對婦幼保健檔案管理的一些認識

邢馨月

摘 要：21世紀是信息與高科技結合應用發展的時代，婦幼保健檔案管理模式向信息化管理方向發展是必然趨勢。本文就婦幼保健檔案管理現狀及開展信息化存在的問題進行分析，并就問題提出了相應的對策，以供同行參考。

關鍵詞：婦幼保健；檔案管理；現狀；對策

婦幼保健管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變，實現了實體檔案管理向信息化轉向的過程，為醫院信息化建設的規范化、標準化管理提供了參考依據。婦幼保健院信息化網絡服務系統，可以將各職能部門及醫護之間的管理建立起來，促進相互之間的溝通，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理，以為婦幼保健院管理決策制定提供可參考依據。

1 婦幼保健檔案管理現狀及信息化發展需求

1.1 婦幼保健檔案管理不被重視

由于多數醫院存在一些歷史遺留問題，以及受醫療行業性質影響，醫院檔案管理的分類不夠明晰。有些醫院檔案的整理、收集、歸類等工作仍舊沿襲前人的傳統工作經驗和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低，其中的婦幼保健檔案管理效率更是堪憂。

婦幼保健檔案是指一定范圍內婦幼保健工作實踐的真實記錄，包括婦幼保健工作特定實踐和科研項目計劃等。婦幼保健檔案的建立、管理目的是實現婦幼保健工作的實踐總結、參閱與傳承。在工作實踐中產生的婦幼兩個保健體系的管理記錄及其他特定的科研項目的計劃、樣本記錄、統計資料、工作計劃總結、經費投入的原始憑證等需要同時進行管理。

1.2 婦幼保健檔案管理制度不健全

在婦幼保健檔案管理中，缺乏較為完善制度作為保障。隨著當前檔案管理工作在各個行業中價值不斷提升，各級單位必須設置對應的規章制度來對其予以保障。但是統觀各個區域的婦幼保健部門，其都是重視在整個層面上的規章制度的設置，而針對婦幼保健檔案管理工作內容的管理制度卻得不到完善。有些區域沒有將檔案管理工作納入到常規工作里，這樣也會使得在理念上存在一定偏差。并且檔案收集不完整，也就無法通過科學合理的手段來對其進行管理，同時也會使得一些婦幼保健檔案資源丟失的現象較為常見。

1.3 婦幼保健檔案內容界定不明確

一些婦幼保健部門對于婦幼保健檔案的內容也沒有明確的界定，同時也缺乏相應的管理體制以及配套的管理標準作為保障，這樣也會使得管理工作范圍無法明確界定，而工作人員也就無法更好地發揮檔案資源的價值，限制了婦幼保健檔案綜合建設的開展。

1.4 婦幼保健檔案信息化管理勢在必行

婦幼保健檔案管理由傳統的管理模式向信息化管理模式轉變，實現了實體的檔案管理向信息化轉向的過程，這就有必要建立信息化檔案管理制度，統一制定檔案信息化管理規范和技術標準，以對醫院各方信息進行規范化、標準化管理。

工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰，不僅僅是對知識和技能要求的提高，更重要的是觀念上的更新。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統，檔案工作不再是滯后、被動的，而成為關系全局的重要部分之一。由于工作的特殊性，檔案管理人員是檔案信息的擁有者，掌握著珍貴的信息資源，并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念，同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。因而，在知識經濟時代，為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作，檔案管理人員必須樹立創新意識，培養信息處理能力和開發能力。

婦幼保健檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高。檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合，通過建立檔案數據庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理，從而使檔案管理的服務效率有所提高。當前婦幼保健部門各項工作總體推進，檔案管理人員素質仍然需要提升，尤其是隨著信息技術快速發展，其已經逐漸普及進檔案管理里。如果相應工作人員缺乏創新意識，也就只能從事一些簡單的工作，無法對目標工作予以創新。

2 開展婦幼保健檔案信息化管理的應對措施

2.1 提升檔案管理理念，以點帶面，形成檔案管理一體化

建立統籌協調管理機制，明確各部門的權責和職能，將不同門類、不同形式的檔案有機整合，形成科學有效的管理體系。以一點帶動各部門的全面工作，理順關系，提高檔案收集、整理、利用的效率，實現婦幼保健檔案管理一體化。

對婦幼保健檔案管理來說，要革新理念，通過先進理念作為引導，才能夠為當下各項業務質量提升奠定基礎。在全球信息化的發展進程中，信息是最為寶貴的資源。檔案管理工作也逐漸從幕后走向臺前，重要性正在日益顯現。婦幼保健檔案管理同醫療工作一樣，只有順應時展，不斷開拓進取，用新的理念和方法，提高檔案的利用率，才能為提高醫院的醫療技術和服務水平做出應有貢獻，從而更好地服務社會、服務百姓，造福人類健康。要結合檔案管理中存在的諸多具體不足予以調研，才能夠全面優化資源錄入、歸檔、管理等效率。要從理念上做起，有效地對檔案管理進行宣傳，需要領導以及基層員工都要深刻意識到相關工作價值，在此基礎之上要承擔自己的義務和責任，通過新的理念作為引導，才能夠將之指導于實踐，養成依法歸檔工作的自覺性。不斷加強創新檔案管理意識，進而為各個科室工作的有序開展、相互協調提供動能。

2.2 完善檔案管理制度

在檔案管理工作中需要完善制度作為保障，要想更好完善程序，實現管理模式有序實施，需要制度作為支持。在醫療水平和醫院建設飛速發展的今天，婦幼保健檔案的收集、整理、歸檔、利用等工作仍舊沿襲前人的傳統工作經驗和工作方法，停留在手工收集、手工檢索的階段，工作效率較低。檔案管理工作不能與時俱進，缺乏創新精神，與時展嚴重脫節。并且由于缺乏統一的管理條例和工作規范，檔案管理人員在工作中無據可循，往往憑借經驗和慣例處理手頭工作，致使納入管理的檔案內容不夠全面。

要結合婦幼保健部門的工作特點，對各個科室的檔案實施統一的管理，同時要整合內部的資源，實現檔案管理、資源共享，保證各個科室的檔案管理工作都能夠處于規范的制度下去開展，進而通過資源有效利用來更好地為婦幼保健院建設與綜合發展拓寬道路。

通過科學合理的制度才能夠為各項工作有條不紊的開展提供保障，要與時俱進地制定管理工作制度，尤其是制定有效的工作目標。

2.3 提升檔案管理人員素養

對于管理人員來說，其在工作中首先要具備核心素養，也就是能夠運用自己豐富經驗來參與檔案管理工作，同時也需要借助更加先進的理念來對檔案管理工作予以改善，尤其是結合婦幼保健院相關工作的特點來開展各項工作。婦幼保健檔案管理工作需要加速引入更加先進理念與技術，同時也應當制定有效的制度為人才的發展提供保障，進而在當前社會背景下更好地促進婦幼保健部門的綜合管理質量提升。檔案管理工作質量提升，需要更高素養人員作支持，婦幼保健部門應當重視培訓，要從不同層面來提升管理人員核心素養。需要婦幼保健部門將人才培養與工作革新相結合，尤其是加大對在職人員培養力度，通過在職培訓或者是向社會吸納更多優秀人才來提高檔案管理質量。醫院要實現可持續發展，就要做到人盡其才。婦幼保健檔案管理信息化，不僅可以提高醫院信息技術的使用效率，而且有利于醫院人才的開發利用，為醫院的發展服務。信息化技術可以使婦幼保健檔案資源得以有效利用，更能夠延長檔案使用壽命。

2.4 加強現代化信息技術的引入

隨著信息技術迅速普及，其已經深入應用到社會各個行業，并且也能夠顯著的提升行業工作效率。因此，婦幼保健檔案部門也應當加大對信息技術的應用力度，尤其是在管理工作中可以借助信息技術對資源進行錄入以及分享。這樣可以加大資源之間的傳播效率，同時也能夠借助信息技術來對檔案資源進行更深層次的加工，這樣就可以獲得豐富的檔案資源，能夠為婦幼保健部門在臨床醫療以及科研等各個工作層面提供支持。當前檔案管理信息建設是大勢所趨，實現檔案管理信息化建設也能夠提升工作效率，減少人力支出。而相應的工作人員還應當不斷提升自己的現代化信息使用能力，進而充分利用現代化信息技術來進行婦幼保健檔案管理。

婦幼保健檔案管理實施信息化管理是時代發展的需要，更是推動醫院快速發展的需要。在婦幼保健檔案管理中融入信息技術，是醫院現代化管理的重要途徑。

2.5 實現婦幼保健部門檔案管理標準化、信息化建設

從目前醫院檔案管理來看，雖然出臺了一系列規范，但是并沒有形成相互銜接、有效貫通的信息管理體系。比如醫婦幼保健院實施檔案信息化管理，但是計算機軟件的通用性存在不足，缺乏醫院特殊領域的實用性，嚴重制約了婦幼保健檔案管理步伐。醫院針對計算機網絡技術的信息安全問題并沒有制定行之有效的技術管理標準，嚴重妨礙了醫院檔案信息化管理進程。要實現婦幼保健部門檔案管理標準化建設，保證通過各項工作的開展實現檔案資源的真實性與完整性，這對于推動婦幼保健院在當下建設具有積極的促進作用。

婦幼保健檔案管理由傳統管理模式向信息化管理模式轉變，就必要建立適應信息化檔案管理的工作規章制度，統一制定檔案信息化管理規范和技術標準。另外，實施婦幼保健檔案信息化管理，并不局限于檔案管理部門本身，而是融入到醫院的各項工作、信息化網絡服務系統，建立醫院各職能部門及醫護之間的有效聯系，以快速地獲得檔案信息，有利于檔案管理部門人員及時準確地收集醫療信息、對醫療信息進行整理，以為醫院管理決策的制定提供可參考依據。

要能夠立足于全局，通過發展的眼光來對檔案進行管理，而檔案管理的目標也是非常明確的，就是發揮婦幼保健檔案資源的價值。通過對婦幼保健檔案資源進行開發利用，能夠使其為婦幼保健的發展提供服務。婦幼保健檔案工作人員必須樹立與之相匹配的服務意識，通過現代化工作理念作為引導，并且借助多種途徑來對婦幼保健檔案信息進行開發。創新管理途徑需要開展各種編研活動，對其中的資源等進行深加工，進而更好地發揮檔案資源的價值，同時對于一些老舊的檔案也應當進行歸檔處理，保證所有的檔案資料都科學規范，對檔案信息進行優化進而為相關工作信息化的建設奠定基礎。

2.6 醫院檔案管理的信息化建設有賴于檔案管理人員職業素質的提高

檔案管理人員在更新觀念的同時，還要善于將計算機數字化管理技術運用于檔案管理工作中，做到兩種知識的有效融合。通過建立檔案數據庫，完善信息資源庫，將來自各方面的檔案信息有效整合、統一管理，從而使檔案管理的服務效率有所提高。作為醫院檔案工作的主體，檔案管理人員要跟得上信息化時代的腳步，就要在自身的工作領域中不斷地學習、不斷地探索、不斷地創新，以運用現代化信息管理手段更新工作方法，提高專業技術水平。

實現婦幼保健檔案管理工作的創新，就需要加強對其改革。實現改革才能夠實現更加平穩的發展，而檔案管理工作從微觀的層面來說，可以促進婦幼保健部門各項工作有條不紊地開展，從宏觀的角度來說就能夠成為整個社會發展體系中的重要成分，而其發展的過程中是離不開改革的，因此需要通過改革作為保障相關工作發展的前提，而婦幼保健部門就應當通過大力改革實現檔案管理工作的現代化發展。首先，可以從硬件設備上進行更新，配備現代化的檔案保護設備，同時在檔案室需要安裝滅蟲設備、滅火設備等。同時從人員管理的角度也應當革新模式，要對檔案工作管理人員予以現代化的培訓，積極借助計算機技術來實施檔案管理工作，這樣可以使得檔案資源的查詢與歸檔更加方便便捷。其次，應當增加婦幼保健院檔案管理工作的保密程度，通過引入相應的技術對最重要的資源進行保管，進而確保其價值的有效發揮。

婦幼保健檔案管理工作是婦幼保健部門整個管理工作中的重要組成成分，對提高整體管理水平有著積極的意義。在新時期，就應該充分認識到婦幼保健部門在檔案管理工作中存在的諸多不足，并且針對性地加以改進，積極創新管理工作，通過引入科學的理念與手段來實現婦幼保健檔案管理工作質量的提升。

婦幼保健院檔案工作的信息化管理非朝夕可完成，在新醫改實施的背景下，院領導應認識到婦幼保健檔案管理工作的重要性，對檔案工作的制度、設施進行完善，提高婦幼保健檔案在醫院管理中的利用率，以促進醫院健康、可持續地發展。

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（作者單位：吉林省婦幼保健院[吉林省產科質量控制中心]）