高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀與改進措施

韓蕾

檔案管理工作是職業(yè)院校管理工作中必不可少的組成部分，在職業(yè)院校長遠發(fā)展中有著不可替代、不可動搖的地位。本文分析了高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀，包括檔案管理工作地位偏低、管理設(shè)施簡陋陳舊、檔案利用程序復(fù)雜、人員水平還有待提升等，并針對問題的表現(xiàn)探索了高職院校檔案管理工作的改進策略。

當前，黨和國家對于職業(yè)教育高度重視，在這一背景下我國高職院校得到如火如荼的發(fā)展，科研水平、人才培養(yǎng)、教學(xué)質(zhì)量、社會影響力等方面都在逐步提升。因此，各高校不僅要抓好學(xué)校辦學(xué)質(zhì)量，也要高度關(guān)注檔案管理工作，通過有效方法助推檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

高職院校檔案管理工作的現(xiàn)狀

檔案管理工作地位偏低

近些年來，高職院校檔案規(guī)模在持續(xù)擴大，檔案種類也越來越多，學(xué)校在檔案管理工作上也投入了更多的資金和人力，檔案管理工作隸屬于高職院校圖書館，高職院校圖書館主要任務(wù)還是圖書管理和借閱，檔案管理是一項次要內(nèi)容。因此，各方人員對于檔案管理工作的重視度也不高，比之其他板塊，高職院校在檔案管理上投入的財政撥款不多，人員數(shù)量也偏少，學(xué)校也是將更多的資金投入到教育改革中，面對龐大的檔案管理任務(wù)，檔案管理人員也是心有余而力不足。

管理設(shè)施簡陋陳舊

目前，多數(shù)高職院校的專職檔案人員數(shù)量少，有些學(xué)校招聘了兼職檔案員，也在檔案室內(nèi)安裝了基本的設(shè)施設(shè)備和攝像裝置，制定了專門的檔案管理規(guī)定，但是，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的信息化建設(shè)水平還較為滯后。檔案基礎(chǔ)設(shè)施比較老舊，電子化軟件還未全面推廣，在一些地方存在攝像死角，信息化水平不高，一些高職院校在檔案的查詢、輸入上還未完全實現(xiàn)信息化。

檔案利用程序復(fù)雜

檔案管理工作與檔案生成和存儲之間有著密切關(guān)系，在很長一段時間內(nèi)，高職院校檔案管理工作都是采用封閉化模式，總體來看，高職院校檔案利用程序非常復(fù)雜，相關(guān)人員要查閱檔案，必須要經(jīng)過層層審批，這無疑影響了檔案信息的利用效率。

人員水平還有待提升

檔案管理工作的質(zhì)量與人員專業(yè)能力有著密切關(guān)系，目前一些高職院校檔案工作人員年齡偏大，未能適應(yīng)信息化時代的檔案管理工作要求，他們的學(xué)習能力較差，有的檔案管理人員還在固守傳統(tǒng)的管理方法，沒有做到與時俱進。在工作量較大的情況下，會找兼職學(xué)生來幫忙錄入檔案，但針對一些機密文件或者特殊檔案，要求檔案人員進行進一步的判斷，這對檔案人員的專業(yè)能力提出了較高要求，由于人員現(xiàn)有能力無法滿足高職院校檔案管理工作的需求，致使檔案管理和利用出現(xiàn)了“兩張皮”現(xiàn)象。

高職院校檔案管理工作的改進策略

優(yōu)化管理體制，革新管理意識

優(yōu)化管理體制：在高職院校檔案管理工作中，必須要將基礎(chǔ)工作落實、做細，推進檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化發(fā)展，檔案管理工作會受到社會、經(jīng)濟以及計劃發(fā)展等因素的影響，在信息化時代下，檔案查閱方式發(fā)生了翻天覆地的變化，但就當前的制度建設(shè)來看，還未針對新時期的檔案建設(shè)頒布標準，缺乏健全的規(guī)章制度，加之檔案工作人員的綜合素質(zhì)參差不齊，嚴重影響了高職院校檔案作用的發(fā)揮。對此，高職院校需要完善規(guī)章制度，嚴格遵守國家法律法規(guī)，根據(jù)歸檔文件整理規(guī)則來制定發(fā)展規(guī)劃，并且要充分考慮到學(xué)校的自身特點，以迅速推進檔案管理工作的發(fā)展。同時，還要及早規(guī)范檔案管理工作的具體流程，結(jié)合學(xué)校層次和規(guī)模來合理安排，并根據(jù)實際情況安排人員，定期根據(jù)檔案管理工作的反饋情況來調(diào)整制度內(nèi)容。

強化管理意識：意識會影響行動，目前高職院校各方人員普遍存在檔案意識薄弱的問題，對檔案管理工作缺乏客觀、真實的了解。高職院校管理者也未認識到檔案管理工作的重要性，而學(xué)生方面也不知道檔案與自身利益的關(guān)聯(lián)。因此，高職院校管理者需要充分認識到檔案管理工作的重要作用，將檔案管理工作納入到學(xué)校整體規(guī)劃中，投入必備的人力和和物力，增加資金扶持，并通過各種平臺來對師生開展宣傳，讓廣大教職工、學(xué)生能夠真正關(guān)注到檔案工作，意識到檔案與自身發(fā)展的聯(lián)系。

強化信息化意識：進入“互聯(lián)網(wǎng)+”時代之后，信息技術(shù)迅速發(fā)展，要讓高職院校檔案管理工作切實取得成效，還需要與信息化進行深度結(jié)合。高職院校管理者需要在這一方面予以更多關(guān)注，提供制度、資金、人員方面的支持，做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極推進檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)，利用先進、完備的信息化辦學(xué)設(shè)備，為高職院校檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)提供支持。

促進檔案管理的數(shù)字化發(fā)展

利用數(shù)字化改造檔案館藏：數(shù)字化改造是借助各種數(shù)字化信息技術(shù)來改造館藏檔案，這是一種應(yīng)用數(shù)據(jù)庫、數(shù)字網(wǎng)絡(luò)、多媒體來進行處理的一種技術(shù)，可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化存儲形式，這是高職院校檔案建設(shè)中的一項重要工作。通過數(shù)字化改造，能夠形成完善的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，當然，檔案數(shù)字化并不意味著只需要電子文件，而是應(yīng)當做到電子文件、紙質(zhì)檔案保管的并舉。

做好數(shù)字化檔案收集工作：在OA系統(tǒng)的普及下網(wǎng)絡(luò)歸檔成為了必然趨勢，各個職能部門需要將形成的電子檔案移交至檔案部門，確保檔案的整理和歸集可以順利完成，避免重復(fù)性勞動。高職院校還需要進行電子化改造，增加資金投入建設(shè)電子化檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，將互聯(lián)網(wǎng)加檔案的概念融入到檔案管理工作中，廣大師生以及社會大眾提供便利的檔案服務(wù)，以更好的發(fā)揮出高職院校的育人作用。

基于流程再造，創(chuàng)新檔案服務(wù)

在傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)思想中是被動化的“等人來用”，如果不將檔案利用起來，那么就無法發(fā)揮出其價值，在信息化時代下，有必要利用大數(shù)據(jù)等技術(shù)來再造檔案服務(wù)流程，讓檔案服務(wù)朝著新的方向發(fā)展，喚醒封閉的“死檔案”，以積極、主動的理念來盤活檔案資源，挖掘檔案價值，打造現(xiàn)代化的檔案服務(wù)體系。

一方面，檔案工作人員在檔案服務(wù)工作中需要踐行幾個服務(wù)理念。一是人性化，人性化要求檔案服務(wù)工作要以人為本，秉承“顧客至上”的原則，無論檔案利用者身份是誰，都要做到平等對待，為其提供人性化的檔案服務(wù)；二是個性化，個性化即根據(jù)不同查閱者的需求提供個性化服務(wù)檔案，檔案人員要仔細了解檔案查閱者的具體要求，對用戶進行分類標注，有針對性的提供定制化服務(wù)；三是知識性，檔案的知識化服務(wù)是基于大數(shù)據(jù)作為支撐，對檔案進行信息化處理，設(shè)置出標準化的檔案知識服務(wù)系統(tǒng)。

另一方面，要拓展檔案服務(wù)路徑，在新時期下信息傳播渠道越來越多，檔案服務(wù)途徑也要隨之進行調(diào)整，如可以開發(fā)“微服務(wù)”，微服務(wù)是以微信、微博為傳播渠道的一種服務(wù)方式，通過微服務(wù)，能夠為查閱者提供便捷、方便的檔案信息服務(wù)，縮短了服務(wù)間隔，也可顯著提升高職院校檔案的影響力。目前，越來越多的高職院校參與到這一工作中，比如上海大學(xué)檔案館、南京檔案、中大檔案館等等，都頗具影響力。另外還可以推出遠程服務(wù)，遠程服務(wù)不受地域限制，有著快捷方便、成本低廉的特點，非常適合應(yīng)用在大數(shù)據(jù)時代下，主要使用的方式有電子郵件、實時交互軟件、檔案檢索系統(tǒng)等，高職院校需要利用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改進檔案服務(wù)系統(tǒng)，豐富遠程服務(wù)內(nèi)容，讓利用者足不出戶也能夠查閱檔案。

重視人才培養(yǎng)，建立專兼職隊伍

要提高高職院校檔案管理工作質(zhì)量，關(guān)鍵還是在于人才，人才綜合素質(zhì)對于檔案工作質(zhì)量會產(chǎn)生直接影響，在高職教育的發(fā)展下給檔案管理工作帶來了新機遇，但也迎來了新的挑戰(zhàn)。作為檔案工作人員，要主動學(xué)習，提高自身綜合素質(zhì)，不僅要做好本職工作，還要主動關(guān)注報刊、書籍、新聞、傳媒的最新信息，積極參與專題培訓(xùn)、交流會議和知識講座，了解先進的檔案管理經(jīng)驗，掌握現(xiàn)代化辦公技術(shù)，能夠利用現(xiàn)代化設(shè)備來高效開展檔案工作，提高交流能力，培育數(shù)據(jù)分析能力，積極總結(jié)問題，思考對策。

同時，高職院校方面需要加強對兼職檔案工作人員的培訓(xùn)和教育，為其提供更多的學(xué)習培訓(xùn)和交流機會，提升兼職檔案工作人員的敬業(yè)精神和職業(yè)認知，通過該種措施來建立一支綜合素質(zhì)過硬、專兼職相結(jié)合的檔案工作隊伍。高職院校還要建立完善的考核流程，對檔案工作人員定期進行考核，并且制定涵蓋檔案業(yè)務(wù)學(xué)習、檔案管理質(zhì)量、檔案研究等在內(nèi)的獎懲制度，每年定期組織工作考核，對于表現(xiàn)突出、業(yè)績好、履職優(yōu)的人員予以獎勵，相反則追究其責任，并進行通報批評。通過考核來提高檔案工作人員的積極性，確保檔案管理工作可朝著規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

除此之外，還要大力培育或者通過外部引進檔案管理負責人，有的高職院校由于資金限制無法開設(shè)檔案館，是通過檔案室的形式來進行管理，檔案室屬于圖書館的下轄部門，由于缺乏優(yōu)秀的檔案管理負責人，導(dǎo)致檔案工作的開展質(zhì)量不甚理想，這不僅會增加檔案管理工作的難度，也會影響檔案工作人員的積極性。因此，高職建設(shè)院校管理者要重視這項工作，大力引進專業(yè)人才開辟晉升渠道，鼓勵檔案工作人員主動學(xué)習新知識和新技能鍛煉工作能力培育業(yè)務(wù)素質(zhì)。

做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的建設(shè)

一是將部門歸檔立卷制度落到實處。高職院校需要嚴格落實部門歸檔立卷制度，要求檔案工作人員及時完成部門檔案的整理和編目，移交至檔案部門。對此，各個黨群部門和院系也要建立契合本部門的檔案工作機制，配備兼職檔案人員，將檔案工作納入部門職責范圍內(nèi)，按照要求設(shè)置立卷點，由檔案工作人員負責提供業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管和檢查工作，確保高職院校檔案收集的完整性。

二是把控好歸檔案卷的質(zhì)量。高職院校要明確歸檔材料的范圍和保管期限，保障每一份檔案的齊全和完整，在工作中，檔案人員要注意區(qū)分一些重復(fù)和相似材料，減少信息重復(fù)度，將不需歸檔、沒有價值的文件資料剔除出來，建立嚴格的檔案驗收程序，針對檔案的移交情況建立統(tǒng)計臺賬。

三是做好檔案鑒定工作。檔案鑒定也屬于檔案管理工作的一項重點內(nèi)容，也會影響檔案質(zhì)量的高低，鑒定內(nèi)容包括檔案來源的鑒定、檔案保管價值的鑒定、保管期限的鑒定以及真?zhèn)舞b定。高職院校需要重視檔案鑒定工作，選擇業(yè)務(wù)水平高、專業(yè)知識過硬、熟悉檔案業(yè)務(wù)的人員組成檔案工作小組，做好入庫關(guān)，守好出庫門，科學(xué)優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。對于檔案的銷毀要嚴寬適度，避免銷毀有價值的檔案內(nèi)容。

四是優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)。高職院校要重視檔案資源的整合，避免出現(xiàn)由于檔案類別少、數(shù)量不足而影響檔案利用效果的情況，檔案工作人員需要改變工作理念，打破以往陳舊的檔案管理模式，提高自身的檔案資源整合能力，根據(jù)檔案的來源、載體形式、形成時間、專業(yè)性質(zhì)等來整合檔案信息資源，豐富檔案內(nèi)容，為檔案資源的共通共享奠定基礎(chǔ)。

五是重視特色檔案的管理。每一所高職院校都有其自身的發(fā)展歷史，造就了檔案管理工作的獨特性，因此，在檔案管理工作的開展上還需特別關(guān)注一些特色化的檔案資料，比如，可以建立學(xué)業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫、學(xué)位論文檔案數(shù)據(jù)庫等，不僅可以實時監(jiān)控學(xué)生在校期間的學(xué)習情況、心理健康狀態(tài)、學(xué)校活動參與情況、社團組織情況、技能比賽獲獎情況等，還能夠幫助教育管理部門分析教師教學(xué)的各個環(huán)節(jié)，有助于為學(xué)生提供更為優(yōu)質(zhì)的教學(xué)服務(wù)。也可幫助學(xué)生管理部門掌握學(xué)生的心理狀態(tài)，有針對性的開展心理教育，在就業(yè)方面則能夠使用人單位清晰了解到學(xué)生在校期間的專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力和思想道德情況，根據(jù)學(xué)生的個人條件、行為特征為其提供崗位，提高工作效率。另外，高職院校有必要面向社會收集關(guān)于教育、娛樂、休閑、文化類的檔案信息，豐富館藏資源，提高檔案質(zhì)量，擴大高職院校檔案服務(wù)工作的影響力。

總而言之，在高職院校的管理工作中，檔案管理是一項重點內(nèi)容，檔案中承載著高職院校各個階段的印記，也見證著高職院校的發(fā)展，近些年來在國家的高度重視下高職院校檔案管理水平得到了顯著提升。但是隨著信息化時代的發(fā)展，高職院校檔案管理工作的問題也逐漸暴露出來，造成當前高職院校檔案工作問題的原因多種多樣，對此還需要從管理體制、數(shù)字化建設(shè)、檔案服務(wù)、人才培養(yǎng)等多個方面來著手，不斷改進檔案工作形式，拓寬檔案服務(wù)功能，充分發(fā)揮出檔案對高職院校發(fā)展的推動作用。

（作者單位：臨沂職業(yè)學(xué)院）