大數據時代，醫(yī)院數字化檔案資源發(fā)展的特點分析

張敏

摘 要：2021年，習近平總書記對檔案工作作出重要批示，指出“檔案工作存史資政育人，是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”，是對全體檔案工作者的莫大鼓舞。本文從“大數據”是醫(yī)院檔案數字化管理的前提，以及“大數據”是醫(yī)院檔案管理數字化建設的兩個基礎層面，分析了“大數據”與醫(yī)院檔案管理的關系，在此基礎上，探討了大數據背景下醫(yī)院檔案數字化管理的必然性，通過大數據分析醫(yī)院數字化檔案資源發(fā)展的特點，并從醫(yī)院檔案管理的實際情況出發(fā)，從依托“大數據”打造數字化檔案管理制度、加強數字化人才引入、搭建“大數據檔案平臺”及構建數字化檔案資料四個層面，提出了大數據背景下醫(yī)院檔案數字化管理發(fā)展策略。

關鍵詞：大數據；數字化；檔案管理

引言

“依法治檔”是確立檔案工作的規(guī)范標準，新修訂的《檔案法》于2021年1月正式施行，該法的落實標志著我國“依法治檔”工作全面進入新時期、新階段。在醫(yī)院檔案工作中，“依法治檔”是根本，基于“依法治檔”開展醫(yī)院檔案管理工作，構建法治化、規(guī)范化醫(yī)院檔案管理體系。隨著大數據技術不斷發(fā)展，如何在“依法治檔”理念下開展醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要，醫(yī)院檔案關乎著醫(yī)院與患者的切身利益，如何借助大數據來規(guī)范檔案管理，為醫(yī)院與患者提供便利的同時，實現醫(yī)院檔案管理工作的價值與意義。

本文在深入學習習近平總書記對檔案工作重要批示的基礎上，提出了醫(yī)院檔案工作職能范圍向外延伸的觀點，認為醫(yī)院檔案工作職能主要集中在五個方面，分別為文化傳播、資政參考、記錄歷史、科學研究和憑證服務。從思想上高度重視檔案工作，與我國檔案事業(yè)健康和高質量發(fā)展要求相匹配，在此基礎上全方位、多層次提升醫(yī)院檔案管理能力，全面提升醫(yī)院檔案工作服務的質量。

一、“大數據”與醫(yī)院檔案管理的關系分析

1.“大數據”是醫(yī)院檔案數字化管理的前提

大數據技術不斷發(fā)展，其應用領域也越來越多，醫(yī)院檔案管理的需求也發(fā)生了翻天覆地的變化，為適應這一發(fā)展趨勢，必須提高檔案管理效率，可以將大數據技術引入檔案管理，建立符合大數據時代要求的新型管理模式。大數據技術應用在檔案管理中，促使檔案管理操作簡便化，內容提取簡單化，極大程度上降低了檔案管理人員的工作量。所以，結合大數據技術開展醫(yī)院檔案管理，有助于提升醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院健康發(fā)展。

2.“大數據”是醫(yī)院檔案管理數字化建設的基礎

隨著大數據技術的廣泛應用，醫(yī)院檔案管理的電子文檔也越來越多，檔案管理工作開始朝著虛擬數字化的方向不斷發(fā)展。將大數據技術引入醫(yī)院檔案管理工作中，不僅能夠提升醫(yī)院的檔案管理能力，還能實現醫(yī)院檔案信息化、數字化、自動化和網絡化管理。此外，還要規(guī)范管理檔案，設立規(guī)范化管理標準，提高檔案管理質量，加強檔案管理立法工作，并結合醫(yī)院實際需求制定各項規(guī)章制度，統一檔案管理標準。

二、大數據時代，醫(yī)院檔案數字化管理的必然性

隨著大數據技術的應用，促使醫(yī)院檔案管理向個性化、系統化、數據化與數字化方向發(fā)展，如圖1所示。隨著大數據時代的到來，醫(yī)院傳統的檔案管理早已不再適用當下的發(fā)展，為此，如何將大數據融入醫(yī)院檔案管理顯得尤為重要，大數據所提供的大數據化、個性化、系統化及數字化則能滿足當下醫(yī)院檔案管理的現實需求，因此，大數據必然促使醫(yī)院檔案管理體系數字化轉變、檔案管理的個性化轉變、檔案管理的系統化轉變及檔案管理的數字化轉變，具體表現如下：

1.檔案管理體系數字化轉變

目前，大數據技術已經廣泛應用于檔案管理領域，并扮演著非常重要的角色，醫(yī)院已經建立起數字化與信息化管理體系，檔案管理數字化與信息化的實質是將紙質版檔案轉向電子版形式。醫(yī)院管理比較集中，多年來一直實行統一化管理模式，與傳統的檔案管理體系相比，數字化與信息化檔案管理體系能夠實現快速整合檔案資料，管理效率以及管理質量更加出色，減輕管理人員的工作負擔，能夠為檔案利用開發(fā)提供便利條件。

2.檔案管理的個性化轉變

依據當前的社會發(fā)展形勢來分析，檔案管理不久之后一定會采用個性化服務模式，檔案管理會更加簡便化、靈活化，而檔案利用則更加高效、便捷。首先，隨著大數據時代的到來，醫(yī)院檔案管理工作在內容以及規(guī)模上出現了很大變化，由于檔案資料類型和數量急劇增多，必須對其進行整合，如將財務檔案、人事檔案以及科技檔案等結合在一起。其次，不再依據時間、人員等標準劃分檔案的類型，檔案數據個性化特征更加突出。醫(yī)院檔案的利用既包括內部使用，也包括外部使用，數字化檔案應用系統的優(yōu)勢在于更加便捷化和高效化，能夠將自動化系統的優(yōu)點發(fā)揮出來，憑借網上辦事系統、微信小程序等平臺，能夠為檔案使用者提供多元化服務，使其感受到數字化檔案應用的高效、便捷。

3.檔案管理的系統化轉變

數據資料的安全性是檔案管理中非常重要的前提，安全的數據資料為檔案利用提供重要條件。保密檔案與限制權限檔案是醫(yī)院檔案中重要的組成部分。隨著大數據時代的到來，檔案數據朝著數字化、信息化的方向發(fā)展，檔案數據與網絡之間的融合勢必會導致新的問題出現，即檔案數據安全性降低，存在信息外泄的隱患。基于此，數字化和信息化檔案應該采用分層級系統化管理模式，相關人員要形成良好的保護涉密數據的意識，提升檔案保密專業(yè)化能力。涉密檔案應該使用內部網絡，不使用外部大數據，還要著力提升系統的安全性，應用區(qū)塊鏈技術能夠提高檔案精準化管理水平，確保檔案信息數據不外泄。

4.檔案管理的數字化轉變

在當前的社會發(fā)展條件下，大數據背景下的檔案管理對醫(yī)療水平的提升具有一定的推動作用。舉例來說，通過連續(xù)跟蹤檔案，為治療方案提供數據支持，不僅可以提高治療水平，還可以加強醫(yī)院與患者之間的互動，使彼此之間更加信任。正因如此，各級醫(yī)院都已經充分認識到大數據時代檔案管理的重要性，有的醫(yī)院選擇與大數據公司建立合作關系，有的設立了專門的信息化機構，將數字化檔案管理技術應用到檔案管理實踐中，建立高效、便捷的檔案運行系統，使各主體檔案需求得到更好的滿足，從而能夠積極應對醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)高速發(fā)展所引發(fā)的一系列挑戰(zhàn)。由此可見，數字化檔案管理是醫(yī)院體系依據社會發(fā)展形勢所做出的必然選擇。

三、大數據背景下，醫(yī)院數字化檔案資源發(fā)展的特點分析

一是綜合性。這一特點主要通過醫(yī)院檔案分類來源體現出來，醫(yī)院辦公室下屬的綜合檔案室承擔著醫(yī)院檔案管理的責任。醫(yī)院各個業(yè)務部門按照固定期限的要求將部門檔案上交至綜合檔案室，檔案內容覆蓋多個方面，如科研、黨務、財務與人事等。通過分析檔案資料的源頭可知，部門檔案資料分為兩大類：（1）上級下發(fā)的文件，具體包括黨務文件、政策性文件、行政文件和指導性文件。（2）不同業(yè)務部門之間的往來文件。

二是專業(yè)性。這一特點主要通過檔案管理的內容體現。醫(yī)院的主要工作集中在醫(yī)療領域，醫(yī)療過程中的專業(yè)檔案可以反映出醫(yī)院檔案主體。醫(yī)療工作具有較強的專業(yè)技術性質，醫(yī)院檔案同樣具有較強的專業(yè)性，如醫(yī)院制定的各項制度、醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃、醫(yī)學研究成果等，無一不顯示出顯著的專業(yè)性特征。

三是階段性。醫(yī)院行政管理是一項十分復雜的工作，不同科室的行政職責各不相同，而且，每家醫(yī)院都有很多不同的科室，導致醫(yī)院檔案具有分散性。醫(yī)院各業(yè)務部門應該定期向綜合檔案室報送工作中產生的資料，確保檔案的連續(xù)性不被破壞，尤其是醫(yī)院重大事項資料，一定要及時報送，避免出現數據遺失的情況。一方面，要確保檔案資料具有連續(xù)性，另一方面，要系統管理各部門文件資料，絕對不能破壞資料的完整性。此外，綜合檔案室整理醫(yī)院檔案的周期通常為半年或一年。

四是保密性。之所以重視醫(yī)院檔案的收集整理工作，主要目的是更好地提供服務，提高檔案的利用效率，發(fā)揮其社會功能。由于醫(yī)院有些檔案具有隱私性，其必然具有保密性。盡管醫(yī)院為實現檔案管理信息化，專門設置了共享平臺，但還是需要對各類檔案資料設置保密等級。醫(yī)院檔案開放程度較低，無法全部服務于社會人群，大多只服務于醫(yī)院工作人員或者患者。

五是數字化。在數字化背景下，傳統的檔案管理在完整性、時效性以及共享性等方面都有明顯的缺陷，實現檔案管理數字化可以有效彌補這些不足，提高檔案管理效率。

四、“大數據”背景下，醫(yī)院檔案數字化管理策略

1.依托“大數據”打造數字化檔案管理制度

針對現有的檔案管理工作，醫(yī)院要制定完善的制度為其保駕護航，隨著大數據技術的不斷應用，要依托“大數據”打造數字化檔案管理制度，實現其信息化、數字化發(fā)展。醫(yī)院要結合實際情況，進一步健全檔案管理制度，并在實踐中驗證檔案管理制度的合理性，充分發(fā)揮制度在實現檔案管理數字化過程中的有效作用。除此之外，要更新檔案管理觀念，把數字化和信息化的管理理念作為指導，形成檔案管理基本思路，充分利用數字化和信息化技術，探索檔案管理新模式，推動醫(yī)院檔案管理工作健康開展。

2.加強數字化人才引入

新時代，人力資源在檔案資料管理中的作用也更為突出。首先，醫(yī)院應該從檔案管理工作實際出發(fā)，通過組織培訓活動提高檔案管理人員的專業(yè)技能，培訓形式可以多樣化，以便使檔案管理人員的綜合素質能夠滿足時代的要求。其次，醫(yī)院也要重視對檔案管理人員開展道德素質培訓，增強其職業(yè)素養(yǎng)，促使他們具有高度責任感與使命感。再次，要培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)，幫助檔案人員熟練操作各種信息技術，并在數字化檔案管理工作中能夠靈活運用。最后，醫(yī)院要設立內部考核機制，對檔案管理人員定期考核，目的是提高檔案管理人員參加培訓活動的積極性，使其保持先進思想，積累更多有關檔案管理的知識和技能，更好地開展檔案管理工作。

3.搭建“大數據檔案平臺”

醫(yī)院檔案管理數字化已經成為發(fā)展的必然趨勢，只有不斷完善基礎設施，才能廣泛應用各種網絡信息技術手段，才能為醫(yī)院檔案管理數字化的實現提供重要保障。首先，必須加大基礎設備設施建設力度，整合信息技術，并將其引入檔案服務以及管理工作中。其次，要建立集成化通信網絡結構，為檔案管理系統實現數字化和智能化奠定基礎，通過信息化技術提高檔案管理的工作效率。最后，網絡信息共享模式也是檔案數字化管理過程中必不可少的條件之一，要對共享數據進行整合，構建起合理的檔案信息資源管理模式，賦予檔案管理網絡化和整體化特征，要充分利用相應的管理平臺，加快數字化建設步伐，提高數字化管理的規(guī)范程度，提升檔案管理的整體水平。

4.構建數字化檔案資料

醫(yī)院在積極推動檔案管理數字化發(fā)展的過程中，要關注檔案管理信息平臺的應用，最大程度上提高檔案管理信息平臺的利用效率，將數字化檔案信息平臺建設成高效、安全的專業(yè)化平臺。檔案管理人員利用數字化檔案信息平臺可以在最短時間內完成對檔案數據的傳輸，只要登錄該平臺，就能夠快速搜索、查閱所需要的檔案資料。醫(yī)院檔案管理人員還可以針對患者的治療情況以及患病表現，對檔案內容加以整理，對不合理的檔案數據進行調整，以確保檔案數據信息歸納合理，使檔案管理人員查找數據信息時會更加便捷、高效，從而對檔案數據形成準確認識，及時發(fā)現其中存在的不足，及時完成整改。醫(yī)院檔案管理機構還可以指導患者或家屬利用身份信息登錄數字化檔案信息管理平臺，查閱與自己有關的檔案資料，準確認識治療情況，為患者提供優(yōu)質的服務。

綜上所述，隨著大數據技術的廣泛應用，醫(yī)院數字化檔案資源的發(fā)展也漸趨大數據化，醫(yī)院數字化檔案資源發(fā)展可以充分借助大數據技術的利用，為醫(yī)院數字化檔案資源管理帶來便捷高效的同時，也能夠促進醫(yī)院數字化檔案資源發(fā)展的個性化與數據化。

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（作者單位：濟寧市任城區(qū)衛(wèi)生健康局辦公室）