信息化時代電子文件歸檔和電子檔案管理研究

摘 要：隨著信息化時代的快速發展和人民對精神生活需求的提升，檔案工作“存史、資政、育人”的重要價值得到社會各界的重視。檔案電子文件的收集歸檔和管理作為檔案管理的基礎環節，顯得更加重要。本文從新時代檔案工作面臨的機遇和優勢、問題和挑戰、未來發展對策出發進行研究，以期為檔案管理部門今后的工作開展提供決策參考。

關鍵詞：信息化時代；檔案管理；收集歸檔

隨著時代的發展和信息化水平的不斷提升，檔案行業也發生了翻天覆地的變化，整體由以檔案實體為主的傳統庫房時代轉變為以電子文件為主的信息化時代。對于做好電子文件歸檔和管理工作，使其更具有科學性、規范性、合理性、實用性，實現檔案存史資政育人的作用，是檔案行業部門需要重點關注的課題。

1 信息化時代檔案工作面臨的機遇和優勢

1.1 政策人才有力支撐

中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出，要拓展檔案資源收集范圍，優化館藏檔案結構，同時要進一步完善檔案信息化發展保障機制，推動檔案工作實現數字轉型。“十四五”規劃和“十三五”時期相比，國家對于檔案信息化建設的關注顯著增強，為當前存在的問題與面臨的挑戰制定了相應的舉措，為電子文件歸檔和管理提供了理論保障和根本遵循。在“十四五”時期，各省、市、區將信息化工作作為當前檔案事業發展的工作重點，緊扣檔案信息化建設發展脈搏的要求格外鮮明。北京、海南提出推動電子證照、電子簽章、電子檔案跨部門、跨行業、跨領域互通、互認、互用；福建提出要規范電子文件歸檔和電子檔案管理，推動數字檔案館（室）建設[1]。與此同時，各地黨委、政府對高水平、高素質人才的引進力度也在逐年加大，堅定不移貫徹“人才是第一資源”的思想，堅持“引才為先，留用為本”，多措并舉優化人才發展生態，激發人才發展活力，為社會高質量發展提供堅強的人才保證和智力支撐，也為檔案行業吸引專業人才打下來堅實基礎[2]。

1.2 充分挖掘檔案價值

檔案收集工作是檔案管理流程的基礎，也是電子文件歸檔的前提，在整個檔案業務環節中有著舉足輕重的作用。一是在信息化時代電子檔案歸檔和管理過程中，依托計算機網絡技術和檔案系統管理平臺，可以實現高效率資源整合，徹底打破傳統檔案收集方式在時間和空間的限制，有效地降低人工成本和管理成本，為進一步提高檔案開放利用質量和水平，實現檔案利用服務價值，滿足不斷增長的人民群眾對檔案信息內容的需求，提升檔案館社會服務功能提供龐大的數據基礎。二是基于檔案信息資源總庫，可以及時更新檔案信息，充分發揮館藏檔案資源優勢，確保涉及群眾利益的事件有檔可查、應查盡查、能用盡用，進一步提升為民服務質效，最大限度發揮檔案利用價值來為民排憂解難，為民辦實事。三是通過系統管理平臺，所有檔案均能夠直觀地展示在管理者面前，可及時發現埋藏在角落有價值的檔案，挖掘出來開展編研、展覽等，使得檔案保存的內涵與歷史記憶再次展現在世人面前，在創新宣傳方法、拓展宣傳渠道的基礎上打造檔案品牌，進一步擴大檔案工作社會影響力，充分發揮檔案資政育人作用。

1.3 實現資源共建共享

讓優秀檔案資源更多更公平惠及全體人民，是檔案行業高質量發展的本質要求，也是全心全意為人民服務的重要體現。基于完善的檔案資源管理利用平臺，可將各單位、各部門、各行各業、各地域信息實現全流程、各環節高度整合，打破處室界限、統籌資源調配，不斷深化共建共享共商共用，把閑置資源用起來，把有價值的資源用好用活，積極主動為民服務，多渠道、多方式不斷提升廣大人民群眾對檔案的認同感[3]。

2 信息化時代檔案工作面臨的問題和挑戰

2.1 整體發展不平衡

目前檔案行業內雖然正在積極向信息化時代靠攏，相關政策制度、軟硬件設施、工作手段也在不斷更新優化，但整體上仍然存在發展不平衡、應用不充分的問題。重點表現在以下幾個方面：一是部分區域基層檔案管理部門的基礎工作比較薄弱，有關檔案治理體系和治理能力現代化方面的制度建設不夠規范。從電子文件而言，大多采用較為獨立的電子文件歸檔和電子文件管理標準制度，導致部分業務流程缺乏科學性、合理性，難以解決電子文件類型多種多樣帶來的管理難題，管理模式無法可依、無章可循。二是檔案科研和信息化建設發展不平衡。由于各個地方領導重視程度、資金基礎、政策支持不盡相同，信息化建設軟硬件設施配備困難，相關機制建設不完善，導致檔案行業內信息化發展總體落后、兩極分化嚴重。三是人才發展不平衡。基層檔案部門，既懂計算機技術又懂檔案專業的復合型人才嚴重短缺，對優秀的檔案專業或者計算機專業畢業的人才不具備吸引力，難以引進高素質人才。現有檔案人員年齡大、知識儲備薄弱、文化程度低，即使接受計算機和專業知識培訓，也難以將信息技術、專業技能與實際工作快速結合。再就是因為機關檔案人員大多處于兼職狀態，工作變動較快、工作較雜，難以全身心投入，往往導致缺乏敬業精神。一個單位的檔案工作往往排在各項工作的最后面，難以承擔檔案信息化建設的任務[4]。同時，基層檔案部門對信息技術人員的教育培訓工作相對薄弱，培訓教育工作開展不力，缺乏充足的資源對其進行全方位、多角度、多層次培養，人員接受信息化知識機會少、層次低，制約了人員素質的提高[5]。

2.2 檔案收集不齊全

目前，大多數檔案管理部門的收集工作仍處于不斷探索、完善的階段，以各單位、企業、學校等社會團體的接受移交為主，個人捐贈、寄存、代管為輔的方式開展征集工作，征集呈現碎片化、淺顯化的特征，而且在信息化時代背景下還存在一些問題：一是收集范圍不夠廣泛，檔案部門收集的對象大多來源于其他部門單位，主要內容大多是紅頭文件，反映社會歷史發展、紅色文化傳承、地域人文情懷的檔案不多。實際工作中由于人員、資金等因素的制約，檔案部門的相關工作停滯不前，開展次數較少，嚴重制約了電子文件歸檔工作的順利開展。二是行業之間存在隔閡，在信息化的背景下，部門檔案管理平臺只是具備內部收集管理、存儲利用的功能，對外共建共享的水平遠遠達不到要求，工作方式較為墨守成規，缺乏與各行業間的學習、交流，使得各單位、各行業之間的文件歸檔存在時間和空間上的界限，難以實現在線歸檔，檔案的收集仍需傳統的人工方式進行收集匯總，導致工作效率低、實際效果差。三是征集手段單一。在社會散存著大量珍貴檔案，由于檔案部門對外征集檔案的宣傳力度不夠，沒有主動融入新媒體發展潮流的創新精神，沒有充分利用微信公眾平臺、新聞媒體等方式對檔案館的職能進行宣傳，各級各部門單位和社會群眾對于檔案的征集工作和保管條件缺乏一定的了解，尚未形成主動構建門類齊全、內容豐富、形式多樣的檔案資源收集和供給體系的社會意識，大多個人或者家族傳承的檔案由于保管條件不好、無處可放的原因導致檔案損壞的案例非常常見，在一定程度上浪費了相當數量的有價值的檔案資源。

2.3 信息管理不高效

目前電子文件檔案管理效率低下，主要問題出在系統平臺的建設和使用方面，具體體現在以下幾個方面：一是在最初系統建設過程中，檔案部門的管理者缺乏對檔案信息化管理的認識，沒有進行充分的市場調查研究，對信息化技術在檔案行業的應用沒有深入認知，只是浮于表面將基礎功能羅列，在實際工作開展過程中與信息化技術的結合程度不高、針對性不強，系統平臺成為擺設。二是人才體系單薄，很少有能夠充分利用平臺開展工作的管理者，大多還是依賴傳統的電子文檔管理方式，不僅不能夠有效甄別檔案的真實性和完整性，而且在一定程度上制約了檔案資源的開發利用。三是信息安全面臨巨大挑戰，在系統平臺軟件功能的選擇和門戶網站的建設過程中，極易因為網絡的安全性和穩定性對檔案數據的保管和利用產生威脅，各部門單位對于風險評估的能力較弱，應急演練相關措施開展較少，防范手段水平較低，尚未形成完整的檔案信息安全風險評估體系，同時在大數據的背景下，很容易引起不法分子、黑客的攻擊，使得檔案信息出現損壞、丟失等問題。

3 信息化時代檔案工作未來發展對策

3.1 緊跟時代，勇于創新

隨著時代的變遷，社會各行各業都在借勢發展的東風，乘上穩步前行的快車道。檔案行業各部門更應該聚焦重點領域，搶抓機遇、主動作為，在制度體系建設、檔案資源整合、深度開發利用、積極共建共享、嚴格風險管控上大膽設想、小心求證、步步為營、持續創新，以構建集約集成的檔案數據“智控中樞”為目標，為黨和政府和社會群眾提供優質服務。一要推動檔案征集高水平開展，進一步加大新時代檔案征集力度，面向社會、面向廣大人群建立行之有效的征集鏈條，依靠新媒體傳播優勢拓展檔案工作的意義和價值，讓紅色檔案、歷史檔案、民生檔案等檔案編研成果為群眾帶來精神食糧，增強群眾知曉度、參與度和支持度。二要制定科學完善的征集管理工作規范，成立檔案征集管理領導小組，根據檔案的分類、保管期限和歸檔范圍對工作進行嚴格界定，提升全社會的做好開放鑒定工作社會的關注支持和部門間的通力合作，以規范化、標準化達到檔案征集、整理、開發、利用等工作流程的科學化，不斷完善新時期檔案征集工作的實踐探索體系[6]。

3.2 引進人才，強化隊伍

在信息化技術普遍應用于各行業的新時代，人才培養是關乎行業未來發展水平的關鍵，針對檔案行業，對于既懂檔案專業知識、又懂信息技術的復合型人才需求較大，各檔案管理部門應將合理配置人才結構作為今后發展的重要工作去堅持開展，立足自身發展情況，積極向上級有關部門爭取政策支持，主動對接高校、人才市場，把具有現代科技知識和較高專業技術能力的人才吸納進來。同時強化對現有人員的業務培訓，將理論知識與實際工作相結合，培養責任心強、具有集體榮譽感、作風扎實、擔當作為、敢于創新、熱愛事業的人員充實到各個工作流程崗位中，鼓勵檔案人員去先進地區檔案館學習業務能力、技術方法和成功經驗，邀請經驗豐富的檔案專家開展講座，開闊眼界、補齊短板、鼓勵檔案人員參加國家承認的計算機資格和認證考試，全力打造結構合理、素質優良的高精尖干部人才隊伍，為電子檔案文件的深入開發奠定良好基礎。

3.3 思想認同，堅守初心

檔案是歷史的記錄，是原始、真實的資料，是人類發展史中一項無形的寶貴財富，其承載著人類的歷史記憶，對社會發展和人類生活具有重要的利用價值。作為檔案工作者，一要始終牢記“檔案工作姓黨”，深入貫徹落實習近平總書記對檔案工作“四個好”“兩個服務”的指示要求，牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的宗旨，堅定信念、踐行為民服務宗旨、弘揚工匠精神、運用專業知識和新技術，推動新時代檔案事業職能走向多元化、多樣化，為檔案工作高質量發展增光添彩。二要有高度的政治責任感和強烈的歷史使命感，敬業守責、盡心盡力，以對黨負責、對人民負責、對歷史負責的態度，兢兢業業做好新時代的檔案工作。樹立一絲不茍、精益求精的精品意識，堅持把“細致、精致、極致”作為工作標準，于細微之處見精神，在小節之上顯擔當，“致廣大而盡精微”。三要擁有平凡堅守、甘于奉獻的精神，在平凡崗位上默默奉獻，發揚好老一輩檔案工作者“艱苦奮斗、無私奉獻，堅守平凡、創造非凡”的優良傳統，以赤誠之心、奉獻之心投身黨的檔案事業，在平凡的崗位上努力踐行檔案人的初心和使命，用辛勞和堅守、奉獻和汗水，筑起一道靚麗的為人民服務風景線。

4 結語

檔案是社會和歷史的縮影，檔案部門是存儲和保管黨、國家和人民歷史記錄、提供民生服務的信息中心，檔案事業是維護黨和國家歷史真實面貌、保障人民群眾根本利益的重要事業。站在信息化時代的浪潮，檔案部門作為存儲信息、提供信息服務的信息中心，必須主動改變、善于創新，推動電子文件歸檔管理向“知識化、信息化、技術化、市場化”變革，進而實現戰略發展，滿足未來需求。檔案管理者要充分認識當前發展的實際情況，進一步梳理任務、細化責任、強化措施、列出清單，完成各項目標任務，以實績實效推進檔案事業未來發展體系建設。從業人員要具備應用信息化手段進行檔案收集管理的能力，能夠熟練應用現代化信息技術知識，迅速有效地收集信息、完整安全地保護信息、及時準確地提供信息、最大程度地運用信息[7]，同時要培養開拓創新的能力，不斷促進檔案工作實現更深層次的突破與提高，以實際行動努力書寫新時代檔案事業高質量發展新篇章。

參考文獻

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[2]何思源，張靜.科研電子文件歸檔與電子檔案管理探索性研究[J].中國檔案，2023（01）：62-63.

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[4]蘇煥寧.數字轉型中的電子文件歸檔：堅守本質與適應變化[J].檔案學研究，2022（05）：116-122.DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2022.05.016.

[5]趙宏育，王云峰.信息化時代加強信息系統歸檔的探討[J].蘭臺世界，2020（S1）：73.

[6]李群旌.在信息化時代如何做好電子歸檔工作[J].江西電力，2017，41（03）：42-43.

作者簡介：張蕾（1988— ），陜西交通控股集團有限公司西商分公司綜合辦公室助理館員，研究方向：檔案管理。