數字化在地質檔案工作中的應用

王榮榮

摘 要：數字化檔案承載著新時代檔案工作的歷史使命，檔案數字化是檔案信息化建設的重要組成部分，地質檔案信息化建設為企業的發展插上騰飛的翅膀，把信息數字化技術與檔案管理工作進行有效融合，運用數字化技術提高檔案管理工作效率，提高檔案利用價值，為檔案工作的提升發揮重要作用。利用檔案系統為信息的提取與應用提供科學、有效的保障，在檔案管理工作進程中構建數字化平臺系統極其重要，也是對檔案管理工作質量提供有效保證。本文主要研究在檔案管理工作中檔案數字化的運用特點及重要意義，并對其現在的運行和未來發展問題進行詳盡的探討。

關鍵詞：檔案；信息；數字化；服務；發展；應用

電子檔案是具有憑證、查考和保存價值的電子文件及其相關信息的集合，元數據是描述電子檔案內容信息、結構信息和背景信息及其管理過程的數據。電子文件歸檔指歸檔部門將業務系統中具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經系統整理的電子文件及其元數據管理權限向單位檔案部門提交的過程。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過新修訂的《中華人民共和國檔案法》，自2021年1月1日起正式施行。新檔案法第五章檔案信息化建設中指出：各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和機關、團體、企事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。檔案法的第三十七條對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統建設等方面作出明確規定。對電子檔案管理信息系統、數字檔案館、檔案信息資源共享服務平臺的建設提出要求。

一、地質檔案數字化進程

本單位作為石化企業下面的一個檔案館，應上級文件精神指示，開始嘗試接收電子檔案資料，并制定相應的歸檔標準。標準規定，石油天然氣勘探與開發地質成果報告的術語和定義、地質成果報告的組成、文字報告、附件、審批文件的編寫格式及要求、地質成果報告印制要求以及電子文件制作的要求。成果文件信息包括正文、審批、附圖、附表、附件、多媒體、數據庫、軟件和輔助信息庫等分類。在收紙質檔案的同時，把相應電子文檔刻錄在一張光盤上，文字的電子格式主要是Word格式，表格數據是EXCEL格式，圖片采用JPG等格式。這些承載電子文檔的光盤被存入專業的磁帶柜里，電子文件沒有存入原始檔案，只是作為復制本檔案存放，以便于借閱利用。地質檔案的種類涉及地質、物探、化探、鉆井、測井、錄井、試油氣、油氣田開發和科學技術研究等地質成果報告。

依據自然資源部關于加強地質資料管理的通知，自然資源部關于進一步加強地質資料社會化服務的指導意見。刻盤電子文件使用內部開發的專業軟件制作。其制作過程包括以下階段，整理階段是根據相關規則開展地質檔案資料電子文件整理工作。源電子文件逐件整理，文件夾方式存放；存檔電子文件逐件整理，文件方式存放；其中，電子附件歸檔方式是將附圖冊歸為附件的整理方法。源電子文件整理是設立附圖冊的源電子文件夾，命名是該附圖冊的名稱。將所有源電子文件放到該文件夾下，將附圖冊的Word版本直接放到該文件夾下，或將封面、扉頁和目錄制作成一個Word文件。在附件界面分別掛接附件存檔和源電子文件，并完善目錄信息。數據整理包含數據庫、軟件和多媒體類等。對數據整理的總體要求：數據庫、軟件和多媒體單獨建冊，不可合并、拆分。數據庫、軟件類、安裝包、說明性文件和相關技術文檔等分別設立文件夾，多媒體可以單獨存放也可以設立文件夾。結構化數據庫和圖形數據庫需提供存檔電子文件。軟件類相關技術文檔存放在源電子文件夾。數據核查是電子檔案制作中的重要環節，其中，包括地質資料的齊全，各類電子文件數量齊全。地質資料完整，各類電子文件內容完整不缺失。地質數據表現在各類電子文件數據有效能打開。存檔、源電子文件內容一致合規。導入階段包括系統安裝、系統登錄、系統主界面和信息導入，以礦權為單位對資料進行規范化制作，資料基本命名應符合要求。通過光盤制作軟件填報相關信息，并導入和掛載相關文件。導出階段要求利用光盤制作軟件導出規范化的數據包和相應表單，一鍵導出管理性表格及生成原始性信息記錄。現行地質檔案電子文件歸檔與管理為后期的檔案信息數字化打下堅實的基礎。

隨著對地質檔案廣泛利用的需求，對前期純紙質檔案進行數字化加工。紙質檔案存放越是久遠，其載體的安全性就會降低，紙質檔案隨著時間推移和閱讀次數的增加會受到不同程度的磨損甚至損壞，字跡也會越來越模糊老化，難以長時間保存。例如，高溫高濕等環境因素均可促進紙張發生水解，載體受損老化，不利于保存和利用；紙質檔案只能少數人借閱，多人共享比較困難。紙質檔案數字化的基本環節主要包括以下部分：檔案前期整理、紙質檔案掃描、圖像檔案處理、圖像存儲、相對應目錄庫建設、電子數據掛接、數據驗收、數據備份以及成果資料的管理等。在掃描之前，根據檔案管理情況，在數字化初期，對存放在庫房的全部紙質地質檔案進行全面清理與數字化部署工作。規范檔案中目錄內容，需要妥善拆除其上面的裝訂物，在拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害，掃描完成后需要及時用棉線再次裝訂完整。對于破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，要先進行專業的技術修復，凹凸不平影響掃描質量的原件需先進行處理平整后再進行掃描。對紙質檔案進行數字化加工，將其存儲在光盤、硬盤等載體上，對其進行編號，參照紙質檔案的檔號及分檔辦法對其進行劃分種類，包括地質單井類電子檔案、地質綜合科研類檔案、地質實驗類檔案。地質檔案的特點是內容形式多種多樣，其中包含數據、圖紙、實物圖像、合同以及文件等。根據相關規范開展成果地質資料電子文件整理，通過專業軟件填報相關信息，并導入和掛載相關文件，導出規范化的匯交數據包和表單，完成對紙質檔案的數字化處理。

安全性對于檔案數字化顯得尤為重要，要保證檔案原件的安全。在檔案數字化過程中對檔案進行拆卷掃描時，每一步都要十分注意對檔案原件的保護，操作人員需要十分小心認真，不能因為人為的原因對檔案原件造成污染、損壞、丟失等無法挽回的損失。同時，要保證檔案信息內容的原始性和保密性。數字化副本異地保存，建立數據備份和恢復機制降低發生電子檔案災害時的損失，定期備份，相關服務器的數據也要同步更新備份。

由于館存紙質檔案數量大，紙質檔案易損性的特點，數字化過程比較漫長。首先，對一些利用率高的進行數字化處理；其次，根據檔案接收年份由新往舊的順序，逐步往前推動數字化的步伐，計劃分階段完成全面數字化。

二、數字化檔案的利用

第一，紙質檔案數字化以后，電子檔案為檔案的充分利用發揮了很大價值。為借閱者提供拷貝，數字化后的檔案信息一般都轉化成為通用的標準文檔存儲格式，以方便打開和利用，檔案館向利用者提供載體拷貝，一份電子檔案可以同時提供給多個利用者，實現資源共享。檔案數字化后有利于檢索，縮短查閱時間，比紙質檔案逐頁翻閱要方便得多，很大程度上幫助借閱者對大量資料進行快速篩選，節約檢索時間，提高利用效率。電子檔案可以把檔案內容通過網絡傳輸給需要的人，數字化檔案能夠以網絡為載體，把檔案中的信息在較短時間內傳輸到需要的地方，對于一些距離遙遠和偏僻的企業單位，電子檔案為他們節約大量的時間和財力。借閱者對數字化檔案的多樣化提出很多要求，他們不僅要查閱原始檔案材料，還要看原始圖像、原始視頻、原始數據等，數字化檔案多樣化存儲滿足了人們的需求。

第二，地質檔案數字化以后，為了方便利用，開通了在線利用平臺，設置在線搜索和借閱的主要窗口。搜索方式根據需要選擇，輸入查詢內容，點擊搜索按鈕，可以在線閱讀。如果需要實物地質檔案，利用者查找到需要的檔案后提交在線借閱單，檔案管理人員提取資料提供利用。對于利用者需要大批量拷貝地質檔案的情況，則需要填寫地質利用保護、保密承諾書。對于本單位以外人員，需要開具單位證明，所利用資料只用于執行或完成介紹信需求內容，不用于除執行或完成該內容外的其他任何目的，不向本單位非必要接觸人員提供所利用資料，不隨意丟棄、處置資料及其復制品；未經本單位許可，不以任何方式將資料信息提供給第三方占有或使用。若項目需與第三方合作開發并利用本單位資料，則在經本單位許可后，與第三方簽訂相應的安全保密責任書并實施有效監督，在與第三方合作結束后監督其銷毀；因個人保管不善和利用不當等非不可抗力因素，造成資料被泄露，由此而產生的一切直接或間接后果，依照國家有關法律、法規及本行業相關規定接受處理。

三、數字化檔案的質量保障

電子文件具有真實性、完整性、可用性和安全性，移交前由業務部門負責，移交后由檔案部門負責。業務部門應在電子文件歸檔時按照國家有關要求對其真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查。電子文件、電子檔案的內容、邏輯結構和形成背景與形成時原始狀態相一致的性質為真實性；電子文件、電子檔案的內容、結構和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質為完整性；電子文件和電子檔案可以被檢索、呈現或理解的性質為可用性；業務系統負責電子文件歸檔格式的轉換，并保證電子文件和元數據文件可正常讀取。業務系統不使用壓縮文件及加密文件，如必須使用，歸檔前須解壓或解密后歸檔至電子檔案管理系統。可追溯性保障電子文件的逆向流通管理，即識別一個特定文件或檔案來源的能力，通過記錄標識的方法回溯某個數據或文件的形成來歷、審批流程、登記統計以及分析判別的性質為可追溯性。業務系統應具備文件全流程登記、統計以及展示功能，保障電子文件可追溯。電子檔案管理系統應對電子文件和電子檔案進行分析和判別，對發現問題進行自動登記和統計。安全性的保障體現在業務系統和電子檔案管理系統應保證系統環境安裝了殺毒軟件并更新到最新病毒庫，檢測歸檔信息是否感染病毒，符合信息安全等級保護要求。電子文件歸檔時，其相關紙質原件應一并歸檔，移交人負責建立紙質與電子文件之間雙向索引。

四、電子檔案的發展

近幾年，為了規范各單位業務系統電子文件歸檔工作，加強地質電子檔案管理，確保歸檔電子文件的質量，滿足電子檔案“來源可靠、程序規范、要素合規”的要求，依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子檔案管理系統通用功能要求》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相應的規范要求。通過電子檔案管理系統，實現對電子檔案進行的接收、管理、保存和利用。單位及個人在履行其法定職責或處理相關事務過程中，電子文件由內容、結構和背景信息組成，電子文件及元數據按指定結構形成的數據單元為數據信息包。檔案管理過程可控以及數據存儲可靠，未被破壞以及未被非法訪問的性質定為安全性。業務系統確保所形成電子文件及其元數據的歸檔范圍以及保管期限和存儲格式符合檔案管理要求。

地質檔案業務系統對歸檔功能的要求，表現在內置電子文件分類方案以及保管期限表等工具方面，支持歸檔部門完整收集以及整理應歸檔電子文件及其元數據。能記錄電子文件擬制以及辦理過程中全部修改信息，能通過有效措施，防止電子文件被惡意篡改，能按內置規則自動命名、存儲電子文件及其組件，保持電子文件內存的有機聯系，建立電子文件與元數據之間的關聯關系。業務系統在向電子檔案管理系統傳輸數據前，應對電子文件及封裝的元數據進行數字簽名，并以相應的文件格式傳遞歸檔電子文件元數據及電子文件流信息。在接口程序推送端要生成推送清單，包括推送時間和推送條目，推送是否成功等相關信息。地質檔案系統應能對收集、積累和歸檔的電子文件的所有操作進行跟蹤和審計。

目前，國際和國內在建設電子文件管理系統、構建電子文件管理流程方面均采用或者參考成熟的開放檔案信息系統（OAIS）模型。OAIS參考模型成為數字檔案系統普遍遵從的標準規范，來自圖書館、檔案館、科學數據和文化傳承等領域的相關項目和系統規劃和設計。從電子檔案移交、接收、管理和長期保存過程來看，電子檔案信息資源庫也可以劃分為電子檔案接收庫、電子檔案管理庫、電子檔案利用庫和電子檔案長期保存庫。

2020年8月，中國石化集團以新《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》等文件為制定依據，發布《中國石化業務系統電子文件歸檔管理規范》，用于加強中國石化業務系統電子文件歸檔管理，提升中石化檔案管理的規范化和信息化管理水平。《規范》要求電子文件歸檔和電子檔案管理須貫徹全程管理、前端控制和統一管理原則，并針對業務系統形成的電子文件提出具體要求，以適應中石化“爭創一流”的數字化轉型升級要求。有利于推動電子檔案科學管理，規范電子檔案管理系統建設，確保電子檔案真實、完整、可用與安全。該標準的頒發能夠起到規范電子檔案管理過程的重要作用，并促進電子文件全程管理水平提升，對科學化、規范化和系統化提升電子檔案管理水平具有重要意義。

為推進“十四五”時期中國石化檔案事業高質量發展，集團于2021年末印發《中石化檔案事業“十四五”規劃》，明確要求有序推進數據資源整合共享，加強檔案數據治理，提高檔案數據質量，積極探索大數據等技術與檔案管理的結合，開展人工智能技術在檔案行業的應用研究，助推智慧檔案建設。

參考文獻：

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[3]《中國石化業務系統電子文件歸檔管理規范》[Z]2016：1-10.

[4]《新修訂的中華人民共和國檔案法解讀》中國檔案報 [Z] 2020：1-2.

（作者單位：中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司）