“互聯網+”背景下成人教育學籍檔案管理及策略研究

摘要：在“互聯網+”的影響下，檔案管理工作制度及管理方法都在不斷升級優化，數字化和信息化技術的應用提高了檔案管理的效率。而伴隨著成人教育招生規模的不斷擴大，成人教育學籍檔案管理面臨著前所未有的挑戰。只有與“互聯網+”充分連接，明確當前檔案管理過程中存在的問題，并從“互聯網+”的應用優勢入手，提出對應的發展及管理策略，檔案管理人員才能不斷地提高成人教育學籍檔案管理能力，規范學籍管理行為，維護學生權益和教育教學秩序，提升管理系統的科學性和先進性。

關鍵詞：“互聯網+”；成人教育；學籍；檔案管理

近些年，我國大力發展繼續教育，要求在全社會范圍內推進建成“人人皆學、處處能學、時時學習”的良好氛圍。學籍管理是保障教育教學工作順利開展的基礎，我國《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等多部專門針對檔案管理和高校檔案管理的法律法規，明確地指出了對學校辦學學籍管理規范性及真實性的要求[1]。成人教育是我國高等教育的一個分支，且這一分支極為特殊。因為成人教育包含線上及線下教學，大部分成人教育學生是通過互聯網授課的形式參與學習，學生群體遍布各地，這區別于傳統高等教育在同樣環境中進行學習的特點。也正是因為這一原因，成人教育的學籍管理難度很大，傳統的學籍管理方法漸漸無法滿足當前大規模成人教育群體的要求。

一、“互聯網+”背景下成人教育學籍檔案管理的內容及特征

（一）“互聯網+”背景下檔案管理的內容

成人教育學籍檔案在成人教育教學過程中起到了基礎憑證的作用。學籍檔案中記錄了該學生自入學以來的所有成績以及日常學習完成情況，因此與其他高等教育教學檔案一樣，成人教育學籍檔案也收集了所有學生本人的教學材料，包括教學活動的完成情況、教學管理及任務執行情況、教學服務記錄、教學過程中產生的具有保存價值的文件資料等內容。但是因為成人教育的特殊性，學生沒有群體性特征，也不在統一的學校范圍內入學接受教育，所以成人教育學籍檔案一直都是依靠互聯網技術，完成“線上學籍收錄”工作，一部分線下會由紙質文件代收。但目前隨著時代的不斷發展，紙質文件的代收情況逐漸變少，線上信息收錄仍然是主流。信息通過互聯網從學生個體傳遞到學校的檔案管理部門，由部門人員完成對應檔案的收錄工作，最后遞交給學生的有線上檔案信息和線下紙質檔案兩種。學籍檔案從學生進行全國成人高考統一招生考試，并成功被錄取的時候就已開始累積，學生入學時期出具的所有個人信息，均被記錄在個人學籍檔案中，學生姓名、學號、身份證號等內容均會成為學籍調取的關鍵詞，是保證學籍真實性的關鍵。此后學生的學習、考試、畢業這一時間段內出現的所有具備利用價值的文件材料，均會按照各自要求，系統、完整、真實地記錄在學籍檔案中。學籍檔案事無巨細地包含了學生個體在受教育期間輸出的所有價值性文件和數據，此后用人單位若想了解學生的實際受教育情況，直接線上調取和查閱學生的檔案信息就能夠一覽無余。

（二）“互聯網+”背景下檔案管理的特征

第一，學籍內容成型于互聯網。由于成人高等教育的特殊教學模式，互聯網幾乎是成人教育的基礎依托，依靠互聯網完成教育教學工作和學籍檔案的收集工作，并且學生學籍信息的變化和內容的填充基本也都在互聯網上進行。由于學生沒有固定的位置，學校一般是在線上向學生發出任務，學生完成任務，將此作為學籍內容收集的主流渠道。但這一渠道存在諸多風險，學生學籍檔案信息的完整性和準確性無法得到保障。

第二，學籍檔案成型時間不一。目前我國成人高等教育辦學時間最少固定在2.5年，在線上可以通過學信網調取到成人教育學籍信息，有具體的辦學時間。但是并非所有學生都能按照固定時間畢業，很多學生都存在留級和拖延畢業的現象，有些學生甚至能拖延六年時間再畢業。如此大的時間跨度增加了學籍檔案內容的復雜程度。學籍檔案管理人員無法統一按照學年對學生的學籍信息進行批次管理，而互聯網雖然為管理系統提供了管理便捷，但是互聯網技術應用不充分也導致很多管理過程存在漏洞。

第三，學籍管理時間不一。目前我國成人高等教育學籍材料一般可選擇定期保存和永久保存。定期保存為十年，永久保存為三十年。定期保存一般是指一些有時效性的文件材料，例如在受教育過程中的獎懲材料、教學調研的材料、一般活動總結等等，這些比較系統的文件材料通常可保存定期十年。另外一些類似日常考試成績、畢業論文類型的材料，一般只保存三年。而永久保存的學籍信息通常是指學生的學籍卡、錄取名冊等能夠直接找到學生個人受教育實況的資料。但是受現實情況的制約，學生的學籍信息收錄一般是在互聯網上進行，但是管理部門因為信息化技術的應用水平不足，所以只能利用比較低端或者初級的互聯網技術來執行學籍檔案管理工作。這導致線上工作效率不高，甚至延伸出了很多線下不必要的工作任務。比如，線上進行檔案總結時出現檔案內容不一致的情況，沒有辦法利用當前的管理系統執行檔案內容回溯，因此，雖然劃分學籍管理時間的目的是盡量減輕檔案管理的負擔，但是受軟硬件條件的制約，導致檔案管理執行過程中仍然存在很多的困難。

二、“互聯網+”背景下成人教育學籍檔案管理存在的問題

（一）檔案管理任務執行水平較低

成人教育學籍檔案內容繁多，很多基礎類信息的收集雖然簡單，但是成人教育無法直面傳遞信息，很容易就造成了信息數據的丟失，影響學籍檔案的完整性。互聯網技術的發展影響和推動著成人教育的進步，可以說成人教育就是依托互聯網而生的高等教育模式。因此，成人教育學籍檔案管理始終選擇互聯網管理形式，大多為線上總結資料并完成收集。但是在長久的發展過程中，成人教育學籍管理系統并未完全實現單套制管理，始終都是雙套制管理并行。紙質文件和電子文件的堆疊進一步加重了學籍檔案的整理負擔，因此檔案管理任務執行水平并不高。

（二）檔案管理系統執行效率較低

目前我國成人教育數字化管理系統的建設尚在進行中，很多系統尚不具備深層次的管理能力，包括學籍檔案管理系統在內。當下成人教育學籍檔案管理系統只初步維持了數據信息的被動捕捉能力，但還沒發展延伸出主動捕捉。很多高校成人教育檔案部門并不重視對計算機的使用，檔案管理系統沒有深層次的開發，并且大多數學籍信息的查閱都以人工為主，沒有實現智能化和自動化。伴隨著成人教育的不斷發展，未來受教育人數會越來越多，學生的學籍檔案處理會越來越復雜，如果不對檔案管理系統進行進一步的更新換代，可能會進一步削弱檔案管理的效率，出現檔案收集問題的概率也會越來越大。

（三）檔案管理人員基本素質較低

成人教育學籍檔案管理長期處于粗放式管理，管理過程中主客觀因素很多，并未第一時間得到解決，由此發展成了更大的問題，成了影響學籍檔案管理的障礙。在這些問題中比較突出的是主觀問題，也就是人為因素影響下的管理問題。學籍檔案管理專業人才較少，并且在過去長時間的發展過程中成人教育檔案整理工作并不對檔案管理人員的基本素質做過多要求。今時不同往日，如今這一問題被暴露出來，除了有管理人員本身的問題之外，還有成人教育的實際發展速度太快，如今成人教育系統越發專業化、完整化。學籍檔案管理作為成人高等教育的重要一環，其管理效率和管理人員素質變得尤為重要。

三、“互聯網+”助力成人教育學籍檔案數字化管理的價值

（一）升級檔案管理體系

成人教育事業區別于普通全日制教育，具有受教對象特殊、教育內容普適、教育過程開放的特點，因此成人教育的檔案管理也區別于全日制教育，呈現出檔案信息收集難、管理難、甄別難等特點。部分高校（約15%）在成人教育檔案管理上進行了信息化管理的積極探索和初步建設，但從深度來看，缺乏對檔案管理模式和制度上的根本性創新[2]。在信息時代下，成人教育檔案管理體系要充分利用互聯網通信技術的發展成果，將檔案管理與信息技術相融合，從模式上升級成人教育檔案管理體系，建設全面深化的信息化檔案管理制度，實時掌握受教對象的教育變量，不僅可以提高成人教育檔案管理的效率與精度，也可以為單套制檔案管理的發展作出貢獻。

（二）實現雙套制管理向單套制管理轉變

目前我國的成人教育信息采集基本上以紙質版+電子版的雙套制管理為主，這是傳統管理制度向信息化管理制度過渡時期的必然產物。但雙套制的缺點也很明顯，雙套制在信息采集過程中依然以紙質信息為主，由于受教對象特殊，在信息填寫時很容易草草了事，導致其填寫紙質信息時填寫不規范。這不僅為后期的信息歸檔工作增加難度，也容易發生錯填、漏填的現象。如果采用單套制管理方式，在常規信息采集端口使用輸入法輸入的內容，或者同步之前的教育檔案，首先不會發生信息難以辨認的情況，其次，在特殊信息收集項目中采用必填形式，錯項或者漏項都無法提交信息。用技術手段強制實現規范填寫，可以大大減輕后期信息甄別的難度，提高檔案管理的效率。單套制并不意味著所有的內容全部由輸入法完成。隨著移動網絡的發展，智能終端也越來越普及。在重要的信息傳遞、確認時，應當配合智能終端的手寫功能，由學員利用筆跡簽字確認，加強信息規范，強化學員對文件內容等重要信息的認知。單套制的管理模式也能夠大大降低信息抵觸出現的矛盾，由于采用單一的信息載體，配合必填內容和手寫筆跡簽字確認，在實現無紙化辦公的同時，也為檔案管理的信息準確度、管理效率帶來巨大提升。

（三）提高檔案管理的效率

隨著“互聯網+”和5G技術的成熟發展，越來越多的行業采用數字技術為傳統工作賦能。在成人教育的檔案管理上，還存在“互聯網+”管理的技術滲透率低，在細分功能上也缺乏足夠的市場需求來催生針對性的解決方案。但總體來看，數字化、信息化工具的使用，以及“互聯網+”技術賦能已經在成人教育的檔案管理工作中顯現優勢。數字化辦公手段、“互聯網+”等技術工具對檔案管理的應用有利于提升學籍檔案管理與網絡信息化融合、有助于促進用人單位對繼續教育對象的認可，有助于促進我國成人繼續教育事業的發展。利用網絡信息化工具對繼續教育學生的學籍進行管理，既可以實現“不見面辦公”“無紙化辦公”也可以讓檔案管理工作實現網絡化、科學化、信息化。例如學籍檔案遺失、補辦困難等問題可以直接通過網絡化工具一鍵辦理，大大提高了檔案管理的效率和可靠性。

四、“互聯網+”背景下成人教育學籍檔案管理策略

（一）提高任務執行力，升級檔案管理系統

未來大數據時代，檔案信息需要朝著數字化和信息化方向發展，科學整合數據資源，保障資源共享才是未來發展的重點。因此成人教育學籍檔案管理系統應當受此感召，從管理系統層面出發，提升自己的管理系統智能化水平。不僅要實現電子化和網絡化辦公，還要在管理單元內部構建數字化管理細節，比如要增添更多的信息聯網掃描，提供云錄像、云錄音、云儲存等等。很多成人教育檔案在收集過程中仍然采用的是人工收集方案。但是伴隨著成人教育規模的不斷擴大，人工操作的執行效率太低。因此需要充分調動計算機和互聯網系統，為成人教育學籍管理提供主動信息收集能力。在此建議高校可以從校園網系統入手進行升級，進一步延伸到學籍檔案管理系統中去，讓學籍管理系統可以借力高校其他單元的信息管理模式，達到信息互聯的目的。學校在收集檔案信息資料時，全面實現單套制作業，不論是從學生執行層面還是管理人員信息歸總層面來看，都需要實現無紙化作業，讓電子數據取代紙質文件資料，從根本上降低可能出現的材料遺漏和文件丟失問題。

（二）完善數字化管理制度，優化人員配置

數字化管理系統的運行需要有管理制度的對應保障。遵循標準化、智能化、體系化的管理原則，管理制度的制定和完善要從數字化管理系統的實際情況入手。在檔案數據基礎內容采集工作中，要保證數字化信息的收集、加工、檢查和傳輸等工作一體化完成，制度要確定在這項管理工作中的具體人員執行情況和崗位運作情況，在實際工作過程中相關人員要完全按照執行標準來完成工作，以保證基礎數據不丟失、數字檔案不短缺、數據資源更完整。要建設復合型人才隊伍，完善升級管理人員素質，優化人員配置，并落實數字化管理制度的相關要求。人員配合規章制度的引導，完成數字化管理的相關內容，并根據人員崗位分配的不同，進行互相的合作和監督。不僅要有對硬件設備使用嫻熟的專業技術人才，還要有對軟件和管理制度執行情況非常明確的管理人才，這樣才能夠從根本上提升檔案管理的效率。

（三）增強檔案系統保護，構建安全保護體系

數字化檔案系統的運行需要強有力的線上安全保障，安全保護是現代檔案管理系統中非常重要的環節。考慮到成人教育學籍檔案在歸納收集過程中的影響因素復雜繁多，因此安全系統需要執行多方監管。首先，要在系統使用過程中明確端口的操作權限，對應崗位和對應職權的管理人員才能夠對信息內容進行更改和記錄，并且不允許將學生檔案信息數據隨意帶出檔案室，要求在崗位內執行相關的工作內容。其次，要建立防火墻機制，面對網絡上隨處可見的病毒問題進行查殺，保障數據流通和安全性。最后要不斷完善自我保護系統，做到能夠辨別自身信息的安全性，達到由內向外促進檔案系統的安全。

五、結束語

伴隨著成人教育的不斷普及，我國成人教育學籍檔案管理遇到的問題會越來越多。在互聯網大環境的影響下，學籍檔案管理朝數字化和信息化方向發展是必然的。目前要做的是認清發展現狀，抓住問題，明確發展的基本價值，從自身實際發展和應用需求入手進行進一步的實踐。

作者單位：周瑋琪 江陰職業技術學院

參? 考? 文? 獻

[1]彭相文. 新時期網絡環境下成人教育學籍檔案管理之探討[J]. 卷宗，2021，11（03）：74.

[2]朱玲君.“互聯網+”視域下高校檔案管理的新舉措[J].北京印刷學院學報， 2019（11）：124-126，129.

周瑋琪（1983-），女，漢族，江蘇建湖，本科，助理研究員，研究方向：繼續教育、成人教育、社區教育、繼續教育學籍管理。