檔案則是由農機部門進行農機推廣過程中落實的相關政策補貼，并在此過程中形成的具有保存價值的信息資料[8]。通過查詢農機檔案，為農機補貼糾紛、安全責任認定等提供重要憑據，有利于因農機購置、使用過程中的糾紛解決。

3 ?農機檔案管理對策——基于規范化

3.1 規范農機檔案收集

3.1.1提高規范收集意識。組織檔案管理人員加強對《檔案法》、農機檔案相關業務知識的學習，提高其規范收集的意識和能力。利用現代信息技術，由農機管理部門人員進行現場演練、講解，做好農機檔案收集的指導和培訓，把握農機檔案收集的標準、要求、范圍。

3.1.2建立檔案收集專班。成立由農機業務人員、檔案管理人員等組成農機檔案收集工作專班，實行專人負責，加強對農機檔案收集工作的領導和具體實施。

3.1.3探索規范收集方法。掌握科學規范高效的農機檔案收集方法，能夠保證農機檔案資料收集的及時性、完整性。采取同步資料收集與日常登記相結合，建立農機資料登記制度，密切農機檔案管理部門與農機監理、農機安全宣傳教育、農機補貼等工作間的聯系。為此，辦公室負責做好農機政策方面的來文登記；農機監理部門則按照“一車一檔、一證一檔、一戶一檔”的標準，及時做好涉及農機監理過程中的資料登記，并及時進行整理。

3.1.4規范履行檔案收集手續。重點從清點和立據兩個方面嚴格履行農機檔案收集各項手續。清點：是指農機檔案室根據年度案卷目錄清點定期卷、永久卷，并進行質量檢查、驗收，實行一卷一清點，重點要核對案卷標題是否規范、正確。立據：要求農機檔案接收部門根據收集到的農機檔案，及時進行收據開具，并保留存根。

3.1.5依托技術創新拓寬收集渠道。利用計算機信息技術、網絡技術，積極開發專門的農機檔案管理系統，借助高性能服務器、寬帶網絡，推動“數字化農機文檔一體化管理系統”應用，切實提高農機檔案管理質量和效率。

3.1.6分類別針對性做好收集。針對不同類型農機檔案，采取不同的收集方式。在農機補貼辦理同時與農戶協商辦理上戶，便于農機上戶檔案收集，提高檔案收集效率。農機年檢檔案收集，可結合農機上戶人員檔案信息，在農閑時，與年檢員一道深入鄉鎮集中開展年檢的同時，做好農機年檢檔案收集[9]。

3.2 規范農機檔案分類

3.2.1農機購置補貼類。涉及該領域的檔案管理，主要有農機補貼資金應用管理條例、農機補貼方案、農機購置補貼主體信息，農機設備購買發票等信息資料。還包括農機購置補貼申報記錄、購買賬目總表、購置合同，都是農機補貼檔案收集、整理的重要范疇。

3.2.2農機監理類。規范農機監理檔案收集、整理、歸檔的質量和水平，就需要做到：一致性。農機檔案與農機駕駛員檔案一致性，農機駕駛員對其農機進行登記時，應保證其駕駛證號準確無誤。還要做到農機機動車檔案、駕駛員檔案和事故檔案三者編號、編目的一致性，以做到人、車、事故檔案歸為統一類別。要以不同地區的不同代號進行編號編排。單套制。隨著計算機信息技術的應用，電子農機檔案數量和規模呈現出快速增長態勢，借助電子化信息整合渠道，將農機檔案信息進行電子化輸入，構建單軌制農機電子檔案管理體系，并對其進行統一信息登記、歸檔，提高農機檔案管理效率[10]。還可以分為農機類、執法類和其他類（見表1）。

3.3 規范農機檔案整理

3.3.1規范設置卷內文件目錄。農機檔案卷內文件目錄應制成表格形式，欄目設置有件號、題名、起止頁號、備注。件號題名以流水號順序進行順編；題名則以農機購置補貼類、監理類等實際發生的主題進行命名，如“農機補貼名冊”；起止頁號，則是認真填寫每一份農機檔案所在的具體位置，前后文件編號要一致。若未裝訂在冊的農機檔案資料，應填“另附”。備考表設置應包括農機檔案具體立卷時間、立卷人、檢查人，并按照相應要求做好內容填寫。例如，檢查人由農機推廣中心或農業農村局檔案管理人員簽名或蓋章。農機檔案檔號格式：全宗號—檔案類別代碼—年度—保管期限—案卷號。

3.3.2規范案卷封面設置。農機檔案案卷封面包括全宗名稱、檔號、案卷題名、保管期限、全宗號、分類號、案卷號。

3.3.3規范農機檔案資料裝訂和封面包裝。紙質農機檔案采用棉線三孔一線固定，加蓋印章，文件材料折疊成A4幅面大小，靠左、下側對齊。總之，農機檔案的整理要規范，首先要保證農機檔案資料收集完整、規范、齊全。其次是所有需要蓋章的農機檔案資料，應該有相應科股室或機關印章。再次是農機檔案有歸檔時限的，應在相應的時間內完成移交、歸檔工作。

3.4 規范農機檔案工作機制

3.4.1成立農機檔案管理領導小組。明確由分管負責人任組長，檔案部門、其他業務部門負責人為副組長，檔案員和其他資料員組成領導小組，領導小組下設辦公室于檔案室，專門負責具體的檔案收集、整理和歸檔工作。

3.4.2明確農機檔案管理職責。具體來說，就是要認真學習領會農機檔案管理政策，以及其他檔案管理方面的技術規范、標準準則；認真做好農機檔案信息錄入、整理、分類、歸檔；積極做好農機檔案編研工作，為相關部門決策提供參考。

3.4.3嚴明獎懲制度。把農機檔案管理工作納入機關考核的重要內容，建立嚴格的獎懲激勵約束機制。一方面，對及時歸檔、規范歸檔，以及按照農機檔案管理要求進行業務操作的部門和人員及時給予獎勵；另一方面，對影響農機檔案規范化管理造成嚴重后果的部門或人員給予一定的懲罰，按照出臺的規章制度進行主體責任追溯，確保農機檔案規范、安全。

結語

綜上，隨著我國農業機械化水平的不斷提升，做好新時期農機檔案規范管理意義重大。需要從農機檔案收集、分類、整理和相關機制等方面，持續用力，久久為功，不斷提升農機檔案管理工作質量和水平，為“三農”事業發展，實現鄉村振興戰略目標做出新的更大貢獻。

參考文獻

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作者簡介：馬靜，大學學歷，濟寧市任城區農業農村局館員，研究方向：農業檔案管理。