醫院黨務檔案信息化建設存在的問題及對策研究

摘 要：當前，信息技術廣泛應用在醫院黨務檔案管理工作中，進一步提升了檔案管理效率及質量。檔案管理的信息化建設水平越來越高，但是通過對醫院黨務檔案管理的信息化建設進行深入了解可以發現其中依舊存在著一些不可忽視的問題。因此，本文以醫院黨務檔案管理信息化建設存在的問題為導向，提出有針對性的對策建議，旨在進一步提升醫院黨務檔案管理水平，推進醫院黨建規范高質量發展。

關鍵詞：醫院；黨務檔案；信息化建設

在信息技術水平不斷提高的當下，元宇宙、聊天機器人等新技術應用在各個領域，這大大提升生產工作的效率以及質量。檔案管理人員應當加強對信息技術應用的重視，并積極開展信息化建設工作。醫院黨務檔案管理開展信息化建設已是當今時代發展的必然趨勢，不僅可以提升工作質量，而且還可以提升工作效率。只有實現檔案管理信息化、現代化，才能確保醫院領導及黨務工作者更好地利用黨務檔案為醫院的發展服務。

1 醫院黨務檔案管理信息化建設的現狀

為了實現對檔案管理信息化建設工作的相關問題進行深入分析，筆者對當下醫院黨務檔案管理信息化建設的實際情況進行概括，下面將從三個方面進行闡述。

1.1 軟件應用情況

醫院黨務檔案信息化建設的主要內容就是為檔案管理工作配備相應的軟硬件設施，從而實現對醫院黨務檔案管理系統的完善，實現對相關內容的信息化管理。筆者通過對實際情況進行調研，發現當前醫院黨務檔案管理工作的質量以及效率在信息化建設之后已經有了一定程度的提升，并且可以通過計算機實現對檔案目錄的編輯處理以及對檔案的自動化管理，從而為相應教務人員提供高質量的檔案服務[1]。

1.2 信息數字化情況

實現檔案信息數字化也是檔案管理信息化的主要內容之一。當前醫院在開展檔案管理工作的過程中，檔案工作人員已經通過數據庫技術對紙質檔案文件進行掃描處理，從而實現檔案內容的數字化，這項工作可以有效避免檔案管理工作開展過程中出現有形檔案損壞的情況，對于提升檔案管理質量有著重要的現實意義。

1.3 檔案管理的網絡化情況

醫院黨務檔案管理信息化建設開展的過程中，檔案工作人員對互聯網檔案管理平臺進行開發設計，從而實現“無紙化”辦公，保證檔案信息管理、調取的高效性、便捷性，進一步提升檔案管理的精準度。但是這項工作的實際完成情況相對低，還具有很大的提升空間。

2 醫院黨務檔案管理信息化建設過程中存在的問題

雖然醫院黨務檔案管理信息化建設已經取得一定成果。筆者通過對醫院黨務檔案管理工作的實際情況進行調研后，發現醫院黨務檔案管理信息化建設過程中仍然存在一些不容回避的問題，使得檔案管理的規范化、便捷化受到一定程度的影響。

2.1 醫院黨務檔案管理基礎設施完善程度相對低

檔案管理基礎設施是檔案管理工作高效運轉的物質保障。當前，醫院黨務檔案管理信息化建設工作開展過程中，雖然已經投入一定量的電子設備，但是相關設備對于全面滿足檔案管理工作信息化開展的需求還存在一定差距，相關電子設備的種類完善程度較低，并且數量也無法全面滿足檔案管理工作開展的實際需求。導致該問題的主要原因還是醫院黨務檔案管理信息化建設資金相對不足。醫院黨務檔案信息化管理系統完善程度也較低，并且部分醫院即使引進了相關系統，其實際應用水平也相對不足，沒有凸顯出檔案信息化管理系統的實際價值[2]。在使用檔案信息化管理系統的過程中，只是用一些簡單的功能，如檔案目錄編制、數據信息統計以及檔案信息檢索。而諸如文件管理、資料網絡共享以及全面著錄等功能的實際價值都沒有得到有效發揮，嚴重影響醫院黨務檔案管理工作的實際水平。

2.2 檔案信息網絡化建設水平有待提升

在信息技術不斷發展的過程中，絕大部分醫院都已經通過信息技術在辦公區內構建了局域網以及辦公系統，但是開展相關工作的過程中存在對檔案管理工作的忽視，沒有實現與檔案管理信息化建設同謀劃、同部署。使得當前醫院黨務檔案管理工作依舊處于孤立狀態，信息化建設水平與醫院業務工作相比仍存在一定差距，醫療業務網絡與檔案管理網絡未能實現無縫對接，在開展檔案管理工作的過程中，相關檔案信息也未能實現高效率共享，導致醫院黨務檔案管理工作的效率大打折扣。

2.3 醫院黨務檔案信息化管理機制不夠健全

影響醫院黨務檔案信息化管理水平的一個重要因素就是機制不健全。首先，有些醫院在這一進程中，并沒有出臺配套的信息化管理機制，檔案管理工作依然沿襲舊的方法機制，無法滿足檔案信息化管理的實際需求，導致醫院黨務檔案管理在規范化、科學化方面不盡如人意。其次，雖然部分醫院在開展檔案管理信息化建設工作的過程中，出臺配套的管理機制，但是實際管理工作開展的過程中，存在機制落實程度不足的情況，沒有實現對相關管理機制的有效執行，導致管理機制的實效性得不到充分發揮，醫院黨務檔案信息化管理工作也無法順暢地開展。

2.4 醫院黨務檔案管理信息數字化程度存在不足

在信息技術水平不斷提升的當下，醫院的業務范圍發生非常明顯的變化。在醫療活動開展的過程中，信息化技術應用水平越來越高，形成的數據信息量越來越大。這種工作形式對于提升工作效率以及工作質量有著非常重要的實際意義，尤其是應用檔案管理的電子信息數據可以為全院醫務工作者提供更便利的檔案服務。由于目前信息技術發展水平還相對低，導致數字化的檔案數量還相對少，醫院黨務檔案管理的數字信息化還沒有完成普及，對于檔案管理工作的高效開展有一定的負面影響。

2.5 醫院對檔案管理信息化建設的重要性認識不夠

開展信息化建設的過程中，醫院相關領導以及醫務人員沒有對檔案管理信息化建設有一個統一的認識，并且部分人員也沒有認清檔案信息化管理的實際價值以及重要性。不少醫務工作者認為，醫院是救死扶傷的場所，檔案管理工作實際屬于“邊緣工作”，從而導致檔案管理工作的實際狀態還是以收藏為主，檔案的實際價值完全得不到發揮，無論是醫務人員還是檔案管理人員，檔案利用意識都相對弱，并且不具備良好的服務素養。

3 優化醫院黨務檔案管理信息化建設的路徑

3.1 完善檔案信息化管理相關基礎設施

醫院黨務檔案信息化建設是需要現代技術設備進行支持的，全面配備各項軟硬件設施是必須的。首先，硬件設施方面，設備種類應當具有全面性，不僅要保證計算機數量充足，打印機等相關設備也需要實現有效配置，防止信息化管理工作的效率受到影響，為信息化建設工作的高效開展創造有利條件。其次，在軟件方面，檔案工作人員應當選用合理的檔案管理軟件，通過應用相關軟件支持各項檔案管理工作實現高效開展。但是當前網絡市場當中的檔案管理軟件較多，所以檔案工作人員在選擇軟件的過程中應當根據醫院黨務檔案管理工作的實際情況合理選擇軟件，在保證軟件實用性的基礎上，進行建設成本控制，防止浪費。為了提升檔案管理的數字化、信息化水平，檔案工作人員還應當注重積極應用掃描儀開展工作[3]。該種設備的有效應用可以有效促進醫院黨務檔案管理工作由紙質化轉變為無紙化——通過掃描儀對紙質檔案進行掃描，并將掃描內容傳輸至計算機當中，從而有效實現檔案信息的數字化，這對于進一步提升醫院黨務檔案管理效率有著非常重要的實際意義。

3.2 提升檔案信息網絡化水平

孤立地開展醫院黨務檔案管理工作已經無法有效適應當下的醫院自動化辦公要求，所以相關人員應當積極將檔案管理系統與醫院辦公網接軌，從而實現工作的協同開展，同時開展數據信息的一體化管理，實現院內信息資源的全面共享。在發展過程中進一步提升檔案信息的網絡化水平。為了進一步提升網絡化建設速度，醫院檔案員還應根據檔案管理所應用系統的特征來建立相應的接口程序，進一步提升校內數據信息的共享效率、共享質量。在對檔案信息進行管理的過程中，醫院檔案員也可以通過局域網直接將相關信息導入到檔案管理軟件當中，為醫院黨務檔案信息化管理的高效性提供充足保障。

3.3 健全檔案信息化管理相關機制

在對檔案信息化管理相關機制進行健全的過程中，檔案工作人員應以國家檔案部門出臺的法律法規作為基礎，綜合醫院的實際情況制定出合理的檔案信息化管理機制，如：《××醫院檔案管理辦法》《××醫院檔案歸檔辦法》《××醫院檔案借閱辦法》等，從而保證檔案信息化管理工作能夠實現規范、有序開展，確保在檔案管理信息化建設完成之后，各項檔案工作內容都能做到有法可依、有章可循[4]。除了相應管理機制以外，檔案工作人員還應建章立制，從而實現對檔案管理行為的有效約束，并確保上述各項規章制度能都得到全面落實。院方可以將歸檔整體納入各部門的績效考評體系，根據檔案管理工作的完成情況給出績效考評成績，并將考評結果作為評先評優的依據。該種方式可以確保檔案工作人員在開展檔案管理工作的過程中，充分發揮其主觀能動性，積極主動地落實各項管理內容。為了保證考評工作的科學性以及合理性，院方應當制定出明確完善的考評體系以及考評標準，考評小組應當由院領導以及檔案機構的相關人員組成，定期開展檔案管理考評工作。考評工作開展的過程中，應當對檔案工作人員的年度總結以及自評表進行審核，并根據評分標準打出分數，最后將評分結果以及評分細節發到人員手上，使其根據反饋內容對檔案管理進行優化。此外，醫院還應當制定出完善的獎懲機制，對于檔案管理水平效果好的人員予以獎勵。如果上述機制都能得到有效落實，醫院黨務檔案管理工作質量將有一個明顯的提升。

3.4 強化檔案資源數字化建設

檔案資源數字化建設主要包括兩個層面的內容，即檔案目錄信息的數字化以及檔案全文信息的數字化。在對檔案目錄信息進行數字化建設的過程中，首先，檔案工作人員應將所有檔案的目錄信息錄入到檔案管理軟件系統當中，并可以實現檢索。檢索結果應當包括檔案材料的具體位置、具體內容等。在開展該項工作的過程中，檔案工作人員首要任務是對檔案信息的著錄標引進行規范，從而合理規劃目錄數據庫的結構。其次，檔案目錄信息錄入工作應當規范、有序開展。專注很多醫院幾十年的發展歷史所形成大量的檔案數據，在檔案目錄信息錄入工作的過程中，應當根據檔案的重要性分批開展錄入工作，保證目錄錄入質量[5]。最后，完成錄入工作之后，相關工作人員應當使用檔案管理軟件的檢索技術對錄入情況進行檢查，從而確保檔案目錄的數字化在未來可以得到有效應用。通過掃描儀對檔案內容進行逐頁掃描，并將數據信息傳輸至檔案管理系統當中，或者可以通過OCR識別，并以文本形式將儲蓄內容進行編制索引。在開展檔案全文數字化建設工作的過程中，檔案工作人員應將應用價值較高的檔案優先進行數字化建設，確保紙質檔案內容在相關技術的作用下都可以實現數字化，并在計算機當中得到保存。除了對紙質檔案進行數字化以外，相關人員還可以對聲像檔案進行數字化，該類檔案一般內容為醫院開展大型黨務活動的音像以及影像，通過進行數字化處理，確保其可以安全存儲于醫院計算機中。在檔案全文數字化實現以后，檔案的檢索效率以及應用水平都將得到非常明顯的提升，有效促進醫院黨務檔案管理服務工作高效開展。

3.5 提高檔案管理人員的職業素養

醫院要進一步提升黨務檔案管理信息化建設水平，首先，要提高對其重要性的認識，從而自覺推動檔案管理信息化建設工作的開展，確保未來醫院黨務檔案可以有效發揮其實效性，為全體醫務人員提供高質量的檔案服務。其次，在開展檔案管理工作的過程中，以“人才興檔”作為指導方針，貫徹落實“以人為本”的指導思想，采取措施有效提升檔案管理人員的職業素養。院方應當確保配備專職檔案管理人員，確保正常開展檔案管理工作，進一步提升檔案管理水平。在當今檔案管理工作的大環境中，檔案工作人員已經不是過去的“檔案保管員”而是當下的“檔案信息資源開發者”，必須保證檔案管理人員擁有富裕的時間開展管理工作，在信息技術的支持下實現檔案數據資源的有效開發。其次，應當注重優秀專業人才的引進，對于人才素養方面不僅需要其具備相應的管理才能，還需要其具備高超的計算機應用水平，滿足目前醫院黨務檔案信息化管理的相關要求，從而提升醫院黨務檔案的管理質量。

綜上所述，信息時代的大背景下，首要提升檔案管理信息化建設重要性的認識，并積極落實相應的信息化建設內容。通過上述工作的高質量開展進一步提升醫院黨務檔案管理水平，確保檔案管理工作可以為醫務工作者提供良好的檔案服務。

參考文獻

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[2]郭巖.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].經濟學，2021，4（1）：58-59.

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[5]張梅，盧芹芹，周雪梅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題及對策[J].經濟技術協作信息，2021（6）：1.

作者簡介：陳璐，南寧市第二人民醫院西院·江南區人民醫院黨支部書記、副院長、助理館員；研究方向：檔案管理。