大數(shù)據(jù)時代高校干部人事檔案信息化管理的改進策略

江瑛

摘 要：大數(shù)據(jù)時代背景對高校干部人事檔案管理提出了新的要求。但當前高校干部人事檔案管理還存在思想觀念滯后、信息化管理手段單一、相應(yīng)制度機制建設(shè)不健全等現(xiàn)實問題。為此，有必要結(jié)合時代發(fā)展趨勢，進一步明確高校干部人事檔案管理具體方向，積極推進高校干部人事檔案信息化建設(shè)，主動地引入現(xiàn)代信息技術(shù)，進一步提升高校干部人事檔案信息化管理水平。同時要加大人才培養(yǎng)力度，為高校干部人事檔案信息化管理提供堅實的人才保障，更好地服務(wù)高校發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；干部人事檔案；信息化管理；優(yōu)化路徑

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校干部人事檔案工作應(yīng)與時俱進，通過高校干部人事檔案信息化管理，進一步提升高校干部人事檔案管理效率，實現(xiàn)高校干部人事檔案管理信息資源的合理利用和開發(fā)，更好地發(fā)揮高校干部人事檔案信息資源的價值和作用。高校有必要利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，進一步提升高校干部人事檔案日常管理水平，通過高校干部人事檔案信息化管理，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與高校干部人事檔案管理的深度融合[1]。

1 ?大數(shù)據(jù)時代高校干部人事檔案信息化管理的題中之義

干部人事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，通過干部人事檔案信息系統(tǒng)，可實現(xiàn)高校干部人事檔案高效運作。依賴于現(xiàn)代信息技術(shù)，需要高校給予足夠的支持。隨著高校規(guī)模的不斷擴大，高校干部人事檔案工作壓力也越來越大，對干部人事檔案信息化管理也提出了新的要求。新形勢下，高校應(yīng)明確干部人事檔案信息化管理的重要性和必要性，并為其提供必要的政策支持。

1.1 運用大數(shù)據(jù)技術(shù)推進檔案信息化管理是高校干部人事檔案管理的客觀需求

將大數(shù)據(jù)引入到高校干部人事檔案之中不僅有利于改變傳統(tǒng)的高校檔案管理模式，還有助于促進高校干部人事檔案信息化管理水平提升。大數(shù)據(jù)背景下，信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的未來重要趨向。從實踐層面看，大數(shù)據(jù)與高校干部人事檔案信息化管理相融合，不僅能夠拓展高校干部人事檔案資料收集范圍，提升干部人事檔案資料收集速度，同時也能夠優(yōu)化干部檔案管理流程，實現(xiàn)對干部人事檔案信息的合理開發(fā)和利用，進一步提升高校干部人事檔案管理效率。

1.2 基于大數(shù)據(jù)思維加速干部人事檔案信息化符合學(xué)科發(fā)展的主觀需求

高校干部人事檔案對于高校發(fā)展起著至關(guān)重要作用。高校干部人事檔案信息包含高校教職工的年度考核、工資考核、各種學(xué)歷材料以及登記材料，是高校進行干部人事任免和人力資源開發(fā)利用的重要依據(jù)，與高校干部職工切身利益關(guān)系密切。大數(shù)據(jù)時代背景下，將大數(shù)據(jù)思維融入到高校干部人事檔案信息化管理過程中能夠?qū)崿F(xiàn)高校干部人事檔案信息的快速傳遞和共享。未來，隨著高校干部檔案信息化建設(shè)的不斷推進，無論是干部紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要按照大數(shù)據(jù)思維構(gòu)建更為系統(tǒng)的管理流程，實現(xiàn)高校檔案信息資源的高效利用和開發(fā)。高校干部人事檔案信息化建設(shè)符合當前高校現(xiàn)代化建設(shè)的要求，同時也是推進高校干部人事檔案管理學(xué)科發(fā)展的主觀需求。

1.3 借助大數(shù)據(jù)平臺組織人事檔案信息化建設(shè)是優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)的現(xiàn)實需求

高校干部人事檔案信息化管理，既需要將信息化建設(shè)作為重要方面，也需要對原始資料進行有效保護。通過大數(shù)據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用，能夠構(gòu)建更為科學(xué)合理的高校干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，進一步提升高校干部人事檔案自動化、智能化水平。通過對高校干部人事紙質(zhì)檔案的掃描、采集和錄入，能夠生成符合高校干部人事檔案的數(shù)字檔案信息，可以隨時通過高校干部人事檔案信息管理系統(tǒng)調(diào)閱干部信息，有效地避免了傳統(tǒng)模式下對紙質(zhì)檔案的頻繁調(diào)閱和復(fù)印，對于干部人事檔案原始資料保護起著至關(guān)重要作用。大數(shù)據(jù)時代背景不僅為高校干部人事檔案管理提供了新思路，也進一步提升了高校干部人事檔案管理的專業(yè)化水平。

1.4 推進高校干部人士的信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的時代要求

大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案事業(yè)發(fā)展也出現(xiàn)了很多新特征、新情況，高校在推動干部人事的信息化管理過程中也應(yīng)該主動適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展時代趨勢，并將高校干部人事的信息化管理作為我國檔案事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。在這一背景下，高校在干部人事檔案信息化管理過程中要以國家出臺的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃作為依據(jù)，以高校干部人事檔案信息化建設(shè)作為主要方向，圍繞當前高校干部人事檔案信息化管理存在的問題出謀劃策，研究高校干部人事檔案信息化管理的未來出路，實現(xiàn)高校干部人事信息化管理與智慧校園建設(shè)、高校信息化建設(shè)和區(qū)域檔案事業(yè)建設(shè)的深度融合，通過高校干部人事檔案信息化建設(shè)，助力我國檔案事業(yè)發(fā)展。

2 ?大數(shù)據(jù)時代高校干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實困境

2.1 檔案意識薄弱

當前部分高校在工作開展過程中將主要精力放在了教學(xué)和科研方面，對高校干部人事檔案信息化管理重視程度不足，認為高校干部人事檔案管理只是對干部人事檔案資料的簡單收集和保管，其對高校發(fā)展能夠起到的作用微乎其微。加之主要領(lǐng)導(dǎo)對干部人事檔案信息化管理缺乏正確的認識，部分領(lǐng)導(dǎo)檔案意識薄弱，在高校干部人事檔案信息化建設(shè)過程中沒有從高位進行頂層設(shè)計和謀劃，導(dǎo)致高校干部人事檔案信息化管理缺少上級的政策支持。這在一定程度上影響了高校干部人事檔案信息化推進，不利于后續(xù)的高校干部人事檔案信息資源的利用和開發(fā)。此外，在高校范圍內(nèi)還沒有形成支持高校干部人事檔案信息化建設(shè)的輿論氛圍和文化氛圍，沒有將高校干部人事檔案信息化管理與校園文化建設(shè)有機結(jié)合，這也就導(dǎo)致高校廣大干部職工對于高校干部人事檔案信息化管理重視程度不足，缺少群眾基礎(chǔ)，不利于高校干部人事檔案信息化管理各項工作的穩(wěn)步推進。

2.2 管理機制不完善

高校干部人事檔案信息化管理符合時代發(fā)展要求。但與高校傳統(tǒng)的人事檔案管理相比，相應(yīng)的制度機制需要調(diào)整和完善。這樣才能夠為高校干部人事檔案信息化管理提供更為完善的制度依據(jù)，才能更好地協(xié)調(diào)高校相關(guān)部門配合干部人事檔案信息化建設(shè)。特別是隨著高校干部人事檔案管理體量越來越大，傳統(tǒng)的檔案管理制度機制已經(jīng)很難滿足大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實訴求。但當前部分高校對于干部人事檔案管理制度建設(shè)重視程度不足，沒有結(jié)合實際對人事檔案管理的制度機制進行創(chuàng)新。這在一定程度上影響了高校干部人事檔案信息化管理相關(guān)工作推進。高校干部人事檔案信息化管理機制不完善，使相關(guān)工作開展缺少制度的剛性約束，在干部人事檔案信息化管理過程中難免會出現(xiàn)隨性問題，影響高校干部人事檔案管理質(zhì)量。這在客觀上影響了高校干部人事檔案信息化管理各項工作的穩(wěn)步推進。

2.3 團隊建設(shè)不足

大數(shù)據(jù)時代背景下，要想實現(xiàn)大數(shù)據(jù)信息技術(shù)與高校干部人事檔案信息化管理深度融合，為高校干部人事檔案信息化管理提供充足的人才保障，既要高校主要領(lǐng)導(dǎo)的重視和政策支持，也需要加強高校檔案管理人才隊伍建設(shè)。但當前部分高校檔案管理人員人手不足，有些人員屬于兼職性質(zhì)，是從其他崗位調(diào)配過來，自身沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案工作專業(yè)培訓(xùn)，在檔案收集、整理、后續(xù)利用和開發(fā)過程中工作質(zhì)量不高。還有些高校干部人事檔案管理人員年齡較大，對于大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)接受起來較為困難，在具體人事檔案管理工作過程中更愿意用傳統(tǒng)的工作方法，這在客觀上影響了高校干部人事檔案信息化管理的有序推進[2]。

2.4 安全工作落實不到位

高校干部人事檔案信息事關(guān)高校廣大職工的切身利益，事關(guān)高校教學(xué)科研和各項事業(yè)發(fā)展。因此在高校干部人事檔案信息化管理過程中，應(yīng)將干部人事檔案信息安全工作放在突出位置。大數(shù)據(jù)時代背景下，無論是高校干部人事檔案的信息收集、利用開發(fā)，還是共享，都涉及高校干部重要人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞，在這一過程中難免會受到外部病毒感染，外部黑客攻擊，內(nèi)部操作不當?shù)纫蛩赜绊憽］p則致使高校干部人信息丟失，重則會造成重要干部人事檔案信息泄密，影響高校干部人事決策和人力資源開發(fā)利用。因此，無論是從高校干部人事檔案事業(yè)發(fā)展角度看，還是從高校干部人事檔案自身管理看，都應(yīng)該將安全工作落到實處，但當前部分高校在干部人士檔案信息管理過程中對安全工作重視程度不足，制度機制建設(shè)不健全，人員安全意識教育培訓(xùn)不到位。這些現(xiàn)實問題的存在都影響了高校干部人事檔案信息安全。

3 ?大數(shù)據(jù)時代高校干部人事檔案信息化管理的改進策略

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校干部人事檔案信息化管理工作至關(guān)重要。為此，一方面，應(yīng)該加強高校干部人事檔案信息化管理的組織領(lǐng)導(dǎo)工作，給予高校干部人事檔案管理信息化建設(shè)足夠的政策支持和資金保障。另一方面，要對干部人事檔案信息化管理工作流程進行優(yōu)化，進一步明確干部人事檔案材料的收集整理與利用工作流程。同時，要做好高校干部人事檔案制度機制建設(shè)，確保高校干部人事檔案信息安全。

3.1 做好檔案信息化的組織領(lǐng)導(dǎo)工作

新《檔案法》明確規(guī)定，要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。這就要求高校在檔案管理過程中應(yīng)明確高校干部人事檔案分管領(lǐng)導(dǎo)，加強對高校干部人事檔案信息化管理的推進力度。一方面，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要主動地學(xué)習與干部人事檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，主動地樹立大數(shù)據(jù)意識，并從宏觀層面對高校干部人事檔案管理工作進行頂層設(shè)計，更好地指導(dǎo)高校干部人事檔案信息化管理各項工作有序推進。同時要將高校干部人事檔案信息化管理作為日常工作納入到學(xué)校管理工作體系之中。另一方面，高校要成立干部人事檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)負責和協(xié)調(diào)的工作，給予高校干部人事檔案信息化建設(shè)足夠的資金支持，更新高校干部人事檔案所需要的軟件設(shè)備。同時，要積極協(xié)調(diào)檔案管理部門與高校其他部門之間的檔案工作關(guān)系，積極支持高校檔案部門做好干部人事檔案管理工作。

3.2 做好干部人事檔案材料的收集、整理與利用工作

高校干部人事檔案信息化管理工作還需要落實到具體各個流程，為此有必要將大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校干部人事檔案材料的收集、整理與利用工作相結(jié)合。一方面，要建立高校干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)，并與高校OA辦公系統(tǒng)相聯(lián)，高校教職工可以利用登錄權(quán)限，直接通過辦公系統(tǒng)進行檔案信息資料的收集。在檔案信息資料收集過程中，要確保檔案材料的真實性和完整性，除了實現(xiàn)自動化收集以外，還需要進行人工把關(guān)，這樣才能夠確保收集上來的資料符合檔案管理的相關(guān)要求。之后，將符合檔案管理要求的檔案信息上傳到干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)之上，并按照相關(guān)操作流程分門別類地進行存儲，搭建高校干部人事檔案大數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)高校干部人事檔案信息開發(fā)和利用奠定基礎(chǔ)。另一方面，要將高校干部人事檔案信息資源利用開發(fā)作為重要工作，要結(jié)合高校發(fā)展的實際以及高校人力資源開發(fā)現(xiàn)實要求，與高校其他行政部門對高校干部人事檔案信息資源進行系統(tǒng)開發(fā)和利用，更好地實現(xiàn)高校干部人事檔案信息資源的價值。

3.3 做好人事檔案信息化管理的制度與安全保障工作

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校在干部人事檔案信息化管理過程中要對原有的傳統(tǒng)管理模式的制度機制進行認真梳理，對于不符合信息化建設(shè)的制度機制要及時地予以廢止。對高校干部人事檔案信息化管理過程中出現(xiàn)的問題要進行認真的討論和分析，將行之有效的辦法上升到制度層面，為后續(xù)問題解決提供制度依據(jù)。同時要將干部人事檔案信息安全保護工作作為信息化管理工作的重要方面，要科學(xué)設(shè)置防火墻，定期對相關(guān)安全軟件進行更新，盡量降低人事檔案信息在傳輸過程中的泄露風險。同時，要加強對高校干部人事檔案管理工作人員的教育和培訓(xùn)，引導(dǎo)高校干部人事檔案管理人員樹立安全意識，在具體工作開展過程中要結(jié)合崗位工作特點設(shè)置相關(guān)權(quán)限，沒有達到相關(guān)要求的工作人員不得對干部人事檔案信息進行后臺修改[3]。

3.4 加強高校干部人事檔案人才隊伍建設(shè)

當前，無論是國家出臺的檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，還是各地方政府關(guān)于干部人事檔案管理的相關(guān)配套措施都將人事檔案管理人才隊伍建設(shè)放在了突出位置。高校在干部人事檔案信息化建設(shè)過程中也應(yīng)該充分重視人才隊伍建設(shè)。一方面，重視外部人才引進，當前高校干部人事檔案管理工作出現(xiàn)了很多新情況、新特點，對高校干部人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息素養(yǎng)提出了較高要求。從現(xiàn)有的人才隊伍看，很難完成高校干部人事的信息化、智能化建設(shè)任務(wù)。因此需要加大外部人才引進力度，夯實人才隊伍建設(shè)基礎(chǔ)。另一方面，要重視現(xiàn)有高校干部人事檔案工作人員的教育培訓(xùn)，既要在思想教育上面“下功夫”，進一步堅定高校干部人事檔案管理人員的政治信仰。同時也要專業(yè)技能培養(yǎng)上“有真招”，進一步提升高校干部人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，完成信息化建設(shè)的各項重任[4]。

參考文獻

[1]柴瑞.高校干部人事檔案信息化管理模式構(gòu)建機理分析[J].福建茶葉，2020（04）：81-82.

[2]錢劍群.高校干部人事檔案專項審核工作探析——以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].浙江檔案，2020（10）：61-62.

[3]耿江.公立醫(yī)院干部人事檔案管理創(chuàng)新路徑[J].山西財經(jīng)大學(xué)學(xué)報，2020（S1）：52-53+55.

[4]陸冬梅.數(shù)據(jù)化時代高校干部人事檔案價值實現(xiàn)路徑研究[J].檔案管理，2022（01）：81-82.

（作者單位：海南師范大學(xué)）