探討同姓同名者人事檔案精細管理的路徑

摘 要：同姓同名者檔案精細管理，是人事檔案管理的重要方面。本文列舉企業出現同姓同名人事檔案問題的事實，分析存在問題的原因，敘述檔案精細化管理的內涵，繼而探尋同姓同名人事檔案管理的接收、增量材料、轉遞手續、查借閱利用方法，以及提升檔案人員素質、專業技能途徑，以實現從源頭把關。

關鍵詞：精細管理；錯放；核實；嚴把；關口

我國人口眾多，出現一些同姓同名者實屬難免。而在社會管理工作中，對這一現象必須引起重視，嚴防在一定范圍或一定事項中因忽視對同姓同名者的精準認定而出現差錯。筆者是一名退役軍人，在職工人數有1萬多人的大型國企綜合檔案室工作。我們這個企業集團的職工隊伍中，重名者達50余人。多年來，我們對這些同姓同名者的人事檔案管理一直用心加以了甄別，從而未出現過差錯。但從去年我們在協助政府某部門核查比對青島市的呂某與我單位與其同名的呂某的人事檔案，糾錯的處理過程及情況分析來看，對同姓同名者的人事檔案管理必須用心對待、精細管理，從源頭把關，以避免出錯。現將以上所提及的查找過程情況公之于眾：

1 ? 兩個呂某N多的個人檔案材料相互錯放的事實和原因分析

自2018年8月起，退役軍人事務部先后下發《退役軍人和其他優撫對象信息工作方案》《關于進一步做好退役軍人和其他優撫對象信息采集工作的通知》等相關文件，對全國的退役軍人和其他優撫對象進行信息采集工作。信息采集的主要內容包括退役軍人和其他優撫對象的個人身份信息、政治面貌、兵役類別、基本生活狀況等項目，其中涵蓋戶籍、救助、社保、醫療、住房、撫恤優待、服役及安置情況等多項基礎信息和照片。退役軍人呂某因暫時處于失業狀態，其個人檔案存放于青島市就業服務中心。2020年下半年，在開展青島市退役軍人和其他優撫對象信息采集工作時，呂某持從其個人檔案中復制的《應征公民入伍登記表》和《義務兵退出現役登記表》前往所在街道辦事處登記個人信息，街道辦事處工作人員發現呂某所持的兩份表格與其實際情況不符，即表內登記的“呂某”的有關信息與現場的這個“呂某”相對照，明顯不是同一個人。之后，呂某又回到青島市就業服務中心，查找自己的檔案中為何存有與其本人不符的材料，并表達不滿。為此，青島市就業服務中心的工作人員開始查找呂某檔案材料信息與其本人情況不符的原因。

經調查核實，全市同姓同名的呂某共有16人；再經詳細篩選比對，發現現在青島城運控股交運集團某基層單位工作的在職職工呂某與失業的呂某不僅同姓同名，而且都是退伍軍人。進一步查閱研判交運集團呂某（以下失業人員呂某簡稱呂某①，交運集團的呂某簡稱呂某②）的個人檔案，發現其中的退役鑒定表、走訪表、獎勵登記表、軍銜報告表等14件檔案材料均與其本人（呂某②）的情況不符，即：這14件檔案材料好像是呂某①的。據此，再比對研判呂某①存放于再就業服務中心的個人檔案，發現其中的職工登記表、入團志愿書、入伍批準書、體格檢查表等12件檔案材料都與呂某①的情況不符，而恰恰與呂某②的情況相吻合。這樣，青島市再就業服務中心的工作人員與交運集團綜合檔案室的工作人員共同對兩個呂某的個人檔案材料現場進行了比對與核實。通過嚴肅認真地調查落實與研判，于2021年3月，將原錯放于呂某②檔案中的14件原始檔案材料，改放于呂某①的個人檔案之中；同理，又將原錯放于呂某①檔案中的12件原始檔案，改放于了呂某②的個人檔案中。至此，同姓同名的兩個呂某的個人檔案中N多相互錯放的檔案材料回歸到了正確的位置，雙方分別到各自轄區的街道辦事處辦理了退伍軍人信息采集登記工作。由于市就業服務中心和交運集團工作人員的積極協調和認真核查，多年來長期存在的兩個呂某個人檔案中若干材料相互錯誤置放的問題得到了糾正，消除了后患。

那么，兩個同姓同名的呂某的個人檔案怎么會出現20多件原始檔案材料相互錯放的失誤呢？在工作過程中，我們發現，原來兩個呂某的檔案中共有6處相同之處：一是兩人參軍前后同屬青島市××街道辦事處；二是兩人同年出生；三是兩人同年同月同日參軍入伍；四是兩人同年同月同日退出現役；五是兩人復員后同時分配到青島車輛廠工作（兩人不在一個車間，也不相識）；六是兩人各自的母親均姓孫，并且她們還都曾在青島卷尺廠工作。同姓同名的兩人，相互間有著多處相同或相似的信息，這種現象實屬罕見、也真巧合。據此，我們分析認為，兩個呂某的職工檔案中之所以出現上述錯放的問題，可能是當年的所在街道辦事處的工作人員在工作中有所疏忽所致。

2 ? 檔案精細化管理的內涵

精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發達國家企業管理的一種理念，它是社會分工精細化，以及服務質量的精細化對現代管理的必然要求，是建立在常規管理的基礎上，并將常規管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。根據筆者理解，檔案精細化管理主要應包括以下內容：一是精細化規劃。主要包括檔案材料的收集整理、分類、編號、查借閱等工作的整體謀劃。隨著信息化的發展，檔案工作精細化規劃考慮的細節越來越多、越來越細，以至于每個節點、每個過程都明確、具體，以獲得檔案利用更便捷、更高效。二是精細化解剖。將檔案管理中存在的內容，多層次展現、多角度展示，體現社會分工的精和細，體現服務質量的精和細。也就是，將檔案內容逐一分解為具體的數字和程序，使每個檔案都有個性，看得見、摸得著。三是精細化操作。精細化管理是相對于粗放型管理而言。檔案管理精細化操作，是指檔案從進入到檔案室開始，每個環節的運作。精是指精益求精，是一種態度，一種文化；細是指細致、細節，能細則細的一個工作單元，要求每一項操作都致微致小。四是精細化管控。檔案精細化管控，是指檔案登記、查、借、閱全過程標準化、規范化、專業化的管理和控制。

3 ? 對同姓同名者的職工檔案精細化管理方法

雖然以上這件事的處理工作已經結束了，但通過對這一案例的原因分析，筆者認為，如果不能從這一案例中發現存在問題的原因，并強化管控措施，這類問題還可能再發生。因此，職工檔案管理工作中，對同姓同名者要格外關注、特別用心辨析識別，這是減少工作出現差錯的必須。根據筆者多年的工作經驗，為力避同姓同名者的職工檔案在管理上出錯，應把功夫下在預防預控上，重點把好六個關口：

3.1 嚴把職工檔案接收的源頭關

職工檔案接收時，一旦發現出現同姓同名者，在登記時，就應當進行恰當的區分。如，可以從案卷題名、性別、年齡、工號、身份證號、工作單位、工作崗位、進入本系統時間等方面加以標注。其中，“工號”和“身份證號”兩者分別作為唯一條件，均可以采用。但身份證號的位數較多，不太容易被記住，最快捷、準確的方法是采用“工號”來標注，這個“唯一”簡單易記，適用于HRP人力資源管理系統、數字檔案管理系統及各類表格，能達到快速檢索的目的。如果是新增人員與老職工出現同姓同名者，除滿足唯一條件外，應在“案卷題名”中加以區分，如果是兩名同姓同名者，同性可用大小、異性可用男女區分，即“***職工檔案（大）（小）”，三名以上同姓同名者，可用ABCD或123區分，即“***職工檔案（A）（B）”，在“進入本系統時間”處標注進現工作單位時間，作為輔助項參考。像上述兩位同姓同名的呂某，過去由于參加工作的經歷較長，變換的單位較頻繁，因此最初在職工檔案接收、整理等各個環節，或多或少會出現一些問題，容易出錯。若忽視了對同姓同姓者檔案的識別區分，管理就會從源頭上出現盲區。這種情形下，即便有多個檔案工作人員同時或先后經手管理，也不太容易發現存在的隱患或發生的問題。加之早期沒有計算機設備管理的年代，處于原始的手寫目錄和手工檢索，后來雖說運用了計算機操作，使用execl表格作案卷目錄，但同姓同名者的識別問題仍然沒有得到解決，以至于缺失、錯放以及“人檔分離”等現象時而發生。現在使用HRP人力資源管理系統和數字檔案管理系統來管理職工檔案時，可以通過“工號”“身份證號”檢索，快速查找到多個同姓同名者，對接收、整理、著錄、原文掛接、轉遞及移交等各個環節出現的問題及時加以改正。因此，針對同姓同名者的檔案管理，從源頭上精準施策，是嚴防出錯的首要措施。

3.2 嚴把人事檔案增量材料的鑒別關

向人事檔案中添加新增紙質材料時，對同姓同名者的增量材料要尤其注意。即，凡是向重名者的人事檔案放入新材料時，在使用工號登錄的同時，還要對其出生年月、性別、身份證號等字段進行鑒別；新增的紙質材料一定要在精準識別所屬者并正確分類后，再按類件號順序存放于原始紙質檔案卷宗之中，并還須與電子檔案相一致。如果在鑒別過程中，發現還缺少其他類別的檔案材料，應先列出缺少目錄明細，積極主動聯系人力資源部門，與材料出具單位和部門進行相匹配的對接，補全人事檔案中缺少部分，使增量材料真實有效、齊全完整。當綜合檔案室接收增量材料時，首先看的是材料的基本信息，如果發現信息一致，要在這個管理環節防微杜漸，嚴防把同姓同名者的原始材料錯放。

3.3 嚴把人事檔案轉遞手續的出口關

因職工離職或退休等相關業務辦理職工檔案轉遞手續時，對檔案轉遞前的“出口關”進行嚴格審核尤為重要。這個環節中，對擬轉遞的人事檔案，凡屬同姓同名者的，要格外用心辨析，認真對照紙質檔案和電子檔案，逐條逐項地嚴細審核把關，確保擬轉遞的人事檔案與其本人相符而與其他重名者無關。因為如果轉遞出去的人事檔案是同姓同名的另一人的，無論是當時發現，還是今后遇到問題再發現，都是嚴重的過錯，甚至還可能給組織或本人造成不良的影響或經濟損失。因此，人事檔案在流出本單位時，就要嚴防把同姓同名者的檔案弄混淆。這樣嚴細認真地去做，才能避免檔案轉遞移出本單位時出現不應有的過錯。

3.4 嚴把人事檔案的借閱利用關

在調閱人事檔案時，如果調閱的是同姓同名者的人事檔案，應特別引起重視。首先要經過檔案借閱利用審批、人事檔案出入庫登記、檔案移出移進登記和檔案借閱利用效果登記等臺賬，對檔號、借閱人、借閱內容、借閱部門負責人、檔案部門負責人、出庫時間、出庫內容、出庫人、入庫時間、入庫人、移進時間、移進內容、移進人、移出時間、移出內容、移出人、利用效果逐項逐條登記以外，還需在備注一欄加注“同姓同名”的標識，并在系統中標注同樣的對應標識，做到檔案借閱有記錄、檔案歸有記錄、檔案出入庫有記錄、檔案移出移進等記錄，借閱人和經辦人都需要簽字確認。通過層層地登記和嚴格規范地管理，嚴防因為借閱的是同姓同名者的人事檔案，而在借閱方面發生錯誤。并且一旦發現問題，可通過上述臺賬，在最短時間查找到流轉軌跡，以便及時地糾正錯誤。

3.5 嚴把檔案管理工作人員的職業素養關

要從提高檔案管理工作人員的思想政治水平，堅定政治立場，樹立高度的法制意識和正確的事業觀、價值觀，養成良好的保密習慣，具備全心全意為企業服務的精神，是否能夠切實為企業各項工作服好務，為企業決策當好參謀的重要保障等方面，加強檔案管理人員的教育和培養，以檔案管理工作人員應具備的職業思想、職業道德、職業技能、職業作風、職業紀律為內在要求，不斷提升檔案管理人員的綜合素養，與新時代檔案管理工作高質量發展的新任務相適應。檔案管理人員要以良好的思想、嚴實的作風履行自己的工作職責，抱著對組織負責、對職工負責的強烈責任心去認真對待每一份人事檔案，積極做好職工檔案接收、整理、著錄、掃描、原文掛接、歸檔、利用、統計、編研、鑒定等各節點的全生命周期的管理。

3.6 嚴把檔案管理工作人員的專業技能關

在按工作標準、工作流程從事人事檔案管理工作時，應對同姓同名者的檔案管理方面格外用心、嚴細管控，嚴防在自己經手的工作中對同姓同名者的檔案管理出現過錯。例如：（1）每天記錄工作日志的時候，除按照六大條的模式記錄一天工作過程中的工作量、出現的問題、改進的措施和方法、工作創新點和完成情況以外，第七條單列一段，將當天遇有同姓同名者的職工檔案出入庫、查借閱、移入移出等業務情況的辦理過程逐條進行記錄，一目了然，一旦發現問題，立即處理，使工作更加完善，把出錯的點消滅到萌芽之中。（2）可在同姓同名者的職工檔案紙質卷皮的右上角用“TT”作標識，以便在今后的職工檔案日常管理和其他管理人員借閱利用檔案時，從接觸到這套職工檔案的源頭上，就格外注意這套職工檔案的特殊性，防止因檔案所在單位有兩個以上的同姓同名者而在檔案管理和檔案利用時發生識別不清、處理偏差的錯誤。

綜上所述，同姓同名者人事檔案管理只是檔案管理的冰山一角，但做好管理工作是極其重要的。只有走精細化管理之路，才能應對人事檔案日趨復雜的環境。

參考文獻

[1]精細管理[K]https：//baike.so.com/doc/882134-932460.html.

[2]企業職工檔案管理工作規定[S].

作者簡介：逄煜，大學學歷，青島城運控股集團有限公司館員，研究方向：檔案管理。