淺析大數據背景下中職學校檔案管理的信息化建設

李大賀

隨著時代的發展和科技的進步，信息技術已滲透到社會各個領域，大數據技術也應運而生，越來越受到人們的關注。所謂大數據技術，是一種從紛繁復雜的各類數據中快速并準確獲取有價值信息的技術，可以極大地提高人們獲取信息的便捷性。隨著大數據時代的到來，不論人們是否意識到大數據的存在，大數據都已經影響并改變著我們的工作和日常生活。中職學校是在義務教育基礎上為國家培養數以億計優秀技能型人才的場所，集中保存大量檔案與文獻。對于中職學校檔案管理工作而言，大數據不僅是一個挑戰，也是一個機遇。面對學校日益龐大的各類檔案及由此產生的諸多問題，如果還是沿用傳統的檔案管理模式，很難滿足大數據時代各種數據信息的管理和應用要求。所以，中職學校應該順應時代的要求，重視并加強檔案管理信息化建設，促進檔案管理工作的全面發展。

1 大數據背景下中職學校檔案管理信息化建設的意義

1.1 順應大數據時代發展的必然要求

首先，中職學校檔案管理信息化建設是大數據背景下適應檔案工作發展與國家信息化建設的必然要求。中職學校必須對檔案管理信息化有清晰的認知，深刻理解大數據時代檔案信息化建設對學校各項工作的重要意義，全面推動學校檔案管理信息化建設工作，實現檔案管理的數字化和標準化，以更好地滿足大數據時代的需要。

1.2 滿足中職學校長遠發展的需要

檔案管理信息化是滿足中職學校自身長遠發展的需要。檔案管理信息化與中職學校的教育教學、學生管理、行政管理都有著密切聯系，是學校長遠發展的必要條件。通過對學校各類檔案的信息化管理，可以使得檔案工作所產生的各項成本大大降低；可以為教師、學生等相關人員提供更加快捷便利的查詢服務；可以讓學校領導通過相關數據信息對比發現學校在發展過程中出現的問題，繼而全面分析情況并做出符合學校實際的決策部署，為學校的發展和決策提供數據支撐。

1.3 提高檔案管理工作的效率和質量

檔案管理信息化能夠提高檔案管理的質量和效率。中職學校的檔案內容繁多、種類復雜，不僅包括學校中各種教職員工的人事檔案以及學生的學籍檔案，也包括文書、教學、科研、會計等各種檔案資料。同時檔案管理本身就是一項煩瑣枯燥、重復性極高的工作，在長時間的工作中難免會出現人為失誤。通過大數據技術進行信息化管理能夠簡化檔案管理流程，可以對檔案信息自動進行分類和整理，并自動記錄相關查詢和借出情況，使得各個管理環節更加高效，解決了傳統紙質檔案只能逐一人工收集整理及查閱的問題，在降低檔案工作人員的勞動強度的同時又能夠最大限度地避免出現檔案整理錯漏或信息丟失等情況。

2大數據背景下中職學校檔案管理信息化建設存在的問題

2.1 對檔案信息化建設缺乏重視

在國家大數據戰略的背景下，我國的檔案管理信息化建設正在穩步推進。但多數中職學校目前的檔案信息化建設都進展緩慢。由于當前中職學校之間辦學競爭越來越激烈，為了學校的生存和發展，中職學校領導通常將更多精力用于教學、招生及校園建設等方面，對檔案工作及其信息化建設則缺乏重視，沒有認識到檔案信息化建設對學校發展的重要意義。由于檔案工作本身不能直接產生經濟效益，學校領導本來就不愿意在檔案建設上投入過多的人力、物力及財力。同時檔案管理信息化建設屬于資金密集型工程，僅建設前期在基礎設施建設、各種軟件硬件上的投入，就是一筆巨大的支出，對于不少本身資金就捉襟見肘的中職學校來說，更是不堪重負。加上早些年中職學校普遍招生困難，在校生人數不多，不少學校領導認為傳統的檔案管理方式已經足以滿足工作的需求。綜上，目前中職學校領導普遍對檔案信息化建設缺乏重視，相關投入力度明顯不足，不少學校的檔案管理依舊保持著傳統的人工手動收集整理方式。

2.2 檔案信息管理制度不完善

檔案信息化建設是一項復雜且耗時的系統工程，中職學校的檔案信息化建設幾乎涉及學校各個部門，涉及范圍廣且操作難度大。目前我國多數中職學校的檔案信息化建設還處于起步階段，缺乏科學、規范的工作機制和管理制度，電子檔案收集、整理、歸檔、存儲與調用等一系列工作不夠規范，沒有統一的指導綱領，沒有統一的標準共享平臺，工作中具有一定的主觀隨意性。中職學校檔案信息化工作涉及學校的人事、學籍、教學等多種檔案，與學校人事處、教務處、學生處、招生處等其他部門密切相關，在實際工作中必須與這些部門緊密協調、密切配合。但是不同部門的規章制度及工作要求是不相同的，雖然部分中職學校已經建立了相關的檔案信息管理系統，但是在實際運行過程中，學校內部其他各部門往往不能給予積極有效的配合，檔案資料大多過于分散且不能及時集中統一管理，使得檔案信息化管理工作難以得到深入的開展。

2.3 檔案信息化管理專業人才欠缺

要想更好地將大數據技術應用于檔案管理之中，相關工作人員不僅需要具有檔案管理知識，還需要具有信息資源管理、統計學等專業知識并能夠熟練掌握各種計算機操作，其綜合素養直接影響著工作的質量和效率。目前我國中職學校的檔案工作人員大多并不是檔案專業或計算機專業出身，普遍存在著專業知識與技能不足及知識結構老化的問題，在具體工作中即便學校能夠提供先進的信息化管理系統，其自身也難以運用相關技術進行信息化管理操作。同時，當今中職學校普遍更加注重對學校重點發展領域的師資力量的引進及培養，對檔案信息化管理人才的培養及引進則并不重視。隨著如今國家越來越重視職業教育及“中考分流”政策，中職學校的規模不斷擴大、在校生人數普遍劇增，各種檔案如學生的學籍檔案、資助檔案也相應急劇增加，但從事檔案管理的工作人員并沒有相應增加，有限的工作人員難以對日益龐大復雜的各種檔案進行系統有效的處理，檔案管理工作難度越來越大。

2.4 檔案管理信息化設備設施嚴重不足

檔案管理信息化建設需要先進齊備的硬件設備以及軟件技術作為基本保障。但是如前所述，由于領導不重視，目前不少中職學校的檔案管理信息化建設工作所需的資金嚴重不足，無論是基礎設施，硬件設備還是軟件技術均無法滿足信息化建設的基本要求。不少中職學校領導簡單地認為信息化管理就是將傳統紙質檔案轉化為數字檔案，配備幾臺計算機再加上個掃描儀就可以完成全部信息化工作，沒有為學校檔案信息化工作配備齊全復印機、服務器、高拍儀、交換機等信息化設備。同時有些中職學校雖然能夠為檔案信息化建設配備足夠的硬件設備，但是又忽略了軟件的重要性，既沒有配備檔案信息化建設所需的專業的檔案信息化管理系統，也沒有配備文字處理、影音處理等相關數據處理軟件，使學校檔案信息化建設停滯不前。

2.5 檔案信息安全存在隱患

隨著大數據技術的發展，信息的收集、整理、傳遞及檢索查閱變得更加高效便捷，為人們提供了更大的便利。但與此同時，由于網絡自身存在的開放性、共享性等特點，數據安全存在著很大的隱患，這對中職學校檔案管理的信息化建設提出了更高的要求。不少中職學校在進行檔案信息化建設時沒有配備高強度的防護體系，同時又缺乏相關專業技術人才，無法用專業的防護技術對檔案資料進行全面多方位的保護，使得檔案信息安全系數較低，容易出現信息遭到惡意篡改及信息泄露等問題，不僅嚴重影響了檔案的真實性和權威性，還有可能導致學校廣大教職工及學生的個人隱私等基本權益受到侵犯。同時，信息數據的存儲具有一定的不穩定性，倘若相應存儲讀取技術過時或者存儲介質出現意外損壞，存儲的信息同樣會受到難以估量的損失。

3大數據背景下中職學校檔案管理信息化建設的思路和對策

3.1 高度重視檔案管理信息化建設

要想讓檔案管理的信息化建設在中職學校得到廣泛深入地展開，首先必須得到學校領導的高度重視和全力支持。中職學校領導需要解放思想，與時俱進，突破原有的思維束縛，充分認識到檔案管理信息化的眾多優點及對中職學校發展的重要意義。雖然在信息化建設的初期會耗費大量資金，但是，中職學校領導應有長遠觀、大局觀及戰略觀。如前所述，如今是信息化社會，檔案信息化管理已是時代發展的必然選擇，學校只有適應時代發展，才能在激烈的競爭中生存發展。所以，中職學校領導應當站在時代的高度，加大對檔案信息化建設的投入，全面推進檔案管理工作的發展優化。

3.2 健全檔案信息化管理制度

大數據背景下，中職學校應當嚴格按照國家的相關規定，制訂科學完善的檔案工作管理制度，對檔案信息化管理工作流程進行規范化處理，以確保檔案信息化建設能夠平穩有序進行。首先，嚴格依據規范要求制訂相關部門檔案收集、整理、歸檔、移交、保密與利用等工作環節的管理制度，使檔案管理工作有章可循。其次，明確相關部門的工作職責，將責任落實到人。同時，學校可以根據自身的實際情況來建設大數據檔案信息化服務平臺，從而有效地實現各類檔案信息的集中管理，促進各類檔案信息的共享，更好地滿足檔案信息化管理的需求。

3.3 加強檔案管理人才隊伍建設

人才隊伍建設是檔案信息化建設的重要內容，大數據背景下，檔案管理對工作人員有著更高的要求。中職學校檔案管理工作人員必須樹立大數據思維、強化大數據使用意識，不斷提高自身的專業素養和對新技術的應用能力，主動地去學習計算機、信息資源管理、數據庫等知識，掌握云計算、信息處理以及大數據分析思維能力，能夠利用大數據思維去解決檔案信息化管理過程中遇到的各種問題，并積極學習借鑒其他單位檔案信息化建設的成功經驗，真正將大數據技術與本校檔案工作結合在一起。

同時，中職學校要正確認識到人才和團隊管理的重要性，制訂科學完善的人才引進政策，大力引進專業的檔案管理及信息技術人才，改善現有工作隊伍的知識和年齡結構，組建一支具有數據處理分析應用能力和創新意識的高素質學習型工作隊伍。同時注意加強職業道德培訓和法制教育并完善獎懲機制，使每一位檔案管理工作人員都能夠在工作中恪守職業道德，提高服務意識；能夠嚴格遵守各項規章制度的要求，維護檔案信息的安全；能夠以更高的積極性和熱情投身于自身的工作中，促進學校檔案信息化工作更加專業、高效。

3.4加大投入力度，完善檔案信息化建設軟硬件設備設施

先進完備的信息化設備是檔案管理信息化的重要前提，在中職學校檔案信息化建設過程中，首先需要完善基礎硬件設備及軟件系統。中職學校要加大在檔案信息化建設方面的資金投入力度，為檔案信息化管理提供滿足相關要求的專用機房，配置齊全高性能計算機、大容量存儲器、打印機等檔案信息化工作必需的設備。同時，還需要為檔案管理信息化工作的開展提供可靠的軟件資源、智能化的管理系統、先進的網絡支撐平臺，并持續性投入資金以確保學校檔案管理信息化工作所需要的各種硬件設備及軟件系統都能夠及時地得到更新升級，為學校檔案管理信息化工作能夠更好、更深入地開展提供可靠的軟硬件資源保障。

3.5 加強檔案管理信息安全建設

在大數據時代，信息安全是中職學校實行檔案信息化管理首先要解決的問題。為了保證檔案信息的安全，中職學校必須制訂嚴格的安全管理制度，提高檔案工作各環節的規范性，從根本上建立防護機制以有效保護檔案信息的安全。首先，在平時的檔案工作中，采用權限分級等多種訪問控制，對檔案相關信息的錄入、查閱、修改等權限進行嚴格的限定。其次，加強先進網絡安全防護技術的引進，采用時代領先的網絡安全監測、數據加密及身份識別技術做好檔案信息的安全防護工作并不斷更新升級學校互聯網的防火墻，確保檔案數字信息存儲環境的穩定安全。同時，要注意做好相關數據信息防災備份工作。一方面要對各種檔案數據及時備份，同時要用不同的存儲介質及云存儲技術分別進行保存，以應對各種意外突發情況的發生。此外，還要配備專業技術人員定期、不定期對檔案管理系統及重要檔案信息數據進行監測，防止檔案數據丟失或遭到網絡黑客攻擊，若電子檔案信息遭到惡意破壞，能夠第一時間發現并進行信息數據恢復，同時立即修復安全漏洞并升級防衛系統。

4 結語

總之，在大數據背景下，中職學校應全面提高對檔案管理信息化內涵的認知，重視檔案管理信息化的建設，加大檔案管理信息化建設的投入，健全檔案信息化管理制度，全面提升學校檔案管理工作質量和效率，使得學校在大數據時代能夠得到更好的發展。

（作者單位：河南信息工程學校）