提升數(shù)字化檔案管理水平的路徑探索

牟林輝

隨著社會(huì)發(fā)展，檔案包含的信息、數(shù)據(jù)的數(shù)量和種類越來(lái)越多，傳統(tǒng)的手工檔案的管理方式，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)下檔案管理工作的需求。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息化技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理帶來(lái)了良好的機(jī)遇，同時(shí)也迎來(lái)了新的挑戰(zhàn)。

檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

相較于傳統(tǒng)檔案管理方式，檔案管理數(shù)字化的方式可以彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案管理的不足。實(shí)行檔案數(shù)字化，可以提高檔案管理的效率。一方面可以使檔案資料盡快歸檔，盡快投入使用，另一方面由于檔案數(shù)字化需要對(duì)材料進(jìn)行鑒別、分類、排序等環(huán)節(jié)，存檔人員可以快速檢索查看檔案內(nèi)容，提升了后期查閱的效率，并且電子檔案在進(jìn)行修改、補(bǔ)充、完善時(shí)非常方便，免去了紙質(zhì)檔案拆裝、訂裝的繁瑣。實(shí)行檔案數(shù)字化，不需要物理空間進(jìn)行儲(chǔ)存，既可以節(jié)省空間，強(qiáng)化對(duì)原始檔案的保護(hù)，又可實(shí)現(xiàn)信息共享，有利于進(jìn)一步提高檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。數(shù)字化檔案可以讓查閱者在任何時(shí)間、地點(diǎn)通過(guò)信息系統(tǒng)查閱自己需要的檔案，提高了檔案利用的效率。

檔案管理發(fā)展面臨的挑戰(zhàn)

檔案資源日益增加。目前，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的增多，檔案的數(shù)量相應(yīng)增多，加之檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息、照片等不同載體的檔案，紙質(zhì)檔案出現(xiàn)逐年增長(zhǎng)趨勢(shì)。檔案管理單位的各種業(yè)務(wù)開展已經(jīng)普遍依賴各種信息系統(tǒng)及平臺(tái)，包括業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)，當(dāng)前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案依然是主要的檔案管理方式，各類信息數(shù)據(jù)和紙質(zhì)資料同時(shí)存在，頻繁的信息交互產(chǎn)生巨大的信息流動(dòng)，進(jìn)一步加大了信息處理及檔案管理壓力。面對(duì)檔案資料日益增加及復(fù)雜化，檔案管理單位對(duì)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)需求更加迫切，高效的檔案處理模式能夠提升單位在檔案業(yè)務(wù)方面的效率，發(fā)揮檔案資源在事業(yè)發(fā)展中的價(jià)值。

大數(shù)據(jù)思維在檔案管理中應(yīng)用不足。很多單位對(duì)大數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)不足，對(duì)信息化缺乏深入的了解和研究，認(rèn)為檔案管理僅僅是一個(gè)輔助性部門，其工作僅僅是對(duì)檔案資源的接收、整理、保管，這種觀念導(dǎo)致本單位檔案資源不能充分利用，檔案變成一種負(fù)擔(dān)，而不是資源。實(shí)際上，當(dāng)檔案管理部門掌握了本單位的“大數(shù)據(jù)”，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行分析研究，進(jìn)一步挖掘檔案資料的新價(jià)值，找到各種信息之間的關(guān)聯(lián)，通過(guò)對(duì)歷史檔案資料的研究，可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題和突破點(diǎn)，充分利用本單位的檔案資源可以有效發(fā)揮檔案資源的輔助作用。

檔案數(shù)字化發(fā)展路徑

優(yōu)化數(shù)字化檔案管理機(jī)制。在檔案數(shù)字化管理中，因當(dāng)前檔案管理工作的復(fù)雜性，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案管理數(shù)字化的機(jī)制以及制度，明確數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)字化檔案管理流程，進(jìn)一步規(guī)范數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理數(shù)字化的建設(shè)水平和質(zhì)量。首先，應(yīng)當(dāng)對(duì)數(shù)字化檔案管理建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，方便數(shù)據(jù)檢索、交換和共享。這樣既保證了數(shù)字檔案的完整性和準(zhǔn)確性，

又可以在管理和利用上起到控制作用。其次，建立日常管理制度。在數(shù)字化檔案管理背景下，應(yīng)當(dāng)建立與之相適應(yīng)的更加規(guī)范的數(shù)字化檔案日常管理制度。在日常工作中，檔案管理人員不準(zhǔn)私自閱讀、打印、拷貝、存儲(chǔ)數(shù)字化檔案，不準(zhǔn)私自攜帶、處理檔案或檔案數(shù)據(jù)。最后，建立數(shù)字化檔案安全管理制度。健全的安全管理制度，是數(shù)字化檔案資源安全的前提保障。一是建立健全數(shù)字化檔案安全管理制度、責(zé)任追究制度、保密制度等。二是加強(qiáng)檔案管理人員的安全保密意識(shí)，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行安全保密教育。

強(qiáng)化檔案管理數(shù)字化建設(shè)投入。一是加大資金投入，優(yōu)化數(shù)字化檔案設(shè)施設(shè)備。首先，應(yīng)加強(qiáng)資金投入，保障檔案管理數(shù)字化建設(shè)的軟硬件投入，還需加大后期硬件設(shè)備的日常維護(hù)和管理，定期對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，制定數(shù)字化檔案管理長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化水平的提升，滿足數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的需求。二是加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。數(shù)字化檔案管理對(duì)人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)有較高的要求，進(jìn)行數(shù)字化檔案建設(shè)，應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的專業(yè)能力培養(yǎng)，建立常態(tài)化人才培訓(xùn)機(jī)制，開展人才培訓(xùn)，讓檔案管理人員不斷接受最新的數(shù)字化檔案管理知識(shí)，熟練掌握數(shù)字化檔案管理工具，提升檔案管理人員的信息化能力和水平。

強(qiáng)化信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。在數(shù)字化檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理與信息化技術(shù)應(yīng)用結(jié)合的深度、廣度、維度。提高信息化技術(shù)的應(yīng)用深度。具體來(lái)說(shuō)，就是說(shuō)將充分發(fā)揮信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等應(yīng)用程度。提高信息化技術(shù)的應(yīng)用廣度。在檔案管理工作中，應(yīng)該從精細(xì)化管理角度入手，將信息化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技思維融入檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，提升檔案管理的信息化水平。提升信息化技術(shù)的應(yīng)用維度。首先，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案收集整理方面的優(yōu)勢(shì)，當(dāng)前檔案資料數(shù)量眾多、內(nèi)容復(fù)雜、類型多樣，需要信息化技術(shù)加入解決痛點(diǎn)，運(yùn)用信息化技術(shù)，可以提高檔案收集的效率，促進(jìn)檔案收集流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)可以避免手動(dòng)收集時(shí)人為產(chǎn)生的失誤。其次，發(fā)揮信息技術(shù)在檔案存儲(chǔ)方面的優(yōu)勢(shì)。利用檔案進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，可以增加檔案的介質(zhì)種類，豐富檔案資源的存儲(chǔ)形式，可以對(duì)照片、視頻進(jìn)行存儲(chǔ)，保證檔案信息的完整性。最后，還需要構(gòu)建完善的檔案資源應(yīng)用機(jī)制，規(guī)范檔案資源利用分析流程，充分利用信息化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，結(jié)合其他業(yè)務(wù)部門工作，以檔案資源推動(dòng)業(yè)務(wù)提升，推動(dòng)事業(yè)發(fā)展。

（作者系濰坊日?qǐng)?bào)社檔案館員）

With the development of so- ciety， the magnitudes and categories of information and data contained in archives are increasing and the traditional manual archive management methods are far from meeting the needs of current ar- chive management work. The arrival of the big data era and the rapid development of information technology have brought new challenges as well as good opportunities to archive management.