事業單位檔案信息化建設的難點與突圍路徑

摘 要：檔案管理是一項系統化的工作，而事業單位作為我國重要的組織服務機構，其檔案管理的重要性不言而喻。伴隨網絡信息技術的迅速發展，檔案信息化建設能夠為檔案管理帶來新的契機，同時促進高質量的檔案資源在網絡信息技術的推動下得到科學合理的利用。目前我國事業單位檔案信息化建設依然面臨一些難點，限制了其功能的發揮?；诖?，事業單位要堅持與時俱進，樹立“互聯網 +”思維，轉變傳統的檔案管理機制，提升檔案管理人員的專業水平，采取針對性的手段和措施尋找相應的突圍路徑，以求為事業單位檔案管理信息化建設工作的穩步發展增添助益。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；建設難點；突圍路徑

檔案是事業單位長期發展形成的原始材料，是十分寶貴的歷史資產，記載了事業單位運行過程中的各項重要活動和重大事件，具有規范性、服務性和分散性的特點。事業單位檔案管理的完整程度與其管理質量密切相關，由于各個部門的檔案數量眾多，還存在分散性的特點，使得管理難度增加，容易發生收集不全的現象。隨著事業單位體制改革的持續深化，檔案管理信息化建設成了目前事業單位檔案工作的重點。檔案信息化建設是利用現代科技手段實現檔案信息收集分類、數據分析和創新整合的全過程，是當前事業單位的重要建設內容，更好地優化了事業單位的管理和服務，有助于全面完成資源的合理配置和高效應用[1]。

1 事業單位檔案信息化建設的價值邏輯

事業單位檔案管理工作任務不斷加重，不僅對文書管理水平要求更高，也開始強調其利用價值的發揮。這一背景下，傳統的檔案管理模式已經難以滿足當下事業單位社會服務職能完善的需要?；诖耍浞掷矛F代化信息技術，不斷提高檔案管理質量，推動事業單位檔案管理工作的創新轉型 [2]。

1.1 信息化建設有助于強化檔案的管理及利用效率

“互聯網+”時代引發了各行各業信息化轉型的新業態，有效扭轉了傳統模式下事業單位檔案資源利用難、效率低的情況。在傳統檔案管理工作中，檔案信息數量眾多、門類豐富、內容復雜，給各單位工作人員帶來了較大的應用難題。最初的檔案管理主要是以紙質文件為記錄和存儲的載體，很多時候需要工作人員手寫記錄，導致檔案檢索難度大且易于損毀，工作效率非常慢，影響實際工作質量。實施信息化建設后，利用“互聯網+”的優勢實現檔案管理的現代化轉型，檔案人員通過數字化手段將檔案信息錄入到相應檔案庫中，操作簡單、檢索便捷，有效縮短了查找檔案所耗費的時間，可以最大限度提升檔案管理和利用的效率。在這種新型工作模式下，檔案資料的潛在價值可以被充分挖掘出來。

1.2 檔案信息化建設可以有效提升事業單位的運營活力

一方面，數字化管理模式有效控制了事業單位在人員管理、存儲場域等方面的成本，對其業務范圍和處理機制進行了重新的整合與劃分，將檔案管理的工作重點由基礎管理轉變為應用拓展，促進群眾滿意度的提升。另一方面，檔案管理不僅包含公文整理和存儲，還牽涉到資料應用和價值分析等更深層次方面的功能，對于社會運行、服務群眾和數據分析具有關鍵意義。智能化檔案服務平臺的搭建，有利于推動檔案管理朝著更加規范化的方向發展，有助于事業單位樹立服務于民的健康社會形象，激發管理活力，這也是事業單位高效運營的重要保障。

1.3 信息化建設能夠有效彌補傳統模式下的檔案管理短板

過去各級事業單位的檔案存儲多是采用紙質為載體，對保存環境有很高的要求，一旦溫度或濕度發生改變，就可能造成檔案資料的損毀，影響檔案管理工作正常運轉。同時，這些紙質檔案經過反復查閱以及時間累積，紙質會逐漸變得又薄又脆，對檔案信息的清晰度和完整度帶來一定影響。通過開展檔案信息化建設，將檔案資料由紙質形式轉化為數字化檔案，可以確保檔案內容長久保存，也能夠釋放更多的可利用辦公空間，極大節省檔案管理過程中的紙張投入、印刷設備投入等，積極響應我國現代化建設所提倡的綠色環保理念。引入互聯網技術及各類先進設備，檔案管理人員可以將所有檔案文件資料進行電子化備份，采用多種存儲方式，提高電子檔案存放空間的安全性。這樣即使紙質檔案發生意外，也不影響事業單位的正常工作運轉，有利于促進檔案管理的良好發展。

2 事業單位檔案管理信息化建設的難點

2.1 缺乏對檔案信息化建設的正確認知，理念創新有待普及

我國不同地區、不同級別的事業單位所承擔的社會職能不同，行業資源應用范圍與服務方向不一。因此，雖然部分事業單位已經陸續進入到大力推進階段，但是還有一些事業單位的管理人員沒有擺脫傳統管理思想的桎梏，未能意識到檔案管理信息化建設的必要性與緊迫性[3]。事業單位所涉及的檔案資料內容龐雜，要想實現完全轉變需要時間、人力、資金和技術的全面支撐。一方面，在轉型初期，由于部分事業單位自身業務構成的差異，再加上資料堆積整理的工作強度較大，很多工作人員產生畏難情緒，態度不積極，在落實過程中出現了流于形式的情況，導致檔案信息化建設成果不理想。另一方面，部分事業單位領導全局觀念不強，對信息化建設的資金投入不足，再加上領導者的管理理念落后，缺乏推動信息化建設的指導性思想，那么必將導致信息化建設工作難以順利開展。

2.2 缺乏完善的檔案管理機制，信息化技術的開發利用滯后

對于很多事業單位而言，信息化建設還是一個全新的領域，缺乏成熟的經驗積累，技術的開發利用滯后，未能充分融合“互聯網+”的優勢，形成科學的檔案管理體系。其一，很多事業單位都已經結合時代趨勢對檔案管理機制進行了優化調整，但是沒有結合自身發展實際，其適用性較弱。隨著時代的發展，檔案內容越來越豐富，為加快檔案管理信息化建設，我國相繼實施了很多政策法規對其進行宏觀指導。但是由于涉及層級眾多、檔案管理程序煩瑣、政策推行緩慢等因素，導致其銜接不暢，使得檔案信息的處理和應用不具有統一性，規范程度較低，影響了相關工作的高效推進。其二，除了管理模式外，信息技術手段的開發應用落后于信息技術的發展速度也是影響檔案信息化建設的問題之一。雖然在檔案管理工作中信息化建設已經獲得了普遍推行，但是在實際中依然存在明顯對現代化管理技術利用不足的情況，在這種情況下，大量數據將很難全面、精準、高效地得到查找利用。

2.3 檔案信息化建設的管理人員水平不高，專業能力有待提升

從組織結構上看，檔案管理人員是檔案信息化建設的主力軍，其業務水平、信息化技術操作能力和文化素養對檔案信息化高質量發展具有直接影響。然而，現階段很多事業單位的檔案管理人員還存在業務能力不足、高素質檔案管理人才匱乏等問題，這已成為事業單位檔案信息化建設的阻礙。具體來說：一方面，受到體制機制的影響，檔案管理工作在很長時間內處于組織邊緣化的地位。人員的工作內容也比較單一、重復性高，員工很難能從這份職業中獲得能力提升，總是招募不到優秀的人才[4]。那么為了確保組織完整性，這些事業單位就不得不降低對于檔案管理人員的崗位要求，這就導致了專業人才隊伍的匱乏。另一方面，檔案管理人員結構不合理，趨于“老齡化”。他們思想觀念缺乏創新，主觀能動性差，對于新知識和新技術的掌握比較滯后，未能清楚地認識到自身工作的重要性，無法養成良好的自主學習和提升習慣。而新引進的人員雖然在技術操作方面能夠達標，但是檔案管理經驗不足，組織協調能力較差，造成檔案管理工作的整體質量不高。此外，系統化、長期性的培訓體系也有待健全。信息化進程所帶來的技術方面的突飛猛進，需要檔案管理人員與時俱進，才能有效應對工作中遇到的各類難題，但是絕大多數事業單位都沒有制定具有針對性的檔案管理培訓計劃。

3 事業單位檔案信息化建設的突圍路徑

3.1 增強對檔案管理信息化建設的重視，樹立科學管理意識

從事業單位的角度出發，檔案管理信息化建設具有系統性、復雜性的特點，需要穩中求進、由淺入深持續推進，盡管無法在短時間內獲得顯著成效，卻是事業單位現代化發展的必然趨勢。事業單位只有樹立起正確的思想意識觀念，在日常工作中堅持不懈地抓好職工的思想工作，充分重視檔案信息化建設工作，才能使這一工作落到實處，進而取得預期的效果。一方面，要做好信息化建設的長期規劃和短期安排，科學組織、統籌推進，進一步增強事業單位檔案信息化建設的資金和設備投入，將檔案管理放在重要位置上，把握好國家在檔案信息化建設方面的相關政策，加快事業單位檔案管理工作的信息化水平。另一方面，要對日常工作中檔案信息化的運用情況予以高度重視，通過會議宣講、組織培訓等形式促使全體員工深刻意識到檔案信息化建設賦予事業單位健康發展的重要意義。管理者要創新管理理念，采用高效管理模式，將檔案管理與信息技術進行有機融合，發揮領導者的積極作用，激勵員工以最飽滿的熱情投入到信息化系統建設之中。引導單位上下聯動、凝心聚力、互相配合，為獲得更好的建設效果提供堅強的組織支撐[5]。

3.2 明確檔案信息化建設的管理機制，做好數據的整合共享

要從推進數字化進程和制度完善兩個方面入手，為檔案信息化建設保駕護航。一方面，要創建相應的檔案信息化工作小組，落實職責分工，對相關工作流程進行細致梳理，根據具體實施情況建立健全檔案管理的各項制度規定，使檔案信息化建設有章可循、有據可依；要對運行程序和操作標準進行詳細規定，要求檔案工作者要嚴格結合相關要求進行操作，針對檔案移交、存儲格式、信息篩查等使用統一規格，為后續的信息利用和分析提供應有的便利；要基于信息化長遠發展的考慮，進一步強化評估管理，促進檔案信息化建設的優化整改。另一方面，要整合數據資源，推動數字化進程。在大數據時代樹立整體思維模式，加強檔案信息化基礎建設，統籌考慮事業單位信息化建設的各類要素，把軟硬件設備升級作為檔案信息資源開發利用的基本條件，不斷提升檔案信息化建設的質量，不僅要既滿足當前的應用需要，還要為后續發展預留空間；要針對事業單位檔案管理的特點和現實情況開發數據應用系統，實施檔案信息資源的可視化管理，強化其數據分析處理能力；要在實際運行中筑牢防線，守護檔案網絡與檔案信息安全，增設各類防火墻和殺毒軟件，加強檔案信息化的安全保障，堅定認識檔案安全是檔案工作的生命線。

3.3 促進檔案信息化人才隊伍升級，提高管理人員的綜合素質

為了進一步優化檔案管理模式，提高檔案信息化管理質量，加大力度培養檔案管理人才，要在持續推進檔案信息化的基礎上，將更多目光投入到對檔案管理人員管理水平的提高上。一方面，在檔案信息化建設過程中，要吸收一批具有專業技術能力的人才，并培養他們的管理責任心；要根據實際需要，通過招考、選調等形式，將一些具備新思想、新方法的復合型人才納入到檔案管理體系中，為事業單位檔案信息化建設提供智慧支撐。另一方面，要強化培訓、常備不怠，只有提升檔案管理人才的專業程度，才能不斷提高檔案管理質量；要組織相關人員定期開展集中進修、培訓，學習各類先進的檔案管理技術和理論知識，通過線上線下的交流學習和模擬實踐，促進檔案管理工作的創新。可邀請這一領域的專家學者到單位開展主題講座，加強檔案知識宣傳教育，深入解析檔案管理的前沿資訊和最新技術[6]。此外，在注重提升工作人員專業能力的同時，還要加強檔案部門的思想意識養成，增強做好檔案管理工作的責任感和使命感，幫助管理人員樹立正確的工作認知和終身學習的理念，營造一個相對和諧的環境，使他們能夠投入到檔案信息化建設工作中；要將法治意識宣傳融入到培訓體系之中，為其講解相關法律知識，避免檔案工作人員在檔案管理中有違法亂紀行為。

綜上，檔案管理工作在事業單位的發展道路上發揮著巨大的作用，檔案管理的信息化建設是事業單位服務能力提升、智能優化的重要保障。新時期，事業單位檔案管理工作必須轉變思路，利用大數據、云計算等信息化技術，滿足廣大群眾持續攀升的檔案資料應用需求，促進檔案信息的充分利用。對此，我們要從制度完善、數字化水平提升、人才培養、理念創新等多個維度出發，著力提升單位自身的檔案管理質量，使事業單位的檔案管理工作邁向更高的臺階。

參考文獻

[1]徐蕾.“互聯網+”時代背景下事業單位檔案管理信息化建設策略探討[J].辦公自動化，2022，27（19）：13-15.

[2]王泳.事業單位檔案管理信息化建設的探索[J].網絡安全和信息化，2022（08）：16-18.

[3]高紅麗.加強事業單位檔案信息化建設的路徑探究[J].陜西檔案，2022（03）：39-40.

[4]王愛珍.論事業單位檔案信息化建設的問題與對策[J].檔案天地，2022（12）：52-53.

[5]張文婧.事業單位檔案管理信息化建設路徑[J].文化產業，2022（09）：104-106.

[6]陳浩.機關事業單位檔案管理信息化建設的策略探究[J].蘭臺內外，2021（25）：13-15.

作者簡介：劉洋，大學學歷，北京市產品質量監督檢驗研究院檔案管理員，研究方向：檔案室的建立/檔案管理信息化。