新形勢下人力資源檔案開發與利用策略

摘 要：伴隨中國式現代化道路的深入推進，經濟社會的轉型升級，社會對于不同類型人才的需求發生變化。新形勢下人力資源檔案開發具有重要的戰略意義。為增強人力資源檔案開發的系統性和利用的高效性，應明確人力資源檔案管理原則，從前端增強檔案管理的規范性。同時推進人力資源檔案信息化建設，建設專門的人力資源檔案數據庫，保障檔案資源的高效利用。

關鍵詞：人力資源檔案；開發；有效利用；信息化；規范管理

當前國際形勢復雜，競爭更加激烈，人才競爭是國家競爭的一個重要方面，要想提升綜合國力，就要優化人才隊伍結構，全面提升人才隊伍質量。人力資源檔案開發與利用是一項復雜的系統工程，這就要求各單位要明確人力資源檔案開發與利用重點，積極引進現代信息技術，實現大數據、云計算、人工智能等技術與人力資源檔案管理、開發與利用各個環節的深度融合，更好地發揮人力資源檔案信息的特殊價值和作用。基于此，應將人力資源檔案開發與利用相關問題以及優化策略作為一項重要課題加以研究。

1 新形勢下人力資源檔案開發與利用的特殊意義

1.1 科學開發人力資源檔案，為就業指明方向

隨著我國經濟體制改革的不斷推進，人才市場發生變化，人才需求也越來越多元化。人才市場的流動加速了人力資源的流動。無論是經濟社會發展，還是企事業單位用人，都需要重視人才，重視人力資源工作。在企事業單位人才招聘過程中，面談之前需要查看人才檔案信息，掌握人才的工作經歷、工作成績、社會關系、技能水平和學歷水平等[1]。這些人力資源檔案是人才求職的“敲門磚”，是企事業單位招聘人才的重要參考。因此，有必要對人力資源檔案進行開發和利用，有助于幫助就業人員迅速就業，同時也為企事業單位招聘提供便利。檔案管理部門在人力資源檔案管理過程中要始終堅持“就業服務”原則，充分認識到人力資源檔案管理對于維護社會穩定，緩解就業壓力的現實作用，既要對人力資源檔案進行合理開發和利用，也要切實保護人力資源檔案信息安全，為就業市場提供豐富人力資源，為就業人員指明方向。

1.2 高效利用人力資源檔案，助力人才隊伍建設

經濟快速發展的同時也形成了更為完善的市場經濟體制，為進一步提升我國經濟發展質量，國家正在推進產業結構升級，而產業轉型升級對市場人力資源會產生直接影響，同時對人才能力和素質提出了更高要求。雖然我國正在積極推進高等教育改革，但由于受到歷史原因和制度機制限制，在教育改革過程中，對人才培養往往要落后于經濟社會發展。這種滯后性造成了高校人才輸送與市場需求難以實現自主匹配，這時就需要利用人力資源檔案，根據檔案資料具體情況幫助高校人才尋找到合適崗位，有效解決人才供需矛盾問題。同時，現階段我國也對人力資源市場進行了大刀闊斧改革。人力資源只有充分流動起來，才能夠發揮人才的特有優勢。新形勢下，有必要給予人力資源檔案管理工作足夠重視，根據人力資源變化情況出臺有效措施，使人力資源得到合理配置。“十四五”期間，我國在經濟發展方面矛盾依然突出，這就更需要對人力資源檔案進行合理開發和利用，發揮好人才在經濟社會發展方面的特殊作用[2]。在推進人力資源檔案開發與管理過程中，要將“市場化”原則落到實處。檔案管理部門在人力資源檔案開發和利用過程中要主動引進現代信息技術，對人力資源檔案蘊含的價值進行深度挖掘，為人才使用和人力資源決策提供可靠依據。

2 新形勢下人力資源檔案開發與利用現狀

2.1 人力資源檔案開發規范性不強

人力資源檔案開發是一項系統工程，在開發過程中一定要嚴格遵循相關制度機制和技術標準，如果隨意開發和利用人力資源檔案，不僅可能造成人力資源檔案信息流失，甚至可能會影響人力資源的合理配置和利用。人力資源檔案并不是靜止不動的，隨著人力資源檔案，當事人工作環境變化、崗位變化和職務變遷，相應地會形成新的人力資源檔案，需要對這些人力資源檔案進行補充和完善，進一步延展人力資源檔案范圍，豐富人力資源檔案開發資源[3]。但當前在人力資源檔案開發過程中對人力資源檔案信息收集不夠全面，還有部分人員在人力資源檔案原始材料形成過程中為了獲取個人利益，造成了人力資源檔案信息失真問題，不僅難以保證人力資源檔案的原始性，甚至會影響其他人事安排，可見當前在人力資源檔案開發過程中規范性的重要意義。但當前部分單位對人力資源檔案開發明顯重視程度不足，相應制度機制并不完善，檔案管理人員在制度機制落實過程中還存在主觀化、隨意化問題，對人力資源檔案開發沒有側重點，所形成的成果難以真正反映工作成績。

2.2 人力資源檔案利用價值發揮不充分

人力資源檔案開發與利用，最終目的是為人事安排和人才使用提供檔案信息支持。但當前部分單位在人力資源檔案利用過程中由于前期把關不嚴，原始檔案資料信息不全，難以保證人力資源檔案的真實性和合法性，也就無法準確反映人力資源檔案當事人的實際工作情況。即使對這些人力資源檔案進行開發利用，價值也較低。人力資源檔案是當事人工作經歷、學習經歷、政治經歷的真實寫照。如果在人力資源檔案利用過程中，只片面地相信檔案內容，不對重要信息進行核實，也就無法保證人力資源檔案的真實性，相應地也就無法為崗位調動、提拔重用提供依據。同時在人力資源檔案利用過程中，并沒有主動地與現代信息技術進行結合，相應人力資源檔案開發也只能停留在表層階段，無法結合崗位需求提煉出真正有價值的人力資源檔案信息，在一定程度上弱化了人力資源檔案的利用價值。邁入新發展階段，人才對于經濟社會發展和創業創新型社會建設都起著至關重要作用，在人力資源檔案利用與開發過程中如果沒有意識到其現實價值，可能會忽略對人力資源檔案進行開發和利用，進而影響人力資源開發與利用目標實現。

2.3 人力資源檔案統一化管理程度不高

新形勢下，無論是出于時代發展要求，還是人力資源檔案管理現實需要，檔案管理部門應重視人力資源檔案的統一化管理。從現實情況看，目前在人力資源統一化管理過程中還存在著主觀重視程度不足、制度機制建設落后、缺少統一管理標準等現實問題。相應出現了人力資源檔案“信息孤島”問題，無法實現跨行業、跨部門、跨地區調檔。即使實現了人力資源檔案網絡共享，也因為技術端口不統一、數據不兼容問題，無法實現人力資源檔案信息的全面共享和系統開發。另一方面，在制度機制建設方面還存在著滯后問題。人力資源檔案統一化管理需要完善的制度機制作為保障。但目前部分單位在人力資源檔案統一化管理過程中對制度機制重視程度不足，所使用的制度機制年代較為久遠，難以契合信息化背景下人力資源檔案統一化管理的現實訴求。因此，在推進人力資源檔案開發和利用過程中要將制度機制創新作為重要方面，通過制度機制創新引領人力資源檔案管理模式創新。

3 基于問題導向的人力資源檔案開發與利用策略

3.1 明確人力資源檔案管理原則，增強開發利用的“規范性”

3.1.1增強人力資源檔案開發和利用的前瞻性。人力資源開發與利用要建立在信息化時代背景下，立足于當前經濟社會發展現實需求，實現人力資源檔案開發與市場需求和其他主體需求的有機結合。在推進人力資源檔案管理過程中要為信息化建設留足空間。特別是在基礎設施建設方面要“向前看”。

3.1.2將人力資源檔案信息采集、開發與利用放在同等重要位置[4]。人力資源信息開發和利用需要大量的真實的人力資源檔案信息作為保障，因此在人力資源檔案信息開發之前，一定要做好人力資源檔案信息的采集、分類和整理工作，通過對相關人力資源檔案信息核實，確保人力資源檔案信息的真實性、完整性和原始性，為后續人力資源檔案信息開發和利用創造有利條件。

3.1.3實現現代信息技術與人力資源檔案管理的深度融合。人力資源檔案開發與利用如果仍然沿用人工傳統模式，所提煉出來的人力資源檔案信息價值會十分有限。這時就需要借助大數據、云計算、人工智能等技術提升人力資源檔案管理質量，為人力資源檔案利用開發提供全面的技術支撐，結合不同需求提煉出有價值的檔案信息，更好地服務人力資源配置工作。

3.1.4重視人力資源檔案信息安全管理。人力資源檔案信息與當事人切身利益緊密相關，如果對重要的人事檔案信息沒有進行安全管理，可能會出現信息泄密問題，輕則影響當事人合法權益，重則影響經濟社會穩定。因此，有必要加強人力資源團信息安全管理，除了要注重系統安全防范之外，還要定期殺毒、做好數據備份、做好身份驗證，防止外病毒感染和黑客攻擊影響人力資源檔案信息的原始性。

3.2 推進人力資源檔案信息化建設，增強開發利用的“有用性”

人力資源檔案信息只有得到合理開發和利用，才能夠被其他主體所使用，才能夠體現其價值。這就要求在推進人力資源檔案過程中要將有用性作為重要實現目標。首先，加強人力資源檔案信息化建設，重視人力資源檔案信息的高效整合，要建立自上而下的人力資源檔案管理體系，按照“統一領導，分級管理”原則，做好人力資源檔案基礎性信息采集工作，利用現代信息技術將本單位的人力資源檔案信息進行系統整合，并與本地區的人力資源檔案管理部門取得聯系，實現區域性人力資源檔案信息的高效共享[5]。其次，加大人力資源檔案信息化建設投入。夯實人力資源檔案信息化基礎，提供必要的硬件設施和軟件系統，包含計算機、掃描儀、照相機、復印機、人力資源管理系統，等等。只有夯實好基礎，相關工作人員才能夠將更多的先進技術與人力資源檔案管理工作深度融合。同時在軟件系統開發方面要有一定的前瞻性，這種前瞻性既要體現在頂層設計層面，充分考量未來人力資源檔案信息化建設的趨向。同時還要完善人力資源檔案信息平臺建設，留足必要端口和空間，為后續更為先進的技術手段引入提供保障。再次，加大對人力資源檔案管理人才隊伍建設。人力資源檔案管理人員素質高低會直接影響人力資源檔案信息開發質量。因此，應將人力資源檔案管理人才隊伍建設作為重要方面，定期組織人力資源檔案管理人員培訓，加強與兄弟單位交流，進一步提升人力資源檔案管理人才的綜合素質。同時要重視信息素養培育，充分認識到人力資源檔案管理信息化建設的未來趨向，掌握大數據、云計算、人工智能技術，更好地服務人力資源檔案管理信息化建設。

3.3 建設人力資源檔案管理數據庫，增強開發利用的“統一性”

人力資源檔案管理工作是一項復雜的系統工程，在推進人力資源檔案開發和利用過程中應主動引進現代信息技術，搭建人力資源檔案數據庫，創新人力資源檔案管理模式，形成多部門共同參與的誠信服務平臺，切實保障人力資源檔案信息的原始性。

3.3.1搭建人力資源檔案數據庫。信息時代背景下，要想全面、準確、翔實地推進人力資源檔案工作，就必須將數據庫建設作為重點，將人力資源檔案涉及的職稱任免、個人履歷、政治素養、社會關系、學歷變化等相關信息全面地納入到人力資源檔案數據庫之中，并對重要的人力資源檔案數據進行核實，確保數據庫所存儲的人力資源檔案信息的完整性和真實性。同時通過人力資源檔案數據庫建設，也能夠為后續人力資源檔案傳輸、查詢、預約、開發、利用提供扎實的數據庫保障。

3.3.2創新人力資源檔案管理模式。當前，各地對人才需求越來越多樣化，這也客觀上加速了人才流動。相應地，在人力資源檔案管理過程中也應該契合人才流動需要，積極推進人力資源檔案信息化建設，改變傳統的人工管理模式，充分利用大數據、云計算、人工智能等技術優勢，打破人力資源檔案在部門、行業和區域內的流通制度機制障礙，建立更為靈活的人力資源檔案服務平臺，實現人力資源檔案的高效共享，更好地發揮人力資源檔案的特殊作用。

3.3.3形成人力資源檔案管理統一標準。當前之所以人力資源檔案信息存在著“數據孤島”，難以對其進行合理開發和利用，就在于沒有形成統一標準，人力資源檔案信息難以實現區域性、行業性共享。因此，有必要由政府牽頭，檔案管理部門和人力資源管理部門共同參與，制定區域性人力資源檔案管理統一技術標準，為人力資源檔案信息開發利用和共享提供標準保障。

總之，在推進人力資源檔案開發與利用過程中，一方面，要從時代背景出發，充分認識到當前國家經濟社會發展形勢，緊跟時代發展潮流，對人力資源檔案管理模式、檔案管理內容、檔案管理手段進行優化和創新，使人力資源檔案管理工作更加契合時代發展需求。另一方面，在人力資源檔案開發和利用具體實施過程中要主動引進大數據、云計算、人工智能技術，實現對重要人力資源檔案信息快速收集、系統整合，并將審核過的人力資源檔案信息存儲到數據庫之中，結合人力資源檔案開發利用需求，對重要人力資源檔案信息進行分析提煉，形成更有價值的人力資源檔案成果。

參考文獻

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[3]趙文智 ，黃莉 ，姜逗逗 .公共人力資源市場用工檔案智慧服務路徑探析[J].中國檔案，2022（09）：54-55.

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[5]高華輝.人力資源視域下干部人事檔案管理工作優化方法[J].黑龍江檔案，2022（02）：254-256.

作者簡介：劉佳，陜西陜煤曹家灘礦業有限公司綜合管理部檔案室管理人員，研究方向：檔案管理。