大數據時代，檔案管理的價值提升探究

張君貴

摘 要：在現代社會發展中，檔案管理至關重要。進入信息化時代，對檔案管理工作提出了更高要求。傳統的檔案管理模式具有嚴重的滯后性，不利于提升檔案管理工作質量，已不符合時代發展要求。新時代的檔案管理，必須要從多方面入手，加強對大數據技術的應用，以提高檔案管理和應用效率，發揮出其應有的社會價值。文章對大數據時代檔案管理價值提升的必要性進行了分析，并歸納了大數據時代背景下的檔案管理工作現狀，對具體的發展途徑進行了探索，以供參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案管理；價值提升

現代社會科技發展日新月異，互聯網技術、大數據技術日益完善，對檔案管理工作產生了直接影響。在大數據環境下，數字化和電子化是檔案管理最突出的特征，充分體現大數據技術應用的必要性，傳統的檔案管理模式主要依靠人工，不僅工作效率低下，而且很容易受到人為因素的干擾，不利于檔案管理工作質量的提升，進入大數據時代，必須要對檔案管理模式進行全面創新，以最大限度地凸顯其時代價值。

一、大數據時代概述

大數據時代一詞最早出現于2012年美國政府部門所發布的《大數據研究和發展倡議書》中。學術領域這樣界定大數據，認為其本質上是一種用于信息傳遞與交流的海量化數據信息。在網絡環境中這類龐大的數據信息群被自動記錄，并經過整合、處理、分析和引用等可以幫助企業獲取更全面的信息。由此可見，大數據時代是一種數據類型及數據數量激增所衍生出來的現象。各行各業都可以依據自身實際的信息需求獲取相應有價值的信息，從而構建一個與傳統數據管理模式大不相同的工作模式，進而提高工作效率及質量。

二、大數據時代，提高檔案管理價值的必要性

1.能夠提高檔案工作效率

將現代信息技術與檔案管理工作結合應用，實現了檔案管理模式的有效革新，尤其是在大數據技術支持下，使得檔案資料的瀏覽、查閱、搜集、整理獲得了極大便利。同時，也省略了很多煩瑣的中間環節。一方面，提高了檔案管理工作效率；另一方面，加快了檔案信息的優化共享，使檔案信息共享和傳輸效率都得以提升，這對于檔案價值的發揮和提升很有幫助。

2.有利于收集檔案信息

進入大數據時代，通過對大數據技術的實踐應用，能夠實現各項檔案信息的有效收集與整理，使檔案管理工作的效率得到顯著提升，傳統的檔案管理不僅耗時較長，且成本較高，還很難確保檔案資料的完整性和獨立性。大數據技術的應用，能夠彌補傳統檔案管理的缺陷，檔案管理人員可以通過網絡搜索相關信息資料，將其合理地應用于日常管理工作當中，改變了以往單一的文字管理形式，并在此基礎上新增視頻、音頻、圖片等多種形式，為檔案信息的匯總、分析、整理、收集等創造廣闊空間。

3.有利于保障檔案信息的完整性

大數據時代的檔案管理，能夠大大降低檔案信息損失和被破壞的概率，真正實現了數字化、智能化管理，同時，也能避免對原始檔案造成嚴重磨損，是對檔案信息進行保護的重要手段。如果需要提取相關檔案信息，工作人員不需要等待漫長時間，只需要登錄相關網絡平臺，就能在線上調取檔案信息，突破了傳統檔案管理模式下時空的限制，也省略了紙質資料的運輸環節，不僅能防止檔案信息丟失，還能進一步確保檔案信息安全，為檔案發揮社會價值奠定良好基礎。

三、大數據時代背景下的檔案管理工作現狀

首先，在當前的檔案管理工作當中，還未能建立起完善的制度體系。現階段，受到思想意識等因素的影響，很多企業并不重視檔案管理信息化建設工作，將時間和精力放在生產、建設和經營等方面，檔案管理工作開展力度較小。特別是在體系制度建設方面，檔案管理工作缺乏完善性和健全性，沒有強有力的制度保障，對檔案管理工作質量造成了不好的影響，限制了檔案作用的發揮，甚至在檔案管理方面存在安全風險，不利于企業的健康穩定發展。

其次，現階段，很多企業雖然開始應用信息化技術，但在檔案管理方面仍以人工為主，未能充分發揮信息化技術的作用和價值，降低了檔案管理工作的效率。與此同時，企業所引進的信息化辦公設備設施，并不能滿足實際的發展需求，未能建立相應的系統平臺，無法與網絡有效銜接，這不僅對各項檔案信息的有效接收與分類存儲造成了不利影響，也影響了相關工作的效率與質量，導致檔案信息難以得到及時有效的應用。

再次，很多企業對于檔案管理人員的綜合素質沒有過高要求，未能根據具體的工作需求對檔案管理人員進行教育培訓，從而導致其業務能力和綜合素質無法得到提高，不能及時掌握最新的管理知識，現有的專業能力和技術水平難以滿足工作需求。在很多企業，檔案管理人員的思想觀念還停留在傳統工作模式階段，加上其自身學習能力不足，不能熟練操作信息化平臺和系統，從而阻礙了檔案管理的智能化與現代化發展。

最后，從企業的工作實際來看，能夠針對檔案管理有效落實信息化建設的企業相對較少，主要是因為很多企業仍然保留了傳統的思想觀念，對于信息化建設工作認識不足，未能樹立良好的信息化意識，無法將自身專業知識與信息化技術融合，直接弱化了企業的信息化檔案管理水平，不利于企業的長久穩定發展。

四、大數據時代，檔案管理價值提升的策略

進入大數據時代，要想提高檔案管理價值，一是要創新檔案管理手段；二是要樹立全新的檔案管理理念；三是要通過多種方式，提升相關人員的素質能力；四是完善檔案管理體系。

1.全面革新檔案管理手段

進入大數據時代，企業要想實現健康發展，就必須注重創新，創新不只體現在生產、經營領域，還要體現在檔案管理方面，企業只有樹立良好的創新意識，才能大大提高管理質量。通過對大數據技術、信息化技術的應用，能夠幫助企業建立系統化的信息管理平臺，從根本上維護企業檔案信息的安全性和完整性。在具體實踐過程中，企業可結合實際情況引用云計算技術、大數據技術、互聯網技術等多種技術軟件，搭建符合企業當前發展實際需要的信息化管理平臺，還要配套建設檔案存儲、匯總、分析和收集等信息系統，為檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎。此外，企業還要在內部平臺數據庫錄入最終處理數據，將多余的工作環節省略，通過這種方式，一方面，能夠減輕企業人員的工作壓力，另一方面，能夠有效降低相關工作的資金與時間成本，從而提高檔案管理工作的時效性。除此之外，企業還要構建檔案信息保密系統，確保各操作流程的安全性。對于企業重要文件更要加強監管，并與相關管理部門和人員簽署保密協議，完善相關制度和體系，從根本上提高檔案信息的安全性。應用先進的檔案信息管理系統，能夠讓檔案管理工作更加規范、嚴謹及科學，在此基礎上，檔案管理人員只需登錄系統，便能實時、精準地掌握檔案信息的情況。例如，如果某檔案資料未能如期歸還，那么，企業便可結合相關規章制度登錄系統排查，發現問題及時處理，從根本上規范檔案管理流程。

2.樹立全新的檔案管理理念

做好制度建設工作，能夠為檔案管理信息化建設奠定堅實的基礎，為提高檔案管理信息化建設效果，企業可通過建立規章制度和加大檔案宣傳力度等方式，在企業內部開展宣傳工作。作為企業領導人員更要以身作則，充分發揮自身表率和引導作用，讓員工正確認識檔案管理工作，樹立全新的檔案管理理念，了解檔案管理信息化對于企業健康發展的重要影響，并能積極主動地參與其中。企業也應在未來發展戰略規劃，納入檔案管理信息化建設的相關內容，將其作為重點工作來抓。

大數據時代背景下的檔案信息化管理，必須考慮新時代的發展形勢，結合企業實際發展狀況，強化基礎設備設施投入，為檔案管理工作開展營造良好的環境。在實踐過程中，企業可從以下幾方面入手：第一，要加大檔案管理信息化建設力度，結合具體的工作需求，將相關軟硬件設備設施配備齊全，為檔案信息的收集、分析、整理和匯總提供便利條件；第二，企業要及時調整和革新現有的檔案管理機制，改變以往以人工為主的工作形式，積極應用信息化手段和工具，最大限度地提高檔案管理工作效率；第三，強化基礎設備設施建設，企業要有獨立的數據庫、信息庫和資料庫，定期更新網絡軟件，還要建立相應的規章制度，以此來明確相關工作的程序、標準與內容?？傊?，只有對檔案管理理念不斷革新，才能確保檔案管理信息化建設穩步推進，實現檔案管理工作的不斷改進和優化，使其能夠在大數據時代發揮應有的社會價值。

3.提高檔案管理人員的綜合素質

企業在開展檔案管理信息化建設時，檔案管理人員是主導者和執行者，因此，其必須樹立良好的責任觀念，要能夠把握時代發展潮流，更新思想觀念，積極學習現代化先進的工作技巧和方法，樹立良好的大數據意識。與此同時，還要強化對檔案信息的深層把握與理解，與時俱進，不斷提高自身文化素養和綜合能力，只有這樣，才能在實踐工作當中明確自身存在的問題，并及時處理，使自己的工作職責和范圍更加明確，以此來保證相關工作的質量。在實際工作中，企業要重視相關人員的培訓，定期向其普及檔案管理相關專業知識，在引入先進管理理念的同時，讓檔案管理人員掌握信息技術的操作技能。此外，還應加強對檔案管理法律法規的宣傳，使每一位基層管理人員都能夠樹立良好的法律意識，提高其信息素養和業務水平，并使其真正認識到檔案管理信息化建設的重要性。同時，企業還要定期開展專題講座，邀請業內專家授課，對全體檔案管理人員進行培訓，使其能夠深入理解和把握檔案管理信息化常識，摒棄傳統落后的思想觀念，用科學的思想觀念來武裝自己的頭腦，自覺規范不良行為，只有這樣，才能從根本上確保檔案管理工作的質量，加快企業檔案管理信息化建設的進程。

4.建立完善的管理體系和制度

為了使檔案管理工作具有更高的信息化水平，企業必須要建立相應的制度和體系，立足大數據時代發展趨勢，結合自身實際，做好制度建設工作，實現對檔案信息的統一管理。

首先，企業必須要樹立良好的大局觀念，認真考慮檔案管理信息化建設相關的要素，如檔案的存儲、應用、保管、統計、匯總、分析和收集等，本著因地制宜的基本原則，針對各管理環節，建立相應的規章制度和標準。要積極落實崗位責任制，將具體的管理工作職責落實到個人，以便在出現問題之后，能夠及時找到責任人，使檔案管理流程更加清晰、完善，使每一位檔案管理人員都能夠嚴于律己，規范自己的言行舉止，明確自己的崗位職責，推動檔案管理工作朝著制度化、規范化的方向發展。

其次，企業還要加強對國家政策、法規的了解，把握其中與檔案信息化建設相關的內容，完善相關的規章制度，確保其符合企業自身的發展要求。同時，根據檔案管理工作性質和內容，明確不同類型檔案的管理方法，還要制定相應的使用手冊，為檔案管理人員的日常操作提供便利，加快檔案管理信息化建設步伐。

最后，完善檔案管理約束和激勵機制，將檔案信息化建設納入年度考核，要有專人對檔案信息化建設進行監督、指導和審查，使整個建設過程都在國家政策法規允許的范圍內進行。要注意的問題是，檔案管理信息化建設屬于一項系統性、長期性的工作，管理體系和制度在制定之后并非一成不變，而是要結合國家政策、時代發展以及企業發展的變化而及時調整，只有這樣才能更好地為企業檔案管理提供服務。

五、結語

綜上所述，文章主要以大數據時代為研究背景，對提高檔案管理工作價值的必要性進行了討論，了解了企業相關工作現狀，并提出相應的發展策略。總之，大數據時代，應用先進的信息技術提升了檔案管理的價值，提高了相關工作的效率，為檔案信息收集及其完整性提供了便利。

因此，在今后的發展過程中，企業必須要立足于實際發展，對檔案管理方法進行積極創新，不僅要革新管理理念，還要從多方面入手，提高檔案管理人員的綜合素質，建立相應的管理體系和制度，最大限度地提高檔案管理水平，充分發揮檔案的社會價值。

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（作者單位：山東省沂水縣高橋鎮檔案站）