新時期如何做好高校檔案管理工作

摘 要：隨著現代高等教育事業的快速發展，高校檔案管理工作開始進入新時期，這對檔案管理工作模式、方法與策略等提出了更高要求，對傳統檔案管理路徑構成了挑戰。基于此，本文首先介紹了高校檔案管理工作的重要性，多角度論述了高校檔案的性質特點。在該基礎上，分析探討了高校檔案管理工作現狀及存在問題，最后從明確高校檔案管理工作的指導思想和原則等方面，提出了做好高校檔案管理工作的方法對策。

關鍵詞：高校檔案管理；價值分析；現狀問題；方法對策

高校檔案是高等院校建設與發展進程中形成的寶貴資料，是體現與反映高等教育事業發展脈絡的關鍵支撐。在高等教育事業發展不斷開辟新局面的趨勢下，高校理應立足自身實際，創新檔案管理工作模式，拓展豐富檔案管理價值內涵，為檔案管理工作賦予新的時代色彩。

1 高校檔案管理工作的重要性

高校檔案客觀、真實、全面記錄與反映了高等院校教學、科研和管理等活動的整體過程，是整個國家檔案資源體系的關鍵構成內容。在現代高等教育事業突飛猛進的背景下，全面有效做好高校檔案管理工作，既是嚴格執行檔案管理法律法規，深入落實檔案管理職責任務的內在要求，也是推動高校檔案管理工作規范化、標準化、現代化的必由之路。長期以來，各類高等院校高度重視檔案管理工作模式的創新，在細化完善檔案收集、整合、分類與檢索流程等方面進行了諸多有價值探索，逐步建立了符合現代檔案管理理念的方法體系，厘清了檔案管理工作的關鍵控制點，成就突出。依托于完善可行的檔案管理工作規范，高校可深入挖掘檔案資料的內在價值，將檔案資料轉換為輔助教學、科研和管理等活動高質量實施的重要參考，進而實現其應有價值，實現與高等教育事業發展之間的“同頻共振[1]”。

2 高校檔案的性質特點分析

2.1 檔案來源的社會性

高校檔案的形成與來源渠道相對多元化，也正是這種多元化的客觀現狀決定了高校檔案的社會性特點。近年來，我國高等教育事業發展勢頭迅猛，反映和記錄高校教育活動的檔案資料種類愈發豐富，教學管理、科學研究與基礎設施建設等方面所形成的檔案資料更具時代價值，不僅能夠服務于高校自身建設與發展，而且還可作為整個社會檔案體系的重要內容，服務于整個社會。

2.2 檔案形成的多元性

高校檔案形成的多元性主要表現在如下兩個方面：一是檔案形成者的多元性方面，由于高校檔案管理涵蓋了檔案信息收集、整理、保管和開發利用等多個環節，為強化突出檔案資料的客觀價值，其形成與獲得過程均需以特定管理方式為載體。二是檔案形式的多元性方面，不同類型的高等院校在辦學規模、學科優勢與專業建設等方面存在顯著差異，其所形成的檔案資料千差萬別，這直接決定了其客觀存在狀態的多元性。

2.3 檔案管理的效益性

檔案資料自身所獨有的內在價值是其效益性的重要體現。高校檔案管理工作不僅需要將各類型的檔案資料進行及時、全面、客觀收集，更需要依托于完善的分類管理模式，強化對檔案資料內在價值的挖掘，滿足高等院校自身發展的客觀現實需求。上述過程即實現檔案材料本質屬性的過程。為提升檔案管理效益性，高校應遵循大價值、高效能和低成本的管理策略，注重檔案管理體系的宏觀約束性，優化統籌安排，為高校管理決策等提供有效信息參考服務[2]。

2.4 檔案管理的動態性

檔案資料具有信息資源屬性，其形成、管理與利用過程均具有連續化的動態性特征，尤其在高校建設與發展新環境下，更需準確把握其動態性的核心要求，不斷補充完善新的檔案內容。在檔案管理的動態性要求下，高校應結合國家相關政策策略，不斷調整完善相關方法舉措，有所側重地組織開展檔案管理工作。

3 高校檔案管理工作現狀及存在問題分析

3.1 檔案管理工作思想模糊，認知不足

高校檔案管理工作需要以清晰明確的工作思想做基礎，并建立健全完善可行的檔案管理規范體系，為檔案管理的每個環節與步驟提供基礎依據與參照。縱觀當前高校檔案管理工作實際，普遍存在著工作思想模糊，工作原則和方法路徑不清晰的共性問題，部分高校對檔案管理的時代價值認知不清，片面地認為檔案管理可有可無，處于所有內部管理活動的末端。追求“大而全”，集中管理、統一保存的檔案管理良性局面尚未形成。

3.2 檔案管理工作模式單一，效率低下

在高等教育事業發展新形勢下，檔案管理工作同樣應與時俱進。實踐表明，部分高校檔案管理工作的整體水平不一而足，更多情況下停留在檔案收集、整理和歸檔等層面上。且檔案管理工作的階段性與片面性較強，割裂了檔案管理各項工作步驟之間的關聯，工作被動，整體效率相對低下。在基于價值化的檔案信息服務方面，盡管能夠提供檔案調閱、閱覽和外借等服務，但檔案利用程序相對復雜，且缺乏對檔案價值的深層次挖掘和研究，重藏輕用，多類別檔案資源分布不均，檔案資料的應有價值無法得到全面實現[3]。

3.3 檔案管理的現代信息化技術應用不足

現代信息化技術的快速發展與實踐運用，使傳統技術條件下難以達成的檔案管理工作目標更具可行性。但部分高校在檔案管理工作中的數字化、信息化、智能化程度較低，未能全面有效引入大數據技術等在內的現代科學技術方法，檔案資料的保存形式依然以紙質載體為主，電子化處理遠遠不足。由于信息化技術應用滯后，檔案數據資源的交互共享水平遠遠不足。

3.4 檔案管理人員結構欠合理，專業水平低

檔案管理人員是執行檔案管理政策規定，落實檔案管理目標責任要求的直接實施者，其專業素養的高低與檔案管理綜合實效密切相關。從現狀來看，高校在檔案管理人員配置方面的不足相對明顯，人員結構欠合理。熟練掌握檔案管理基礎理論，精通檔案管理信息技術的復合型人才匱乏，專業化水平較低。部分檔案管理人員接受新知識和新技能的主動性不足，責任意識、創新意識與質量意識淡化，跟不上時代發展潮流，難以編研檔案文化產品，束縛著檔案管理內在活力的釋放。此外，人員穩定性差，流動頻繁，無法充分保證檔案管理工作的持續性。

4 新時期做好高校檔案管理工作的方法對策探討

4.1 明確高校檔案管理工作的指導思想和原則

全面把握做好檔案管理工作對高等院校建設與發展的現實意義，宏觀審視檔案管理工作在現代高等教育事業中的關鍵地位，突破僵化固化檔案管理機制的束縛與桎梏，以清晰明確的工作指導思想和原則為檔案管理工作提供基礎支撐。樹立與時俱進的檔案管理工作理念，用發展的眼光看待檔案管理工作的未來發展趨向，激發檔案管理工作的原生動力，拓寬視野，開放思路，迎合新時期高等教育事業發展帶來的挑戰。圍繞檔案管理的實用性、時效性和服務性等原則要求，多維度挖掘與整合潛在的檔案信息資源，以開發促利用，以利用助開發，為高校教育教學、科學研究及基礎設施建設等創造有利條件。注重對含金量高、應用性強的檔案資料的重點管理，在海量的檔案信息中提取有價值信息，深度銜接檔案資源的收集、鑒定、歸類、開發、統計和編研等。

4.2 豐富檔案管理工作方式，提升管理效率

在高等教育深化改革、教育結構持續優化的背景下，高校檔案管理工作同樣應不斷總結與創新，以豐富化、多元化、創新化的工作方式，滿足高標準、高要求的檔案管理工作需求。首先，應推動檔案實體管理向人力資本管理方向轉變，構建行之有效的閉環工作機制，不斷激發與釋放檔案管理中的內在潛力，將硬性管理與軟性管理予以有機結合，實現檔案管理優化創新的發展效果。其次，應推動檔案管理從局部管理向全面管理轉變，將檔案管理納入高校內部戰略體系之中，將單一化的檔案管理資源要素進行統籌整合，并探索實現與教學活動管理、新聞宣傳活動、科研活動之間的無縫銜接，構造形成全面化的管理網絡。再次，應推動單一化服務向多元化服務方向轉變，為高校師生提供高效的檔案咨詢服務、展示服務、主動服務和定向服務等，為檔案服務對象創設良好環境[4]。

4.3 引入信息化技術，推進檔案資源數字化建設

搭建基于信息化技術的檔案管理信息系統平臺，將相對分散的檔案信息資源進行集中統一管理，利用圖像掃描等技術方法，有序促進紙質載體檔案向電子載體檔案轉換，降低檔案資料的保存難度。加快推進檔案資源數字化建設進程，將大數據技術、軟件技術與智能化技術等引入檔案管理實踐之中，利用科學技術手段整合檔案資源，在檔案管理模式、方法、工具等方面實現優化和升級。以信息化技術為依托，在檔案管理信息系統和高校辦公系統之間進行端口關聯，密切銜接各功能模塊關系，為拓展提升檔案信息資源的應用路徑創造良好基礎條件，按照既定規則，在特定范圍內實現檔案信息資源互聯共享。做好以電子文件為主的數字化檔案收集，建立數字化檔案數據庫，增加信息化管理深度，實現檔案資料的智慧化管理。

4.4 加強人力資源投入，提升專業化水平

定期組織檔案管理人員參加專項培訓與學習，由業內專業人士為其講解新形勢下高校檔案管理所承擔的新任務與新要求，引導其拓展豐富檔案管理行業的專業理論知識，以全面適應新形勢下檔案管理工作新要求。配置專職檔案管理人員，明確檔案管理工作崗位職責，提升檔案管理人員實操技能，鍛造其更加鮮明的檔案意識，促其以更加嫻熟的工作技能收集、整合與管理檔案資料。按照規范化、科學化的檔案管理要求，強化對檔案管理崗位人員的績效考核，深入挖掘其潛能，真正打造一支政治素養合格、業務技術精良、作風過硬的專業化檔案管理人才隊伍。完善檔案管理隊伍治理結構，通過按需設崗、輪崗換崗、雙向擇優等方式，優化人員配置，完善人才結構，激發其工作激情，對工作突出、表現優異的檔案管理人員予以褒獎。

4.5 完善檔案編研，拓寬檔案價值利用渠道

一方面，應緊扣高等院校發展需求，制定詳細可行的檔案編研長遠規劃，將部分編研與整體編研相結合、將單一編研與多元編研相結合、將短期編研與長期編研相結合，并注重編研成本與效益，實現高校檔案材料經濟效益與社會效益的互動銜接。另一方面，應注重凸顯高校自身特色，以成果化與精品化的導向要求，通過信息圖錄、信息手冊、媒體視頻等形式展現高校檔案編研成果，提升高校自身知名度和社會影響力。深化與主流宣傳媒體單位之間的銜接合作，面向社會廣泛宣傳檔案編研成果，將時代主旋律融入其中，實現檔案資料的現實價值。提升編研質量，豐富編研形式，加強對二、三次文獻的重點編研，保障高校信息情報獲取的需要。

4.6 以協同治理視角銜接檔案管理流程，喚起“學校記憶”

在現代高校檔案管理中，協同治理理論的價值極為突出，其可通過細化分解工作職責等方式，構建形成強大的檔案管理工作合力，推動檔案管理工作高質量發展。對此，應明確高校內部各部門、各院系的檔案管理職責，從整體角度優化檔案收集流程，將更多具有深刻發展價值和歷史留存意義的檔案進行優化歸檔，有效跨越檔案管理在時間和空間等層面的限制。與檔案形成者保持協同，將高校內部活動中形成的重要文件、重要事項資料、教學科研檔案等進行動態化收集，建立優化進館程序，做到應收盡收；與檔案整理者保持協同，優化比對分析檔案資料價值，按照科學化的檔案信息資源分類整理方法，做到主動獲取檔案資源，及時查缺補漏；與檔案利用者保持協同，以信息化的方式為檔案利用者精準推送檔案資源。

4.7 優化檢驗改進，做好檔案管理質量評價與提升

質量檢驗是改進提升高校檔案管理工作水平的重要方式，是檢驗檔案管理制度設計、過程控制與效果狀態的必然過程。對此，應選擇具有代表性的評價指標，對檔案管理的階段性成效進行分類評價，以此查找檔案管理中的短板與缺陷，進而對后續檔案管理方法舉措進行改進。針對高校檔案文件種類繁雜的客觀特點，搭建檔案管理質量評價體系，設立檔案管理質量評價專責機構，確保檔案管理質量評價的權威性。細化檔案管理質量評價評分標準，將領導重視、歸檔文件整理、歸檔文件質量、檔案移交等作為評分依據，全面客觀體現檔案管理工作的階段性成效。細化檔案管理質量評價維度，注重對一級評價指標的分解，拓展二級評價指標的覆蓋范圍，充分關注用戶利用需求，形成動態化、持續化的檔案管理質量控制體系[5]。

綜上所述，受檔案管理模式、機制與方法等要素影響，當前高校檔案管理工作實踐中依然存在諸多短板，束縛著高校檔案整體價值的優化提升。因此，高校應立足自身實際，摒棄傳統陳舊檔案管理模式的制約，建立健全完善而系統的檔案管理工作規范體系，積極有效引入現代化的檔案管理載體工具，優化整合檔案管理各步驟與各環節的銜接關系，為全面優化提升檔案管理工作實效性奠定基礎，為輔助現代高等教育事業高質量發展貢獻力量。

參考文獻

[1]李春強.智慧校園建設背景下高校檔案管理數字化的路徑[J].蘭臺內外，2022（18）：47-49.

[2]梁作華，趙志杰.基于“三全育人”視域下高校檔案管理育人路徑研究[J].科教導刊-電子版（上旬），2022（1）：96-97.

[3]楊曉晶.淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創新應用[J].辦公室業務，2021（9）：136-137.

[4]李貝.區塊鏈技術在高校檔案管理中的應用優勢與路徑[J].信息記錄材料，2022，23（4）：139-141.

[5]岳蓓.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國新通信，2022，24（14）：37-39.

作者簡介：王麗英，莆田學院檔案室副研究館員，研究方向：檔案管理。